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CIB-INTA/2011-2012/BTS/COMMUNICATION/CRP/1ère année La prise de notes QU’EST-CE

CIB-INTA/2011-2012/BTS/COMMUNICATION/CRP/1ère année La prise de notes QU’EST-CE QUE LA PRISE DE NOTE ? C’est un exercice intellectuel actif que la plupart d’entre nous pratiquons dans nos activités d’études, professionnelles ou sociales. Il s’agit de capter l’essentiel (ou l’intégralité) d’un texte, d’un discours, d’instructions, de discussions… de façon à pouvoir les présenter correctement ou les transmettre clairement. Il convient donc, au départ, de définir le but précis pour ne noter que ce qui sera utile. 1. OBJECTIFS Il est question d’améliorer sa capacité à prendre note des éléments d’un message oral dans le cadre d’une réunion ou d’un entretien. C’est aussi une question de développer ou d’accroître son habileté à consigner par écrit et de façon méthodique les informations en situation de communication de groupe ou inter-personnelle. 2. DEROULEMENT Différentes situations de la vie amènent à prendre notes : conférence, exposé, réunion, entretien ou enquête, lecture, cours, visite d’entreprise … Selon les cas, les notes peuvent avoir un caractère définitif (cas d’un cours par exemple) ou servir d’aide-mémoire ou encore de base à la réalisation d’une production (compte rendu par exemple). 3. OUTILS POUR LA PRISE DE NOTES Ils sont libres en fait, les outils dont on a besoin pour prendre notes. Toutefois certains peuvent réserver bien de surprises, pouvant avoir pour résultats des notes mal prises ou tout simplement inutilisables. Ces outils sont donc liés à l’environnement, au matériel et à l’état dans lequel se trouve le preneur de notes. a. L’environnement (voir et entendre) Il est clair qu’un endroit situé en bordure d’une avenue passante, des chaises qui grincent, … peuvent influenceront négativement la qualité de la prise. Un mauvais éclairage, une position trop éloignée du conférencier ou trop proche des haut-parleurs par exemple ne favoriseront pas la prise de notes non plus. Page 1 sur 4 Chargé du cours : M. WELEKE CIB-INTA/2011-2012/BTS/COMMUNICATION/CRP/1ère année b. Le matériel Il faut bien choisir avec quoi écrire et ce sur quoi écrire. Avec quoi écrire ? Cela suggère un stylo à encre noire pour une meilleure lisibilité et une meilleure photocopie si nécessaire. L’encre bleue aussi est adaptée mais pose des problèmes de contraste à la photocopie (heureusement qu’on peut le résoudre par des appareils performants). Le mélange de couleurs est parfois intéressant. Le crayon de papier est particulièrement utile pour les informations aléatoires : les rectifications étant aisées, mais à condition d’avoir la gomme près de soi, et pourquoi pas, un taille-crayon. Stylo ou crayon ? Il faut en prévoir au minimum deux unités de chacun. Sur quoi écrire ? Cela dépend : les feuilles volantes pour une lecture à domicile ou un bloc-notes pour un entretien en plein air. En règle générale cependant, les supports mobiles ou détachables sont préférables au cahier (ajouts difficiles, reclassement des informations impossible, maniabilité limitée, échanges peu pratiques). Pas d’avarice avec la prise de notes : ne pas écrire au verso de la feuille. S’en munir en quantité suffisante, de préférence de même format pour un même travail. Ne pas oublier de prévoir une tablette rigide pour assurer une notation plus aisée. c. Etat du preneur de notes Etre en bonne forme ne peut que favoriser la prise de notes. D’où l’importance de l’hygiène alimentaire : l’abus d’alcool et de tabac y sont néfastes contrairement à une tasse de thé qui favorise la recherche des idées. Une attitude physique correcte facilite la respiration et donc l’oxygénation du cerveau ; elle évite aussi le relâchement et met donc en situation de mieux recevoir l’information. Selon les psychologues, l’intérêt intellectuel, affectif ou financier est capital et sans lui l’attention active n’existe pas. 4. PREPARATION DE L’OUTIL De façon professionnelle, sur la feuille de prise de notes, il faut nécessairement faire figurer les éléments suivants : - la date - le titre de l’événement, objet de la prise de notes - une marge suffisante 5. QUELQUES CONSEILS D’ECRITURE La prise de notes suppose au préalable la détermination d’une stratégie efficace. Elle permettra, à son tour, de repérer l’essentiel et l’accessoire. Page 2 sur 4 Chargé du cours : M. WELEKE CIB-INTA/2011-2012/BTS/COMMUNICATION/CRP/1ère année a. Détermination d’une stratégie efficace Elle nécessite de trouver la raison pour laquelle pour on prend notes, d’identifier la situation de communication dans laquelle on se trouve et d’adopter une méthode personnelle (schéma1). Votre méthode personnelle est celle qui résulte de votre objectif et de l’usage prévu pour ces notes, de vos propres habitudes de travail et des méthodes plus ou moins codifiées : utilisation des raccourcis (sténographie, ou écriture abrégée, abréviations courantes ou personnelles, signes et symboles) b. Repérer l’essentiel et l’accessoire La définition de l’essentiel et de l’accessoire dépend de la culture à laquelle vous appartenez et de votre projet professionnel. Mais un texte a toujours un sens et il faut chercher à identifier et comprendre son message. Ensuite il faut appliquer la technique du message essentiel qui consiste à reformuler le message central plusieurs fois pour bien cerner le sujet traité. Etre attentif aux repères logiques et aux étapes du raisonnement. Cette étapes permettra d’organiser de façon pratique la prise sur le papier : la structuration Des notes prises de façon aérée présentent de nombreux avantages : lecture facile, insertions faciles. 6. TROIS ASPECTS ESSENTIELS DE LA PRISE DE NOTES Il s’agit de la mémorisation, du repérage de l’idée principale et de la structuration. a. Mémorisation La parole va plus vite que l’écriture. La mémoire est donc un élément très important d’où un impératif de développer sa capacité d’écoute. b. Repérage de l’idée principale L’expression orale regorge de beaucoup de détails parfois superflus. Il faut donc être capable de dégager les idées principales en les résumant. c. Structuration Un bon orateur peut aider son auditoire en annonçant le plan qu’il suit. Or, tous les orateurs ne sont pas forcément bons. Il y a nécessité absolue donc de se concentrer et de dégager soi-même la structure de l’exposé. Page 3 sur 4 Chargé du cours : M. WELEKE CIB-INTA/2011-2012/BTS/COMMUNICATION/CRP/1ère année Annexes Schéma 1 Quelques abréviations officielles Symboles logiques Abréviation de mots fréquents et/ou longs CE QU’IL FAUT RETENIR PRENDRE DES NOTES Ecouter sans relâcher l’attention ↓ Synthétiser les idées ↓ Utiliser des abréviations, des signes, des symboles ↓ Faire un plan ↓ Aérer les notes pour pouvoir les compléter et faire des corrélations ↓ Ne pas pour mettre de l’ordre dans les notes et faire fonctionner la mémoire Page 4 sur 4 Chargé du cours : M. WELEKE uploads/Management/ la-prise-de-notes.pdf