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AFS Gestion des Formations STAGE INFORMATIQUE - DESS 2001/2002, Université de P

AFS Gestion des Formations STAGE INFORMATIQUE - DESS 2001/2002, Université de Poitiers CdC Cahier des charges du logiciel page 1 / 10 Gérer des Formations AFS Gestion des Formations STAGE INFORMATIQUE - DESS 2001/2002, Université de Poitiers CdC Cahier des charges du logiciel page 2 / 10 Sommaire 1 Introduction................................................................................................................ 3 2 Présentation générale du produit.............................................................................. 3 3 Expression fonctionnelle du besoin........................................................................... 6 Annexes........................................................................................................................ 10 Rédaction nom / visa Vérification nom / visa date : 30 / 04 / 2002 date : AFS Gestion des Formations STAGE INFORMATIQUE - DESS 2001/2002, Université de Poitiers CdC Cahier des charges du logiciel page 3 / 10 1 Introduction 1.1 But du document Ce document est destiné à identifier et décrire les besoins de la direction de la société AFS France en terme de Management des formations. 1.2 Terminologie et abréviations Le glossaire des termes se trouve dans le fichier Glossaire.doc. 1.3 Documents de référence - Fichier A-0_v1-1.AI0 contient les diagrammes SADT qui représentent le fonctionnement du système. - Fichier Complément_SADT.doc contient les explications des diagrammes SADT. 1.4 Contenu du document D’abord, ce document va présenter le futur produit, ces objectifs, les besoins qu’il est censé satisfaire et l’environnement dans lequel il pourra être utilisé. Ensuite, nous allons décrire les fonctionnalités qu’il doit avoir pour répondre aux demandes de la société AFS. En sachant qu’une formation est composée de plusieurs étapes, ces fonctions vont être décrites pour chacune des étapes. 2 Présentation générale du produit 2.1 Produit et marché Les produits qui existent actuellement sur le marché ne satisfont pas complètement les demandes de la société AFS en matière de logiciel de gestion des formations, d’où le besoin de créer une application répondant à ces demandes. Le produit final est destiné à une utilisation strictement réservée à la société AFS. Comme l’objectif est de répondre explicitement aux exigences de la société AFS elle peut être incompatible avec les besoins d’un autre client. AFS Gestion des Formations STAGE INFORMATIQUE - DESS 2001/2002, Université de Poitiers CdC Cahier des charges du logiciel page 4 / 10 2.2 Contexte et objectifs Ce projet représente une première tentative de modélisation du fonctionnement de la société AFS, d’où la nécessité d’une étude approfondie de leurs méthodes. Par conséquent, les objectifs primaires du projet sont l’étude en détail du système, l’identification des besoins et leur analyse, et enfin une spécification de la future application. L’objectif est donc de produire un cahier des charges fonctionnel validé, une spécification complète, et un modèle de base de données. Le formalisme employé devra être suffisamment explicite pour être reprise par une autre équipe qui aura en charge le développement de l’application voulue. Quelques exemples d’application prototype sont fortement souhaitables afin de valider les spécifications (proof of concept). 2.3 Enoncé du besoin Le but principal du futur logiciel est d’assister la gestion des formations au sein de AFS. Il doit être le plus ergonomique possible, mais pouvant répondre à toutes les demandes de la société. L’application doit permettre de gérer des activités multiples comme : - effectuer des propositions de formations destinées aux sociétés clientes de AFS, - organiser des sessions d’évaluation du niveau, - mettre en place des formations, - répondre aux besoins matériels au cours d’une formation, - organiser et modifier les planifications des professeurs et les occupations des salles, - organiser et suivre des cours en une langue donnée pour une formation, - organiser et suivre des hébergements de stagiaires au cours d’une formation, - organiser et réaliser des activités culturelles au sein d’une formation, - produire un bilan pédagogique pour chaque stagiaire ayant suivi une formation, - effectuer une évaluation de la formation par les stagiaires qui l’ont suivie, - effectuer une évaluation pédagogique des stagiaires par le professeur enseignant, - organiser et réaliser des séminaires. En outre, l’application doit pouvoir aider le travail de comptabilité en assurant les services suivants : - transmettre à un logiciel de gestion commerciale les informations permettant d’établir les facturations des services procurés par AFS à leurs clients. AFS Gestion des Formations STAGE INFORMATIQUE - DESS 2001/2002, Université de Poitiers CdC Cahier des charges du logiciel page 5 / 10 - Transmettre à la comptabilité les éléments permettant de calculer les salaires des professeurs, - Transmettre à la comptabilité les éléments permettant de rémunérer les familles d’accueil qui ont hébergé des stagiaires, - produire un bilan financier, - importer et exporter des données du logiciel de comptabilité EBP. Pour organiser toutes les informations du système, une base de données doit être construite. Le logiciel doit permettre aux professeurs enseignant de rentrer des informations à propos du suivi des cours, mais en limitant leur accès à la base de données. Afin de gérer ce problème, l’application doit être divisée en deux parties : - Application générale : la base de données sera intégrée dans cette partie. Elle doit pouvoir fournir tous les services cités ci-dessus. Les utilisateurs seront le directeur, l’administrateur et éventuellement le comptable. Les professeurs n’auront aucun accès à l’application générale. - Ensemble de formulaires électroniques : doivent permettre aux professeurs de communiquer les informations nécessaires sans accéder à la base de données. Ces formulaires doivent être fonctionnels sous MS-Excel et pouvoir générer un fichier contenant les informations rentrées. Ensuite, ce fichier doit être transmis (par voie électronique ou par disquette) à l’administrateur qui est autorisé d’enregistrer les informations y contenues dans la base de données. Le directeur, l’administrateur et le comptable ne se serviront pas directement de ces formulaires. 2.4 Environnement Le futur produit est destiné à être exploité sous un environnement Windows. Sachant que l’application est divisée en deux parties, nous avons deux types d’utilisateurs. Le premier type d’utilisateurs a le droit de manipuler l’application générale – ce sont l’administrateur, le directeur et le comptable qui ne sont pas informaticiens. L’administrateur utilisera le logiciel quotidiennement. L’application fonctionne sous MS-Acces, qui permet de manipuler une base de données et d’utiliser des macros écrits en langage VB. L’ordinateur sur lequel va être installée l’application principale doit répondre aux exigences suivantes : - Système d’exploitation : Windows, - Mémoire vive : 64 mégaoctets, - Capacité de stockage sur le disque dur : suffisante pour supporter une base de données de taille moyenne, - Outils nécessaires : MS-Access et MS-Excel, AFS Gestion des Formations STAGE INFORMATIQUE - DESS 2001/2002, Université de Poitiers CdC Cahier des charges du logiciel page 6 / 10 - Périphériques nécessaires : imprimante. Le deuxième type d’utilisateurs est l’ensemble des professeurs qui ne sont pas informaticiens. Ils ont accès à la partie secondaire de l’application, c’est à dire les formulaires électroniques et n’ont pas accès à la partie générale. Ces formulaires fonctionnent sous MS- Excel et génèrent un fichier contenant les informations fournies. L’installation de l’application générale sur les machines utilisées par les professeurs n’est pas nécessaire. L’ordinateur sur lequel les formulaires vont être ouverts et compétés doit avoir au minimum les caractéristiques suivantes : - Système d’exploitation : Windows, - Mémoire vive : 32 mégaoctets, - Capacité de stockage sur le disque dur : un minimum de place afin d’enregistrer les fichiers Excel contenant les formulaires, sinon le travail peut être effectué directement sur une disquette, - Outils nécessaires : MS-Excel, - Périphériques nécessaires : lecteur de disquettes. 3 Expression fonctionnelle du besoin 3.1 Fonctions de service Une formation est composée de plusieurs différentes étapes que nous pouvons séparer en six tâches principales. Nous allons décrire les fonctions pour chacune de ces six activités. Le lecteur est vivement conseillé de consulter le fichier contenant les diagrammes SADT et le fichier contenant leurs explications. Nous allons considérer que toutes les fonctions sont principales puisque nous n’avons pas de contraintes de coûts ou de délais sachant qu’il s’agit d’un projet de stage. Donc, les fonctionnalités que nous allons décrire dans ce paragraphe sont nécessaires pour le bon fonctionnement du futur logiciel. 3.1.1 EVALUER La première étape est l’évaluation du niveau en une certaine langue enseignée par les professeurs travaillant à l’AFS. Il existe deux types d’évaluation : évaluation avant et à la fin d’une formation. Dans le premier cas, elle peut donner suite à une proposition de formation adressée à la société dont les employés ont passé cette évaluation. Elle peut aussi ne pas avoir de suite, si par exemple, la société n’a demandé qu’une évaluation ou bien a refusé la proposition. Dans le second cas, l’évaluation est appliquée à tous les stagiaires qui ont suivi une formation. Ceci est l’évaluation des niveaux finaux des stagiaires. AFS Gestion des Formations STAGE INFORMATIQUE - DESS 2001/2002, Université de Poitiers CdC Cahier des charges du logiciel page 7 / 10 Une évaluation consiste à appliquer la méthode de tests de AFS, ensuite corriger les copies de ce test, et enfin répertorier les résultats. Le logiciel doit intervenir à plusieurs endroit au cours de la phase d’évaluation : - Choix de professeurs en fonction de leurs disponibilités, - Permettre aux professeurs de communiquer les notes à l’administrateur en utilisant la partie secondaire de l’application, c’est à dire les formulaires électroniques, - Permettre à l’administrateur de uploads/Management/ formation-projet-cahier-des-charges.pdf