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IT ICS 06 B – Instruction d’intégration d’un auditeur QSE INSTRUCTION D’INTEGRA

IT ICS 06 B – Instruction d’intégration d’un auditeur QSE INSTRUCTION D’INTEGRATION D’UN AUDITEUR QSE Son objectif : faciliter l’apprentissage des activités à réaliser et l’utilisation du système d’information à un nouvel auditeur qualité, sécurité et/ou environnement Page 2 IT ICS 06 B - Instruction d’intégration d’un auditeur QSE Réception du ou des kit(s) Auditeur  Kit auditeur QSE Kit généraliste pour les audits ISO 9001, 14001 et OHSAS 18001  Kit ISO&FSSC 22000 Kit pour les auditeurs spécialistes des normes ISO 22000 et FSSC 22000 (sécurité alimentaire)  Kit 9100 Kit pour les auditeurs spécialistes des normes de la série EN 9100 – 9110 – 9120 (Aéronautique)  Kit ISO TS Kit pour les auditeurs spécialistes de la norme ISO TS 16949 (Automobile) 2 - Kits sectoriels (liste non exhaustive)  Kit Medical Devices Kit pour les auditeurs spécialistes de la norme ISO 13485 et de la directive 89/686/EEC (dispositifs médicaux) 1- Kit de base Page 3 IT ICS 06 B - Instruction d’intégration d’un auditeur QSE Les types de documents du kit auditeur QSE La procédure d’audits de systèmes de management QSE La procédure de formation, qualification et de suivi des Auditeurs de systèmes de management Des instructions qui sont d’application obligatoire ex : Rédaction du rapport d’audit Des guides qui sont d’application recommandée ex : Guide d’audit d’un système d’information Des notes d’information qui informent ou qui rappellent une règle ou s’appliquent de façon temporaire ex : Actions à mener lors du changement de version de la norme ISO 9001 Des formulaires ex : Rapport d’audit étape 2 Page 4 IT ICS 06 B - Instruction d’intégration d’un auditeur QSE Création et mise à jour d’un kit auditeur Le kit auditeur doit être copié sur votre disque dur Lors de la réception ultérieure d’un nouveau document du kit, l’enregistrer sur votre disque dur en respectant l’adresse indiquée dans le mail d’envoi du document [dossier « Kit auditeur/ [……………..] / [……..] »] Lors de la réception ultérieure d’un document, supprimer l’ancien et enregistrer le nouveau à la même adresse La mise à jour du kit est l’un des critères évalués lors des audits de niveau 1 du parcours de qualification initial et pour le maintien de la qualification Page 5 IT ICS 06 B - Instruction d’intégration d’un auditeur QSE Responsabilités du Responsable d’Audit Réaliser les 3 principales étapes de la réalisation d’un audit Préparer l’audit Recueillir des informations auprès de l’entreprise auditée et veiller à leur transmission aux auditeurs Organiser l’audit de façon technique et logistique Communiquer avec l’entreprise auditée et l’équipe d’audit Réaliser l’audit sur site Rédiger le rapport Diriger l’équipe d’audit Répartir les rôles entre les membre de l’équipe d’audit Collecter les éléments et constats d’audit Gérer les éventuels conflits et dysfonctionnements en cours d’audit Etre le principal interlocuteur Du client, du back office et du comité de certification Page 6 IT ICS 06 B - Instruction d’intégration d’un auditeur QSE Revue d’aptitude à réception de l’ordre de mission Les Chargés de clientèle planifient les audits avec le client à partir du planning de l’Auditeur ou d’une demande préalable de disponibilité par mail. Après acceptation par le client, ils envoient un ordre de mission par mail avec pour un audit de surveillance le certificat en cours en pdf, le rapport d’audit, les DAC , la matrice et s’il s’agit d’un multi-sites le tableau de calcul Et en plus pour un renouvellement les 3 rapports du cycle L’auditeur revoit son aptitude à réaliser l’audit. Cette étape préalable est essentielle car elle garantit son impartialité (aucun lien de travail, familiale ou amical avec les audités), sa qualification par rapport à la norme et sa qualification par rapport au secteur ou au domaine technique. Elle peut aussi porter sur d’autres aspects (ex : aptitude médicale dans le secteur nucléaire) S’il est apte, l’auditeur accepte la mission et renvoit le mail en y enregistrant son acceptation Page 7 IT ICS 06 B - Instruction d’intégration d’un auditeur QSE Rédaction du plan d’audit Plan d’Audit  GS0307 Dans quel cas l’utiliser ? Avant chaque audit sur site Pourquoi faire ? Définir l’ordre dans lequel les éléments du système vont être audités Informer le client afin que le personnel se rende disponible Destinataires et délais ? Le client  7 jours calendaires au plus tard avant le début de l’audit SGS  enregistrement dans le dossier d’audit L’instruction IT ICS 08 Rédaction du plan d’audit approfondit le sujet Page 8 IT ICS 06 B - Instruction d’intégration d’un auditeur QSE Organisation des voyages  Pour les auditeurs salariés  La réservation est passée par la société AMERICAN EXPRESS VOYAGE D’AFFAIRES  Voyages simples (vol ou train aller-retour, location véhicule, hôtel)  Site internet : https://w.mykds.com/aev  Hotline en cas de problème ou pour annuler un billet : 01 72 03 99 42 de 8h30 à 18h30  code imputation analytique : 9001  Voyages complexes (avec un arrêt intermédiaire) ou avec un départ à moins de 6 heures ouvrées  Site internet : team2519b.nation@aexp.fr  Hotline en cas de problème ou pour annuler un billet : 01 72 03 99 42 de 8h30 à 18h30  Code imputation analytique : 9001 si demandé par la hotline  Tout déplacement à l’étranger doit faire l’objet d’une « autorisation de voyage à l’étranger » (DRH/ 97.014) à demander à l’Assistante de direction et à faire approuver par le Directeur du département  Pour tous les auditeurs  Déplacement en voiture Pour tout déplacement inférieur à 200 km, comprenant l’aller-retour par jour, le véhicule personnel peut être utilisé. Tout voyage supérieur a cette distance devra faire l’objet d’une location  Déplacement en Train en seconde classe obligatoire sauf en cas d’accord préalable écrit du client pour une première classe  Déplacement en avion en classe économique obligatoire sauf en cas d’accord préalable écrit du client pour une première classe Page 9 IT ICS 06 B - Instruction d’intégration d’un auditeur QSE Cas particulier de la planification d’un audit multi-sites (cf. Annexe 3 Point 4 Guide IAF MD1 2008) Méthode d’échantillonnage (début) L’échantillon de sites est réalisé à la fois de façon sélective et non sélective Au moins 25% de l’échantillon est sélectionné de manière aléatoire Le reste est sélectionné de sorte que les différences entre les sites sélectionnés sur la période de validité du certificat soient aussi grandes que possible Exemples de critères de sélection des sites : Résultats des audits internes ou des audits de certification précédents Changements depuis le dernier audit de certification Réclamations clients Actions correctives et préventives Effectifs des sites Localisation des sites Écarts entre les procédures de travail Le siège est audité à chaque audit (initial, surveillance, renouvellement) Page 10 IT ICS 06 B - Instruction d’intégration d’un auditeur QSE  Méthode d’échantillonnage (suite)  Taille de l’échantillon en audit initial : √(nombre de sites) en arrondissant au nombre entier supérieur  Taille de l’échantillon en audit de surveillance = 0,6 √(nombre de sites) en arrondissant au nombre entier supérieur  Taille de l’échantillon en audit de renouvellement = 0,8 √(nombre de sites) en arrondissant au nombre entier supérieur  Exemple d’une entreprise organisée en bureaux nationaux, en bureaux régionaux et en bureaux locaux, le modèle d’échantillonnage de l’audit initial s’applique à chaque niveau hiérarchique : 1 siège social : visité à chaque cycle d’audit (initial, surveillance, renouvellement) 4 bureaux nationaux : échantillon = 2 : minimum 1 de manière aléatoire 27 bureaux régionaux : échantillon = 6 : minimum 2 de manière aléatoire 1700 bureaux locaux : échantillon = 42 : minimum 11 de manière aléatoire Cas particulier de la planification d’un audit multi-sites (cf. Annexe 3 Point 4 Guide IAF MD1 2008) Page 11 IT ICS 06 B - Instruction d’intégration d’un auditeur QSE Les différents types d’audit Audit à blanc sur site Audit initial Étape 1 sur site pour SME et SMS – bureau pour SMQ Audit Initial Étape 2 sur site Audit de surveillance sur site tous les ans (parfois tous les 6 mois) Audit de renouvellement sur site tous les 3 ans + en cas d’évolution importante du domaine d’application, du périmètre ou ajout d’une norme à auditer avec étape 1 préalable Audit supplémentaire sur site (quand il y a trop de NC mineures) Audit complémentaire sur site (quand il y a au moins une NC Majeure) Audit intermédiaire 0,5 à 1 j sur site (quand audit renouvellement repoussé) Page 12 IT ICS 06 B - Instruction d’intégration d’un auditeur QSE Audit à Blanc Rapport d’Audit à Blanc  LS0302 Dans quel cas l’utiliser ? Avant un audit initial ou, en cas de changement important, avant un audit de renouvellement Pourquoi faire ? Évaluation préalable de la faisabilité de la certification du système de management de l’entreprise Destinataires ? Le client  10 jours calendaires au plus tard après le dernier jour d’audit SGS  Même délai dans le dossier d’audit Page 13 IT ICS 06 B - Instruction d’intégration d’un auditeur QSE Rapport « Étape 1 »  GS0303 Dans quel cas l’utiliser uploads/Management/ itics06-b-integration-d-x27-un-auditeur-qse-pdf.pdf