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1 GUIDE PRATIQUE DE CONTROLE DE LA QUALITE DE GESTION 2 SOMMAIRE Préambule.....

1 GUIDE PRATIQUE DE CONTROLE DE LA QUALITE DE GESTION 2 SOMMAIRE Préambule...................................................................................................................................... 3 CHAPITRE I : PREPARER LE CONTROLE .................................................................... 4 1- La programmation .......................................................................................................................... 4 2- Le lancement du contrôle ............................................................................................................... 7 3- La prise de connaissance de l’entité à contrôler ...................................................................... 9 4- Le programme de vérification .................................................................................................... 10 5- La notification du contrôle .......................................................................................................... 14 CHAPITRE II : EXECUTION DE LA MISSION DE CONTROLE ....................16 1- Réunion de lancement du contrôle ........................................................................................17 2- Contrôle sur pièce et sur place ...............................................................................................19 3- Pouvoir d’exécution du contrôle, droit de communication et pouvoir d’investigation ..............................................................................................................................24 4- Supervision de la mission de contrôle ..................................................................................24 5- Réunion de clôture du contrôle sur site .................................................................................25 CHAPITRE III : REDIGER ................................................................................................... 27 1- Le rapport avant délibéré ......................................................................................................... 27 2- Le dossier de preuve .................................................................................................................. 30 3- La protection des informations ............................................................................................... 30 4- Le dépôt du rapport .................................................................................................................... 31 CHAPITRE IV : DELIBERER .............................................................................................. 32 1- Ordonnance de désignation des membres de la formation délibérante ...................... 32 2- Le délibéré ..................................................................................................................................... 32 3- Le travail post-délibéré .............................................................................................................. 33 4- Mise à jour du dossier de contrôle ......................................................................................... 33 CHAPITRE V : CONTREDIRE ...........................................................................................35 1- L’envoi du rapport ......................................................................................................................35 2- L’analyse des réponses ..............................................................................................................36 3- Les débats .......................................................................................................................................36 4- Le rapport d’analyse des réponses ........................................................................................36 CHAPITRE VI : PREPARER LES SUITES RESERVEES AU CONTROLE DE LA QUALITE DE GESTION .......................................................................................................... 38 1- Les principaux cas de suite ........................................................................................................... 38 2- Transmission des suites .................................................................................................................. 39 3- Autres cas de suites liés au contrôle de la qualité de gestion ................................................... 40 3 PREAMBULE Le contrôle de la gestion consiste à s’assurer de la régularité et de la fiabilité de l’ensemble des opérations financières, comptables et patrimoniales et à apprécier la réalisation avec économie, efficacité et efficience des programmes de l’entité contrôlée. Le guide pratique de contrôle de la qualité de la gestion de la Cour des comptes vise à : - accompagner les magistrats pour conduire des contrôles de la gestion avec professionnalisme en respect des textes régissant la Cour des comptes, de son code déontologique et de son manuel des normes de contrôle en vigueur ; - formaliser et uniformiser les procédures et méthodes de contrôle pratiquées par les chambres nationales et territoriales pour traiter de manière égale tous les organismes soumis au contrôle de la Cour des comptes ; - améliorer l’efficacité et l’efficience des missions de contrôle en valorisant les pratiques permettant d’atteindre les objectifs du contrôle tout en optimisant la qualité des contrôles, les délais et les ressources utilisés pour leur réalisation ; - capitaliser le savoir- faire en matière de contrôle de la gestion acquis par la Cour et le mettre à la disposition de tous les magistrats notamment les nouveaux entrants. Le présent guide décrit les principes, les normes, la procédure et les étapes que doit respecter le rapporteur dans la conduite d’une mission de contrôle en respect des textes régissant la Cour et des normes ISSAI 100 et 300. Il est complété par le guide métier qui décrit les outils à utiliser dans l’exécution du contrôle, les critères à appliquer, les analyses à mener et les méthodes à appliquer par module, par fonction, métier et thème. Le guide pratique constitue un outil aussi bien pour l’encadrement des chambres que pour les magistrats rapporteurs, les magistrats assistants et les vérificateurs. Il est structuré autour de 6 étapes retraçant le cheminement et le déroulement, aussi proche que possible, de la réalité d’une mission de contrôle de la qualité de la gestion, de la programmation de l’opération de contrôle jusqu’à l’approbation du rapport et l’exécution des suites du contrôle. Il capitalise et valorise les bonnes pratiques de contrôle de la Cour. Il est élaboré, avec le concours des paires1 qui ont une grande expérience dans le domaine du contrôle de la gestion, dans une optique pédagogique en vue de rappeler à tous les intervenants de la Cour les dispositions règlementaires, les normes déontologiques et professionnelles et les bonnes pratiques avérées à observer à toutes les étapes du processus de contrôle. 1 Dans le cadre de l’opération de jumelage des Cours des comptes française et algérienne 4 1- LA PROGRAMMATION Termes de référence Ordonnance 95-20 modifiée et complétée : articles 41 (4), 54 alinéa 3, 69 à 73 Règlement intérieur : article 3, 7, 15, 18, 70, 71 et 72 Manuel des normes : § 20, 68, 71 et 77 1.1 Programmes annuels et pluriannuels2 Tout contrôle s'inscrit dans une programmation annuelle ou pluriannuelle. Le Président de la Cour, durant l’exercice N et dès le début de la période de préparation des programmes annuels et pluriannuels de l’exercice N+1 de la Cour, donne des orientations relatives aux axes stratégiques de contrôle retenus par la Cour des comptes dans une note d’orientation méthodologique adressée à toutes les chambres nationales et territoriales. En exécution de cette note stratégique, chaque président de chambre demande par écrit joint à la note stratégique, dans un délai fixé, à l’ensemble des magistrats relevant de sa chambre de faire des propositions écrites sur les opérations de contrôle organique et/ou thématique en respect des orientations stratégiques. Les propositions des magistrats doivent s’inscrire dans le cadre du fichier des organismes relevant de la compétence de la chambre régulièrement mis à jour (résultats et périodicité des contrôles antérieurs et actualisation des données économiques et financières des organismes), des résultats des travaux d’apurement antérieurs relevant des faits de qualité de gestion et en adoptant une approche par les risques. Elles doivent être suffisamment motivées en précisant :  les risques justifiant le choix de l’opération : les enjeux économiques et financiers, organisme non contrôlé auparavant, les informations obtenues par la chambre et appuyées le cas échéant par des documents telles que : coupures de presse, rapport du commissaire aux comptes, étude sectorielle, états financiers, résultats des apurements etc...;  les objectifs du contrôle et les axes de contrôle à retenir justifiant la pertinence de la proposition et l’intérêt de sa programmation pour toutes les parties prenantes du contrôle (Cour des comptes, les gestionnaires, les pouvoirs publics et l’opinion publique). Ces propositions sont examinées par toute la chambre réunie. 2 Le détail doit être explicité dans la procédure des programmes annuels et pluriannuels CHAPITRE I : PREPARER LE CONTROLE 5 Les chambres adoptent leurs programmes en tenant compte du nombre de vacations, en application du référentiel3 adopté dans ce cadre par la Cour, dont elles disposent et des opérations antérieures de contrôle en cours d’exécution. Les programmes des chambres, accompagnés de fiches synthétiques notamment des opérations de contrôle de la gestion, sont transmis, dans le délai fixé, au rapporteur général des programmes et évaluations pour être présenté ensuite au CPR. 1.2- La fiche de synthèse de l’opération de contrôle de la qualité de la gestion4 En une (01) page, elle doit comprendre : - une courte présentation de l’entité proposée en précisant si elle a fait l’objet d’un contrôle auparavant, ses ressources et ses dépenses, son secteur d’activité, les textes qui la régissent…….. ; - un exposé succinct des raisons du choix de l’entité pour l’inscrire dans le programme de contrôle : entité activant dans un secteur à risques, thème retenu d’une actualité pouvant alimenter le rapport annuel… ; - les objectifs du contrôle de la qualité de la gestion de l’entité qui doivent être fixés en tenant compte de la possibilité d’enrichir le rapport annuel de la Cour, de participer à l’amélioration de la gestion de l’entité en matière d’organisation et de contrôle interne à travers des recommandations…. - les axes de contrôle qui constituent le périmètre des investigations du magistrat qui permettront d’atteindre les objectifs fixés du contrôle, exemple : la stratégie et l’organisation de l’entité, la fonction achat, la fonction finances… - la faisabilité5 de l’opération de contrôle : en fixant les délais prévisionnels de l’opération de contrôle, les ressources humaines nécessaires en précisant le rang du magistrat rapporteur et la composition et le rang des membres de l’équipe qui doit l’assister dans la conduite de la mission, le nombre prévisionnel de vacations et la date prévisionnelle de remise du rapport ; Le programme adopté définitivement par le CPR est communiqué aux chambres par une décision du président de la Cour des comptes en vue de l’exécuter. 3Le référentiel doit fixer le nombre de vacations cibles pour chaque type de contrôle en tenant compte de l’importance de l’organisme et d’un nombre de 215 vacations par magistrat par année. 4 Prévoir les rubriques que doit contenir une fiche de synthèse pour toutes les chambres (annexe…) 5 Il est préférable pour la Cour des comptes d’introduire la note de faisabilité dans ses procédures pour les contrôles de la gestion complexe nécessitant des délais et des ressources importants 6 1.3- L’équipe de contrôle Le rapporteur de la mission de contrôle doit être un magistrat et peut être assisté dans la mission par un ou plusieurs magistrats et/ou un vérificateur. Il doit être choisi en fonction de son grade (magistrat de la hors hiérarchie, conseiller ou auditeur), et de sa compétence pour le thème uploads/Management/ guide-pratique-de-controle-de-la-qualite-de-gestion.pdf