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MODULE: Gestion de projets (Applications sur MS Project 2010) Badara AMAR Exper

MODULE: Gestion de projets (Applications sur MS Project 2010) Badara AMAR Expert en Planification - suivi évaluation Tel : 77540 99 93 Email : amarbadara@gamail.com La planification est le processus systématique qui consiste à établir un besoin puis à déterminer le meilleur moyen possible de satisfaire ce besoin, ceci dans un cadre stratégique vous permettant d’identifier les priorités et de déterminer quels sont vos principes opérationnels. A cet effet, il faut retenir que la planification consiste à : Identifier les besoins à satisfaire dans un horizon temporel (court, moyen ou long terme) déterminé, Préciser les résultats à atteindre pour l’organisation en procédant à la définition, la sélection et la classification des objectifs, Définir des critères d’évaluation permettant aux autorités de tutelle de l’organisation de juger de sa performance tant sur le plan des résultats atteints (efficacité) qu’en terme d’utilisation des ressources allouées (efficience). Préparer de façon logique et systématique les différentes actions à mener pour réaliser dans les conditions optimales les objectifs retenus. Evaluer les ressources humaines, matérielles et financières nécessaires à l’exécution des activités de l’organisation. Et enfin définir les responsabilités des personnes et/ou unités structurelles chargées de la réalisation des plans. Plan Programme Projet Le plan est le plus haut niveau de planification opérationnelle. Il regroupe plusieurs programmes en vue d’atteindre certains des objectifs stratégiques de l’organisation Un programme est un ensemble de projets coordonnés mis en œuvre pour atteindre des objectifs spécifiques selon un calendrier, un budget et des paramètres de performance définis. Un projet est un ensemble d’activités coordonnées mises en œuvre pour atteindre des objectifs spécifiques selon un calendrier, un budget et des paramètres de performance définis. Les projets visant à atteindre un objectif commun forment un programme. Structure Plan : Vision – Objectifs Stratégiques - Stratégies Programme : Série de projets opérationnels et distincts – Objectif Global commun Projet : Objectif Spécifique – Résultats – Activités _ Moyens (Ressources) Force est de reconnaître qu’il n’y pas de définition universelle du concept de projet. Quelle que soit la définition retenue, le projet comprend 5 éléments constitutifs : L’objectif à atteindre (économique /social) ; Les activités à mener pour atteindre ces objectifs ; Le temps nécessaire pour atteindre ces objectifs ; Les ressources limitées à mettre en œuvre (humaines, matérielles, physiques et financières) ; La qualité et la performance désirées Tous ces éléments doivent être coordonnés de façon rationnelle et efficace dans le but d’atteindre les objectifs du projet. Concept de projet PHASE D’ANALYSE Analyse de la situation et du problème: Définir les principales forces, intérêts, besoins et contraintes des PP – Déterminer les problèmes, leurs causes et leurs conséquences. Définition des objectifs: Etablir les objectifs sur la base des problèmes et vérifier les relations de causalité. Choix des alternatives (Solutions): Déterminer les différentes options possibles pour atteindre l’objectif principal – Choisir la meilleure option possible. PHASE DE CONCEPTION (PLANIFICATION) Cadre logique: Affiner les objectifs de l’intervention – Définir les hypothèses , les indicateurs et les moyens de les mesurer – Résumer les activités. Programmation des activités: Déterminer l’ordre des activités – Estimer leur durée – Fixer des étapes clés – Attribuer les responsabilités. Planification des ressources: Définir les apports nécessaires et le budget à partir du calendrier des activités. Mettre en place un système de S&E: Gestion d’un projet MS PROJECT VIA Lancement du logiciel Le logiciel MS Project se lance de deux façons Démarrage avec menu de démarrage Démarrage avec Icône MSP Démarrer/ Tous les programme / MSP Double clic sur l’icône créé comme raccourci au bureau Lorsque vous lancez l’application, la fenêtre ci-dessous va apparaître. L’application est ouverte avec des paramétrages standards et avant d’introduire votre projet, il est important de revoir la configuration et des les adopter à votre projet. Modifier le temps de travail Le logiciel est lancé avec un temps de travail standards par exemple le nombre de jours par mois est de 20, le nombre d’heures de travail par jour est de 7. A cet effet, suivant votre contexte de travail, le temps de travail doit être modifié. On clique sur Projet puis sur Modifier le temps de travail Pour compléter les réglages du calendrier on clique sur Projet et on va sur Information sur le projet. A cet effet, la durée du projet et son démarrage peuvent être réglés. (Date de début). La boite de dialogue ci-dessous va apparaître. Pour déplacer la date de début on clique sur Projet puis sur Déplacer le projet, la boite ci – dessous s’ouvre Modification des options liées à la planification, aux calendriers et aux calculs Pour régler les paramétrages on clique sur Ficher et du menu qui va apparaître, cliquer sur option. La boite ci-dessous va apparaitre. De la boite ci – dessus, cliquer sur planification pour faire apparaître la fenêtre de modification des options liées à la planification, aux calendriers et aux calculs. Création/Nomination d’un fichier du projet Saisie de la planification du projet - Saisie des activités du projet A- Se positionner la colonne « Nom de Tâche » B- Saisir les noms des tâches ou activités ligne par ligne et tâche par tâche Sélectionner Enregistrer sous dans le menu Fichier. Choisir le lecteur, le répertoire et le nom sous le quel vous désirez sauvegarder votre projet. Cliquer sur « enregistrer » Saisie des durées A- Se positionner sur la colonne « Durée » B- Devant chaque activité , inscrire la durée correspondante NB : Types de durée : Minutes, heures, jours, semaines, mois Liaison entre les tâches ou activités Les tâches ou activités d'un projet peuvent avoir différents types de liaison. On appelle « prédécesseur » une tâche ou activité qui doit commencer ou se terminer avant qu'une autre tâche ou activité puisse commencer . On appelle « successeur » une tâche qui dépend de la date de début ou de fin d'une tâche précédente Les tâches débutent à la même date Début à Début (DD) et A termine en dernier lieu Les tâches finissent à la même date, et A démarre en premier lieu Liaison de Fin à Fin (FF) La fin de la tâche A correspond au début de la tâche B B A B A B A Comment lier les tâches? A- Se positionner sur la colonne prédécesseur B- Devant chaque activité, inscrire le (s) numéro (s) de (s) activité (s) qui correspondent au (x) prédécesseur(s). En cas de plusieurs prédécesseurs, il faut des séparateurs entres les prédécesseurs sont (, ou ;) autre 2DD Diagramme de GANTT Pour visualiser le diagramme de Gantt : Tâche – Diagramme de Gantt Nom de l’auteur Henry GANTT Pour visualiser le réseau PERT Tâche / Diagramme de GANTT/ Réseau de tâche La méthode PERT est une technique permettant de gérer l'ordonnancement dans un projet. La méthode PERT consiste à représenter sous forme de graphe, un réseau de tâches dont l'enchaînement permet d'aboutir à l'atteinte des objectifs d'un projet Méthode ABC (Analysis Bart Chart) ABC (Analysis Bart Chart) est une méthode d’analyse par représentation graphique qui combine les éléments les plus intéressants des méthodes classiques telles que le PERT (program évaluation and review technic) et le CPM (Critical Path Method ou Méthode du Chemin Critique). Mise au point par JOHN MULVANEY, Administrateur de la Whitehead Consulting Group Ltd, elle a fait l’objet d’une première publication en 1969. Réseau PERT ( Program Evaluation Review Technique ) Chemin critique - CPM ( Critical Path Méthode) Insertion ou suppression de colonne Se positionner sur la colonne suivante de celle à insérer : Clique droit insérer une colonne ou Format insérer une colonne Sélectionner la colonne puis supprimer Affichage global du diagramme de Gantt ou du réseau PERT Affichage / Zoom / Ensemble du Projet Affichage du calendrier Tâche / calendrier  Modification des options liées à la planification, aux calendriers et aux calculs Pour régler les paramétrages on clique sur Ficher et du menu qui va apparaître, cliquer sur option.  Organisation des tâches Hausser / Abaisser une tâche Création Tableau des ressources Ressources puis Planificateur d’équipe puis Tableau des ressources et la boite de dialogue ci après va apparaître « un projet est un processus unique qui consiste en un ensemble d'activités coordonnées et maîtrisées, comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d'atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques, incluant des contraintes de délais, de coûts et de ressources. » Le tableau des ressources comprends les colonnes ci - après Numéro : Les numéros de cette colonne sont fixes et correspondent aux numéros des ressources. Nom de la ressource : Les descriptions des ressources sont indiquées dans cette colonne Type : Le type permet de spécifier les ressources de travail par rapport aux autres types de ressources Étiquette matériel : Dans cette colonne on a la possibilité de spécifier une consommation estimée pour l’affectation Exemple : 10 tonne de ciment Initiales : Ces initiales sont déterminés par Project et comprennent les premiers caractères du nom de la ressource Groupe : Il s’agit ici d’un nom de groupe pour les ressources. Ces noms peuvent être utilisés pour uploads/Management/ gestion-des-projets-par-ms-project-pdf.pdf