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www.linedata.com LINEDATA EKIP360 : Utilisation de la gestion administrative Documentation Linedata Ekip360 Documentation basée sur Linedata Ekip360 R 3.4.1 EKIP360 – Utilisation de la gestion administrative Page 2 Ce document est protégé par les droits d’auteur de Linedata. Toute utilisation ou reproduction intégrale ou partielle faite sans le consentement de Linedata est illicite (par exemple diffusion à des tiers). Cette représentation ou reproduction par quelque procédé que ce soit constituerait une contrefaçon sanctionnée par les dispositions des articles L.335-1 et suivants du Code de la Propriété Intellectuelle, et de manière générale, une atteinte aux droits de Linedata. Les noms des produits et des marques mentionnés dans cette documentation appartiennent à leurs propriétaires respectifs. Linedata se réserve le droit d’apporter toute modification dans cette documentation sans préavis. Le présent document est édité et fourni au Client en vue de l’aider dans son appréciation et son utilisation du progiciel Ekip. Il est basé sur une version précise du logiciel, indiquée sur la première page du document. Il pourrait ne pas être totalement compatible avec une version différente. En tout état de cause il est fourni au Client à titre d’information et n’a pas de valeur contractuelle. Aucune responsabilité de quelque nature que ce soit ne pourra être recherchée à l’encontre de Linedata au titre du présent document. Copyright © Linedata 2016 Linedata – Crédits & Financements 31-33, avenue Aristide Briand 94110 Arcueil France Tel.: 33 (0) 1 73 43 70 20 www.linedata.com EKIP360 Septembre 2016 EKIP360 – Utilisation de la gestion administrative Page 3 Sommaire 1 PRÉSENTATION .......................................................................................................... 5 1.1 CONCEPTS ...........................................................................................................5 1.2 OBJECTIF ............................................................................................................5 1.3 LECTEURS CONCERNÉS ............................................................................................5 1.4 RÉSUMÉ DES DIFFÉRENTS CHAPITRES ...........................................................................6 1.5 Domaines présentés lors de la prochaine version de documentation ....................................6 1.6 MANUELS ASSOCIÉS ................................................................................................7 2 GESTION ADMINISTRATIVE DU GESTIONNAIRE CONNECTE ..................................................... 8 2.1 TACHES EN COURS DE L’UTILISATEUR CONNECTE ...........................................................8 2.2 MENU DES ACTIONS GA : Ouvrir une activité (accès direct) ............................................. 11 2.3 MENU DES ACTIONS GA : Ouvrir une activité par un écran ............................................... 12 2.4 MENU DES ACTIONS GA : Exécuter une procédure GA (accès direct) .................................. 13 2.5 MENU DES ACTIONS GA : AJOUTER UNE ALERTE A UNE ACTIVITE OUVERTE........................... 14 2.6 MENU DES ACTIONS GA : PRODUIRE UN COURRIER......................................................... 15 2.7 MENU DES ACTIONS GA : ACTIONS SUR LES EVENEMENTS GA ............................................ 16 2.8 MENU DES ACTIONS GA : PRODUCTION MANUELLE D’UN COURRIER .................................... 19 2.9 CHANGEMENT UTILISATEUR ASSOCIE ......................................................................... 21 3 GESTION ADMINISTRATIVE EN COURS ............................................................................. 23 3.1 LISTE DES ACTIVITES OUVERTES SUR UN CLASSEUR ....................................................... 23 3.2 LISTE DES ALERTES A TRAITER SUR UN CLASSEUR ......................................................... 24 4 POSTE DE TRAVAIL D’UNE ACTIVITE DONNEE ................................................................... 25 4.1 POSTE GA ......................................................................................................... 25 4.2 EXECUTION d’UNE PROCEDURE GA ........................................................................... 29 4.3 MENU D’UNE ACTIVITE GA...................................................................................... 30 5 GESTIONNAIRES DU CLASSEUR ...................................................................................... 34 5.1 SYNTHESE CLASSEUR et REAFFECTATION .................................................................... 34 5.2 RECEPTION CLASSEUR PHYSIQUE EN MASSE ................................................................. 38 5.3 RECEPTION CLASSEUR PHYSIQUE EN MASSE ................................................................. 39 6 GESTION DES NOTES .................................................................................................. 41 6.1 CREATION DE NOTES ............................................................................................ 41 6.2 GESTION DES NOTES............................................................................................. 43 7 GESTION DES COURRIERS ............................................................................................ 45 7.1 PRODUCTION MANUELLE D’UN COURRIER ................................................................... 45 7.2 CONSULTATON D’UN COURRIER DEPUIS VUE 360 .......................................................... 47 7.3 CONSULTATON D’UN COURRIER DEPUIS POSTE GA ........................................................ 50 8 GESTION DES DOCUMENTS RECUS .................................................................................. 52 8.1 GESTION DES DOCUMENTS RECUS SUR LE CONTRAT ....................................................... 52 8.2 GESTION DES DOCUMENTS RECUS SUR LE TIERS ............................................................ 53 EKIP360 – Utilisation de la gestion administrative Page 4 9 GESTION DES TIERS D’UN DOSSIER ................................................................................. 54 9.1 GESTION DES TIERS DU CLASSEUR ............................................................................ 54 9.2 GESTION DES TIERS D’UN DOSSIER GA ....................................................................... 56 10 GLOSSAIRE ........................................................................................................... 58 10.1 DÉFINITIONS ...................................................................................................... 58 10.2 ABRÉVIATIONS .................................................................................................... 58 11 RÉVISIONS DU DOCUMENT ........................................................................................ 60 ENVOYEZ-NOUS VOS COMMENTAIRES .................................................................................. 61 EKIP360 – Utilisation de la gestion administrative Page 5 1 PRÉSENTATION 1.1 CONCEPTS La Gestion Administrative d’EKIP360 permet d’affecter automatiquement ou manuellement des « Process » / « Activités » à des gestionnaires sur des dossiers relatifs à un tiers client, un contrat, une proposition commerciale… Sur ces activités affectées au gestionnaire :  L’utilisateur peut effectuer les tâches prévues dans le cadre de l’activité dans l’ordre d’exécution prévu pour l’activité.  L’utilisateur peut se positionner manuellement des alertes afin de se rappeler ce qu’il a à faire dans le cadre de l’activité (Ex : Appeler le client tel jour, Vérifier telle action auprès d’un gestionnaire tel jour…).  Une fois l’activité traitée par le gestionnaire, celle-ci « disparait » de son agenda (sous réserve d’un paramétrage adéquat).  Une fois l’alerte traitée par le gestionnaire, celle-ci « disparait » de son agenda. Note : Lorsqu’aucune tâche ne peut plus être menée sur l’activité, le paramétrage de celle-ci doit prévoir la fermeture de l’activité sur le dossier ainsi que le traitement de ses alertes automatiques. Dès lors que l’activité est fermée sur le dossier, elle n’apparaît plus dans les suivis ainsi que l’alerte traitée. Il y a plusieurs types de gestionnaire affectés à une activité :  Le gestionnaire courant. C’est à lui que sont adressées les activités d’origine « ACTI : gestionnaire de l’activité » ou « CLAS : Gestionnaire du classeur ».  Le propriétaire de l’activité. Ce gestionnaire est celui qui gère l’activité de façon définitive. Ce gestionnaire ne change pas lorsque l’on modifie le gestionnaire courant de façon provisoire. Ce gestionnaire devient le gestionnaire courant lorsque l’on renvoie l’activité à son propriétaire. Aucune activité n’est affectée directement au propriétaire.  Le détenteur du classeur papier. Ce gestionnaire est celui qui détient le classeur papier. C’est à lui que sont adressées les activités d’origine « DETE : Détenteur du classeur ».  Le responsable du transfert du classeur papier. Ce gestionnaire est celui qui doit transférer le classeur papier à son futur détenteur. C’est à lui que sont adressées les activités d’origine « RESP : Responsable du transfert de classeur ». 1.2 OBJECTIF Le but de ce guide utilisateur est de décrire différentes fonctions liées à l’utilisation de la GA par les gestionnaires, dans Ekip360. Note : La liste des fonctions présentées n’est pas exhaustive. 1.3 LECTEURS CONCERNÉS Ce manuel est destiné à plusieurs « groupes cible » :  Utilisateurs et « Super-Utilisateurs » d'Ekip360 ;  Nouvelles recrues de Linedata désireuses de mieux appréhender les aspects fonctionnels d’Ekip360 ; EKIP360 – Utilisation de la gestion administrative Page 6  Équipes en charges de l’intégration du progiciel chez les clients Utilisateurs d’Ekip360. 1.4 RÉSUMÉ DES DIFFÉRENTS CHAPITRES Nous abordons dans ce manuel, la gestion administrative d’EKIP360 sous les aspects suivants : 1. Gestion Administrative adressée au gestionnaire connecté :  Tâches en cours de l’utilisateur : permet à l’utilisateur connecté de consulter la liste de ses activités en cours : activités « ouvertes » sur des dossiers et alertes échues à traiter ;  Poste de travail GA : permet d’exécuter les tâches au sein d’une activité et permet des actions purement dédiées à la GA (changement du gestionnaire de l’activité ou du classeur, ajout d’une alerte, émission document, …)  Menu des Actions GA : permet à l’utilisateur connecté d’ouvrir manuellement une activité sur le dossier, d’exécuter une tâche sur une activité ouverte du dossier, d’ajouter une alerte, de recevoir des événements GA …  Affectation d’un utilisateur associé : cette fonction permet d’associer un utilisateur à l’utilisateur connecté. L’utilisateur connecté se verra en conséquence destinataire de deux agendas : le sien et celui de son utilisateur associé. Note : Les tâches adressées au gestionnaire connecté, sont celles du gestionnaire ainsi que celles affectées à son utilisateur associé. 2. Gestion Administrative en cours sur un dossier :  Liste des activités ouvertes sur un classeur : permet de connaître la liste des activités en cours sur un dossier même si l’utilisateur connecté n’est pas le gestionnaire de l’activité ;  Liste des alertes échues à traiter sur un classeur : permet de connaître la liste des alertes en cours sur un dossier même si l’utilisateur connecté n’est pas le gestionnaire de l’alerte. 3. Poste GA Il s’agit de décrire l’écran et les actions possibles disponible dans le cadre d’une activité GA. 4. Gestionnaires du classeur  Gestionnaires du classeur ;  Réception, Transfert du classeur papier  Réaffectation classeur, activités du classeur. 5. Autres fonctions possibles sur les dossiers GA Il s’agit d’actions que l’on peut mener sur des dossiers administratifs EKIP360 indépendamment d’une activité GA.  Gestion des notes libres.  Gestion des courriers.  Enregistrement de documents reçus.  Gestion des tiers des dossiers GA 1.5 DOMAINES PRESENTES LORS DE LA PROCHAINE VERSION DE DOCUMENTATION EKIP360 – Utilisation de la gestion administrative Page 7  Alertes de l’utilisateur : permet à l’utilisateur de gérer ses alertes (alertes échues ou à échoir, à traiter ou traitées).  Suivi des activités du service : Tableau de bord du chef de service : permet au chef de service de consulter et gérer les affectations de ses gestionnaires.  Consultation des historiques de modification : historique des statuts, des actions GA, des activités fermées… 1.6 MANUELS ASSOCIÉS  Prise en main uploads/Management/ ekip360-utilisationgestionadministrative-lfr.pdf