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CDC TERTIAIRE Gestion du temps 1 / 34 OFPPT DRH, CDC TERTIAIRE Partenaire en Co

CDC TERTIAIRE Gestion du temps 1 / 34 OFPPT DRH, CDC TERTIAIRE Partenaire en Compétences Manuel de Travaux Pratiques Secteur : Administration, Gestion & Commerce. Filière : Techniques de Secrétariat de Direction (TSD) Module : Gestion du temps Juillet 2013 Royaume du Maroc Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail CDC TERTIAIRE Gestion du temps 2 / 33 Document élaboré par : Nom et prénom EFP DR ATLAB SAIDA ALLALI FATIMA ISGI CASA ISTA YACOUB EL MANSSOUR GC NORI Document validé par : Nom et prénom Entité/EFP Direction KAMILI LATIFA AMIZ AZIZA JEABLOUI Fatiha ABIDI Nadia KARMOUNI WAFAA CDC TERTIAIRE CDC TERTAIARE ISTA HAY HASSANI I CF EL FIDA ISTA MOHAMMEDIA DRH DRH DRGC DRGC DRGC Remerciements La DRH / Le CDC TERTIAIRE remercie toutes les personnes qui ont participé à l'élaboration de ce manuel des travaux pratiques. N.B : Les utilisateurs de ce document sont invités à communiquer à la DRH / CDC TERTIAIRE toutes les remarques et suggestions afin de les prendre en considération pour l'enrichissement et l'amélioration du contenu. https://www.marocetude.com CDC TERTIAIRE Gestion du temps 3 / 33 Préambule « Une main sans la tête qui la dirige est un instrument aveugle ; la tête sans la main qui réalise reste impuissante » Claude Bernard Les Travaux Pratiques sont une méthode de formation permettant de mettre en application des connaissances théoriques, la plupart du temps en réalisant des exercices, études de cas, simulations, jeux de rôles, révélations interactives… L’objectif de ce manuel est une initiation à l’acquisition des techniques de base permettant de mettre en évidence les transferts et les techniques mises en œuvre au niveau de la séance de cours et d’adapter les supports pédagogiques en fonctions des techniques étudiées. Chaque séance de cours est divisée en deux parties : - une partie théorique dont nous rappelons les principaux points à traiter, - une partie pratique qui comprend au moins deux TP à réaliser par les stagiaires à titre individuel ou en sous-groupes. Les sujets abordés ici sont totalement interdépendants et présentent une complexité croissante. Il est donc très conseillé d’assurer une présence continue. Toute absence portera préjudice à la compréhension des séances ultérieures. CDC TERTIAIRE Gestion du temps 4 / 33 OFPPT DRH /CDC TERTIAIRE Fiche Module Filière Techniques de Secrétariat de Direction Module Gestion du temps Masse horaire : 55H Objectif du Module Appliquer une méthode de gestion du temps selon des conditions, des critères et des outils Séquences Masse Horaire N° Séquence Intitulé 1 Classement des activités et planification de leur exécution 10 H 2 Planification de l’exécution des activités 10 H 3 Délégation des tâches 5 H 4 Utilisation des méthodes et des outils de gestion du temps : Agendas, liste de contrôle, échéancier 10 H 5 Obstacles de la gestion du temps et moyens pour les gérer 5 H 6 Outils de gestion du temps : Plannings 15 H CDC TERTIAIRE Gestion du temps 5 / 34 OFPPT DRH- CDC TERTIAIRE Fiche séquence Filière Techniques de Secrétariat de Direction Module Gestion du temps Masse horaire : 55 H Séquence N°1 Classement des activités et planification de leur exécution Temps prévu : 10 H Objectif de la séquence : Classer des activités et planifier leur exécution Partie théorique Points à traiter 1  Identification correcte des principales tâches et de leur conséquence ; 2  Estimation du temps nécessaire à l’exécution des principales tâches 3  Respect des échéances établies pour l’exécution du travail 4  Identification correcte des principales tâches et de leur conséquence CDC TERTIAIRE Gestion du temps 6 / 34 Partie pratique TP 1 Objectifs ciblés : Identification correcte des principales tâches en les classant par ordre de priorité Durée estimée : 30 mn Déroulement du TP1 : Travail individuel Enoncé : Les activités organisées par les entreprises sont souvent répétitives, ce qui permet d’établir des listes-types de tâches qu’il suffit d’adapter à la situation. On peut distinguer les activités régulières qui conditionnent la bonne marche de l’entreprise et les activités qui se produisent occasionnellement. ORGANISATION D’UNE REUNION :  Rédiger et diffuser le compte-rendu  Fixer l’objet de la réunion  Etablir la liste des participants  Fixer la date  Fixer le lieu  Réserver la salle de réunion  Convoquer les participants  Prévoir la prise de notes  Préparer la salle de réunion (Mobilier et matériel, décoration, fournitures, boissons….)  Préparer les documents et les dossiers à distribuer T.A.F : Dans la liste des tâches de l’organisation d’une réunion :  Etablir un ordre de priorité des différentes tâches  Dresser un tableau dans lequel vous listez les tâches à effectuer avant, pendant et après la réunion https://www.marocetude.com CDC TERTIAIRE Gestion du temps 7 / 34 Corrigé du TP1 : N° d’ordre Activité 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Fixer l’objet de la réunion Fixer le lieu Fixer la date Réserver la salle de réunion Etablir la liste des participants Convoquer les participants Préparer les documents et les dossiers à distribuer Préparer la salle de réunion (mobilier et matériel, décoration…) Prévoir la prise de notes Rédiger et diffuser le compte rendu Tâches à réaliser : AVANT LA REUNION PENDANT LA REUNION APRES LA REUNION  Fixer l’objet de la réunion  Fixer le lieu  Fixer la date  Réserver la salle de réunion  Etablir la liste des participants  Convoquer les participants  Préparer les documents et les dossiers à distribuer  Préparer la salle de réunion (mobilier et matériel, décoration…)  Prévoir la prise de notes  Rédiger et diffuser le compte rendu CDC TERTIAIRE Gestion du temps 8 / 34 TP 2 Objectifs ciblés : Traitement et organisation du courrier par ordre de priorité Durée estimée : 15 mn Déroulement du TP2 : Travail individuel Enoncé : ORGANISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER  Passer à la boite pour prendre le courrier,  Distribuer dans les services concernés,  Tirer en fonction de l’objet : commande, réclamation, devis, relevés de facteur,  Déposer le courrier au secrétariat,  Effectuer le premier tri,  Ouvrir les enveloppes,  Mettre le courrier dans le parapheur pour le visa. T.A.F : Etablir l’ordre de priorités des tâches relatives au traitement du courrier. Corrigé du TPII: N° d’ordre Activité 1 2 3 4 5 6 7 Passer à la boite pour prendre le courrier Déposer le courrier au secrétariat Ouvrir les enveloppes Effectuer le premier tri Trier en fonction de l’objet : commande, réclamation, devis… Mettre le courrier au parapheur pour le visa Distribuer dans les services concernés CDC TERTIAIRE Gestion du temps 9 / 34 OFPPT DRH- CDC TERTIAIRE Fiche séquence Filière Techniques de Secrétariat de Direction Module Gestion du temps Masse horaire : 55 H Séquence N°2 Planification de l’exécution des activités Temps prévu : 10 H Objectif de la séquence : Planifier l’exécution des activités Partie théorique Points à traiter 1  Utilisation appropriée des méthodes et des outils de planification ; 2  Évaluation réaliste de la durée d’exécution des activités ; 3  Établissement correct des priorités ; 4  Conformité de la planification des activités aux directives. CDC TERTIAIRE Gestion du temps 10 / 34 Partie pratique TP 1 Objectifs ciblés : Utiliser une méthode de gestion appropriée à une tâche Durée estimée : 30 mn Déroulement du TP1 : Travail en groupe Enoncé : Vous travaillez comme employé polyvalent chez le docteur AZAMI, un généraliste installé dans un quartier de Palmier. Il est 16h 30 mn et comme d’habitude, avant de quitter le bureau, vous établissez votre plan de travail journalier pour le lendemain, avant d’inscrire dans votre agenda électronique des nouvelles tâches à planifier. NOUS SOMMES LE 30 DU MOIS MARS Nouvelles tâches : 1/ Archiver les dossiers des patients dont on n’a plus de nouvelles depuis 2 ans. 2/ Commander des compresses (il n’en reste plus que deux boîtes et la consommation du docteur AZAMI est en moyenne d’une boîte par jour) 3/ Réserver un billet de train pour Paris pour l’assistante du docteur AZAMI. Elle doit se rendre à un congrès dans 15 jours et il y a une réduction de prix sur les réservations effectuées avant demain soir. 4/ Absorbé par son travail, le docteur AZAMI est plutôt désordonné. L’armoire des fournitures ressemble à un champ de bataille. Il faut absolument la ranger. 5/ Retéléphoner à Madame ANOUAR pour lui suggérer de prendre un rendez-vous au plus tôt. A l’âge de 79 ans, ses analyses de sang indiquent un taux de cholestérol inquiétant. 6/ Contacter le bureau de recrutement, Dalila, la technicienne de surface a trouvé un emploi à mi- temps. Vendredi c’est son dernier jour de travail au cabinet. Il faut engager une remplaçante. 7/ Demain, mardi de 14h00 à 16h, c’est un jour de consultation sur rendez-vous. 8 patients sont inscrits dans l’agenda. Il faut sortir les dossiers et les vérifier avant la visite. PLAN DE TRAVAIL JOURNALIER : Par une croix, indiquez selon l’urgence, dans la case correspondante le degré de priorité de uploads/Management/ gestion-du-temps-mtp-tsd.pdf