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Microenterprise Best Practices Development Alternatives, Inc. Systèmes d’inform

Microenterprise Best Practices Development Alternatives, Inc. Systèmes d’information de gestion pour les IMF : Cadre d’évaluation Andrew Mainhart Development Alternatives, Inc. Novembre 1999 Ce travail a été financé par l’USAID (Bureau des programmes globaux, Centre pour la croissance économique et le développement agricole, Bureau du développement des microentreprises) par l’intermédiaire d’un financement accordé au projet Microenterprise Best Practices (MBP) dans le cadre du contrat PCE-C-00-96-90004-00. Microenterprise Best Practices Development Alternatives, Inc. Andrew Mainhart, spécialiste senior du développement, travaille chez Development Alternatives Inc. (DAI) depuis 1998. Il a fourni un appui conseil technique à la CARD Bank aux Philippines, à la Banque agricole des coopératives en Thaïlande, et à ACLEDA au Cambodge. M. Mainhart a appuyé plusieurs projets de l’USAID dans le monde, dont le Programme pour la relance de l’économie en transition en Haïti, le projet Newbiznet en Ukraine et le projet TFED en Tanzanie. Il a également travaillé en Indonésie chez Bank Rakyat Indonesia avec l’équipe en charge des technologies de l’information pour étudier les systèmes d’information de la banque. M. Mainhart détient un Bachelor of Science (licence) en management industriel de l’Université Carnegie Mellon. Avant d’entrer dans le domaine de la microfinance, il a travaillé comme consultant chez Andersen Consulting, mettant en œuvre des projets d’installation de logiciels à grande échelle pour les entreprises du classement Fortune 500 et comme responsable de la division Technologies de l’information chez Bell Atlantic, une grande société de télécommunications américaine. Microenterprise Best Practices Development Alternatives, Inc. i REMERCIEMENTS L’auteur remercie pour leurs commentaires précieux Robin Young, Matthew Buzby, Nhu-An Tran, John Magill, et Zan Northrip de Development Alternatives, Inc. ; Anicca Jansen du Bureau de développement des microentreprises de l’USAID ; David Ferrand de DFID (Department for International Development) ; Xavier Reille de Catholic Relief Services ; Brigit Helms du CGAP, et Tony Sheldon, Todd Girvin, Nick Ramsing et Ruth Goodwin. L’auteur souhaite également remercier pour leur aide tous ceux qui ont participé au séminaire MBP sur les systèmes d’information en microfinance qui s’est tenu le 8 mars 1999 à Washington. Il exprime sa profonde gratitude à tous ceux qui ont offert leur aide par leurs commentaires ou leurs conseils. Ce document ne reflète que le point de vue de l’auteur ; toute omission ou erreur éventuelle ne peut être attribuée qu’à lui seul. Microenterprise Best Practices Development Alternatives, Inc. ii TABLE DES MATIERES CHAPITRE UN .......................................................................................................................................1 INTRODUCTION ....................................................................................................................................1 CONTEXTE .............................................................................................................................................................1 OBJECTIF ...............................................................................................................................................................1 METHODOLOGIE....................................................................................................................................................2 UTILISATION..........................................................................................................................................................2 STRUCTURE DU DOCUMENT...................................................................................................................................4 CHAPITRE DEUX ..................................................................................................................................5 LE CADRE .............................................................................................................................................5 HIERARCHIE DES CATEGORIES .............................................................................................................................5 MATRICE DE RECHERCHE .....................................................................................................................................6 METHODE DE NOTATION .......................................................................................................................................6 CHAPITRE TROIS .................................................................................................................................8 CATÉGORIE 1 : FONCTIONNALITE ET EXTENSIBILITE...................................................................8 CHAPITRE QUATRE ...........................................................................................................................17 CATÉGORIE 2 : CONDITIONS D’UTILISATION................................................................................17 CHAPITRE CINQ .................................................................................................................................21 CATÉGORIE 3 : PRÉSENTATION DE L’INFORMATION FINANCIÈRE...........................................21 CHAPITRE SIX.....................................................................................................................................25 CATÉGORIE 4 : NORMES ET CONFORMITÉ ...................................................................................25 CHAPITRE SEPT.................................................................................................................................27 CATÉGORIE 5 : ADMINISTRATION ET SUPPORT...........................................................................27 CHAPITRE HUIT..................................................................................................................................33 CATÉGORIE 6 : SPECIFICATIONS ET QUALITE TECHNIQUES ....................................................33 CHAPITRE NEUF.................................................................................................................................37 CATÉGORIE 7 : COÛT........................................................................................................................37 ANNEXE A GRILLE DE NOTATION............................................................................................................1 Microenterprise Best Practices Development Alternatives, Inc. 1 CHAPITRE UN INTRODUCTION CONTEXTE Au cours des 5 à 10 dernières années, les institutions de microfinance (IMF) ont porté un intérêt croissant aux systèmes d’information, et en particulier aux systèmes d’information de gestion (SIG). Alors qu’opérateurs et bailleurs de fonds prenaient conscience du besoin pour les institutions financières formelles et informelles de gérer de gros volumes de données, l’incitation à améliorer le traitement et la compréhension des données s’est faite plus forte. L’information est au cœur de la microfinance. Que leur traitement soit manuel ou informatique, les IMF gèrent un grand nombre de données essentielles à leur activité, depuis les informations de base sur la clientèle jusqu’aux analyses détaillées des performances du portefeuille. Ces données doivent être stockées, traitées et, plus important, présentées de manière pertinente aux utilisateurs de façon à ce qu’ils puissent prendre des décisions informées. Un bon système d’information doit simplement jouer ce rôle : agir comme un canal grâce auquel des données brutes sont transformées en information utile et exploitable. Un bon système d’information est un outil nécessaire à la bonne gestion d’une institution. Cette affirmation soulève toutefois deux questions : Qu’est-ce qu’un bon système d’information ? Comment détermine-t-on qu’un système est bon ? Il y a une réponse simple à ces deux questions : tout système qui répond aux besoins d’une institution de manière efficiente et permet à l’organisation de croître sans générer de problèmes ou d’inefficacités est un bon système. A l’évidence cette réponse simple n’est pas terriblement utile. C’est pour cette raison que le besoin d’un cadre d’évaluation se fait fortement sentir, notamment si l’on considère le relatif manque de connaissances sur les systèmes d’information et le développement de logiciels dans le domaine de la microfinance. OBJECTIF L’objectif premier de ce document est de présenter un mécanisme d’analyse des systèmes d’information, applicable à la fois aux logiciels achetés clé en main et aux systèmes développés en interne. Ce cadre d’évaluation des SIG offre au secteur un outil permettant de déterminer la qualité d’un système d’information. Le cadre est très souple et peut être utilisé par les IMF, les bailleurs de fonds et les autres acteurs externes, ainsi que par les développeurs de systèmes. ! Les IMF peuvent l’utiliser pour évaluer les systèmes disponibles à la vente au cours de leur recherche de solution. ! Les IMF peuvent aussi l’utiliser pour évaluer la qualité de leur système en place (acheté ou développé sur mesure) et les aider à identifier les points d’amélioration. ! Les entités externes peuvent l’utiliser pour évaluer des systèmes commercialisés ou développés en interne pour appuyer une IMF, identifier des alternatives ou dans le cadre d’une évaluation institutionnelle. Microenterprise Best Practices Development Alternatives, Inc. 2 ! Les professionnels du développement de logiciel et de la planification des systèmes d’information peuvent l’utiliser pour créer de meilleurs systèmes. Pour répondre aux besoins de différents utilisateurs, un certain nombre de généralités ont été rappelées dans le cadre. En conséquence, les facteurs spécifiques à une organisation ou à un vendeur donné (par exemple, stade de développement, perspectives de croissance, nombre et complexité des produits) devront être ajoutés au cas par cas. Ce cadre est un outil, ce qui signifie que l’évaluateur doit comprendre la situation dans laquelle il s’inscrit et appliquer le cadre de la façon la plus logique et la plus efficiente. METHODOLOGIE Partant des normes du secteur informatique, notamment publiées par DataPro, GartnerGroup et Patricia Seybold Group,1 ainsi que de l’expérience des professionnels du logiciel, ce document définit une série de catégories qui peuvent, et devraient, être utilisées pour évaluer tout système d’information utilisé en microfinance. Pour s’assurer que ce cadre prenait bien compte les spécificités de la microfinance – en particulier la diversité des modèles institutionnels de microfinance, et les produits et services – l’auteur s’est appuyé sur le manuel du CGAP sur les Systèmes d’information de gestion pour les institutions de microfinance et a consulté de nombreux professionnels de la microfinance. UTILISATION Toute organisation décidant d’utiliser ce cadre pour réaliser l’évaluation de systèmes doit être avoir à l’esprit plusieurs facteurs importants : Composition de l’équipe. L’équipe d’évaluation doit comprendre au moins deux personnes. La taille de l’équipe dépendra du niveau de l’évaluation ainsi que de l’expérience et des compétences des membres de l’équipe. Les facteurs à prendre en compte lors de la formation de cette équipe sont les suivants : # Expertise en technologie de l’information. Ce cadre a été rédigé dans une optique de simplification du monde souvent compliqué des systèmes informatiques. Cependant, comme pour tout domaine technique, une connaissance de base du sujet est nécessaire. Un membre au moins de l’équipe d’évaluation doit avoir une connaissance des ordinateurs et des logiciels, en particulier du développement et du support logiciel. Une bonne compréhension du processus standard de développement de logiciel (comme celui décrit dans le manuel CGAP Systèmes d’information de gestion pour les IMF) et des architectures de l’information est essentielle à la performance de ce type d’évaluation. 1 Ces organisations publient des rapports détaillés sur différents types de logiciels informatiques, depuis les systèmes d’exploitation jusqu’aux logiciels bancaires en passant par les systèmes de gestion de bases de données. Les spécialistes en technologies de l’information se réfèrent habituellement à ces sources pour la sélection de logiciels appropriés à un environnement technique et/ou fonctionnel donné. Généralement, ces rapports fournissent des analyses approfondies qualitatives et quantitatives répondant à une large gamme de normes et spécifications du secteur. Microenterprise Best Practices Development Alternatives, Inc. 3 # Expertise en microfinance. Etant donné que ces évaluations sont réalisées au sein d’institutions de microfinance, un membre au moins de l’équipe d’évaluation doit posséder une expertise en microfinance. Par ailleurs, une connaissance générale des principes comptables et financiers est une condition minimale pour réaliser toute évaluation d’un système financier. # Expertise institutionnelle. En cas d’évaluation d’un système utilisé dans une institution donnée, l’équipe doit comprendre un représentant de l’institution. Cette personne doit avoir une bonne connaissance des opérations de l’IMF et peut remplacer le membre d’équipe apportant une expertise en microfinance. Si l’institution est dotée d’un responsable système expérimenté, l’équipe peut uploads/Management/ file-sig-cadre-evaluation.pdf