Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

PROCEDURE DE CONDUITE D’UNE MISSION D’AUDIT 1 DESCRIPTION : Une Mission de Cont

PROCEDURE DE CONDUITE D’UNE MISSION D’AUDIT 1 DESCRIPTION : Une Mission de Contrôle Interne est une opération de vérification de l’application des textes législatifs et règlementaires ainsi que des procédures en vigueur. Une mission de Contrôle Interne se déroule en trois (03) phases (Voir Annexe N°01) :  Une phase de préparation (Planification) ;  Une phase de réalisation (Accomplissement) ;  Une phase de conclusion (Communication des résultats). La répartition d’usage du budget temps pour ces phases est respectivement de 20% (préparation), 60% (réalisation) et 20% (communication) en moyenne. 5.1. Préparation de la Mission 1.1.1 Composition de l’équipe de Contrôle Interne : L’équipe chargée de réaliser la mission de Contrôle Interne est constituée d’un chef de mission (chargé du dossier) et en moyenne de deux (02) ou trois (03) cadres (contrôleurs). Aussi, selon la complexité et l’ampleur de la mission, la Direction Contrôle Interne peut faire appel à des compétences externes au niveau des structures de l’Activité (outsourcing). 1.1.2 La lettre de mission La lettre de mission de Contrôle Interne constitue la matérialisation du mandat donné par le Vice-Président au Directeur Contrôle Interne, qui informe les principaux responsables concernés de l’entité contrôlée de l’intervention imminente de l’équipe de Contrôle Interne. Au plus tard sept (07) jours avant le démarrage de la mission, le Directeur Contrôle Interne adresse au premier responsable concerné de la structure contrôlée une Lettre de Mission (Le V-P en copie), sous forme de courrier (papier ou électronique), pour informer la structure concernée qu’une mission de Contrôle Interne va être réalisée (Voir Annexe N°02). Cette lettre de mission annonce le Contrôle, son objet, sa date de début, sa durée prévisionnelle ainsi que le nom du chef de mission (chargé du dossier) et des cadres qui vont intervenir. La lettre de mission peut être accompagnée d’une « demande de documents » à réclamer auprès de la structure contrôlée préalablement à l’entame du contrôle. Il est précisé que l’information sur l’imminence de la mission doit permettre aux responsables concernés (contrôlés) de s’organiser pour :  Prendre en compte et réduire le risque de perturbation du fonctionnement de son entité, potentiellement induit par la venue des intervenants (contrôleurs) ;  Contribuer aux travaux des intervenants (contrôleurs), en assurant un libre accès aux documents, aux biens et personnes en rapport avec l’objet de la mission, ainsi qu’une facilitation logistique (espace de travail, communication, hébergement...). Une copie de la lettre de mission est conservée dans la section « Préparation de la Mission » du dossier de la mission de Contrôle Interne. 1.1.3 Examen Préalable L’objectif de cette étape est de constituer un référentiel du domaine à contrôler, de mener une analyse de risques et de préciser les objectifs du Contrôle Interne. Pour cela il convient ce qui suit :  Apprécier de façon macroscopique le domaine d’activité de l’entité et/ou d’approfondir les aspects techniques du thème ou processus abordé ;  Collecter les documents et les données pouvant éclairer les contrôleurs sur le contexte dans lequel se situe le processus à contrôler. a) Prise de connaissance de l’environnement du domaine à contrôler L’étude préliminaire à réaliser par l’équipe de Contrôle selon la complexité de la mission consiste à :  Préciser le champ de l’intervention de la mission avec ses commanditaires si des questions subsistent ;  Identifier les personnes à rencontrer ;  Collecter la documentation sur les processus à contrôler ;  Consulter les bases documentaires de l’entreprise, procédures, réglementation, etc...  Collecter et consulter les rapports de contrôles et d’audit antérieurs et autres analyses du sujet contrôlé ;  Obtenir des informations chiffrées ou caractéristiques du processus à contrôler ;  Collecter et adapter ou créer le programme de travail. Il est d’usage d’établir ce relevé de la situation effective au cours de la phase de l’étude préliminaire car cela peut judicieusement orienter la nouvelle mission et la formulation des recommandations qui s’en suivra. Les documents collectés sont conservés dans la section « Préparation de la Mission » du dossier de la mission de Contrôle Interne. b) Tableau des risques La phase d’analyse des risques s’effectue au siège ou sur le terrain, essentiellement par des entretiens permettant de comprendre l’organisation et le fonctionnement de l’entité contrôlée. Le tableau définitif des risques conclut la phase d’analyse des risques et a pour objectif de faire un état des lieux estimatif, des forces et faiblesses réelles ou potentielles de l’entité ou du processus contrôlée, afin d’orienter les travaux détaillés. Conditionnant le reste de l’intervention, cette phase de prise de connaissance et d’analyse des risques, dont dépendront la nature et le dosage des contrôles à effectuer ultérieurement, fait l’objet d’une réflexion approfondie par tous les membres de l’équipe et les risques sont matérialisés dans le « Tableau des Risques ». Pour le réaliser, il faut :  Découper l’activité à contrôler en tâches élémentaires ;  Indiquer, en face de chacune des tâches de l’activité contrôlée, quel est son objectif (à quoi sert-elle ?) ;  En face de chaque tâche et des objectifs qui lui sont assignés, le cadre chargé du contrôle va estimer les risques encourus (quel est l’événement qui empêcherait l’atteinte de l’objectif ?) ;  Devant chaque risque, le cadre chargé du contrôle va évaluer les conséquences probables : que peut-il se passer si les objectifs ne sont pas réalisés, si la tâche est mal faite ou non faite, si le risque (évènement) survient ;  Evaluer sommairement le risque (en termes d’impact produit et de probabilité de survenance) attaché à la tâche (Fort, Moyen ou Faible) ;  Rappeler, en face de chacun des risques, quel est le dispositif ou quels sont les dispositifs de Contrôle Interne que l’on devrait trouver pour faire échec au risque identifié ;  Indiquer, à l’issue de la phase « réalisation », si le dispositif identifié comme important existe (oui) ou n’existe pas (non). Dans le cas où ce dispositif existe, mentionner s’il fonctionne correctement/partiellement ou ne fonctionne pas. Ce tableau (Voir Annexe N°03) permet de préciser les objectifs de la mission et doit être conservé dans la section « Préparation de la mission » du dossier de la mission de Contrôle Interne. c) Programme de travail Le programme de travail est destiné à définir, répartir, planifier et suivre les travaux des contrôleurs internes. Le programme doit être revu et validé avant le démarrage des travaux sur le terrain par la hiérarchie de la mission et conservé dans la section « Préparation de la mission » du dossier de mission (Voir Annexe N°04). 5.2. Réalisation de la Mission : 5.2.1 La réunion d’ouverture La réunion d’ouverture se tient chez la structure contrôlée, sur le lieu de l’intervention :  Participants :  L’encadrement directement responsable du processus contrôlé ;  L’équipe de Contrôle Interne.  Les points à aborder :  Présenter l’équipe de Contrôle Interne et leur fonction ;  Exposer la définition du Contrôle Interne dans sa globalité et sa valeur ajoutée ;  Annoncer le déroulement prévisionnel de la mission de Contrôle ;  Affiner la logistique (bureau, horaires, espace de rangement sécurisé…) ;  Designer un interlocuteur pour la mission de Contrôle ;  Demander les premières requêtes d’informations (Voir Annexe N°05). Pour ce faire, l’équipe de Contrôle Interne présente les éléments à aborder lors de la réunion d’ouverture, à travers la présentation d’un support de communication (ex. en format Microsoft Power Point), lequel doit faire apparaitre notamment, la définition et le rôle du Contrôle Interne, la présentation de la Direction Contrôle Interne et sa place dans l’organisation de l’Activité, les conditions de sélection du thème de Contrôle Interne et des objectifs y afférents. Les conclusions de cette réunion doivent être consignées dans le « Compte rendu de Réunion d’ouverture », (Voir Annexe N°06) conservé dans la section « Réalisation de la mission » du dossier de la mission de Contrôle Interne. 5.2.2 Les tests de contrôle sur le terrain Les travaux de vérification sont effectués et des informations recueillies sur l’ensemble des éléments permettant de répondre aux objectifs de la mission de Contrôle Interne. Ces travaux consistent à : 5.2.3 La formalisation des constats et présentation auprès de la partie contrôlée Les travaux sur site sont formalisés au fur et à mesure par le contrôleur interne dans une feuille appelée « Fiche d’Examen FE » (Voir Annexe N°07). Les documents cités supra sont conservées dans la section « Réalisation de la mission » du dossier de la mission de Contrôle Interne. 5.2.4 La réunion de restitution des travaux de contrôle Avant de quitter le site, une réunion est organisée avec les responsables de l’entité contrôlée afin de clôturer la phase de vérification (terrain) par une restitution orale des résultats obtenus à l’issue des travaux réalisés. Cette réunion est une formalisation de la synthèse des travaux réalisés par l’équipe de Contrôle. Elle est l’occasion pour les contrôlés d’avoir une vision globale des travaux du Contrôle Interne et un échange sur les constats et les recommandations. Cette réunion doit permettre de valider au maximum le futur rapport et d’obtenir uploads/Management/ procedure-de-conduite-dune-mission-daudit 1 .pdf