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GUIDE D’ORGANISATION DES BUREAUX D’ADMISSION ET DE FACTURATION DES HÔPITAUX PUB

GUIDE D’ORGANISATION DES BUREAUX D’ADMISSION ET DE FACTURATION DES HÔPITAUX PUBLICS Edition 2010 Avec l’appui de l’Union Européenne Direction des Hôpitaux et des Soins Ambulatoires « Le contenu de la présente publication relève de la seule responsabilité du contractant et ne peut en aucun cas être considéré comme reflétant l’avis de l’Union européenne ». 3 . Guide d’organisation du BAF Table des matières Introduction....................................................................................................7 Base documentaire légale et contractuelle...................................................9 Fonctions du BAF.........................................................................................12 Accueil – Information – Orientation.........................................................12 Gestion des rendez-vous et des effectifs....................................................12 Gestion des Actes Médico-légaux et de la morgue...................................13 Facturation des prestations.......................................................................13 Recouvrement.............................................................................................13 Gestion de l’Information Hospitalière (GIH)...........................................14 Services rendus par le BAF ........................................................................16 Organisation du BAF...................................................................................18 Section d’Accueil, information et orientation...........................................18 Section Admissions/Facturation...............................................................19 Section de Recouvrement..........................................................................24 Section de la Gestion de l’Information Hospitalière (GIH)....................24 Schéma des sections et sous sections du BAF...........................................26 Organisation des BAF selon la capacité litière..........................................27 Fonctionnement du BAF.............................................................................30 Commentaires préalables.........................................................................30 Bureaux - espaces de travail pour les agents du BAF..............................32 Ressources humaines................................................................................35 Effectif d’agents du BAF selon la capacité litière de l’hôpital................35 Normalisation des Horaires et emplacement des ressources humaines...................................................................................................38 Résumé des unités de travail, dotation en espace de travail et dotation de ressources humaines.................................................................................40 Formation des professionnels et communication interne.........................41 Système d’information et Informatique,....................................................44 Relations avec d’autres départements.......................................................46 4 . Guide d’organisation du BAF Table résumé des Outils de Gestion à utiliser pour diriger quotidiennement une équipe de professionnels de BAF..............................................48 Description des Postes de travail dans le BAF. .............................48 Mesures d’Accompagnement......................................................................52 Indicateurs internes du BAF.......................................................................54 Indicateurs BAF proposés pour le Tableau de Bord hospitalier..............57 5 . Guide d’organisation du BAF Le guide d’organisation des BAF des hôpitaux publics présenté dans ce document, a été élaboré avec le soutien financier et technique de l’Union Européenne dans le cadre du projet d’appui à l’extension de la Couverture Médicale de Base –CMBII. Sous la direction de : • Dr Moulay Mustapha Ismaili Lalaoui, Inspecteur Général du Ministère de la Santé, • Dr Abdelali Belghiti Alaoui, Directeur des Hôpitaux et des Soins Ambulatoires Comité de rédaction : • Dr Ahmed Boudak / DHSA • Dr Abderrahmane Achahboune / DHSA • Dr Abdelilah Boutaleb / Directeur CHP Khémisset • Mustapha Faiz / Responsable du BAF / Hôpital Med V Meknès • Merouane Nouh / Responsable BAF / Hôpital My Youssef Casablanca • Najat Satour / DIM • Fatiha Ifraouen / DIM Comité de lecture : • Dr Mimoune Ennaciri / Chef de la Division des Hôpitaux / DHSA • Aziz Lakhdar / Chef de service des budgets / DHSA Avec l’appui technique de : • Dr Guillemette Majesté / UE-Maroc • Dr Ramon Vila / UE-Maroc 7 . Guide d’organisation du BAF Introduction Le bureau d’admission et de facturation (BAF) des hôpitaux est le premier point de contact du patient avec l’hôpital. Toute l’information nécessaire à la prise en charge du patient et à la gestion de l’hôpital transite par cette structure. L’élaboration de ce guide s’appuie sur les dispositions règlementaires et les conventions en vigueur pour la prise en charge des patients et la facturation de leurs prestations de soins. Il a été testé pendant plusieurs sessions de formation qui se sont tenues en avril 2010 à Rabat et à Fès. Ce guide se veut un document pratique à l’usage des gestionnaires d’hôpitaux et des responsables des BAF. En ce sens, il décrit les fonctions que doit remplir le BAF pour permettre la production de l’information nécessaire à la gestion de l’hôpital et l’organisation à mettre en place afin d’accomplir ses différentes fonctions, en termes d’organisation des espaces de travail, des effectifs du personnel et des activités. Enfin, il propose plusieurs outils de gestion pour assurer le fonctionnement optimal du BAF et pour en objectiver la performance. 1- Formation de formateurs et les deux sessions de la formation de la région Fès-Boulemane 9 . Guide d’organisation du BAF Base documentaire légale et contractuelle Le guide d’organisation du BAF s’appuie sur les dispositions réglementaires et les conventions suivantes : • Décret n°2-06-656 du 13 avril 2007 relatif à l’organisation hospitalière, définissant l’organisation des hôpitaux par niveau de prestations, les Projets d’Etablissement Hospitaliers, le rôle du règlement intérieur de l’hôpital et les rôles et attributions du personnel d’encadrement de l’hôpital. • Décret n°2-08-177 du 29 septembre 2008 portant application des dispositions du livre III de la loi n°65-00 relatives au régime d’assistance médicale –RAMED-, et spécifiant les conditions socio-économiques d’attribution de ce régime, les conditions de prise en charge des bénéficiaires et leurs options de financement (condition de vulnérabilité et pauvreté . • Arrêté conjoint du ministre de la santé et du ministre des finances et de la privatisation n°630-07 du 8 mars 2007 modifiant et complétant l’arrêté conjoint du ministre de la santé et du ministre des finances et de la privatisation n°10- 04 du 25 mars 2004, fixant les tarifs opposables des services et prestations rendus par les hôpitaux et services relevant du ministre de la santé. • Conventions entre le Ministère de la santé et les organismes gestionnaires de l’Assurance maladie pour la prise en charge des affiliés de leur régime : - Convention Nationale entre les Etablissements de Soins et d’Hospitalisation relevant de l’Etat ; 10 . Guide d’organisation du BAF - Convention de partenariat entre le Ministère de la santé et la direction de la mutuelle des Forces Armées Royales- FAR ; - Convention CNOPS / DHSA sur la définition des modalités de prise en charge et de facturation pour les assurés CNOPS ; - Convention de partenariat WAFA Assurance- hôpitaux publics pour la prise en charge des assurés chifaa Assassi ; • Documents internes au Ministère de la santé ayant une importance pour le fonctionnement des BAF: - Projet de règlement intérieur des hôpitaux ; - Guide et manuel des procédures du BAF • Le système d’information de gestion des hôpitaux (SIG- HO) ; Ces dispositions réglementaires et contractuelles ont été enrichies par les orientations de la stratégie sectorielles et par les observations recueillies au cours: - des visites des hôpitaux publics du Ministère de la santé réalisées en octobre 2009, qui ont permis de mieux appréhender les différents aspects de la gestion, l’organisation des admissions et la facturation dans les BAF, - des entretiens avec les structures centrales du Ministère de la Santé : l’inspection générale de la Santé, la Direction des hôpitaux et des soins ambulatoires (DHSA), la Direction de la Planification des Ressources Financières, la Direction de la Réglementation et du Contentieux, la Division d’informatique et des méthodes (DIM), qui ont 11 . Guide d’organisation du BAF permis de préciser les options de développement et de modernisation retenues par le ministère de la santé, - de l’atelier de validation de la proposition de guide tenu fin d’octobre 2009, auquel participaient des représentants du Ministère et des hôpitaux. 12 . Guide d’organisation du BAF Fonctions du Bureau d’Admission et de Facturation Conformément au projet de règlement intérieur des hôpitaux, le BAF assure six fonctions : 1. Fonction d’Accueil, information et orientation 2. Fonction de gestion des rendez-vous et des effectifs 3. Fonction de gestion des actes médico-légaux et de la morgue 4. Fonction de facturation des prestations 5. Fonction de recouvrement 6. Fonction de Gestion de l’Information Hospitalière 1. Accueil – Information – Orientation Dans le cadre de cette fonction, le BAF est amené à assurer les activités suivantes : l L’accueil , l’information et l’orientation des patients, de leurs familles et des visiteurs ; l L’assistance sociale; l La distribution de brochures et autres moyens de communication et d’information ; l La gestion des plaintes reçues ; l L’organisation et l’orientation des familles pour les visites aux patients hospitalisés. 2. Gestion des rendez-vous et des effectifs Pour assurer cette fonction, le BAF doit : l Gérer les rendez-vous d’hospitalisation, de consultations externes, de laboratoire, d’imagerie, ainsi que les rendez-vous pour les traitements et les explorations fonctionnelles, l Gérer les entrées et les sorties de malades, l Gérer les effectifs des patients et leurs mouvements à l’intérieur de l’hôpital, 13 . Guide d’organisation du BAF l Organiser le transfert des patients (à l’intérieur de l’hôpital ou vers un autre hôpital), avec ou sans la participation du SAMU. 3. Gestion des Actes Médico-légaux et de la morgue Cette fonction se décline au niveau du BAF à travers : l La gestion des actes médico-légaux (enregistrer, coordonner les intervenants, transmettre les actes aux bénéficiaires ou leurs familles) et les archiver, l La gestion de la morgue (chambre froide, autopsies, services funéraires, communication médecin légiste, police, tribunal et état civil après accord du Directeur de l’hôpital). 4. Facturation des prestations La fonction de facturation au niveau du BAF consiste à: l Recevoir les fiches de prestations des services d’hospitalisation ou les ordonnances médicales pour les prestations ambulatoires, l Inviter le service concerné à bien renseigner la fiche de prestation si celle-ci est incomplète, l Emettre les factures, l Les transmettre à la régie de recettes pour encaissement auprès du patient et/ou à l’unité de recouvrement en cas de tiers payant, l Transmettre le bilan journalier de la facturation à l’unité de gestion uploads/Management/ guide-baf.pdf