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Rédiger une offre de conseil ! Caractéristiques de l’outil : Nature de l’outil:

Rédiger une offre de conseil ! Caractéristiques de l’outil : Nature de l’outil: Modèle d’établissement d’une offre de conseil, permettant de répondre de façon structurée à la demande d’un client. Pour l’exemple,  le mandataire (client) est la Division Recherche et Développement, rattachée au Département des finances)  et le mandant (le consultant) est le cabinet Les Consultants Associés. L’offre s’articule en 7 étapes et aborde les thématiques suivantes : o Base de l’offre o Notre compréhension du mandat o Notre approche méthodologique o Le déroulement du mandat o Votre Equipe des Consultants Associés o Nos honoraires o Les Consultants Associés, bref descriptif Date de conception : 2006 Objectifs : Proposer à un junior consultant un modèle d’offre de conseil. Public-cible : Consultants, indépendants, mandants occasionnels ou de transition. Soutien: Le concepteur du questionnaire se tient à votre entière disposition pour vous aider à adapter le support et à développer un outil adapté à votre situation (contact: Stéphane Haefliger, stepcom@bluewin.ch, 00 41 79 742 67 81). Copyright 2006 ProLitteris et Stéphane Haefliger, CH 8033 Zürich Stéphane Haefliger Sociologue Boulevard de Grancy 27 1006 Lausanne Tél. perso: 021 617 31 55 Mobile: 079 742 67 81 E-Mail: stepcom@bluewin.ch LES CONSULTANTS ASSOCIÉS EXEMPLE LAUSANNE Offre pour l'accompagnement de la démarche Qualité Totale initiée par la Division Recherche et Développement (rattachée au Département des finances) Lausanne, le 20 mars 2012 Votre contact chez LES CONSULTANTS ASSOCIÉS Stéphane Haefliger 079 742 67 81 stepcom@bluewin.ch LES CONSULTANTS ASSOCIÉS EXEMPLE LAUSANNE Concerne : Offre pour l'accompagnement de votre démarche qualité Madame la Cheffe d'Unité, En réponse à votre appel d'offres du 27 janvier dernier, nous avons le plaisir de vous remettre notre proposition d'intervention. Vous trouverez ci-après notre offre détaillée. Nous nous nous permettons d'attirer votre attention sur deux de ses caractéristiques essentielles : 1. Une approche pragmatique et situationnelle. Dans les phases d'accompagnement des équipes de projet, nous vous proposons d'allouer à chaque Correspondant qualité un "chèque-temps" d'assistance et de conseil. Cette approche  oblige le consultant, comme les acteurs de terrain à une plus grande efficacité,  permet une meilleure maîtrise du budget global,  enfin responsabilise les chefs d'équipes qui pourront faire appel à nous en fonction de leurs besoins concrets. 2. Une expérience reconnue du Conseil au Secteur public. Votre équipe des CONSULTANTS ASSOCIÉS bénéficie d'une expérience concrète dans plusieurs mandats similaires au vôtre. Trois d'entre eux sont développés dans la présente offre (page 10). Nous avons également été amenés à évaluer la gestion par contrat de prestations au sein de diverses Administrations cantonales et nous sommes conscients des enjeux de ce mode de gestion. Nous sommes naturellement disposés à développer oralement notre compréhension de la problématique ainsi que notre approche méthodologique. Il va de soi que nous restons à votre entière disposition pour tout renseignement complémentaire (Stéphane Haefliger, 079 742 67 81 – stepcom@bluewin.ch). En vous souhaitant une bonne réception de la présente et dans l'attente de nouvelles de votre part, nous vous prions de croire, Madame la Cheffe d'Unité, à l'assurance de notre considération. LES CONSULTANTS ASSOCIÉS Stéphane Haefliger Personnel / Confidentiel Madame Yvanne Cavernone Responsable Qualité Totale Division Recherche et Développement Département des Finances Av. Jean-Luc Perrin 38 1211 Genève 2 Lausanne, le 20 février 2012 2 Table des matières 1. Bases de l'offre p. 1 2. Notre compréhension du mandat p. 2 2.1. Les objectifs du mandat p. 2 2.2. Les 4 rôles de votre équipe p. 3 3. Nos approches méthodologiques p. 4 3.1. Nos principes d'accompagnement p. 4 3.2. Nos méthodologies de travail p. 5 4. Le déroulement du mandat p. 6 4.1. Les étapes du mandat p. 6 4.2. La planification et le suivi du mandat p. 8 5. Votre équipe des Consultants Associés p. 9 5.1. Responsable du mandat p. 9 5.2. Mandats de référence p. 10 6. Nos honoraires p. 11 6.1. Estimation du temps consacré au mandat p. 11 6.2. Notre base tarifaire et nos honoraires p. 12 7. Les Consultants Associés p. 13 7.1. Notre organisation p. 13 3 1. Bases de l'offre Le cabinet LES CONSULTANTS ASSOCIÉS a été invité -en date du 27 janvier 2012- à répondre à un appel d'offres émis par la Division Recherche et Développement (Dpt des Finances). Il nous a été demandé de déposer une offre de service d'ici au 23 février 2012. La présente offre -selon le souhait de la Cheffe de projet- est l'expression de notre méthodologie d'accompagnement et de mise en oeuvre du projet. Lors de la réalisation du mandat, nous privilégierons une approche pragmatique et situationnelle, qui réponde aux attentes et besoins concrets des différents acteurs impliqués dans la démarche. Notre proposition se base spécifiquement sur 3 sources détaillées dans le tableau ci-dessous: SOURCES COMMENTAIRES 1 Analyses documentaires  Lecture du cahier des charges reçu le 29 janvier 2012  Analyse des quatre bases légales définissant les missions de la Division RD  Lecture des rapports de gestion 1998 à 2012 de la Division RD obtenus sur le site http://www.RD-DeptFin.ch  Lecture de la brochure de présentation de la Division RD et du Memento des principes de gestion de la RD 2 Analyse détaillée de la demande  Un entretien téléphonique avec Mme Yvanne Cavernone, Cheffe de Projet 3 Connaissance du Secteur public  Notre connaissance approfondie du Secteur public, de sa complexité et de ses enjeux  Nos mandats récents en lien étroit avec le projet 2. Notre compréhension du mandat 2.1. Les objectifs du mandat La Division RD bénéficie depuis 1999 d'une Gestion par Mandat de prestations et Enveloppe Budgétaire (GMEB). Dans le cadre de ce nouveau mode de fonctionnement, la Divison RD a initié une démarche Qualité Totale visant à améliorer la satisfaction de ses clients externes et internes. Cette démarche a été évaluée de manière extrêmement positive en automne 2011 (96% de clients satisfaits ou très satisfaits). Cette démarche est aujourd'hui renforcée par le souhait de la Divison RD de lancer un projet qui devrait s'étendre sur une année (mars 2011-mars 2012) et poursuivre les 4 objectifs suivants : 4 OBJECTIFS DU PROJET COMMENTAIRES 1 Identifier des pré-projets d'amélioration de la qualité des prestations par Unité  Assistance - coaching à la mise en place d'équipes de projet  Identification des pré-projets d'amélioration o une démarche participative sera privilégiée o un co-diagnostic sera posé avec les teams o les pré-projets seront identifiés, définis, et cadrés avec l'aide des CONSULTANTS ASSOCIÉS afin que le Comité de gestion du projet puisse procéder à leur priorisation 2 Sélectionner les projets prioritaires  Assistance à la sélection d'un à deux projets par Unité o par le Comité de gestion du projet, dirigé par Mme Yvanne Cavernone, Membre du Comité de Direction de la Division RD et Cheffe du projet o ainsi que par la Direction de la Division RD 3 Mettre en œuvre les projets prioritaires  Conduite des projets sélectionnés o par les équipes de projet o et sous la direction de Mme Cavernone 4 Dresser un bilan du projet  Co-évaluation critique des projets ainsi de leurs impacts mesurables Une vision cohérente d'avenir La Division RD devra certainement faire face, à l'avenir, à de nouvelles exigences en terme de flexibilité du travail et en terme d'organisation. Seuls les projets qui s'inscrivent dans cette dynamique ainsi que dans la stratégie d'avenir de la Division RD devraient être mis en œuvre. 2.2. Les 4 rôles de votre équipe QUATRE NIVEAUX D'INTERVENTION NATURE RÔLES DES CONSULTANTS ASSOCIÉS 1 Au niveau du Comité de gestion de projet Soutien  Soutenir activement Mme Cavernone dans ses rôles de Cheffe de projet et de Directrice du Comité  Présenter au Comité un reporting régulier de l'état d'avancement des travaux  Accompagner le Comité dans ses décisions  Préparer la communication interne avec le Comité  Participer avec le Comité et les Correspondants qualité au bilan final 5 2 Au niveau des Correspondants qualité Coaching de proximité  Soutenir activement les Correspondants dans leurs rôles de Chefs d'équipe  Anticiper et gérer avec les Correspondants les résistances  S'assurer avec les Correspondants de l'avancement des travaux et de leur reporting régulier 3 Au niveau des Equipes de projet Formation et Animation  Former les équipes à nos concepts, méthodologies et instruments en matière de qualité de service afin de mettre en place une base de travail commune  Accompagner de manière consensuelle les équipes dans l'identification des projets d'amélioration  Soutenir activement les équipes dans la réalisation des projets sélectionnés 4 Au niveau des Prestations Méthodologie et Force de proposition  Soutenir en matière de méthodologies de travail o le Comité de projet o les Correspondants qualité o et les équipes de projet  Enrichir les réflexions o de la Cheffe de projet o du Comité de projet o des Correspondants qualité o et des équipes de projet  Apporter un regard externe o sur le fonctionnement des équipes o sur les résultats des travaux o sur l'expérience globale (bilan) 3. Nos approches méthodologiques 3.1. Nos principes d'accompagnement Notre équipe de consultants accompagnera votre projet en uploads/Management/ comment-re-diger-une-offre-de-conseil.pdf