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La communication écrite professionnelle Nahla Bentahir 2014/2015 Objectifs du c

La communication écrite professionnelle Nahla Bentahir 2014/2015 Objectifs du cours Permettre aux élèves d’optimiser leur communication grâce à un écrit de qualité. Acquérir des méthodes pour rédiger de manière claire et concise. Maîtriser les différents types d’écrits professionnels. Plan du cours Introduction Définition de l’écrit professionnel et ses caractéristiques Les techniques rédactionnelles T ypologie des documents professionnels Introduction Dans une situation de communication orale l’émetteur et le destinataire communiquent en temps réel La communication écrite est presque toujours différée Le récepteur lit le message sans l’émetteur et s’il ne le comprend pas, il ne peut pas y avoir explication en temps réel mais en temps différé Il en résulte qu’on ne peut pas écrire comme on parle Absence du métalangage Le message écrit n’est accompagné d’aucun signe extérieur, seuls les mots donnent un sens au message L’importance du mot est donc supérieure aux autres types de communication. Il doit être juste et précis  Définition L’écrit professionnel est tout document écrit, destiné à la communication d’informations entre acteurs, partenaires d’un système de production Quelques exemples d’écrits professionnels La lettre professionnelle/ Administrative Le compte-rendu Le procès-verbal L’e-mail La synthèse La note, ... Rôle de l’écrit professionnel L’écrit professionnel sert de vecteur pour soutenir une information destinée : à la suggestion au conseil à la négociation à la résolution de problème à l’archivage, … Rôle de l’écrit professionnel L’écrit professionnel doit donc être de qualité pour atteindre ses buts, réaliser ses objectifs et produire l’effet escompté Quelle que soit sa nature, il doit convaincre par la qualité de son contenu et de sa forme Les T echniques Rédactionnelles Ne pas multiplier les objets T enir compte du destinataire (qui n’a pas forcement connaissance de l’affaire) Adopter un plan pertinent (le plan aide à choisir et à hiérarchiser les informations) Le Fond du message Le plan doit être organisé en trois temps : L’introduction Le développement La conclusion Introduction Elle prépare et met en place le message en rappelant l’objet de la correspondance Le développement  Il explique l’objectif du message Les idées sont hiérarchisées de façon logique et chronologique Elles doivent être décrites de façon claire et compréhensible Utiliser la méthode QQOQCPC (qui élimine les oublis): Qui, Quand, Où, Quoi, Comment, Pourquoi et Combien La conclusion Elle met fin au message Elle fait apparaître la décision prise ou la solution adoptée La forme du message  T out message écrit doit permettre d’identifier rapidement : l’émetteur le destinataire La date de création Le lieu de création L’objet (la cause) Clarté des paragraphes Enchaînez vos idées grâce à des paragraphes claires : L’écriture doit être claire, précise et directe Un paragraphe doit contenir une seul idée clé Utilisez des mots de liaison et des formules de transition Sautez une ligne après chaque paragraphe Concision et précision Rédigez des phrases courtes et fluides Choisissez un vocabulaire précis, concret et positif Utilisez des mots simples connus du lecteur Evitez les termes techniques Chassez les verbes polysémiques « faire » et « avoir » La langue et le ton Corrigez la langue française et éliminez les fautes d’orthographe Trouver le ton juste Évitez le ton affectif Exprimez-vous avec finesse Ponctuation et Mise en page Ponctuez correctement Soignez la mise en page Aérez votre présentation Introduisez des éléments visuels (tableaux, schémas, graphiques, ...) Veuillez au choix des couleurs, au nombre de police et à la taille des caractères Formules positives Utilisez des formules positives T raduisez vos formules négatives en formules positives Limitez la redondance et évitez la répétition Caractéristiques du langage Les caractéristiques du langage administratif : Responsabilité (Je) Neutralité et Objectivité Clarté et concision Respect de la hiérarchie (S/c) Courtoisie et politesse T ypologie des documents professionnels La lettre professionnelle/ Administrative Le compte-rendu Le procès-verbal L’e-mail La synthèse La note, ... La lettre administrative Caractéristiques d’un courrier en forme administrative L’en-tête ou le timbre Le lieu et la date Les références L’objet Les pièces jointes et la mention « copie à » La signature Le compte rendu Définition Le compte-rendu est un document professionnel qui rapporte objectivement des faits avérés, des activités, des propos échangés lors d'une réunion, lors d'une conférence Utilité Ce document restitue par écrit les décisions prises et les propos abordés lors d'une réunion; c'est un aide mémoire Il est destiné aux participants et à toutes les personnes intéressées par les conclusions du groupe (absents) Il faut qu’il soit complet et explicite, court et facile à lire Fonctions Le compte rendu assure trois fonctions: Informe Laisse une trace Facilite le travail Que doit-il comporter? L’ordre du jour La date et le lieu La liste des participants Les différentes étapes de la réflexion Les solutions retenues Le plan d'actions La date de la prochaine réunion Caractéristiques de rédaction Les pronoms personnels "je" et "nous" sont à bannir La voix passive est employée Le rédacteur ne s'exprime jamais en son nom Le rédacteur doit retranscrire avec neutralité, objectivité et fidélité les propos pris en note lors de la réunion Caractéristiques de présentation L'en-tête complet de l'entreprise La date de rédaction du compte-rendu Le titre L'ordre du jour Le nom et la fonction des personnes présentes et absentes Le nom, la fonction et la signature du rédacteur du compte-rendu Contenu Une phrase d'introduction indiquant l'heure de la réunion et annonçant l'ordre du jour Les différents thèmes abordés lors de la réunion Le développement doit exposer les faits et restituer les débats dans un ordre chronologique Contenu Les échanges entre les intervenants sont reformulés, synthétisés La conclusion où sont notées les décisions prises ou les votes L'heure de fin de la réunion est précisée La date, l'heure et le lieu d’une éventuelle prochaine réunion Prise de notes Impossible de rédiger un compte rendu fidèle sans prise de notes Notez les informations clés Ecrivez en style télégraphique Employez des abréviations Restez objectif (votre opinion ne doit pas transparaître) Gardez votre plan de réunion sous les yeux pour bien vous repérer A quoi sert la prise de notes? La façon de prendre des notes est propre à chacun On développe sa façon de faire à l’usage Moyen de se concentrer lors d’une réunion Moyen de recueillir de l’information Moyen d’approfondir une question Suggestions Laisser une marge à gauche Écrire au recto uniquement Laisser des espaces entre les points importants Décaler vers la droite selon l’importance Paginer les feuilles Dresser une table des matières Plan d’action Les décisions requises lors de votre réunion doivent y apparaître  Votre plan d'actions servira à traduire la stratégie adoptée : Les objectifs Les étapes à franchir Le planning Les difficultés probables Les aspects financiers La répartition des tâches Relance pour mission à venir Cette partie sert à renseigner les prochaines étapes : La date et le lieu de la réunion suivante Les points à valider La répartition des tâches entre les participants Astuce Comment structurer votre compte rendu ? Utilisez l'ordre du jour comme plan général Chaque point de ce dernier peut devenir une section de votre compte rendu Le procès-verbal C’est un acte écrit qui relate officiellement ce qui a été discuté et décidé au cours d’une séance, d’une réunion Son objectif est d’être un « témoin » et de servir de référence dans l’avenir Le procès-verbal se distingue du compte rendu surtout par son caractère officiel Note de synthèse La note de synthèse consiste à analyser un dossier et à en présenter de manière synthétique le contenu Elle nécessite des qualités de rigueur : Respecter des contraintes de forme très strictes Faire preuve d'une grande objectivité dans la restitution des idées du dossier Etapes Décortiquer le dossier Etudier le dossier Réaliser le relevé d'idées Etablir un plan et rédiger une note de synthèse très structurée Etude du dossier Analyse du sujet Relever les mots clés et identifier le thème Déterminer les objectifs de la note de synthèse Survol du dossier pour relever les titres, sous-titres, résumés, passages mis en relief (encadrés, en gras, soulignés, …) Etude du dossier Comprendre le sens général de chaque document Evaluer l'adéquation de chaque document avec l'intitulé du sujet Déterminer un ordre de lecture des documents en fonction de leur nature et de leur importance Etude du dossier Analyse plus approfondie et sélective Les passages ou documents n'ayant pas de rapport avec le sujet sont ignorés Procéder paragraphe par paragraphe et veiller à faire la part entre l'essentiel et les éléments secondaires L'étude du dossier conduit à un relevé d'idées qui sera utilisé plus tard pour établir le plan de la note de synthèse L’e mail Comment le réussir? Bien remplir le champ objet (choisir un titre percutant) Sachez vous présenter Restez concis (La concision et la clarté sont de rigueur dès la rédaction de l’objet) Optez pour la transparence Évitez les abréviations (confondre e-mail et SMS) Choisissez le bon ton Soyez poli et courtois (les formules de politesse sont réduites au strict minimum (Bonjour, Cordialement) Attention au style trop direct et familier et aux fautes d’orthographes Le rapport C’est un document interne. Il communique le résultat d’une étude, d’une enquête et débouche sur un uploads/Management/ la-communication-ecrite-bentahir-nahla.pdf