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20/04/2020 1 AUDIT OPERATIONNEL « L’AUDIT de la fonction Achat dans une organis

20/04/2020 1 AUDIT OPERATIONNEL « L’AUDIT de la fonction Achat dans une organisation » Pr Hicham ASSALIH 2019 / 2020 Pr ASSALIH HICHAM AO 2019/2020 1 S3 MAC FSJES Kenitra Pr ASSALIH HICHAM AO 2019/2020 2 A: INTRODUCTION 20/04/2020 2 Pr ASSALIH HICHAM AO 2019/2020 3 La fonction Achats est un poste de plus en plus stratégique pour toutes les entreprises. Selon les types d'achats, industriels ou administratifs, différentes solutions peuvent être adoptées. Pour Jacques Renard (2009), la fonction achats n’est pas seulement une fonction en amont mais un relais entre les divers demandeurs qui expriment leurs besoins et les fournisseurs de l’entreprise. Pr ASSALIH HICHAM AO 2019/2020 4 L’audit opérationnel, suit une démarche préétablie (Partie 2), cela dit chaque fonction dans l’entreprise, à des rôles, des finalités, des méthodes qui différent, ce qui rend le travail de l’auditeur, très difficile. Mais l’auditeur doit suivre une même logique de recherche, d’une finalité ou des finalités, ainsi d’un processus de fonctionnement et de réalisations qui répondent aux objectifs fixés à la fonction par le top management. 20/04/2020 3 Pr ASSALIH HICHAM AO 2019/2020 5 B: DEFINITION Pr ASSALIH HICHAM AO 2019/2020 6 La fonction Achats n’est plus un simple appui logistique, mais un apporteur de solutions pour la croissance de l’entreprise. Les salariés en charge du pilotage des achats deviennent de véritables négociateurs, et ne se contentent plus de réaliser un suivi administratif des procédures. Leur prise de décisions et leur autonomie est augmentée grâce à la définition de politiques d’achats efficaces en amont. Une bonne organisation de la FONCTION ACHATS participe grandement à l’amélioration des performances de l’organisation 20/04/2020 4 Pr ASSALIH HICHAM AO 2019/2020 7 Les Impératives de La FA La fonction achat doit assurer aux autres fonctions de l’entreprise: Un approvisionnement régulier en matériels, en services et fournitures. Avec 4 exigences La conformité aux besoins Le meilleur rapport Qualité/Prix La disponibilité Le service après vente Pr ASSALIH HICHAM AO 2019/2020 8 la politique d’achat consiste à établir des «orientations et intentions générales, relatives aux achats et approvisionnements, d’un organisme, telles qu’elles sont formulées par la direction de l’organisme acheteur ». Les Objectifs de La PA 3 objectifs Optimiser la réponse aux besoins de l’entreprise grâce aux achats : une fois les besoins définis dans un cadre d’action précis, choisir les processus d'achat à utiliser est une étape indispensable. Améliorer la qualité des relations avec les fournisseurs : partagez vos objectifs avec eux et incluez-les dans votre politique de développement afin de renforcer vos relations avec vos fournisseurs. Développer un achat innovant et responsable : Assurez-vous de la bonne application de votre politique d’achat tout au long de l’année pour obtenir les meilleurs résultats possibles. 20/04/2020 5 Pr ASSALIH HICHAM AO 2019/2020 9 Le Processus Achat Un processus d'achat, c'est l’ensemble des opérations qui permettent à l’entreprise de disposer de biens et de services nécessaires à son activité. Pour cela elle doit se fournir à l'extérieur. Identifier le Besoin Rechercher les meilleurs fournisseurs Lancer un appel d’offre Analyser et sélectionner son partenaire Négocier le meilleur contrat Conclure et signer le contrat Les Six étapes principales du processus d’achat Pr ASSALIH HICHAM AO 2019/2020 10 C: L’audit de La FA 20/04/2020 6 Pr ASSALIH HICHAM AO 2019/2020 11 Le processus d’audite adopté sera le suivant: Les finalités L’approvisionnem ent Sélection et négociation avec fournisseurs Suivi et réception de la commande Le règlement de la commande Pr ASSALIH HICHAM AO 2019/2020 12 Les finalités de la fonction achats De manière générale dans le long terme la finalité de la fonction achat est de faire en sorte que les relations d’affaires entre le fournisseur et l’entreprise soient les plus avantageuses possible pour l’entreprise. Les risques potentiels (entres autres) Elle est déconnectée des utilisateurs lorsqu’elle élabore ses plans seuls sans y associer les utilisateurs Elle risque de ne pas remplir son rôle d’interface entre les utilisateurs et le marché Elle peut être réduite à subir les stratégies des fournisseurs au détriment de la compétitivité de l’entreprise voir de son autonomie. 1 20/04/2020 7 Pr ASSALIH HICHAM AO 2019/2020 13 Les vérifications à faire Les mesures incitatives qui intéressent les acheteurs tiennent compte de ces missions stratégiques. La définition des fonctions des acheteurs fait une place suffisante à leur mission stratégique. Le recrutement, et la formation initiale et continue des acheteurs pour faire bénéficier l’entreprise de compétences adaptées à la technicité et à la variété des approvisionnements présents et prévisibles. L’entreprise connaît le coût net de ses approvisionnements, les frais internes de contrôle, de transport, de manipulation, etc. L’information accessible aux acheteurs est utilisée par eux et est de qualité. Pr ASSALIH HICHAM AO 2019/2020 14 La décision d’approvisionnement La décision d’achat est prise dans une procédure qui permet de valider la demande d’achat. Le besoin doit être un besoin justifié et réel. Les risques potentiels (entres autres) La demande d’achat peut être émise par une personne non habilitée ou incompétente. La décision d’acheter prise alors que le produit existe dans l’entreprise. Décision d’achat prise alors que la situation financière de l’entreprise ne le permet pas. L’acheteur néglige sa fonction de négociateur et se consacre entièrement à celle d’approvisionnement. 2 20/04/2020 8 Pr ASSALIH HICHAM AO 2019/2020 15 Les vérifications à faire L’identité et l’existence dans les demandes d’achat des visas de personnes habilitées ou autoriser à émettre des demandes d’achat. Si la fonction achat est informé des excédents de produits. S’assurer que les limites chiffrées ont été définies pour chaque personne ayant été autorisée pour approuver la demande d’achat . Identifier les procédures d’autorisation des opérations d’achat au sein de la fonction achat. Que les demandes d’achat sont rapprochées des budgets. Vérifier que les contrats offrent la possibilité ou la souplesse pour faire face à des accroissements ou à des allègements de besoin. Pr ASSALIH HICHAM AO 2019/2020 16 Le choix des fournisseurs Cette phase est l’une des plus importantes du processus d’achats car elle comporte plusieurs risques qui peuvent compromettre définitivement l’opération. Les risques potentiels (entres autres) Non existence d’un fichier des fournisseurs agréés. Une impossibilité de pouvoir identifier les fournisseurs dans le fichier parce que celui-ci n’est pas établi par produit. Absence de possibilité de recherche de fournisseur lorsqu’il s’agit d’un achat ponctuel ou d’un produit difficile à trouver sur le marché. Un faiblesse dans le suivi spécifique des prestations des fournisseurs pour s’assurer qu’ils respectent leurs engagements ou qu’ils disposent d’une bonne image de marque. La routine, la paresse ou le laxisme qui pousse l’acheteur à se tourner vers le même fournisseur. 3 20/04/2020 9 Pr ASSALIH HICHAM AO 2019/2020 17 Les vérifications à faire L’organisation mise en place pour la sélection des fournisseurs La qualité des tableaux de bord ou documents élaborés pour suivre la performance des fournisseurs Le système d’organisation mis en place pour mesurer la performance en terme de compétitivité, Le rôles des services demandeurs ou utilisateurs dans la confection de ces documents, la qualité et la collecte des informations pour s’assurer de leur pertinence, Le processus de sélection est réaliser par des opérateurs habilité à le faire. Pr ASSALIH HICHAM AO 2019/2020 18 La négociation avec le fournisseur Cette phase est très importante car les coûts sont fixés en ce moment. L’efficacité et l’efficience du service achat dépend des rapports de force en présence lors de cette phase. L’acheteur doit mettre touts les atout de son côté pour les faire pencher en sa faveur. L’acheteur ne doit jamais négocier sous la contrainte quelque soit l’origine. . Les risques potentiels (entres autres) Les risques stratégiques et financiers (ex : un fournisseur en situation de défaillance); Les risques opérationnels ( ex : une dérive des plannings de production ou de livraison) Les risques d’atteinte à la réputation (ex : un non-respect des aspects sociétaux de la part du fournisseur) Les risques contractuels et légaux (ex : une mise en cause juridique du fournisseur) 4 20/04/2020 10 Pr ASSALIH HICHAM AO 2019/2020 19 Les vérifications à faire Le système de documentation, les indicateurs de performance pour mesurer l’efficacité des fournisseurs. Les rapports d’achat formalisés. Liste des signataires acheteurs, hiérarchie, direction générale. La formalisation de négociation ( fax, lettres, acceptation, devis, etc). Le système de délégation et d’autorisation de négociation. Pr ASSALIH HICHAM AO 2019/2020 20 La passation de la commande Il s’agit de l’acte qui représente l’aboutissement des négociations entre l’acheteur et le fournisseur. Il marque en même temps l’accord passé entre les deux parties et qui fixe le prix, les conditions et modalités de règlement, d’exécution, de paiement et les garanties. Les risques potentiels (entres autres) Absence de normalisation et de formalisation des documents utilisés L’absence de contrôle ou de classement des documents pouvant occasionner leur utilisation par des personnes non habilité à l’insu des responsables de l’entreprise La négligence ou le laxisme des acheteurs des clauses contractuelles protégeant l’entreprise qui peut pousser le fournisseur à ne pas respecter ses engagements Les insuffisances ou l’absence de contrôles de vraisemblance sur le contrat 5 20/04/2020 11 Pr ASSALIH HICHAM AO 2019/2020 21 Les vérifications à faire Analyser les contrats uploads/Management/ fonction-achat-audit-ope-rationnel.pdf