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Conseils de mise en œuvre pour les partenaires de l’USAID New Partners Initiati

Conseils de mise en œuvre pour les partenaires de l’USAID New Partners Initiative À propos de l’initiative pour la recherche de nouveaux partenaires L’Initiative pour la recherche de nouveaux partenaires (NPI), lancée en 2005 lors de la Journée mondiale du SIDA, est une action initiée par le PEPFAR pour aider les nouveaux partenaires autochtones à renforcer leur capacité à lutter contre le VIH/SIDA au niveau local. Créé dans le cadre du Plan d’urgence présidentiel américain d’aide à la lutte contre le SIDA (PEPFAR), le projet NPI finance des partenaires sélectionnés au préalable parmi des organisations non gouvernementales (ONG) en mesure d’atteindre les personnes nécessitant des services liés au VIH/SIDA mais qui manquent d’expérience en termes de collaboration avec le Gouvernement américain. Ces ONG, incluant aussi bien des organisations communautaires que confessionnelles, mettent en œuvre des programmes de prévention et de soins liés au VIH/SIDA dans les pays visés par le PEPFAR. Grâce à une assistance technique personnalisée et des formations globales, le projet NPI permet d’améliorer les capacités techniques et organisationnelles des partenaires et d’assurer la qualité et la viabilité des programmes de lutte contre le VIH. Par l’intermédiaire des ressources, des formations, des activités de développement des compétences et du site Web, www.NPIConnect.Net, une plate-forme d’échange d’informations et de ressources pour les bénéficiaires, le programme d’assistance technique NPI vise à : 1. renforcer la capacité des partenaires ; 2. développer la responsabilité communautaire ; et 3. améliorer la qualité des services de prévention et de soins liés au VIH. Cette volonté de créer des organisations efficaces en plus de programmes solides était un aspect déterminant du projet NPI. Remerciements L’ouvrage Conseils de mise en œuvre pour les partenaires de l’USAID est une initiative collaborative, qui tire partide la sagesse et de l’expérience de nombreuses personnes et organisations. Parmi elles, peut être cité, le personnel technique du projet NPI CAP de FHI 360 qui a identifié les besoins communs et prodigué des conseils appropriés. Les prestataires d’assistance technique JSI/NuPITA et leur partenaire Initiatives, Inc. ont également contribué à la publication en apportant des informations supplémentaires. Nous remercions aussi tout particulièrement l’équipe de communication du Programme de partenaires compétents (CAP) qui a aidé à conceptualiser, rechercher, rédiger et réviser chacun des numéros de NPI-Connect eNews, sur lesquels est basée cette publication. Enfin, nous tenons à témoigner notre gratitude à l’équipe NPI du Gouvernement américain pour les efforts continus déployés pour la révision du contenu de la série eNews afin de garantir leur cohérence avec les réglementations du Gouvernement américain régissant la gestion des subventions NPI. Le financement de Conseils de mise en œuvre pour les partenaires de l’USAID a été accordé à NPI CAP par l’USAID. Son contenu ne reflète pas nécessairement les opinions de l’USAID ou du Gouvernement américain. ©2012. Tous droits réservés à FHI 360 et à l’USAID. Conseils de mise en œuvre pour les partenaires de l’USAID peut être photocopié ou adapté, totalement ou partiellement, à condition que le matériel soit distribué gratuitement et que NPI CAP et l’USAID soient mentionnés comme source. Consultez www.NPIConnect.Net pour une version électronique de l’ouvrage. Initiative pour la recherche de nouveaux partenaires du Programme de partenaires compétents (NPI CAP) FHI 360 1825 Connecticut Ave, NW Washington, DC 20009-5721 i Conseils de mise en œuvre pour les partenaires de l’USAID i Conseils de mise en œuvre pour les partenaires de l’USAID Table des matières Abréviations et Acronymes ii Préface iii À propos de cet ouvrage iv 1. Gouvernance 1 1.1 Gouvernance, gestion et rôle du Conseil d’administration 3 1.2 Comment mettre en place un Conseil d’administration efficace 5 1.3 Aperçu de la planification stratégique 9 2. Gestion Financière 13 2.1 Aperçu de la gestion financière 15 2.2 Suivis budgétaires et taux d’absorption de liquidités 18 2.3 Comprendre la fluctuation des taux de change 20 2.4 Contribution du bénéficiaire 24 2.5 Attribution des coûts communs à plusieurs projets 26 2.6 Rapport des impôts payés aux pays étrangers (TVA) 29 2.7 Demande de fonds du Gouvernement américain à l’aide du formulaire 270 (SF-270) 35 2.8 SF-425 : compléter votre formulaire de rapport financier du Gouvernement américain 40 2.9 Exigences en matière d’audit annuel : questions et réponses 44 3. Ressources Humaines 49 3.1 Aperçu des politiques de ressources humaines (RH) 51 3.2 Mise en pratique des politiques de RH 54 3.3 Supervision formative : une stratégie pour renforcer les organisations et les individus 57 3.4 Évaluations de performance 60 3.5 Personnel clé 64 3.6 Collaboration avec des volontaires pour renforcer votre organisation 66 4. Gestion du Programme 71 4.1 Utilisation de votre plan de travail comme outil de gestion 73 4.2 Gestion des sous-bénéficiaires dans le cadre d’un Accord de coopération 76 4.3 Vous et votre équipe de l’USAID 78 4.4 Gestion de votre relation avec vos donateurs 81 4.5 Implication de la communauté 85 4.6 Exigences en matière de rapport semestriel de performance 88 4.7 Organisations confessionnelles et financement du Gouvernement américain 90 4.8 Clôture de projet : chronologie 92 4.9 Clôture de projet : rapports et actions nécessaires 96 5. Conformité 101 5.1 Aperçu des politiques d’acquisition 103 5.2 Procédures d’acquisition et admissibilité 107 5.3 Acquisition : demande de soumission et sélection 110 5.4 Acquisition : articles réglementés et interdits 114 5.5 Restrictions concernant la provenance et l’origine, codes géographiques, restrictions concernant les fournisseurs et exemptions 117 5.6 Acquisition de véhicules 121 5.7 Recherches concernant les parties exclues et le terrorisme 123 5.8 Voyages internationaux – planification et exigences 125 5.9 Frais de voyage et remboursement 128 5.10 Cadeaux offerts/lobbying exercé sur des employés du Gouvernement américain 133 5.11 Exigences environnementales de l’USAID : évaluation de l’impact sur l’environnement 136 6. Suivi et Évaluation 139 6.1 Utilisation de la planification de projets basée sur des données factuelles 141 6.2 Aperçu du système de suivi et d’évaluation (M&E) 144 6.3 Gestion des cibles selon le PEPFAR 148 7. Relations Extérieures 153 7.1 Marketing des ONG : développement d’un plan de communication 155 7.2 Choix de la marque de votre programme 158 7.3 Respect des exigences de marquage du donateur 161 7.4 Présentation éclair de votre programme à des partenaires et bailleurs de fonds potentiels 164 7.5 Récits de réussite du programme 169 8. Glossaire 173 ii Conseils de mise en œuvre pour les partenaires de l’USAID Abréviations et Acronymes ADS Système de directives automatisé AO Officier d’accord AM Responsable d’activité AOR Représentant de l’Officier d’accord APR Rapport de performance annuel APS Déclaration de programme annuelle CA Accord de coopération CAM Secteur de gestion d’audit de contrats CAP Programme de partenaires compétents CBO Organisation communautaire CCM Mécanisme national de coordination CDC Centres pour le contrôle et la prévention des maladies (une agence du HHS) CFR Code des règlements fédéraux des États-Unis ACDI Agence canadienne de développement international CLOCA Évaluation de la capacité organisationnelle à la clôture CMP Division des paiements et de la gestion de la trésorerie COP Plan opérationnel national COR Représentant de l’Officier chargé des contrats CTO Officier technique compétent DEC Centre d’échange d’expériences en matière de développement (USAID) DFID Ministère du développement international EIN Numéro d’identification d’employeur UE Union européenne FAC Agence fédérale de publication des audits FAR Réglementations fédérales américaines sur l’acquisition FBO Organisation confessionnelle FM Bureau de gestion financière FMO Bureau de gestion financière FRBNY Banque fédérale de réserve de New York GAAP Principes de la comptabilité généralement reconnus GFATM Fonds mondial de lutte contre le SIDA, la tuberculose et le paludisme GMO Officier de gestion des subventions GMS Expert en gestion des subventions HHS Ministère américain de la santé et des services sociaux RH Ressources humaines HRSA Administration des ressources et des services sanitaires (une agence du HHS) HQ Siège IFRS Normes internationales d’information financière LOE Niveau d’efforts M&E Suivi et évaluation M&IE Repas et frais accessoires MOU Protocole d’entente ONG Organisation non gouvernementale NICRA Entente négociée sur les coûts indirects NOA Avis d’attribution de subvention (utilisé principalement par le HHS) NPI Initiative pour la recherche de nouveaux partenaires OAA Bureau d’acquisition et d’assistance OD Développement organisationnel OGAC Bureau américain du coordinateur international pour le SIDA OHA USAID – Bureau pour le VIH/SIDA OMB Bureau américain de la gestion et du budget OVC Orphelins et enfants vulnérables PD Directeur de projet ou programme PEPFAR Plan présidentiel d’aide à la lutte contre le SIDA PLHIV Personnes vivant avec le VIH PLWHA PLWHA Personnes vivant avec le VIH/SIDA PMTCT Prévention de la transmission de la mère à l’enfant PO Responsable du programme PVO Organisation privée volontaire QPR Rapport de performance trimestriel RFA Demande de candidatures RFP Demande d’offres RFQ Demande de devis SAPR Rapport de performance semestriel SF Formulaire SI Initiative stratégique SO Objectif stratégique SOW Énoncé des travaux SWOT Forces, faiblesses, opportunités et menaces TA Assistance technique TBD À déterminer TEC Comité d’évaluation technique TOCA Évaluation de la capacité organisation- nelle technique TWG Groupe de travail technique ONUSIDA Programme des Nations Unies sur le VIH/SIDA UNICEF Fonds des Nations Unies pour l’enfance USAID Agence américaine de développement international USC Code des États-Unis USG Gouvernement américain TVA Taxe sur la valeur uploads/Management/ implementation-tips-for-usaid-partners-french.pdf