Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

Acquisition et mise en place d’un logiciel de Gestion ´ Electronique de Documen

Acquisition et mise en place d’un logiciel de Gestion ´ Electronique de Documents Sabine Champenois To cite this version: Sabine Champenois. Acquisition et mise en place d’un logiciel de Gestion ´ Electronique de Documents. Information Retrieval. 2011. <dumas-00693935> HAL Id: dumas-00693935 http://dumas.ccsd.cnrs.fr/dumas-00693935 Submitted on 10 May 2012 HAL is a multi-disciplinary open access archive for the deposit and dissemination of sci- entiﬁc research documents, whether they are pub- lished or not. The documents may come from teaching and research institutions in France or abroad, or from public or private research centers. L’archive ouverte pluridisciplinaire HAL, est destin´ ee au d´ epˆ ot et ` a la diﬀusion de documents scientiﬁques de niveau recherche, publi´ es ou non, ´ emanant des ´ etablissements d’enseignement et de recherche fran¸ cais ou ´ etrangers, des laboratoires publics ou priv´ es. CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS CENTRE REGIONAL ASSOCIE DE VERSAILLES ________________ MÉMOIRE présenté en vue d'obtenir le DIPLOME D'INGENIEUR CNAM SPECIALITE : Informatique OPTION : Systèmes d'Information par Sabine CHAMPENOIS ________________ Acquisition et mise en place d'un logiciel de Gestion Électronique de Documents Soutenu le 22 juin 2011 ________________ JURY PRESIDENT : M. Kamel BARKAOUI MEMBRES : M. Georges KERIVEL M. Michel SCHOUHMANN Acquisition et mise en place d'un logiciel de Gestion Électronique de Documents Sabine Champenois 2/125 Remerciements Je souhaite tout d'abord remercier l'ensemble du personnel de GTT pour son accueil chaleureux, sa disponibilité et la participation à ce projet d'entreprise. En particulier, je souhaite adresser mes remerciements à M. Yataghène et M. Rodière pour m'avoir recrutée pour mener à bien ce projet. Ils m'ont fait confiance et laissé autonome dans la réalisation de cette tâche. Je les remercie également pour le temps qu'ils ont consacré à la relecture de ce mémoire. Je remercie également l'ensemble des participants du COUTIL qui par leurs idées et leur travail ont contribué à la réussite de ce projet. J'ai également apprécié le soutien de l'ensemble du Département Système d'Information qui par leur assistance pour la mise en place du logiciel mais aussi par leur espièglerie m'ont beaucoup aidée au quotidien. Je remercie l'ensemble des enseignants et l'équipe pédagogique du CNAM de Versailles pour leur enseignement qui m'a beaucoup apporté tant au niveau personnel que professionnel. Sans ses connaissances, je n'aurai pu mener à bien ce projet. Je souhaite remercier tout particulièrement M. Schouhmann en tant que tuteur. Ses conseils et remarques m'ont permis d'aboutir dans ce long travail. Acquisition et mise en place d'un logiciel de Gestion Électronique de Documents Sabine Champenois 3/125 Sommaire Remerciements .......................................................................................................................... 2 Sommaire ................................................................................................................................... 3 Liste des figures ........................................................................................................................ 5 Liste des tableaux ..................................................................................................................... 6 I Présentation générale ........................................................................................................ 7 II Maîtrise de la gestion électronique des documents ...................................................... 10 II.1 Présentation de GTT .................................................................................................. 10 II.1.1 Activités de l'entreprise .................................................................................. 10 II.1.2 Services proposés par GTT............................................................................. 11 II.1.3 Organisation de GTT ...................................................................................... 12 II.2 Le besoin en matière de gestion de documents .......................................................... 14 II.2.1 Outils pour la production et la gestion des plans ............................................ 14 II.2.2 Explorateur Windows ..................................................................................... 14 II.2.3 Secrétariat ....................................................................................................... 15 II.2.4 Fonctionnalités proposées par les logiciels de GED ...................................... 16 II.3 Exigences pour un système de gestion électronique de documents ........................... 17 II.3.1 Exigences fonctionnelles ................................................................................ 17 II.3.2 Exigences non fonctionnelles ......................................................................... 21 II.3.3 Exigences du projet ........................................................................................ 24 III Mise en place du logiciel Cincom ECM ......................................................................... 26 III.1 Cycle de vie d’un document paramétré ..................................................................... 26 III.2 Fonctionnalités et workflows mis en place ................................................................ 27 III.2.1 Fonctionnalités implantées ............................................................................. 28 III.2.2 Workflows mis en place ................................................................................. 39 III.3 Architecture applicative ............................................................................................. 43 III.4 Architecture technique ............................................................................................... 45 IV Conduite du projet .......................................................................................................... 47 IV.1 Phase Planification ..................................................................................................... 48 IV.1.1 Présentation des méthodes et des standards utilisés ....................................... 48 IV.1.2 Plan de management du projet........................................................................ 54 IV.2 Phase Acquisition ...................................................................................................... 69 IV.2.1 Recueil des exigences ..................................................................................... 70 IV.2.2 Évaluation du marché ..................................................................................... 75 IV.2.3 Appel d'offre et sélection du fournisseur ........................................................ 76 IV.2.4 Contractualisation ........................................................................................... 77 IV.3 Phase Mise en place du logiciel ................................................................................. 78 IV.3.1 Réalisations de Cincom .................................................................................. 78 IV.3.2 Suivi du fournisseur ........................................................................................ 79 IV.3.3 Vérification et validation ................................................................................ 80 IV.3.4 Clôture du contrat ........................................................................................... 84 IV.4 Phase Amélioration .................................................................................................... 84 IV.4.1 Planification de projet ..................................................................................... 84 IV.4.2 Surveillance et contrôle du projet ................................................................... 86 IV.4.3 Gestion des accords avec les fournisseurs ...................................................... 88 IV.4.4 Gestion des risques ......................................................................................... 89 Acquisition et mise en place d'un logiciel de Gestion Électronique de Documents Sabine Champenois 4/125 IV.4.5 Vérification ..................................................................................................... 90 IV.4.6 Validation ....................................................................................................... 91 V Bilan .................................................................................................................................. 92 V.1 Bilan du projet ........................................................................................................... 92 V.2 Bilan technique .......................................................................................................... 94 V.3 Bilan organisationnel ................................................................................................. 95 V.4 Bilan global ................................................................................................................ 96 V.5 Bilan personnel .......................................................................................................... 98 VI Conclusion ...................................................................................................................... 100 VII Abréviations et glossaire ............................................................................................... 102 VIII Bibliographie ............................................................................................... 104 Annexes .................................................................................................................................. 105 Annexe 1 : Récapitulatif du PMBOK pour la définition du contenu du projet ............... 105 Annexe 2 : Récapitulatif du PMBOK pour la gestion des délais du projet ..................... 106 Annexe 3 : Récapitulatif du PMBOK pour la gestion des coûts du projet ...................... 107 Annexe 4 : Récapitulatif du PMBOK pour la gestion des communications du projet .... 108 Annexe 5 : Récapitulatif du PMBOK pour la gestion des risques du projet ................... 109 Annexe 6 : Récapitulatif du PMBOK pour la gestion des modifications du projet ........ 110 Annexe 7 : Exigences selon la norme NF X50-151 pour une expression fonctionnelle du besoin ....................................................................................................... 111 Annexe 8 : Exigences selon la norme NF X50-151 pour un cahier des charges fonctionnel .................................................................................................... 112 Annexe 9 : Activité "Acquisition advertisement" selon la norme ISO/CEI 12207 ......... 113 Annexe 10 : Activité "Supplier selection" selon la norme ISO/CEI 12207 ...................... 114 Annexe 11 : Activité "Contract agreement" selon la norme ISO/CEI 12207 ................... 115 Annexe 12 : Activité "Agreement monitoring" selon la norme ISO/CEI 12207 .............. 116 Annexe 13 : Activité "Software verification process" selon la norme ISO/CEI 12207 .... 117 Annexe 14 : Activité "Software validation process" selon la norme ISO/CEI 12207 ...... 120 Annexe 15 : Activité "Software Problem Resolution Process" selon la norme ISO/CEI 12207 ............................................................................................. 122 Annexe 16 : Activité "Acquirer acceptance" selon la norme ISO/CEI 12207 .................. 123 Annexe 17 : Activité "Closure" selon la norme ISO/CEI 12207 ...................................... 124 Acquisition et mise en place d'un logiciel de Gestion Électronique de Documents Sabine Champenois 5/125 Liste des figures Figure 1 : Organigramme de GTT ............................................................................................ 12 Figure 2 : Cycle de vie d'un document ..................................................................................... 18 Figure 3 : Cycle de vie d'un document tel que paramétré dans Cincom ECM ......................... 26 Figure 4 : Plan de classement de l'espace Commun ................................................................. 28 Figure 5 : Plan de classement type d'un projet Innover ............................................................ 29 Figure 6 : Plan de classement type d'un projet Produire .......................................................... 29 Figure 7 : Plan de classement type d'un métier ........................................................................ 30 Figure 8 : Exemple de droits sur une branche .......................................................................... 30 Figure 9 : Métadonnées à renseigner pour créer un document ................................................. 31 Figure 10 : Fenêtre de l'assistant pour le modèle de document projet ...................................... 32 Figure 11 : Page de garde d'un document projet renseigné à l'aide de l'assistant ..................... 33 Figure 12 : Identifiant de document généré en automatique .................................................... 34 Figure 13 : Fichiers annexes dans les métadonnées ................................................................. 35 Figure 14 : Lien entre documents dans les métadonnées ......................................................... 35 Figure 15 : Documents de travail et de diffusion ..................................................................... 36 Figure 16 : Métadonnées propres à un courriel ........................................................................ 37 Figure 17 : Résultats d'une recherche simple ........................................................................... 38 Figure 18 : Tâche de validation ................................................................................................ 39 Figure 19 : Cartouche avec signatures ...................................................................................... 40 Figure 20 : Lien de type "Est remplacé par" dans un document obsolète ................................ 41 Figure 21 : Extrait du contenu d'un TF ..................................................................................... 42 Figure 22 : Architecture applicative ......................................................................................... 43 Figure 23 : Architecture technique ........................................................................................... 45 Figure 24 : Processus du cycle de vie d'un logiciel selon l'ISO/CEI 12207 ............................. 50 Figure 25 : Organisation du projet ............................................................................................ 56 Figure 26 : Planning du projet, phase Acquisition ................................................................... 60 Figure 27 : Planning du projet, phase Mise en place ................................................................ 61 Acquisition et mise en place d'un logiciel de Gestion Électronique de Documents Sabine Champenois 6/125 Liste des tableaux Tableau 1 : Points forts et points faibles des outils utilisés pour la gestion et la production des plans ............................................................................................................... 14 Tableau 2 : Points forts et points faibles de l'Explorateur Windows pour gérer les documents ............................................................................................................. 15 Tableau 3 : Points forts et points faibles du logiciel Secrétariat .............................................. 15 Tableau 4 : États du cycle de vie d'un document ...................................................................... 19 Tableau 5 : Récapitulatif des normes et méthodes utilisées dans le cadre du projet ................ 53 Tableau 6 : Plan de management des communications du projet ............................................. 64 Tableau 7 : Extrait du registre des risques du projet ................................................................ 68 Tableau 8 : Modèle de présentation d'un cas d'utilisation ........................................................ 71 Tableau 9 : Acteurs et objectifs ................................................................................................ 72 Tableau 10 : Exemple de cas d'utilisation ................................................................................ 73 Tableau 11 : uploads/Management/ ged.pdf