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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale - AVANT PROPOS - L’Ecole Sup

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale - AVANT PROPOS - L’Ecole Supérieure des Techniques Avancées (ESTA) est une école privée d’enseignement supérieur. Elle s’est fixée comme objectif de former à travers un enseignement de haut niveau des techniciens supérieurs immédiatement opérationnels qui répondent aux besoins effectifs des entreprises. La formation en informatique de gestion des techniciens supérieurs dure deux (2) ans. A la fin de leur cycle de formation, les étudiants en informatique doivent rédiger un rapport sur un projet d’informatisation d’entreprise publique ou privée, afin de compléter et parfaire leurs connaissances aussi bien pratiques que théoriques. Ce rapport doit être présenté publiquement devant un jury pour l’obtention du Diplôme de Technicien Supérieur (DTS). C’est dans ce cadre qu’il nous a été proposé comme thème : la Gestion du courrier au sein de l’Assemblée nationale du Burkina Faso. Année scolaire 2006-2007 1 Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale - SOMMAIRE - - AVANT PROPOS - .............................................................................................................................................. 1 - SOMMAIRE - ..................................................................................................................................................... 2 - INTRODUCTION GENERALE - ..................................................................................................................... 5 I - PRESENTATION DE LA STRUCTURE D’ACCUEIL ............................................................................... 9 1. DE SA CRÉATION ................................................................................................................................................... 9 2. DU STATUT DE L’INSTITUTION ................................................................................................................................. 9 3. DU FONCTIONNEMENT DE L’INSTITUTION : SES ATTRIBUTIONS ET SES MISSIONS ............................................................ 10 3.1- Le vote de la loi ...................................................................................................................................... 10 3.2- Le contrôle de l’action gouvernementale .............................................................................................. 10 3.2.1- L’information parlementaire .............................................................................................................. 11 3.2.2- Les autorisations parlementaires ........................................................................................................ 11 3.2.3- La mise en cause de la responsabilité du Gouvernement ................................................................... 11 3.3- Consentir l’impôt ................................................................................................................................... 11 4.1 –Le Bureau de l’Assemblée nationale ..................................................................................................... 11 4.2 – La conférence des présidents ............................................................................................................... 12 4.3 – Les commissions générales .................................................................................................................. 12 4.4 – Les groupes parlementaires ................................................................................................................. 12 II PROBLEMATIQUE ....................................................................................................................................... 13 III STRUCTURE DU TRAVAIL ....................................................................................................................... 14 1. STRUCTURE SOCIALE ............................................................................................................................................ 14 1.1 – Les services de la présidence ............................................................................................................... 14 1.2– Les services de la Questure ................................................................................................................... 14 1.3 – Les services du Secrétariat général ..................................................................................................... 15 1.3.3 - Les services rattachés au Secrétariat général ................................................................................... 15 2. STRUCTURE HIÉRARCHIQUE : ORGANIGRAMME ......................................................................................................... 17 DG/SFC ......................................................................................................................................................... 17 3. STRUCTURE MATÉRIELLE ..................................................................................................................................... 18 4. STRUCTURE DU TRAVAIL ....................................................................................................................................... 19 4.1 Le groupe de pilotage .............................................................................................................................. 19 4.2 Le groupe de projet ................................................................................................................................. 19 4.3 Le groupe des utilisateurs ....................................................................................................................... 19 I - PRESENTATION DE LA METHODOLOGIE ........................................................................................... 21 1.OBJECTIF DE L’ÉTUDE DE L’EXISTANT ...................................................................................................................... 21 2.DÉMARCHE DE L’ÉTUDE DE L’EXISTANT ................................................................................................................... 21 II - DESCRIPTION DE L’EXISTANT .............................................................................................................. 22 1. PRÉSENTATION DU CHAMP DE L’EXISTANT .............................................................................................................. 22 2. COMPTE RENDU D’INTERVIEW ............................................................................................................................... 24 3.DESCRIPTION DES TRAITEMENTS .............................................................................................................................. 27 3.1 - Le diagramme des flux ou modèle conceptuel de communication ........................................................ 27 Les modèles de communication (MCC) ........................................................................................................ 29 - Découpage du domaine en processus ......................................................................................................... 32 3.4 – Modèles Conceptuels de Traitements observés (MCT existant) .......................................................... 32 - Modèles Organisationnel de Traitements observés (MOT existant) .......................................................... 37 4. DESCRIPTIONS DES DONNÉES ................................................................................................................................ 43 4.1 - Règles de gestion ................................................................................................................................... 43 4.2 - Modèle entité – association .................................................................................................................. 44 4.3 - Dictionnaire de données ....................................................................................................................... 45 4.4 – MCD existant ........................................................................................................................................ 46 5. CRITIQUE DE L’EXISTANT .................................................................................................................................... 47 I - ORIENTATION D’INFORMATISATION .................................................................................................. 49 1. ORIENTATION FONCTIONNELLE .............................................................................................................................. 49 Année scolaire 2006-2007 2 Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale 2. ORIENTATION TECHNIQUE ................................................................................................................................... 51 II - SOLUTION RETENUE ................................................................................................................................ 52 1. RÈGLES DE GESTION ........................................................................................................................................... 52 2. MCD FUTUR .................................................................................................................................................... 53 4.MLD FUTUR ...................................................................................................................................................... 54 4. MCT FUTUR .................................................................................................................................................... 55 III - POLITIQUE DE SECURITE ..................................................................................................................... 57 1.POURQUOI LES SYSTÈMES SONT-ILS VULNÉRABLES? ................................................................................................... 58 2. SOLUTIONS À LA SÉCURITÉ DES SYSTÈMES D'INFORMATIONS ....................................................................................... 59 3. SÉCURISATION DE LA BASE DE DONNÉES ................................................................................................................ 61 3.1 – Les risques encourus ............................................................................................................................ 62 3.2 – Les solutions envisageables ................................................................................................................. 62 3.2.1 – La différentiation des types d'utilisateurs ........................................................................................ 62 3.2.2 - Les privilèges ..................................................................................................................................... 63 Classes d'objets et granularité : Les SGBD permettent généralement de spécifier assez finement les privilèges d'un utilisateur en fonction des objets manipulés : ..................................................................... 63 3.2 – Autres solutions : la cryptographie ...................................................................................................... 64 I - LES BASES DE DONNEES ........................................................................................................................... 67 1. QU'EST-CE QU'UNE BASE DE DONNÉES? ................................................................................................................... 67 2. HISTORIQUE DES BASES DE DONNÉES ..................................................................................................................... 67 3. GESTION DE BASE DE DONNÉES .............................................................................................................................. 68 4. LES FONCTIONNALITÉS D’UN SGBD .................................................................................................................... 68 ETAPES D'ÉLABORATION D'UNE BASE DE DONNÉES (SELON ANSI-SPARC 1975) .......................................................... 69 5. EXEMPLES DE SGBD ........................................................................................................................................ 69 II – ENCOMBREMENT DE LA BASE DE DONNEES .................................................................................. 70 1. COURRIER .......................................................................................................................................................... 70 2. FICHE D’ACCOMPAGNEMENT .................................................................................................................................. 70 3. TYPE DE FICHE .................................................................................................................................................... 71 4. IMPUTATION ....................................................................................................................................................... 71 5. FONCTION .......................................................................................................................................................... 71 6. OBSERVATIONS ................................................................................................................................................... 71 7. CLASSEUR .......................................................................................................................................................... 71 8. STATUT ............................................................................................................................................................. 72 9. CATÉGORIE ........................................................................................................................................................ 72 10. PIÈCES JOINTES ................................................................................................................................................. 72 11. FICHE DE TAXATION ........................................................................................................................................... 72 12. SERVICE .......................................................................................................................................................... 73 13. EXPÉDITEUR ..................................................................................................................................................... 73 14. DESTINATAIRE .................................................................................................................................................. 73 15. QUALIFICATION ................................................................................................................................................ 74 16. DOSSIER ......................................................................................................................................................... 74 17. PERSONNEL .................................................................................................................................................... 74 18. EST ................................................................................................................................................................. 74 19. A LA QUALIFICATION ........................................................................................................................................ 75 20. EST PORTÉ ....................................................................................................................................................... 75 21. EXPÉDIER ......................................................................................................................................................... 75 22. A 1 ................................................................................................................................................................ 75 23. SE TROUVE DANS .............................................................................................................................................. 76 I – LES OUTILS DE TRAVAIL .......................................................................................................................... 77 1. PRÉSENTATION DE LA TECHNOLOGIE WEB ............................................................................................................... 78 2. STRUCTURE ET FONCTIONNEMENT D’UNE APPLICATION WEB ........................................................................................ 79 Année scolaire 2006-2007 3 Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale II – LES ECRANS DE NOTRE APPLICATION 1. FENÊTRE D’IDENTIFICATION .................................................................................................................................. 81 2. MENU PRINCIPAL ............................................................................................................................................... 82 3. COURRIERS ARRIVÉS ............................................................................................................................................ 83 4. COURRIERS DÉPARTS ............................................................................................................................................ 84 5. COURRIERS INTERNES ............................................................................................................................................ 85 6. COURRIERS CLASSÉS ............................................................................................................................................ 86 7. COURRIERS EN INSTANCE ..................................................................................................................................... 87 8. ETATS DES COURRIERS ......................................................................................................................................... 88 9. AIDE EN LIGNE ................................................................................................................................................... 89 - CONCLUSION GENERALE - ......................................................................................................................... 90 - BIBILIOGRAPHIE - ......................................................................................................................................... 92 1. INFORMATIQUE DE GESTION (BTS) TOME 1 ; 2 ................................................................................. 92 SITES WEB CONSULTÉS : ............................................................................................................................... 93 HTTP://WWW.COMMENTCAMARCHE.NET/WEB-SERVICES/ ............................................................ 93 Année scolaire 2006-2007 4 Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale - INTRODUCTION GENERALE - Du 10 août au 10 octobre 2007, j’ai effectué un stage au sein de l’Assemblé nationale, plus précisément à la direction des services informatiques. Au cours de ce stage, j’ai pu m’intéresser aux différentes activités de la direction au sein de l’Assemblée Nationale. Plus largement, ce stage a été l’opportunité pour moi d’appréhender les fonctions d’un informaticien dans le milieu professionnel, notamment celui d’un programmeur. Tout au long de ce stage, j’ai pu acquérir une grande connaissance sur la vie et le fonctionnement de l’Assemblée nationale d’une part, et d’autre part j’ai su ceux à quoi était assigné un informaticien dans une telle institution. Par ailleurs ce stage m’a permis d’acquérir une énorme expérience de la vie professionnelle, de porter aide et conseils aux utilisateurs. En somme ce stage m’a permis d’enrichir et de développer mes découvertes et mes connaissances. Au-delà donc de l’enrichissement de mes connaissances techniques et pratiques, ce stage m’a permis de comprendre dans quelle mesure la formation de techniciens immédiatement opérationnels est nécessaire dans un pays comme le Burkina Faso Mon stage à la direction des services informatiques à l’Assemblée nationale a consisté essentiellement dans un premier temps à apporter soutien technique aux honorables députés dans la salle de navigation INTERNET pendant leurs passages dans la dite salle. Dans un second temps j’ai été affecté au service courrier afin de proposer une solution automatique au traitement de “courriers arrivée” et “courriers départ”, chose qui était jusqu’à ce jour manuel. Mon maître de stage étant concepteur de profession, j’ai pu travailler dans d’excellentes conditions sur mon thème : « GESTION DE COURRIER AU SEIN DE L’ASSEMBLEE NATIONALE » Ce stage a donc été une opportunité pour moi de percevoir comment se fait une gestion manuelle de courrier notamment à l’Assemblée nationale, et de proposer une solution automatique pour une telle gestion. Année scolaire 2006-2007 5 Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale L’élaboration de ce rapport a pour principale source les différents enseignements tirés de la pratique journalière des tâches auxquelles j’étais affecté et des nombreux entretiens que j’ai pu avoir avec les employés du service courrier et des autres services concernés. Ce qui m’a permis de donner une cohérence à ce rapport. En vue de rendre compte de manière fidèle et analytique des trois mois passés au sein de l’Assemblée nationale, il apparaît logique de présenter à titre préalable l’environnement professionnel de l’Assemblée nationale, à savoir son organigramme, ensuite d’envisager d’une part une présentation du traitement du courrier et d’autre part une présentation organisationnelle au sein des différents services et directions concernés, et enfin de préciser les différentes missions et tâches que j’ai pu effectuer au sein de ce service, les nombreux apports que j’ai pu en tirer, et les différentes solutions proposées dans l’objectif d’une solution automatique, c'est-à-dire informatisée. Année scolaire 2006-2007 6 Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale Année scolaire 2006-2007 7 PARTIE I : ETUDE DE PREALABLE Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale L’étude préalable encore appelée analyse des besoins ou étude d’opportunité, selon que l’on privilégie l’un ou l’autre de ces concepts : analyse de la situation existante ou présentation des éléments qui permettront de décider de uploads/Management/ gestion-de-courrier-bts.pdf