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GUIDE DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES DESTINÉ AUX ENTREPRISES DES TECHNOLOGI

GUIDE DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES DESTINÉ AUX ENTREPRISES DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION Module 1 : Planification des ressources humaines GUIDE DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES GUIDE DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES DESTINÉ AUX ENTREPRISES DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION Réalisé et mis à jour en 2013 par 1 GUIDE DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES Éditeurs TECHNOCompétences : Marie-Josée Tessier, directrice générale Collaboration : Marian Lavoie, directeur, Direction de la planification et du partenariat, Emploi-Québec, région de la Capitale-Nationale; Renaud Turcotte, conseiller en intervention sectorielle, Emploi-Québec, région de la Capitale-Nationale; Marie Daigneault, conseillère en intervention sectorielle, Emploi-Québec Réalisation : FRP Groupe-Conseil Édition et révision : Carole Pageau, TECHNOCompétences Conception graphique et révision : Communications Bizness, Eykel Design Mise à jour 2013 Chargés de projet : Vincent Corbeil, gestionnaire de projet TECHNOCompétences; Karine Martin, chargée de projet - communications TECHNOCompétences Réalisation : Alia conseil Conception graphique : Médialog Révision : Vickie Bonsaint TECHNOCompétences Comité sectoriel de main-d’œuvre en technologies de l’information et des communications 550, rue Sherbrooke Ouest Bureau 100 Montréal (Québec) H3A 1B9 Téléphone : (514) 840-1237 www.technocompetences.qc.ca TECHNOCompétences est financé par Emploi-Québec et ses partenaires de l’industrie. © TECHNOCompétences, 2003 ISBN 978-2-922902-57-0 Dépôt légal – Bibliothèque nationale du Québec, 2013 Dépôt légal – Bibliothèque nationale du Canada, 2013 Nota bene Dans ce document, l’emploi du masculin n’a d’autres fins que celle d’alléger le texte. 2 GUIDE DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES L’Industrie des TIC est au cœur de la croissance économique du Québec. Ancrée dans le présent et avec un avenir assuré, elle permet à une main-d’œuvre sans cesse grandissante d’exploiter ses talents et de se développer dans un environnement axé sur l’entreprenariat et la capacité à commercialiser ses efforts. Nos 1600 entreprises ayant de 10 à 200 employés travaillent chaque jour à la réalisation de ces objectifs. Il nous aurait été impossible de vous offrir ce guide sans leur demander un petit effort additionnel. Nous dédions également cette mise à jour 2013 à tous les dirigeants de PME et spécialistes des ressources humaines qui font de la gestion des RH un enjeu stratégique pour la réalisation de leurs objectifs de croissance. L’équipe de TECHNOCompétences. Entreprises participantes ArtMédia De Marque DLP Internet GÉOCOMtms Interstation iXmédia KOREM La Société conseil Lambda Les Logiciels Dynagram Sarbakan Silver Leap Technologies 3 GUIDE DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION . ................................................................................................................. 7 MODULE I : Planification des ressources humaines ...................................................... 11 INTRODUCTION . ................................................................................................................. 11 OBJECTIFS DE LA PLANIFICATION ................................................................................... 12 ÉTAPES DE LA PLANIFICATION ......................................................................................... 12 Étape 1 » Réflexion stratégique . ................................................................................... 12 Étape 2 » Prévision des besoins en ressources humaines . .......................................... 14 Étape 3 » Prévision de la disponibilité des ressources humaines . ................................ 15 Étape 4 » Analyse de l’écart ......................................................................................... 16 Étape 5 » Planification des actions liées aux ressources humaines ............................. 16 Outils : Modèle de prévision des besoins en ressources humaines (Outil no 1) ....................... 14 Modèle de plan d’action pour la planification des ressources humaines (Outil no 2) .... 17 MODULE 2 : Dotation . ....................................................................................................... 19 INTRODUCTION . ................................................................................................................. 19 OBJECTIFS DE LA DOTATION . ........................................................................................... 19 ÉTAPES DU PROCESSUS DE DOTATION . .......................................................................... 19 Étape 1 » Analyse du besoin de main-d’œuvre . ............................................................ 20 Étape 2 » Recrutement . ................................................................................................ 21 Étape 3 » Présélection des candidats ........................................................................... 24 Étape 4 » Rencontre de sélection . ................................................................................ 25 Étape 5 » Réflexion faisant suite à l’entrevue . .............................................................. 27 Étape 6 » Décision d’embauche ................................................................................... 28 Outils : Modèle de profil de poste (Outil no 3) ........................................................................... 21 Grille d’élaboration du profil du candidat (Outil no 4) ..................................................... 21 Modèle d’offre d’emploi (Outil no 5) . ............................................................................. 23 Grille de sélection des curriculum vitæ (Outil no 6) ....................................................... 24 Lettre ou courriel de refus (Outil no 7) . .......................................................................... 24 Exemples de questions d’entrevue de sélection et de questions à éviter (Outil no 8) . . 26 Grille d’entrevue (Outil no 9) . ......................................................................................... 26 Grille d’évaluation des candidats (Outil no 10) . .............................................................. 26 Formulaire de consentement (Outil no 11) .................................................................... 29 Lettre de promesse d’embauche (Outil no 12) . ............................................................. 29 MODULE 3 : Manuel de l’employé . .................................................................................. 33 INTRODUCTION . ................................................................................................................. 33 OBJECTIFS DU MANUEL DE L’EMPLOYÉ . ........................................................................ 33 ÉTAPES D’ÉLABORATION DU MANUEL DE L’EMPLOYÉ ................................................. 33 Étape 1 » Création d’un comité de travail représentatif . ............................................... 34 Étape 2 » Réflexion sur chacun des thèmes et des enjeux liés aux ressources humaines . .. 34 Étape 3 » Positionnement sur les différentes politiques et rédaction ......................... 37 Étape 4 » Communication aux employés ..................................................................... 38 Outils : Aide-mémoire (Outil no 13) . ........................................................................................... 38 4 GUIDE DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES MODULE 4 : Accueil et intégration . ................................................................................. 41 INTRODUCTION . ................................................................................................................. 41 OBJECTIFS DE L’ACCUEIL ET DE L’INTÉGRATION ........................................................... 41 ÉTAPES DE L’ACCUEIL ET DE L’INTÉGRATION ................................................................. 42 Étape 1 » Préparation à l’accueil ................................................................................... 42 Étape 2 » Accueil (la première journée) ........................................................................ 43 Étape 3 » Intégration (les premières semaines) ........................................................... 44 Étape 4 » Suivi et évaluation . ........................................................................................ 47 Outils : Exemple d’une grille de préparation à l’intégration (Outil no 14) ................................... 43 Grille pour l’entraînement à la tâche (Outil no 15) ......................................................... 45 Formulaire d’évaluation de la période de probation (Outil no 16) .................................. 47 MODULE 5 : Politique de rémunération . ......................................................................... 51 INTRODUCTION . ................................................................................................................. 51 OBJECTIFS DE LA POLITIQUE DE RÉMUNÉRATION . ....................................................... 51 STRATÉGIE GLOBALE DE RÉMUNÉRATION ..................................................................... 52 ÉTAPES DE MISE SUR PIED D’UNE POLITIQUE DE RÉMUNÉRATION ............................ 52 Étape 1 » Définir les enjeux de l’organisation en matière de rémunération ................. 52 Étape 2 » Identifier et choisir les éléments de la rémunération qui favoriseront les résultats et les comportements attendus . .............................................. 53 Étape 3 » Analyser les emplois . .................................................................................... 54 Étape 4 » Déterminer les salaires apparaissant dans la grille ....................................... 56 Étape 5 » Établir les augmentations salariales . ............................................................. 57 Étape 6 » Comparer la rémunération avec celle offerte dans l’ensemble du marché.... 58 Outils : Modèle de grille salariale (Outil no 17) . .......................................................................... 57 MODULE 6 : Évaluation du rendement ........................................................................... 61 INTRODUCTION . ................................................................................................................. 61 La gestion de carrière . ......................................................................................................... 62 OBJECTIFS DE L’APPRÉCIATION DU RENDEMENT . ......................................................... 62 ÉTAPES DE L’APPRÉCIATION DU RENDEMENT ............................................................... 63 PHASE 1 » RENCONTRE INDIVIDUELLE . .................................................................... 63 Étape 1 » Se préparer ................................................................................................... 63 Étape 2 » Faire la rencontre .......................................................................................... 65 Étape 3 » Échanger . ...................................................................................................... 66 Étape 4 » Conclure la rencontre . ................................................................................... 67 PHASE 2 » SUIVI DE L’ENTENTE ................................................................................. 68 PHASE 3 » BILAN DU RENDEMENT . ........................................................................... 68 Outils : Grille phase 1 — Discussion et entente mutuelle (Outil no 18) . .................................... 64 Plan de développement individuel (Outil no 19) ............................................................ 67 Grille phase 3 — Rencontre annuelle (Outil no 20) . ....................................................... 69 5 GUIDE DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES MODULE 7 : Formation et développement professionnel . ............................................ 71 INTRODUCTION . ................................................................................................................. 71 OBJECTIFS DE LA FORMATION ........................................................................................ 71 DÉFINITIONS CLÉS . ............................................................................................................ 72 CYCLE DE LA FORMATION ................................................................................................ 72 Étape 1 » Identification et analyse des besoins de formation ...................................... 73 Étape 2 » Planification et conception de la formation . .................................................. 75 Étape 3 » Diffusion de la formation .............................................................................. 78 Étape 4 » Évaluation et suivi postformation . ................................................................. 79 Outils : Outils d’identification des besoins (Outils no 21 et no 22) ............................................. 74 Outils de planification (Outils no 23 et no 24) . ................................................................ 76 Outils d’évaluation de la formation et de transfert des apprentissages (Outils no 25 et no 26.) ............................................................................................ 79 MODULE 8 : Supervision et encadrement ...................................................................... 83 INTRODUCTION . ................................................................................................................. 83 CYCLE DE LA SUPERVISION . ............................................................................................. 85 COMMUNICATION ............................................................................................................. 88 LEADERSHIP . ...................................................................................................................... 91 MOBILISATION ................................................................................................................... 94 RÉTENTION DU PERSONNEL ............................................................................................ 95 GESTION DU CHANGEMENT . ............................................................................................ 95 MODULE 9 : Santé et sécurité au travail . ........................................................................ 101 INTRODUCTION . ................................................................................................................. 101 OBJECTIFS DES STRATÉGIES DE SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL . ............................. 101 DÉMARCHE POUR ÉLIMINER LES DANGERS .................................................................. 102 Étape 1 » Identifier . ....................................................................................................... 102 Étape 2 » Corriger et prévenir . ...................................................................................... 103 Étape 3 » Contrôler ....................................................................................................... 105 MODULE 10 : Mesures disciplinaires . .............................................................................. 111 INTRODUCTION . ................................................................................................................. 111 OBJECTIFS DES MESURES DICIPLINAIRES . ..................................................................... 112 DÉFINITIONS CLÉS . ............................................................................................................ 112 ÉTAPES DES MESURES DISCIPLINAIRES ......................................................................... 113 Étape 1 » Entrevue de conciliation (phase explicative) ................................................. 114 Étape 2 » Entrevue de conciliation (phase incitative) . ................................................... 114 Étape 3 » Entrevue pour mesure disciplinaire (phase corrective) .................................... 114 Étape 4 » Suspension ou congédiement (phase punitive) ............................................ 115 Outils : Lettre d’avis disciplinaire (Outil no 27) . .......................................................................... 116 CONCLUSION .................................................................................................................... 117 BIBLIOGRAPHIE ................................................................................................................. 118 6 GUIDE DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES Malheureusement, le manque de temps et d’expérience ainsi que l’absence de soutien, d’encadrement et d’outils sont souvent des raisons qui obligent les organisations à mettre au second plan la gestion des ressources humaines. Pourtant, il s’agit là d’un des enjeux stratégiques de la uploads/Management/ guide-grh-pdf.pdf