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Fiches Principes Fiches Méthodes Fiches Métiers Fiches Outils Fiches Exemples Ressources Fiches générales Fiches Fiches Fiches sur la spécifiques spécifiques spécifiques démarche du aux services aux services aux services pilotage de la de niveau de niveau BOP de niveau UO performance Programme Fiche 1 Fiche 2 Élaborer le plan Définir les objectifs stratégique du service et indicateurs du programme Fiche 3 Fiche 4 Préparer la déclinaison Décliner les objectifs des objectifs et indicateurs et indicateurs au niveau des BOP du programme Fiche 5 Définir et documenter les indicateurs Fiche 6 Fiche 10 Fiche 11 Mettre en place une Préparer le dialogue Préparer le dialogue démarche de contrôle de gestion de gestion de gestion programme / BOP BOP / UO Fiche 7 Fiche 12 Élaborer un tableau Articuler le dialogue de bord de pilotage de gestion autour du DCR Fiche 8 Utiliser le tableau de bord de pilotage dans l’animation du service Fiche 9 Structurer un tableau de bord de pilotage Fiches Principes Élaborer 1 Fiches Méthodes Fiches Métiers le plan stratégique Fiches Outils du service Fiches Exemples Niveaux concernés > Programme Ressources > BOP > UO Mise en situation Le responsable de service, en charge du pilotage de la performance, doit mobiliser son équipe autour d’objectifs partagés. Tenant compte du contexte, des enjeux locaux et des objectifs qui lui sont assi-gnés, il doit faire émerger dans la concertation, une adhésion autour d’un plan stratégique explicitant les missions et les orientations pluriannuelles du service. Quelles sont les étapes pour définir la stratégie d’un service ? Quels sont les éléments struc- turants de l’environnement à prendre en compte ? Comment se traduit concrètement la stratégie du service ? Les objectifs Expliciter les différentes étapes de l’élaboration d’un plan stratégique Faire un état Exprimer les Identifier Déterminer des lieux ambitions et les activités et prioriser et analyser les définir les objectifs contribuant aux les objectifs enjeux stratégiques objectifs stratégiques opérationnels Les prérequis • Volonté managériale : c’est une réflexion impulsée et menée par le directeur. • Le plan stratégique est le premier maillon de la mise en place du contrôle de gestion. La démarche 1 Analyser globalement les enjeux du service Que veulent les donneurs d’ordres (ministre, responsable de programme, préfet, chef de service, …) en fonction du contexte ? Analyser les enjeux du service à partir : • des politiques publiques exprimées par les projets annuels de performance (PAP) des programmes auxquels le service contribue ou leur traduction dans les budgets opérationnels de programme (BOP) ; • des politiques territoriales définies dans les plans d’actions stratégiques de l’État en région ou département (PASER, PASED) ou autres documents stratégiques ; • du contexte et de l’environnement du service, interne (départs en retraite importants, mobilités, organisation, etc.), et externe au service (contexte local, prise en compte des risques, etc.). On pourra utiliser des outils tels que la carte stratégique et l’analyse des forces et faiblesses des territoires,… v.03.07 Fiche Méthode - Élaborer le plan stratégique du service - 1 Fiches Méthodes Élaborer le plan stratégique 1 du service La démarche (suite) 2 Exprimer des ambitions pour le service et traduire ces ambitions en objectifs stratégiques Quels sont les résultats que l’on cherche à obtenir pour concrétiser ces ambitions ? Les ambitions sont une vision, une orientation générale du service. Les objectifs stratégiques explicitent les ambitions et donnent des voies pour y parvenir. EXEMPLE Sur la base des principes fondamentaux de son action et des enjeux majeurs des années à venir, la DGAC a formulé plusieurs ambitions et déterminé des objectifs stratégiques correspondants. AMBITION 1 « Devenir une référence européenne » Objectifs stratégiques associés : • formuler et proposer une vision prospective et stratégique de la DGAC • être moteur de la mise en œuvre du ciel unique européen • faire partager les positions françaises au niveau international 3 Décliner les objectifs stratégiques retenus sur les activités du service Sur quels processus essentiels ou activités agir ? Les objectifs stratégiques doivent être analysés en fonction des activités du service afin de les concrétiser. Ils peuvent : • générer une nouvelle activité et faire émerger des évolutions de structures dans le service ; • amener à renforcer une activité du service ; • amener à diminuer ou abandonner une activité qui présente moins d’enjeux. Cet exercice de déclinaison doit s’accompagner d’une réflexion sur l’organisation des ressources : • y a-t-il de nouvelles compétences à développer ? Des compétences à consolider ? • quels moyens consacrer aux différentes activités, aux différents objectifs ? Le projet stratégique peut se limiter aux orientations stratégiques telles que définies précédemment. Pour lui donner une traduction concrète et faciliter son appropriation par le plus grand nombre, il est souhaitable de poursuivre l’exercice en déterminant les objectifs opérationnels qui en découlent. 4 Déterminer et prioriser en concertation les objectifs opérationnels à atteindre Comment piloter le changement et orienter l’action vers les résultats attendus ? Pour chaque activité du service, il s’agit de définir comment cette activité peut contribuer aux objectifs stratégiques retenus dans le plan stratégique du service. Les responsables d’activités doivent être associés et impliqués dans la définition de ces objectifs. Ex : réunion d’équipes, séminaires cadres. Compte tenu des ressources à disposition (humaines, technologiques, financières…), il faut préciser quels sont les priorités et les objectifs majeurs autour desquels mobiliser les collaborateurs et organiser le dialogue (hiérarchie / commanditaires / partenaires/agents). AMBITION 1 Activité A Activité B Activité C Obj.Strat.1 2 Objectifs opé. 1 objectif opé. Obj. Strat 2 NA 3 objectifs opé. 5 Déterminer les indicateurs associés aux objectifs et définir les leviers d’action correspondant Un indicateur doit être choisi afin de mesurer de manière objective les résultats concrètement atteints. La cible associée traduit l’objectif de manière chiffrée en fixant le niveau de performance à atteindre. En fonction de ce niveau de performance requis, le service va devoir identifier les leviers d’action à mettre en œuvre pour atteindre les résultats souhaités. EXEMPLE Au ministère, des plans stratégiques de services sont établis à différents niveaux et prennent des appellations différentes : - au niveau des administrations centrales (plan stratégique de la DGMT, projet de service du SG, plan d’action de la DGPA…) ; - le document de coordination régional (DCR) synthétise et met en cohérence les priorités stratégiques issues des programmes et les priorités locales et les traduit en objectifs opérationnels. C’est le plan stratégique de la DRE. Il remplace les anciens OSER ; - le projet de service des DDE constituera à terme leur projet stratégique. Fiches Principes Fiches Méthodes Définir les objectifs 2 Fiches Métiers et indicateurs Fiches Outils du programme Fiches Exemples Niveaux concernés > Programme Ressources Mise en situation Sous l’autorité du ministre, le responsable de programme traduit les éléments de stratégie des politiques publiques qu’il porte en objectifs qui pourront être déclinés dans les services pour leur mise en œuvre. Le responsable de programme s’engage devant le Parlement sur une performance déclinée en objectifs dans les projets annuels de performance (PAP). Il rend compte de leur atteinte au moyen d’indicateurs pertinents et documentés dans les rapports annuels de performance (RAP). Pour ses besoins propres de pilotage, il doit compléter les objectifs du PAP. Quels sont les éléments clés pour définir des objectifs et indicateurs clairs dans les programmes, reflets des orientations stratégiques prises par le ministère ? Les objectifs Traduire la stratégie S’engager devant du programme en objectifs le Parlement sur des en tenant compte résultats dans les du contexte des services documents budgétaires Définir des objectifs et indicateurs complémentaires pour les besoins de pilotage du programme Améliorer les objectifs et indicateurs en travaillant sur la communication La démarche Les objectifs 1 • Les objectifs des programmes traduisent les politiques publiques portées par le sont fixés ministère. au niveau • Ces objectifs doivent s’alimenter des informations remontant du niveau régional national, et local, notamment par les éléments fournis dans les documents de coordination et s’alimentent régionale (DCR). du contexte local • La fixation chaque année des objectifs s’alimente des exercices passés. Le bilan de l’exercice précédent a été formalisé dans le RAP. Il faut capitaliser l’expérience et identifier les bonnes pratiques et les indicateurs pertinents à généraliser. • Les objectifs et indicateurs nationaux respectent des caractéristiques générales. > voir fiche Principes “Objectifs” et “Indicateurs” Les objectifs 2 • Le choix d’objectifs est représentatif des aspects essentiels du programme : définis dans - ils concernent les actions les plus consommatrices de crédits et / ou d’effectifs ou bien les programmes celles qui présentent les enjeux de politique publique jugés les plus importants au titre - ils correspondent aux leviers d’action placés sous la responsabilité du programme du PAP ont des • Le choix d’objectifs doit traduire de manière équilibrée les trois dimensions de spécificités la performance : objectifs d’efficacité socioéconomique, de qualité de service et d’efficience de gestion, correspondant respectivement aux attentes des citoyens, des usagers et des contribuables. • Le suivi annuel des objectifs du PAP impose une certaine stabilité du volet perfor- mance. • Cinq objectifs par programme et deux indicateurs par objectif est une moyenne uploads/Management/ guide-performance-min-transport-equipement-tourisme-mer-methodes.pdf