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Livre blanc Business Intelligence Tout ce qu’il faut savoir Notre expertise en

Livre blanc Business Intelligence Tout ce qu’il faut savoir Notre expertise en logiciels de gestion et rédaction de livres blancs BI Reflex-bi.com Cabinet Reflex Solutions Audit . Conseils . Cahier des charges . Sélection des solutions . ERP reflex-erp.com CRM reflex-crm.com COMPTA reflex-compta.com BI reflex-bi.com PAIE reflex-paie.com Reflex-bi.com Cabinet Reflex Solutions PAGE 2 DE 13 Sommaire Qu’est ce qu’un outil de Business Intelligence ? I. Introduction a. Contrôle des coûts II. Pourquoi choisir une BI ? b. Pilotage de l’entreprise c. Applications multiples selon les services III. Aspects techniques d’une solution de BI c. Architecture d’un outil décisionnel a. De nombreux utilisateurs concernés b. Applications analytiques IV. Phases clés de la mise en place d’un outil de Business Intelligence d. Conformité au besoin a. L’accompagnement : prestataire, éditeur ou intégrateur b. Expression du besoin et anticipation des évolutions c. Implication e. Formation des utilisateurs f. Administrateurs en interne V. Annexe : Glossaire technique VI. Conclusion P3 P4 P6 P8 P10 P12 Reflex-bi.com Cabinet Reflex Solutions PAGE 3 DE 13 Nombreuses sont encore aujourd’hui les entreprises qui utilisent des tableurs pour avoir une visi bilité sur leur activité. Toutefois, de plus en plus de PME ont recours à des technologies plus élaborées, notamment, les outils d’analyses décisionnelles également appelés Business Intelligence (BI) ou Informatique décisionnelle. Dans un contexte plus concurrentiel que jamais, en effet, il est vital de trouver le plus rapidement possible une stratégie optimale et de pouvoir la piloter au plus près pour rectifier les erreurs et optimiser son approche. Les entreprises en sont de plus en plus consciente et on constate une hausse régulière des investissements en Business Intelligence. La BI est un système d’exploitation et d’analyse de données qui aide les hauts dirigeants d’une entreprise à prendre des décisions rapidement. Ces derniers se basent sur des données fiables et actualisées afin de mieux planifier et piloter leur activité. En effet, ces données leur permettent d’avoir une vision globale de leur entreprise, de jauger leur activité pour en déduire les tendances prospectives, prendre à temps les mesures qui s’imposent et tirer profit des opportunités d’affaires, tout en limitant les risques. L’enjeu : dynamiser la réactivité de l’entreprise face à des marchés de plus en plus instables, et être plus performant face à la concurrence. Se contenter d’un tableur comme outil d’analyse limite grandement les possibilités d’analyses de plus en plus complexes. Un outil de Business Intelligence est donc indispensable. En se basant sur des indicateurs concrets, les entreprises prennent des mesures conséquentes qui leur permettront notamment d’optimiser les performances de l’entreprise, découvrir de nouvelles op portunités d’affaires et ainsi dépasser la concurrence. Qu’est ce qu’un outil de Business Intelligence ? I. Introduction Reflex-bi.com Cabinet Reflex Solutions PAGE 4 DE 13 Alors que les systèmes opérationnels s’intéressent à ce qui se passe dans l’immédiat dans une entreprise (enregistrement d’une commande, facture, etc.), les outils d’aide à la décision s’intéressent da vantage aux tendances, aux écarts types des principaux indicateurs de bonne santé de l’entreprise, et ce, à travers un temps bien défini. Le monde décisionnel regarde de haut les données de l’entreprise pour mieux apprécier l’ensemble de l’activité. Voici les aspects que permet d’envisager un outil d’analyse décisionnelle. a. Contrôle des coûts II. Pourquoi choisir une BI ? Grâce à des analyses décisionnelles, l’entreprise a une meilleure visibilité sur ses processus de fonctionnement. Les dépenses pourront ainsi être contrôlées en identifiant les anomalies et en apportant des mesures correctives afin d’augmenter l’efficacité de l’entreprise. b. Pilotage de l’entreprise C’est l’objet principal d’une solution de BI. En effet, les outils de reporting permettent de rendre compte à la haute hiérarchie de l’entreprise du travail effectué. Ils lui permettent notamment de savoir où elle se trouve, où elle veut aller, les données étant actualisées afin de l’aider à se décider. Trouver une stratégie et la mettre en œuvre est donc sa priorité. Grâce à ces outils, les gestionnaires peuvent : Sélectionner des données relatives à une période, une production, un secteur de clientèle, etc. • Trier, regrouper ou répartir les données selon les critères de leur choix, • Réaliser divers calculs (totaux, moyennes, écarts, comparatif d’une période à l’autre, ...), • Présenter les résultats de manière détaillée, le plus souvent graphique selon leurs besoins. • Reflex-bi.com Cabinet Reflex Solutions PAGE 5 DE 13 Gestion de la relation clients – CRM Confrontées à une concurrence de plus en plus rude, les entreprises portent une attention particulière à leurs clients. La Business Intelligence intervient au niveau de la gestion relation clients notamment via le pilotage de l’activité de vente : compilation des données sur la vente, segmentation du marché, identification des potentiels de vente, personnalisation des offres, simulations commerciales, etc. Une meilleure connaissance de la clientèle permet d’apporter des réponses rapides et adaptées aux change ments constatés de l’activité du consommateur. Réponse à la demande, réactions rapides, satisfaction client : voici la finalité de la BI appliquée à la relation client. Pilotage de la masse salariale La BI permet d’optimiser les activités des ressources humaines à travers la planification de la masse salariale, la gestion des absences, des congés, du temps et des affectations, le pilotage des négociations salariales, etc. L’objectif est d’assurer les plans de développement et de rémunération variable pour entretenir le vivier de compétences, attirer de nouveaux talents, et s’assurer que chacun apporte son maximum à l’entreprise. Face à la nécessité de disposer d’expertises de plus en plus pointues, le succès des équipes RH dans la réalisation de leur mission repose pour beaucoup sur des systèmes décisionnels perfor mants. Logistique / Supply Chain L’informatique décisionnelle permet ici de suivre la performance de l’activité de l’entreprise et la qualité de ce qu’elle acquiert à l’extérieur. La Business Intelligence aide à s’assurer que les économies d’échelles que visent les contrats sélectifs avec certains fournisseurs sont bien respectés et fonctionnent à leur plein potentiel. Au niveau de la gestion des stocks par exemple, il arrive sou vent que les mêmes données soient saisies dans différents systèmes de gestion, approvisionne ments, achats, entrepôts, comptabilité, etc... Avec un outil de BI, si une commande est saisie, elle est automatiquement répartie sur le reste des systèmes de gestion. Il y a une visibilité immédiate sur les stocks. Dans le cas contraire, c’est à dire sans outil d’analyse décisionnelle, si un décisionnaire veut avoir un état des stocks par exemple, il est obligé d’interroger plusieurs systèmes au risque de commander un produit déjà en stock avec pour conséquence d’entrainer des coûts superflus. Direction Financière - Retour sur investissement Les entreprises savent qu’elles peuvent tirer de leurs activités passées des enseignements pour conduire leurs activités futures. La solution de BI permet d’analyser et d’extrapoler les opérations et résultats passés afin d’évaluer au mieux les scénarios futurs et les retours sur investissements (ROI) attendus. Ce calcul est parfois délicat car tous les avantages ne sont pas directement quantifiables sous forme moné taire ; mais une chose est certaine, l’outil d’analyse décisionnel offre une rapidité et une facilité d’accès sans précédent à l’information pertinente, et la possibilité accrue d’extraction de nouveaux enseignements. c. Applications multiples selon les services Reflex-bi.com Cabinet Reflex Solutions PAGE 6 DE 13 III. Aspects techniques d’une solution de BI La plupart des utilisateurs de l’outil BI aujourd’hui sont les gestionnaires et décideurs de l’entreprise. On y retrouve généralement : Direction générale : pilotage opérationnel, mesure de la performance globale ; • Direction commerciale : amélioration du ciblage et du coût des campagnes de communication, de re • crutement et de fidélisation des clients ; Direction des ressources humaines : suivi de l’évolution des compétences, du recrutement, analyse de la • masse salariale, anticipation des rotations de personnel, gestion de la pyramide des âges ; Direction administrative et financière : analyse de la marge et des coûts, contrôle de gestion et reporting, • simulations et prévisions, évaluation budgétaire ; Direction logistique : analyse des fournisseurs, anticipation des commandes et des stocks, • pilotage des achats ; Direction de la production : optimisation des coûts de production, contrôle des coûts • Direction après-vente : analyse du niveau de service, de la satisfaction client. • a. De nombreux utilisateurs concernés Un Hypercube OLAP ou cube OLAP renvoie à une catégorie d’outils et de technologies permettant la collecte, le stockage, le traitement et l’analyse de données multidimensionnelles exclusivement numériques utilisées par l’approche OLAP (Online Analytical Processing ou Analyse multidimensionnelle). Elle permet une analyse multidimensionnelle sur de gros volumes de données. Une analyse très approfondie de l’activité de l’entreprise est réalisable grâce à des statistiques permettant de visualiser des données sous différentes formes. Les utilisateurs peuvent créer des représentations multidimensionnelles (appelées Hypercubes ou Olap) selon des critères qu’ils définissent pour faire des simulations de situations. b. Applications analytiques Reflex-bi.com Cabinet Reflex Solutions PAGE 7 DE 13 Le traitement des données dans un outil d’aide décisionnelle suit un processus en 4 étapes : La collecte, le stockage, la distribution et l’exploitation des données. La collecte : Pour produire les indicateurs qui permettront d’avoir une vision éclairée de l’activité de l’entreprise, les données uploads/Management/ la-business-intelligence-pdf.pdf