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GESTION COMMERCIAL POLE FORMATION FORMA COMPTA PRO DU GROUPE CICG EXPERTISE FIC

GESTION COMMERCIAL POLE FORMATION FORMA COMPTA PRO DU GROUPE CICG EXPERTISE FICHE PRATIQUE GESTION COMMERCIALE LIGNE 100 Version I7 Par Forma Compta Pro GUIDE PRATIQUE DE PARAMETRAGE ET UTILUSATION DU LOGICIEL SAGE GESTION COMMERCIAL Par Forma Compta Pro / Formacompta86@gmail.com SAGE Gestion Commerciale PRESENTATION DU MODULE Généralités Présentation Paramétrage de la société Structure de la société Traitement des Documents de Stocks Traitement des Documents de Vente Paramétrage des Documents Commerciaux Tableau de Bord Commercial Réapprovisionnement Traitement Comptable des documents Commerciaux Evaluation de fin de module OBJECTIF OPERATIONNEL DE PREMIER NIVEAU DE COMPORTEMENT COMPORTEMENT ATTENDU L’objectif de ce module est de faire acquérir la compétence particulière relative à l’utilisation et le paramétrage d’un logiciel de Gestion Commerciale en Fonction des situations de travail. Il vise donc à rendre l’auditeur apte à utiliser ces outils dans le milieu professionnel en adoptant un comportement méthodique et pratique. L’auditeur apprendra à utiliser et à s’adapter avec les logiciels de gestion pratiqués par les entreprises. CRITERES GENERAUX DE PERFORMANCE APRES L’UTLISATION DU LIVRET • Utilisation appropriée des commandes. • Exactitudes des calculs. • Respect des principes comptables. • Rapidité d’exécution. • Vérification appropriée du travail. • Respect du temps alloué. L’auditeur doit maitriser les savoirs, savoir-faire, savoir-percevoir ou savoir-être juges préalables aux apprentissages directement requis pour l’atteinte de l’objectif de premier niveau, tels que : Avant d’utiliser un logiciel de Gestion Commerciale : 1. Installer le logiciel et son manuel électronique 2. Afficher et masquer les barres d’outils 3. Créer des barres d’outils personnalisées La Création du dossier commercial : La Création d’une structure commerciale : Réaliser le Traitement commercial : Rappeler le processus de facturation Rappeler les méthodes de valorisation du stock Présenter les différents documents commerciaux Réaliser l’Edition et paramétrage des docs commerciaux : Insister sur l’importance de la gestion documentaire Analyser des performances commerciales : Insister sur l’importance de l’information commerciale dans le processus GESTION COMMERCIAL FICHE PRATIQUE SAGE : RESUMER DU MODULE GESTION COMMERCIALE 100 VERSION I7 1. PRESENTATION GENERALE DE LA GESTION COMMERCIALE 100 SAGE Gestion Commerciale 100 est un logiciel dédié à la gestion des ventes, achats et stocks d'articles. Il doit permettre le transfert en comptabilité des écritures comptables issues de la facturation et des règlements. Il assure : Gestion des achats et des fournisseurs Gestion de la chaîne des achats : commandes, livraisons, factures, règlements, transfert des écritures d’achat en comptabilité, retours et avoirs, réapprovisionnement, gestion des tarifs d’achat. Gestion des ventes et des clients Gestion de la chaîne de facturation : devis, commandes, livraisons, factures, règlements, transfert des écritures de vente en comptabilité, retours et avoirs, gestion des tarifs de vente.  Gestion des stocks Gestion des entrées et des sorties de stock, saisie de l’inventaire. Traitements dans le logiciel de gestion commerciale de sage ligne 100 Les opérations courantes d'Achats, Ventes, Livraisons, Facturations, Mise à jour des stocks, se font dans le menu TRAITEMENT (Principalement avec le bouton Ou nouveau du menu). Les divers documents (bons de commandes, de livraisons, factures...), Évoluent les uns vers les autres en cliquant sur le bouton TRANSFORMER De même un bouton VALORISER permet de calculer la valeur globale d'un document. Les documents, (commandes, factures...), sont constitués d'un en-tête, dans lequel on détermine la date et le tiers concerné, (client ou fournisseur), et d'un corps de document, (avec une ligne par article contenant ses références, désignation, quantité, prix, remise...). Pour passer de la zone d'en-tête à la 1° ligne de corps, il faut avoir validé avec la touche ENTREE la dernière zone renseignée dans l'en-tête de l’écran. GESTION COMMERCIAL 2. RECOMMANDATIONS PEDAGOGIQUES Il est nécessaire de respecter les étapes suivantes après la création ou l’ouverture du dossier pour pouvoir tenir une gestion commerciale et donc pour pouvoir créer un dossier exploitable. PREMIERE ETAPE : CREATION DES CATEGORIES COMPTABLES ASSOCIEES A LA GESTION COMMERCIALE Pour pouvoir transférer les opérations commerciales, il est nécessaire de créer des catégories comptables pour les achats, les ventes et les stocks et d’affecter un journal comptable aux achats, ventes et règlements. Dans notre cas, nous créons pour la catégorie comptable :  Vente : ventes ci Achat : achats ci Stock : stocks ci Et pour les journaux comptables :  Ventes : code VTE Achats : code ACH Règlements ventes et achats : BQ1 DEUXIEME ETAPE : CREATION D’UN DEPOT DE STOCKAGE Il est nécessaire d’avoir au moins un lieu de stockage des marchandises ou des fournitures consommables. Il faut donc créer un dépôt de stockage. Si l’entreprise possède plusieurs lieux de stockage, cela lui permettra de suivre les stocks des articles dans chaque lieu de stockage. TROISIEME ETAPE : CREATION DES CATEGORIES DE CLIENTS OU CATEGORIES TARIFAIRES Les clients peuvent être classés en plusieurs catégories à lesquelles on applique des tarifs ou barèmes différents suivant la famille d’article ; il est donc indispensable de créer des catégories tarifaires. Dans le cas de la librairie fournier, nous créons pour les catégories tarifaires suivantes :  Professionnel Particulier GESTION COMMERCIAL QUATRIEME ETAPE : CREATION DES FAMILLES D’ARTICLES Une famille d’articles est un ensemble d’articles présentant des caractéristiques communes. Exemple : bandes dessinées. Il faut entendre par caractéristiques communes : les mêmes méthodes de valorisation des stocks, les mêmes catégories comptables , les mêmes conditions de ventes (remise ou coefficient); il faut donc créer des familles d’articles. Dans le cas de la librairie fournier, nous créons la famille Bandes Dessinées avec les coefficients tarifaires appliqués sur le prix d’achat HT suivants :  Professionnel : coefficient…… Particulier : coefficient ………. CREATION DES ARTICLES Un article est une référence, achetée ou vendue, qui appartient OBLIGATOIREMENT à une famille, (une famille peut contenir un ou plusieurs articles, mais un article n'appartient qu'à une et une seule famille). Il faut entendre par référence à la fois un produit physique, le port, l’escompte, les rabais, les remises et les ristournes etc…. Si les articles présentent des comptabilisations différentes de la famille, il est nécessaire de leur créer un plan de compte en fonction de leur catégorie comptable. Il est donc nécessaire de créer une fiche par article REPRISE DES STOCKS INITIAUX Il est nécessaire de reprendre lors de la création d’un nouveau dossier ou lors du paramétrage du dossier de reprendre les stocks initiaux. Cela s’effectue dans le menu de la fenêtre principale . Ce menu est réservé à la mise à jour MANUELLE uniquement des stocks, suite à une entrée ou une sortie sans document. Cette commande ne devrait être utilisée que dans les cas suivants : pour constater le stock initial sans qu’il y ait eu d’Achat, ou pour constater des sorties, (inexplicable) sans qu’il y ait eu Ventes. 3. CREER UN DOSSIER Vous avez à votre disposition pour vous aider dans l’utilisation de Sage Gestion Commerciale100 : L’aide en ligne en cliquant sur l’icône : 1 - METTRE EN OEUVRE DE SAGE GESTION COMMERCIALE 100 - LANCER WINDOWS - DANS puis sélectionner Puis clic droit et exécuter en tant qu’Administrateur. 2 - LA FENETRE PRINCIPALE DE SAGE GESTION COMMERCIALE 100 VERSION 11 Lors de l’ouverture de Sage Gestion Commerciale 100 vous obtenez l’écran suivant : GESTION COMMERCIAL La barre d’outils horizontale La barre d’outils verticale ou barre verticale est composée : - De groupes Gestion de ventes Gestion des achats Gestion des articles et stocks Paramètres comptables Gestion avancée de fonctions. Par exemple, pour la gestion des ventes : Saisir un devis client Saisir une commande client Saisir un bon de livraison client Saisir une facture client Liste des documents de ventes Saisir un règlement client Liste des clients / Interroger un client Celle-ci se compose de 2 barres d’outils : - Une barre horizontale classique - Une barre verticale plus proche de l’interphase graphique Windows XP A. PARAMETRAGE En cas d’erreur ou de blocage, vous pouvez quitter la fenêtre active en appuyant sur la touche « Echap » de votre clavier. Création de la société Penser à activer le mode assistance (il vous permettra de manipuler la création de votre base avec facilité) PROCEDURE FENETRE - MODE ASSISTANT GESTION COMMERCIAL 4. CREATION D’UN NOUVEAU DOSSIER DE GESTION COMMERCIALE Pour créer un nouveau dossier de Gestion Commerciale, il faut cliquer sur FICHIER puis NOUVEAU, apparaît alors l’écran suivant : Suivre l’assistant avec les options suivantes : Ouvrir un fichier comptable En général, on ouvre un dossier Gestion Commerciale à partir d’un dossier comptable existant, on laisse donc l’option cliquée par défaut, puis on clique sur SUIVANT. Vous obtenez l’écran suivant : GESTION COMMERCIAL Vous cliquez sur PARCOURIR vous obtenez l’écran suivant : Permet de sélectionner le répertoire de sauvegarde de votre fichier COMPTABLE qui doit être lie à celle de votre GESTION COMMERCIAL, il s’agit généralement de votre répertoire personnel sur le réseau local Après avoir recherché et mis en surbrillance votre fichier de comptabilité, vous cliquez sur , vous obtenez l’écran suivant : Vous pouvez, si vous vous êtes trompé revenir sur le nom et le répertoire en cliquant à nouveau sur et rectifier votre ou vos erreurs. Vous cliquez sur pour ouvrir le dossier comptable, vous uploads/Management/ gestion-commercial.pdf