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sans taboo T h i e r r y C a p r o n à Access Croiser, extraire et analyser ses

sans taboo T h i e r r y C a p r o n à Access Croiser, extraire et analyser ses données D’Excel sans taboo Pour que l’informatique soit un outil et non un ennemi ! Access, là où Excel s’arrête Quand il faut consigner chiffres et données, le premier réflexe est de recourir au classique tableur Excel (ou Calc). Cependant, par crainte de s’atta- quer aux concepts redoutés des bases de données, ou par méconnaissance, l’utilisateur se prépare des lendemains difficiles. En effet, le tableur est vite débordé à mesure que les besoins aug- mentent. Dans bien des cas, il suffit de faire jouer les fonctionnalités de base de données d’Excel ou même de passer à Access (ou à Base) pour créer et gérer ses données dans une véritable base. Thierry Capron est diplômé de l’ESCP . Il a exercé diverses responsabilités opération- nelles en entreprise durant 15 ans (CBS, Arcelor Mittal, Point P). Depuis 10 ans, il consacre tout son temps à la formation en comptabilité et bureautique auprès de publics variés (EDF GDF , Eurocopter, Ceram Sophia Antipolis). Téléchargez les fichiers des cas pratiques sur www.editions-eyrolles.com Conception: Nord Compo Pour un traitement plus performant de vos données ! > Construisez une base de données minimale grâce aux listes de données sous Excel et Calc > Triez et filtrez des enregistrements dans vos listes de données > Exploitez vos listes de données à l’aide de la fonction Sous-total et des tableaux croisés dynamiques > Modélisez une base de données relationnelle pérenne et évolutive sous Access et Base > Concevez les tables et leurs différents champs > Créez une table par importation de fichiers Excel et Calc > Établissez les relations entre les tables maîtres et esclaves > Bâtissez vos formulaires et alimentez votre base > Apprenez à créer et modifier des requêtes de sélection > Identifiez les doublons et les enregistrements sans correspondance > Effectuez des calculs, tests conditionnels et manipulations de chaînes de caractères > Éditez et modifiez vos états À qui s’adresse cet ouvrage ? > Aux associations, TPE et PME dont la base de données atteint une masse critique ingérable avec des feuilles de calcul Excel ou Calc. > Aux utilisateurs d’Excel et de Calc qui se sentent limités par l’organisation en feuilles et classeurs. > Aux débutants en base de données qui veulent partir du bon pied aussi bien sous MS-Office que sous OpenOffice.org. à Access Croiser, extraire et analyser ses données D’Excel Chez le même éditeur M. Nebra. – Réussir son site web avec XHTML et CSS, 2e édition. N°12307, 2008, 316 pages. P. Labbe. – Photoshop CS3. N°12121, 2008, 530 pages. C. Gémy. – Gimp 2.4. Dessin et retouche photo, 2e édition. N°12152, 2008, 402 pages. A. Andrieu. – Réussir son référencement web. N°12264, 2008, 302 pages. I. Taylor et B. Jelen. – Analyse marketing et reporting avec Excel. N°12251, 2008, 234 pages. V. Messager Rota. – Gestion de projet. Vers les méthodes agiles. N°12165, 2007, 252 pages. A. Fernandez-Toro. – Management de la sécurité de l’information. Implémentation ISO 27001. N°12218, 2007, 256 pages. M. Grey. – Mémento Firefox et Thunderbird. N°11780, 2006, 14 pages. C. Bonnin. – Mémento SQL. Bases relationnelles. N°06258, 1998, 14 pages. C. Soutou. – Apprendre SQL avec MySQL. Avec 40 exercices corrigés. N°11915, 2006, 398 pages. C. Soutou – De UML à SQL. Conception de bases de données. N°11098, 2002, 500 pages. H. Tardieu, A. Rochfeld et R. Colletti. – La méthode Merise. Principes et outils. N°52473, 2000, 352 pages (Éditions d’Organisation). D. Dionisi. – L’essentiel sur Merise. N°09046, 1998, 272 pages. P. Roques. – UML 2 par la pratique. Étude de cas et exercices corrigés. N°12322, 2008, 368 pages. F. Vallée. – UML pour les décideurs. N°11621, 2005, 300 pages. Ouvrages consacrés à Excel et Access Excel 2007 avancé. P. Moreau et P. Morié. N°12217, 2008, 240 pages. Excel Missing Manual. M. MacDonald. N°12095, 2007, 818 pages. Mémento Excel. M. Grey et M. Bergame. N°11756, 2005, 14 pages. Excel 2003 – Programmation VBA. D. David. N°11622, 2005, 272 pages. Access 2007 Missing Manual. M. MacDonald. N°12096, 2007, 740 pages. Access 2003. P. Morié et Y. Picon. N°11490, 2004, 422 pages. VBA pour Access 2003. A. Taylor et V. Anderson. N°11465, 2004, 636 pages. OpenOffice.org 2 Calc. S. Gautier, avec la contribution de J.-M. Thomas. N°11667, 2006, 220 pages. OpenOffice.org Calc 2 Initiation. P. Moreau. N°12035, 2006, 210 pages. OpenOffice.org Calc 2 avancé. P. Moreau. N°12036, 2006, 186 pages. Mémento Calc – OpenOffice.org 2. S. Gautier et M. Bergame. N°11729, 2005, 14 pages. OpenOffice.org 2.2 efficace – Writer, Calc, Impress, Draw, Base. S. Gautier, C. Hardy, F. Labbé et Michel Pinquier. N°12166, 2007, 394 pages. Ouvrages consacrés à Calc et Base Sécuriser enfin son PC – Réflexes et techniques contre les virus, spams, phishing, vols et pertes de données. P. Legand. N°12005, 2006, 400 pages . Ciel Compta. N. Crouzet. À paraître. Mac OS X Tiger. Laboratoire SUPINFO des technologies Apple. N°12204, 2007, 292 pages. Mac OS X Leopard. Laboratoire SUPINFO des technologies Apple. À paraître. Collection « Sans taboo » sans taboo T h i e r r y C a p r o n à Access Croiser, extraire et analyser ses données D’Excel ÉDITIONS EYROLLES 61, bd Saint-Germain 75240 Paris Cedex 05 www.editions-eyrolles.com Le code de la propriété intellectuelle du 1er juillet 1992 interdit en effet expressément la photocopie à usage collectif sans autorisation des ayants droit. Or, cette pratique s’est généralisée notamment dans les établissements d’enseignement, provoquant une baisse brutale des achats de livres, au point que la possibilité même pour les auteurs de créer des œuvres nouvelles et de les faire éditer correctement est aujourd’hui menacée. En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduire intégralement ou partiellement le présent ouvrage, sur quelque support que ce soit, sans autorisation de l’éditeur ou du Centre Français d’Exploitation du Droit de Copie, 20, rue des Grands-Augustins, 75006 Paris. © Groupe Eyrolles, 2008, ISBN : 978-2-212-12066-0 Bâtir une base de données relationnelle ne s’improvise pas. À l’ouverture des cours Access que nous donnions au Ceram Sophia Antipolis, nous demandions aux étudiants si l’un d’eux connaissait ce logiciel et ce qu’il en pensait. La meilleure réponse fut qu’Access est un « logiciel délicat ». Qui- conque s’est « frotté » à ce type de logiciel sans préparation, sans connais- sance et sans méthode particulière, appréciera la pertinence de la remarque. Ces futurs managers n’étaient pas particulièrement portés sur l’informa- tique et encore moins sur la bureautique. Pourtant, en deux jours, ils étaient capables de monter une base de données relationnelle simple pour gérer leurs problèmes quotidiens de planning, d’occupation de salles, voire de trésorerie ou de gestion du personnel. Ce livre reprend les outils pédagogiques développés à cette occasion et testés grandeur nature avec un excellent taux de réussite. Dans la pre- mière partie notamment, il expose de façon détaillée les étonnantes listes de données, bases de données simplifiées sous tableur, très largement méconnues et sous-utilisées – pour être complet sur le sujet. À qui s’adresse ce livre ? Vous gérez péniblement les statistiques commerciales de votre entreprise à grand renfort de classeurs, de feuilles de calcul et de formules alambiquées ? Vous devez suivre le planning d’occupation des salles de réunion ou celui des prochaines vacances ? Vous devez gérer les membres et les cotisations de votre association ? Vous voulez suivre vos prêts de DVD ? Vous souhaitez connaître l’inventaire de votre cave à vin et en gérer la consommation ? Avant-propos D’Excel à Access VI Que ce soit pour des besoins professionnels ou personnels, vous trou- verez dans cet ouvrage plusieurs applications de la même notion de base de données. Ce livre est un condensé de l’expérience accumulée en for- mation sur ce thème pour des publics très variés (étudiants, cadres, mais également employés en réorientation professionnelle...). Nul besoin d’être un virtuose du clavier ou un champion des macros pour s’approprier cette méthode. Être à l’aise avec son ordinateur, maî- triser l’essentiel de Windows et des fonctions de base d’un tableur suffi- ront amplement. Quelles sont les caractéristiques de cette méthode ? Structurer son approche d’un logiciel de base de données conditionne à 99 % la réussite d’un projet. C’est donc très logiquement que nous met- trons ici l’accent sur la méthodologie de travail plus que sur les techni- ques pures qui, de toute façon, trouveront naturellement leur place en temps et en heure. De plus, pour intéresser le public le plus vaste possible, l’ensemble de nos explications sont directement applicables par les utilisateurs de Micro- soft Office 2003 et 2007 (Access et Excel) ainsi que par ceux d’OpenOffice.org 2.2 (Base et Calc). Priorité à la méthode de travail Avec Access et Base, et dans une moindre mesure avec Excel et Calc, concevoir, programmer et exploiter une base de données nécessite certes des compétences techniques, mais surtout et avant tout une méthode de travail précise et une approche méthodologique sans faille. Aussi avons- nous axé notre démonstration sur uploads/Management/ excel-access.pdf