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Grâce à lui, vous êtes à même de maîtriser le développement de votre activité e

Grâce à lui, vous êtes à même de maîtriser le développement de votre activité en suivant les écarts entre la prévision et la réalité. Le tableau de bord occupe une place centrale dans les outils de gestion de tout dirigeant, manager, cadre, chef d'équipe... Que ce soit pour votre propre besoin ou pour celui d'autres collaborateurs, voici les points clés pour élaborer un tel outil. Sommaire  1 - Définition  2 - Les différents types de TB  3 - Comment construire un "bon" tableau de bord ?  4 - Les étapes pour élaborer un TB o 4.1 Le contenu o 4.2 Le choix de la solution technique o 4.3 La structure du tableau de bord o 4.4 Quels graphiques choisir ? o 4.5 Choix des couleurs 1 - Qu'est-ce qu'un tableau de bord ? Commençons par la définition. Le "dashboard" a pour fonction de permettre la visualisation, le suivi et l'exploitation facile de données pertinentes sous forme de chiffres, ratios et de graphiques. Ces indicateurs ( appelés aussi KPI ) sont reliés à des objectifs dans le but de prendre des décisions. Exemple - Le tableau de bord d'une voiture illustre parfaitement de quoi il s'agit. Dans votre véhicule, vous visualisez les métriques principaux : compteur de vitesse, jauge d'essence, alerte de manque d'eau... les informations essentielles et importantes pour conduire (piloter) votre véhicule. Pour le management, le principe est le même. Un ensemble d'indicateurs vous alerte de dérives critiques, vous aide à évaluer une situation, vous guide dans vos décisions, vous appuie pour communiquer des faits et motiver vos équipes autour d'un suivi d'objectifs. Si vous êtes créateurs d'entreprise, vous contrôlez plus facilement le développement de votre affaire grâce au suivi de vos objectifs financiers, marketing, commerciaux... Vous êtes en mesure d'apprécier les écarts entre le prévisionnel de votre business plan et le réalisé (les chiffres réels) - et prendre, le cas échéant, les décisions qui s'imposent et mener les actions nécessaires afin de rectifier le tir et atteindre les objectifs fixés. 2 - Les différents types de tableaux de bord Comme nous venons de le voir, la finalité principale d'un TB est de piloter une activité, c'est-à-dire prendre des décisions pour agir à partir de résultats constatés. Il peut toutefois également être utilisé pour analyser une situation : comprendre les raisons d'un échec (ou même d'un succès), anticiper des menaces, etc. Ce qui donne 3 finalités :  le pilotage opérationnel : il assure le suivi de l'exécution de tâches au niveau des opérations et de la mise en oeuvre d'un plan d'action - exemple : nombre de nouveaux clients pour les vendeurs, taux de rupture de stock pour le service approvisionnement, taux de décroché pour un call-center, gestion de projet, tableau de bord de gestion pour le suivi budgétaire, gestion des risques, etc. Piloter son entreprise devient "Agile" - la réactivité est un facteur clé de succès. Avec ces outils d'aide à la décision, il est aisé de mettre en œuvre des actions correctives appropriées si la situation l'exige.  le pilotage stratégique : il donne une vision globale des activités de l'entreprise au comité de direction (progression du chiffre d'affaires, nombre de clients, parts de marché, évolution de la rentabilité...) et aux parties prenantes. Voir le tableau de bord prospectif de Kaplan et Norton . Il facilite la prise de décision.  l'analyse de données : cette utilisation est moins conventionnelle que les autres. Son objectif n'est pas de délivrer de l'information synthétique et opérationnelle, mais au contraire donner de la matière pour la compréhension des chiffres. Une des applications est l'amélioration continue des processus. Nous sommes dans la recherche de causes. Il est permis de s’interroger s'il s'agit encore d'un tableau de bord sans remettre bien sûr en cause son utilité. NOUVEAU Comment construire un tableau de bord ? Voir la fiche Téléchargez notre fiche pratique en pdf  Explications simples pour une mise en oeuvre facile  Illustrée par des exemples  Fiche pdf agréable et efficace Voir aussi comment bâtir un tableau de bord projet 3 - Comment construire un "bon" tableau de bord ? Pas question de produire des outils pour rien. Vous pouvez crier victoire si le fruit de votre travail est réellement utilisé par ses destinataires, que ce soit vous ou vos collaborateurs ! Mettre en place un tableau de bord accepté et compris est forcément simple et pertinent. Ce qui signifie : 1. 1 - la participation des futurs utilisateurs à la conception du tableau et la sélection des indicateurs. Pour qu'il soit accepté, il est important de les impliquer dès la création. Les risques de faire fausse route (mauvais choix, trop d'informations, etc.) sont fortement réduits. De plus, en étant acteur dans l'élaboration des outils, l’appropriation des utilisateurs est naturelle. Encore faut-il réellement les impliquer et non imposer vos propres idées à chaque étape. 2. 2 - Un nombre limité de mesures pour se focaliser sur l'essentiel. Surtout ne pas surcharger vos tableaux au risque de les rendre illisibles. Certains disent que l'ensemble des mesures doit tenir sur une seule page. 3. 3 - Des résultats incontestables - avec une définition transparente, simple et compréhensible, sans contestation possible - un périmètre défini, concret, pas d'usine à gaz pour calculer les valeurs... 4. 4 - Des indicateurs permettant l'action - un niveau de détail suffisamment précis pour agir. 5. 5 - Des sources de données accessibles (pour le calcul des mesures) 6. 6 - Un modèle de tableau de bord clair, convivial - motivant pour l'exploiter au maximum 4 - Les étapes pour élaborer un TdB Au fil du déroulé des étapes, nous vous suggérons des questions à vous poser pour construire un tableau de bord indispensable, pertinent et opérationnel. Cette méthodologie vous aidera à mettre place un outil efficace. 4.1 Le contenu Déterminez les buts du tableau de bord Pour qu'il soit utile et utilisé, il convient de cerner qui en fera usage et comment (suivi d'action, analyse de données...). Menez une étude du besoin pour fixer le cadre général de construction de l'outil de mesure. Exemple de questions : Utilisateur Qui est le destinataire ? Possède-t-il déjà un système de reporting ? Est-il à l'aise avec rapports dématérialisés ? Utilisation De quel type de tableau de bord a-t-il besoin ? Quelles informations ? Dans quels cas Que va-t-il faire avec ? Suivant quelle fréquence va-t-il consulter les résultats ? Sous quelle forme souhaite-t-il recevoir le tableau de bord ? Ces informations vous seront également utiles pour choisir la solution technique (voir plus bas) Identifiez les objectifs et choisissez les indicateurs clés Il existe globalement 2 types d'indicateurs de performance :  les indicateurs d'activité (ou de processus) : ils mesurent des volumétries en lien avec des objectifs de suivi de productivité (quantités vendues, quantités achetées, nombre de références en stocks,...).  les indicateurs de résultats : financiers, qualité, rentabilité, coûts... ils évaluent une performance. En termes d'efficacité, pour l'atteinte d'un objectif fixé - efficience : pour l'utilisation optimum de moyens. Pour piloter une activité, les indicateurs doivent être reliés à un ou plusieurs inducteur(s) de performance . Pour un objectif donné, il s'agit des causes qui ont un effet majeur sur la performance de l'activité. On parle aussi de variables d'action (chères à la méthode OVAR ). Exemple pour définir vos indicateurs Activité Objectif de l'activité Inducteur de performance Indicateur Obje Gestion des réclamations client Maximiser la satisfaction client du traitement de la réclamation Rapidité de traitement Temps de traitement moyen (indicateur de résultat) - Temps écoulé entre la prise en compte au téléphone la réponse apportée au client 24hs max Nombre de dossiers traités par jour et par 30 personne (indicateur d'activité) Résolution du problème - Apporter une réponse qui satisfait le client Taux de réclamations satisfaites (résultat) 80% Les questions : En fonction des objectifs définis, quels sont les inducteurs de performance ? Quels indicateurs choisir ? Quels sont les objectifs chiffrés alloués à chaque indicateur ? N'oubliez pas que pour être efficace, un objectif doit être "smart" . Autre point, toute mesure s'inscrit dans une notion de Qualité, Coût ou Délai . Gardez en tête cette triade pour choisir vos metrics et ratios. Organisez la hiérarchie du pilotage Si vous êtes amenés à construire un ensemble d'outils pour le pilotage de votre entreprise, soyez vigilant à respecter la cohérence entre les TB de chaque niveau. Par exemple, les objectifs des services doivent se retrouver sous une forme consolidée au niveau supérieur. L'alignement stratégique est un impératif à respecter ! Définissez les fréquences de mise à jour A lire : Concevoir le tableau de bord - Méthodologie, outils et exemples visuels En partenariat avec Amazon Pour savoir quelle périodicité de rafraîchissement des indicateurs retenir (journalière, hebdomadaire, mensuelle... ), il convient de s'interroger sur plusieurs points : Suivant quelle fréquence les changements sont-ils notables ? Suivant quelle périodicité l’interprétation est-elle pertinente et permet-elle d'agir ? Plus vous êtes proche des opérations élémentaires et plus la périodicité doit est réduite . Un opérateur qui uploads/Management/ grace-a-lui.pdf