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LES PREMIERS PAS DU SYNDIC BENEVOLE AVERTISSEMENTS PREALABLES Ce guide n’a pas

LES PREMIERS PAS DU SYNDIC BENEVOLE AVERTISSEMENTS PREALABLES Ce guide n’a pas la prétention de transformer un copropriétaire en syndic bénévole expérimenté. Son but est de donner des points de repères aux copropriétaires désireux de s’investir dans cette fonction. Néanmoins, le syndic bénévole a besoin de clefs pour comprendre le fonctionnement d’une copropriété et d’un accompagnement dans sa gestion. Il trouvera ces clefs dans ce livret, ainsi que les informations pour obtenir assistance dans différents domaines. Ce livret renvoie à de nombreux documents essentiels à la gestion de la copropriété, que vous pourrez retrouver sur le site de l’UNARC (ou sur le CD éventuellement joint à ce guide) : - Les textes législatifs, règlementaires (en version intégrale) qui régissent la copropriété, ainsi que les recommandations de la Commission Relative à la Copropriété. - Des modèles de documents à compléter permettant la gestion pratique d’une copropriété : convocation et PV d’assemblée générale, contrat de syndic, tableau de suivi des consommations, modèle de carnet d’entretien, etc. Ce petit guide ne pourra pas répondre à toutes les questions que se pose un syndic non professionnel. De même, un syndic (bénévole ou non) doit se former en permanence, c’est pourquoi nous avons ajouté, à la fin de cet ouvrage, une bibliographie de publications sélectionnées par nos soins. NB : Les frais occasionnés par l’acquisition de ces ouvrages sont évidemment à prendre en charge par la copropriété. L’usage d’Internet est également fortement recommandé, notamment pour une mise à jour régulière des textes énoncés ci avant via le site officiel www.legifrance.gouv.fr L’ARC et les différentes associations régionales membres de l’UNARC peuvent vous apporter leur aide, c’est pourquoi l’adhésion du syndic est recommandée. L’ARC Auvergne-Centre, à l’origine de ce guide, tient à remercier l’UNARC et l’ARC pour leur collaboration nécessaire à sa publication. Claude FELOUZAT Président d’ARC AUVERGNE 2 3 SOMMAIRE POURQUOI UN SYNDIC BENEVOLE ? 5 I. Les difficultés à trouver un syndic 5 II. L’argument économique évidemment 5 III. Des avantages certains de proximité et de suivi 5 SYNDIC BENEVOLE : QUI PEUT ETRE SYNDIC ? DESIGNATION ET DUREE 6 I. Qui peut être syndic bénévole ? 6 II. Quelle forme de gestion choisir pour le syndicat ? 7 1. Le syndicat «normal» : 7 2. Le syndicat dit «coopératif» : 7 III. Les règles de gestion 7 IV. Désignation et durée 8 1. Le syndic bénévole est désigné sur la base d’un contrat 8 2. L’élection du syndic bénévole 8 3. La durée de mandat du syndic bénévole 8 V. Les responsabilités du syndic bénévole 8 VI. Les garanties du syndic bénévole 9 VII. Les compétences pour être syndic bénévole 9 VIII. Les qualités du syndic bénévole 10 IX. Les questions à se poser avant de s’engager comme syndic bénévole 10 LE PASSAGE EN SYNDIC BENEVOLE : UN PEU DE PRATIQUE 11 I. La mise en place de la gestion non professionnelle 11 II. La prise en main de la gestion 12 1. Récupérer l’original du procès verbal de l’AG 12 2. Ouvrir un compte pour la copropriété 12 3. Récupérer les dossiers et archives de la copropriété 12 4. Reprendre les éléments financiers et de gestion 14 5. Le contrat d’assurance 14 6. Informer le conseil syndical 14 7. Disposer d’une assistance autant que de besoin 14 LES MISSIONS DU SYNDIC BENEVOLE 15 I. Les textes 15 1. La loi du 10 juillet 1965 15 2. Le décret d’application du 17 mars 1967 16 3. Le décret et l’arrêté comptables du 14 mars 2005 16 4. Les recommandations de la Commission Relatives à la Copropriété (CRC) 16 5. Le règlement de copropriété 16 II. Missions générales (liste non exhaustive) 17 III. Missions de gestion comptable et financière 18 IV. Missions administratives et d’organisation 18 4 GESTION DES IMPAYÉS (point sur une mission particulière) 18 I. Un impayé c’est quoi ? 18 II. Prévoir un protocole de recouvrement 19 III. La phase amiable ou pré-contentieuse 19 1. La relance simple 19 2. La mise en demeure (par lettre recommandée avec accusé de réception) 19 3. L’échéancier amiable 19 IV. La phase contentieuse 20 1. Les intérêts légaux après mise en demeure 20 2. Le commandement d’huissier, préalable à une prise d’hypothèque 20 3. Engagement d’une procédure judiciaire 20 Organisation et déroulement d’une assemblée générale 21 I. Les assemblées générales 21 II. Le conseil syndical de préparation de l’ag 22 1. Elaborer l’ordre du jour (OJ) de l’AG 22 2. Présenter les comptes de l’année écoulée 23 3. Élaborer le budget prévisionnel 23 III. La convocation de l’AG 23 1. Documents joints à la convocation (pour la validité de la décision) 23 2. Documents joints à la convocation (pour l’information des copropriétaires) 24 IV. La tenue de l’assemblée générale 24 1. Comptabilisation des voix 24 2. Élection du bureau 25 3. Principales questions 25 4. Le vote 25 V. La notification du pv d’assemblée générale 25 les règles des majorités 26 quelle décision pour quelle majorité ? 28 la COMPTABILITÉ 31 I. Le décret comptable du 14 mars 2005 31 1. Principes 31 2. Avantages 31 II. Quelles sont les obligations pour les syndics non professionnels ? 31 III. Quelles solutions ? 32 un mot sur la pratique du budget 32 I. Budget et approbation des comptes 32 II. Vote du budget et ajustement 33 LISTe des textes réglementant la copropriété 34 5 POURQUOI UN SYNDIC BENEVOLE ? I. LES DIFFICULTES A TROUVER UN SYNDIC De plus en plus fréquemment, les petites copropriétés, et mêmes celles plus importantes, ont du mal à trouver un syndic professionnel qui veuille bien les prendre en charge, surtout à un prix raisonnable. En effet les syndics professionnels considèrent la petite copropriété (de 2 à 20 lots principaux) non rentable financièrement. C’est d’ailleurs pourquoi ils appliquent généralement des tarifs forfaitaires importants de l’ordre de 3 000 à 5 000 €. II. L’ARGUMENT ECONOMIQUE EVIDEMMENT Le coût du syndic professionnel, à se partager entre un si petit nombre de copropriétaires peut paraître exorbitant. Et la qualité de service du syndic est souvent très limitée au regard du prix global facturé. C’est pourquoi les petites copropriétés voient dans la désignation d’un syndic «bénévole» une source importante d’économie, mais également d’amélioration de la gestion. Cependant, l’argument purement économique doit être nuancé. Il serait inexact de penser que d’élire un syndic «bénévole» permettra de supprimer totalement les frais de gestion de la copropriété, ceci pour plusieurs raisons : - il faut tenir compte des frais nécessaires au fonctionnement administratif de la copropriété (envoi de courrier, impression des convocations et PV d’AG, recouvrement des impayés, etc.), - du versement d’une éventuelle indemnité demandée par le syndic «bénévole» pour l’accomplissement de sa fonction, - de plus, le syndic «bénévole», n’ayant pas forcément les compétences juridiques, techniques, ou comptables nécessaires, peut être amené à s’entourer de conseils (avocat, comptable, architecte) et à se munir d’outils (matériel informatique, logiciels, guides, etc.). Cela a évidemment un coût. III. DES AVANTAGES CERTAINS DE PROXIMITE ET DE SUIVI Le syndic «bénévole» apporte une certaine convivialité et une motivation dans la gestion, puisque le syndic défend ses propres intérêts en même temps que ceux de la copropriété. La proximité de gestion permet une vraie présence sur place (ce qui n’est 6 pas le cas pour toutes les copropriétés avec un syndic professionnel) et donc une surveillance plus étroite de l’exécution des travaux, le contrôle strict des consommations d’énergie et de fluides (eau froide, eau chaude sanitaire, chauffage) ce qui amène des économies substantielles. Le suivi régulier des différents contrats (assurance, entretien, ascenseurs, etc.) et la remise en concurrence périodique est une autre source importante d’économies en cas de gestion non professionnelle. Un meilleur respect du règlement de copropriété, et du règlement intérieur s’il en est, ne peut qu’amener à plus de convivialité et à améliorer la qualité de vie. Il faut souligner que, par la force des choses, il existe des liens plus étroits entre les copropriétaires et le syndic «bénévole», une meilleure prise en compte des problèmes, ce qui est de nature à favoriser les solutions rapides et adaptées, une relation plus souple avec les copropriétaires, surtout si le syndic possède des qualités de communication et la disponibilité nécessaire à sa fonction. En effet, cette fonction exige de consacrer un certain temps, voire un temps certain, à la copropriété, et il ne faut surtout pas négliger ce point avant de se lancer dans cette prise de fonction. SYNDIC BENEVOLE : Qui peut être Syndic ? Désignation et Durée Nota : pour simplifier, on emploiera dans la suite du document, sauf précision expresse, le terme générique de «syndic bénévole», que celui-ci soit indemnisé ou non dans le cadre de sa fonction. I. QUI PEUT ETRE SYNDIC BENEVOLE ? Dans le cadre de l’administration d’une copropriété petite ou moyenne, le syndicat des copropriétaires peut décider en assemblée générale qu’un copropriétaire prenne le mandat, en tant que «non professionnel», plus souvent désigné aussi par le qualificatif «bénévole». L’article 28 du décret du 17 mars 1967 précise que «les fonctions de syndic peuvent être assumées uploads/Management/ guide-du-syndic-benevole.pdf