Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

Mémoire « Importance à court, moyen et long terme des outils collaboratifs au s

Mémoire « Importance à court, moyen et long terme des outils collaboratifs au sein des systèmes d’informations des entreprises. » Sébastien PINON Licence L3 A 2010 - 2011 Sébastien PINON Licence L3 A 2010 - 2011 REMERCIEMENT Je tiens à remercier le groupe Total et tout particulièrement Mr David Campion et Mr Xavier Coutillard qui m’ont permis d’acquérir à leurs cotés de nouvelles compétences et m’ont accompagné dans la découverte de ce nouveau métier. Je souhaite également remercier l’école Hitema, Mme Geneviève Terrenoire, Mr Jean- Pascal Gaudet ainsi que tout le personnel et les intervenants de l’école, qui m’ont accompagné pour atteindre les objectifs professionnels que je me suis fixés. 1 Sébastien PINON Licence L3 A 2010 - 2011 Sommaire Remerciement ........................................................................................................................................ 1 Introduction ........................................................................................................................................... 4 1. Le travail collaboratif dans l’entreprise .......................................................................................... 6 1.1. Les besoins ............................................................................................................................. 6 1.2. Les enjeux ............................................................................................................................... 7 2. Analyse des solutions existantes .................................................................................................... 9 2.1. Les fonctionnalités du collaboratif ......................................................................................... 9 2.1.1. Les outils dédiés ........................................................................................................... 10 2.1.2. Les points forts que peuvent présenter les outils collaboratifs .................................... 11 2.2. Il existe différents type d’offre d’outils collaboratifs : .......................................................... 12 2.2.1. Collaborative workspace .............................................................................................. 12 2.2.2. Content Management System (CMS)............................................................................ 14 2.2.3. Les Groupware .............................................................................................................. 17 2.2.4. Les suites de logiciels « packagés »............................................................................... 19 3. La valeur ajouté des outils collaboratifs pour les différents acteurs de l’environnement de l’entreprise ........................................................................................................................................... 21 3.1. L’entreprise 2.0..................................................................................................................... 21 3.2. La gestion de l’information ................................................................................................... 22 3.2.1. Management de l’information, knowledge management, capitalisation des connaissances ............................................................................................................................... 23 4. Les freins que les entreprises peuvent avoir face à l’utilisation d’outils collaboratifs .................. 27 4.1. Les aspects à prendre en compte lors de la mise en place de nouveaux outils collaboratifs27 4.1.1. L’investissement de mise en place................................................................................ 27 4.1.2. La maintenance technique et la maintenance du « contenu » ..................................... 28 4.1.3. La formation ................................................................................................................. 29 2 Sébastien PINON Licence L3 A 2010 - 2011 4.2. Les méthodes actuelles ont-elles besoin d’être remplacé (notamment en fonction de la taille de l’entreprise) ........................................................................................................................ 30 4.3. Quelle solution pour quel type d’entreprise......................................................................... 31 Conclusion ............................................................................................................................................ 32 Sources ................................................................................................................................................. 34 3 Sébastien PINON Licence L3 A 2010 - 2011 INTRODUCTION À mesure que les entreprises développent leur compétitivité sur la base des compétences et du savoir-faire de leurs collaborateurs, de meilleurs outils sont nécessaires pour rendre ces ressources clés plus efficaces et plus rentables. En outre, les initiatives collaboratives s’adaptant de plus en plus étroitement aux objectifs des entreprises, une stratégie bien conçue apparaît désormais comme indispensable. Parallèlement, la collaboration est devenue une compétence cruciale pour améliorer la compétitivité des entreprises en accroissant la productivité des individus et des équipes spécialiste. L’accès rapide à l’information, l’expertise, l'intelligence organisationnelle et des communautés capables de stimuler l’innovation et la rentabilité seront les caractéristiques propres aux entreprises bien gérées au sein de la nouvelle économie. Tout comme elles ont résolu les problèmes liés aux données et processus structurés, les entreprises doivent à présent améliorer la gestion de leurs données et informations non structurées tout en faisant progresser l’innovation, l’exécution, la conception et la relation privilégiée avec les clients et partenaires. Ce sujet est au cœur de mon activité professionnelle, en effet depuis désormais un an je travaille chez Total au sein du service en charge des projets informatiques concernant les outils collaboratifs déployés au sein de la branche Exploration Production. Notre mission est de proposer la solution collaborative la plus adaptée à nos utilisateurs « métier » et de les assistés dans leur utilisation (on entend par utilisateur « métier » l’ensemble des entités spécialisé dans les activités d’exploration et de production pétrolière au sein de Total EP). Les solutions collaboratives présente au sein des systèmes d’information de Total sont nombreuses et diverse dut aux nombreuses situations rencontrées, en effet notre périmètre est mondial, il regroupe 25000 utilisateurs répartis sur les cinq continents. Pour ma part ma mission est d’assister Mr David Campion (Chef de projet) et plus particulièrement sur l’outil collaboratif Microsoft SharePoint. C’est outil, très riche et qui en 4 Sébastien PINON Licence L3 A 2010 - 2011 réalité regroupe plusieurs outils différents, est tout à fait adaptée dans le cadre d’un groupe comme Total, mais il représente un cout relativement élevé et nécessite souvent d’autres outils complémentaires pour répondre aux besoins de chacun, et c’est à partir de ce constat que j’ai choisi de traiter ce sujet. Les différents outils collaboratifs répondent-ils à ces différents besoins qu’ont aujourd’hui les entreprises tant sur la forme, que sur le fond ? Ils sont de plus en plus présents au sein des systèmes d’informations car ils permettent d’avoir une gestion de l’information en temps réel, ainsi qu’une collaboration plus efficace, par exemple sur la validation d’un document grâce au système de chaine de publication (workflow). De plus ce sont des outils simples dans leurs fonctionnements utilisateur ce qui permet à l’ensemble des personnes constituant l’environnement, interne ou externe de l’entreprise (collaborateurs, partenaires, clients, etc..), de pouvoir rapidement s’y adapter sans obstacle majeur. En revanche selon les solutions choisies l’investissement matériel et humain varie. Face à la diversité des entreprises, de par leurs méthodes de collaboration, de leur stratégie de partage de l’information, ainsi que de leur souci de maitrise des coûts. Les solutions proposées sont elles susceptibles de s’implémenter dans tous les systèmes d’informations 5 Sébastien PINON Licence L3 A 2010 - 2011 1. LE TRAVAIL COLLABORATIF DANS L’ENTREPRISE 1.1. LES BESOINS Le travail est souvent naturellement collectif et collaboratif, c'est-à-dire qu'il fait interagir plusieurs acteurs pour la réalisation de tâches. La notion de travail collaboratif désigne aujourd'hui un travail qui n'est plus fondé sur l'organisation hiérarchisée traditionnelle, et plus spécifiquement un nouveau mode de travail (éventuellement intégré dans un modèle économique de production) où collaborent de nombreuses personnes grâce aux technologies de l'information et de la communication. Les outils nouveaux permettent de maximiser la créativité et l'efficience d'un groupe associé à des projets d’envergure même si elles sont très dispersées dans l'espace et le temps. Il ne faut pas confondre « travail collaboratif » et « travail coopératif » : • Le travail coopératif est une coopération entre plusieurs personnes qui interagissent dans un but commun mais se partagent les tâches. • Le travail collaboratif se fait en collaboration du début à la fin sans division fixe des tâches. Il associe trois modalités d'organisation :  il propose à tous et chacun, dans le projet, de s'inscrire dans un principe d'amélioration continue de chaque tâche et de l'ensemble du projet,  il organise le travail en séquences de tâches parallèles. Le travail collaboratif fournit aux acteurs de chacune des tâches une information utile et facilement exploitable sur les autres tâches parallèles et sur l'environnement de la réalisation. Le travail collaboratif, comme le travail collectif (dont il est une des variantes) n'est pas 6 Sébastien PINON Licence L3 A 2010 - 2011 nécessairement synonyme d'efficacité, d'efficience, ni de rapidité. Son résultat dépend de la motivation de ses acteurs à collaborer, du nombre de ces acteurs, du temps qu'ils peuvent consacrer à ce travail et de leurs compétences. Il présente l'intérêt majeur d'associer les capacités de création et de potentiellement obtenir ce qu'il y a de mieux avec les ressources disponibles dans un groupe, si les éléments de ce groupe sont motivés. Avec un même outil informatique, le travail peut être totalement ouvert ou semi-ouvert (Ex : wiki de projet d'entreprise limité à un intranet et uniquement accessible avec mot de passe). 1.2. LES ENJEUX Périmètre Outre qu'il est une source de créativité et un outil d'amélioration continue permettant maintenant de s'affranchir de la distance géographique qui sépare les acteurs coopérant entre eux, dans le monde économique, le travail collaboratif, selon les objectifs recherchés, émerge principalement dans cinq grands domaines :  Les environnements bureautiques afin de mieux partager l’information créée et stockée sur les postes de travail ;  La gestion documentaire qui vise à harmoniser la gestion des différentes versions de documents (classification, indexation, etc.) ;  La gestion de projet, le plus souvent liée à un événement ayant un début et une fin, et permettant de conduire au mieux celui-ci ;  La gestion des connaissances pour capitaliser sur les savoirs, notamment dans les organisations pour lesquelles l’innovation est clé ;  La gestion des relations sociales pour valoriser les relations entre collaborateurs, mais aussi avec l’externe et l’écosystème des entreprises. 7 Sébastien PINON Licence L3 A 2010 - 2011 Dans l'entreprise Dans l'entreprise, le travail collaboratif s'appuie sur des solutions "synchrones" (les réunions audio ou Visio à distance, les web conférences, le chat électronique ...) ou "asynchrones" (le partage de documents ou la rédaction collaborative de documents). 8 Sébastien PINON Licence L3 A 2010 - 2011 2. ANALYSE DES SOLUTIONS EXISTANTES 2.1. LES FONCTIONNALITES DU COLLABORATIF Les outils collaboratifs intègrent par exemple les fonctionnalités suivantes : • des outils informatiques (logiciels, progiciels), • des guides ou méthodes de travail en groupe, pour améliorer la communication, la production, la coordination, • un service de messagerie, • un système de partage de ressources uploads/Management/ importance-a-court-moyen-et-long-terme-des-outils-collaboratifs-au-sein-des-systemes-d-x27-informations-des-entreprises.pdf