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Le guide sur la gestion des relations publiques + check-list pour organiser un

Le guide sur la gestion des relations publiques + check-list pour organiser un événement Table des matières 3 6 20 26 28 Chapitre 1 Qu’est-ce que les relations publiques ? Chapitre 2 Comment gérer ses relations publiques ? Chapitre 3 Attirer l’attention des médias Chapitre 4 Les conséquences des RP sur la relation de la marque avec son public CHECK-LIST Pour un événement RP réussi Qu’est-ce que les relations publiques ? Chapitre 1 1. Définition des relations publiques Le concept de « relations publiques » (RP) désigne l’ensemble des méthodes utilisées pour créer, entretenir et développer une relation de confiance, d’estime et d’adhésion entre une entreprise ou une marque et ses différents publics. Parmi eux se trouvent les consommateurs, les distributeurs, les leaders d’opinion, les pouvoirs publics. Les RP ont à leur disposition différents modes de communication, comme les réunions, les réceptions, l’organisation d’événements, le lobbying, le sponsoring, le mécénat, le blogging, les réseaux sociaux ou encore le tourisme industriel. Le but étant de créer des liens de confiance pérennes avec le public et de soigner son image, les RP se distinguent de la publicité. Elles se trouvent davantage du côté de la communication que de la promotion à outrance ou de l’incitation à l’achat. Plusieurs sous-industries composent les relations publiques. Citons parmi elles les relations presse, les RP internes, les RP externes. 4 5 3. Les relations publiques : pour quel public ? La « transformation » de l’appellation « relations publiques » en « relation public » vient de la diversité des publics auxquels se destinent les relations publiques. Parmi les publics concernés, se trouvent par exemple les consommateurs ou les clients, les pouvoirs publics, les administrations ou les élus, les associations et les ONG, les prescripteurs, la presse, les leaders d’opinion, les distributeurs, les fournisseurs, les employés. Et ce ne sont là que quelques exemples parmi tant d’autres. 5 2. À qui servent les relations publiques ? Les RP poursuivent un triple objectif : • Une meilleure visibilité de l’entreprise, de la marque : le but est d’attirer de nouveaux clients ou de convaincre de nouveaux clients ou associés ; • Une notoriété accrue : en filigrane, le but reste la multiplication des opportunités ; • Une crédibilité renforcée : le but est de rassurer les contacts déjà établis et ceux qui seraient sur le point de s’établir. Comment gérer ses relations publiques ? Chapitre 2 1. Gérer ses relations publiques en interne Parce que votre entreprise vient de voir le jour, parce que votre budget ne vous le permet pas ou parce que votre collègue ou vous-même vous sentez apte à la tâche, vous avez décidé de gérer vos relations publiques en interne. Afin d’atteindre vos objectifs plus facilement, voici quelques conseils que vous pouvez facilement appliquer : Recensez les professionnels à contacter Vous ne pourrez pas partager toutes vos bonnes nouvelles avec l’ensemble des journalistes que vous connaissez. Un journaliste tech ne s’intéressera probablement pas à un événement dédié à la cosmétique végétale par exemple. Il est donc conseillé de sélectionner un noyau dur de contacts qualifiés. La tentation peut être grande d’informer un maximum de personnes, mais en sélectionnant vos contacts, vous gagnerez du temps et de l’énergie. Pour identifier plus facilement et plus rapidement ces contacts, veillez à entretenir une base de données correctement segmentée. Servez-vous de mots-clés pour organiser vos 7 Vous pouvez choisir vos RP soit en interne, soit en externe. Les deux méthodes présentent des points forts. Lorsque les RP sont gérées en interne, la mission est généralement confiée à une personne qui possède une bonne connaissance de l’entreprise : la vie en son sein, ses valeurs, ses ambitions. Les informations récoltées sont précises et les dossiers en cours sont mieux suivis. 8 contacts. Optez si possible pour un outil vous permettant d’optimiser ces opérations. Vous éviterez plus facilement les doublons et les erreurs. Aussi, avec ce type d’outils, votre liste de contacts reste accessible à tout appareil connecté à internet. Il existe aussi des plateformes permettant de recevoir les requêtes des journalistes. Grâce à Source-in par exemple, les marques et les journalistes ou les attachés de presse sont plus facilement mis en lien. L’astuce : il est parfois pertinent de disposer d’une base de quelques textes que vous pourrez modifier et envoyer rapidement à ces contacts sélectionnés. Personnalisez les messages envoyés N’oubliez pas, à cette étape, que vous vous adressez à des êtres humains. Il est donc essentiel que le message que vous vous apprêtez à envoyer soit personnalisé et s’adresse directement aux journalistes sélectionnés à l’étape précédente. Vous pouvez par exemple employer leur prénom et leur nom de famille. Ce qu’il faut principalement éviter à cette étape, ce sont les messages impersonnels dont le lecteur devine à la simple lecture qu’ils ont été envoyés à de nombreuses autres personnes. Soignez vos relations Une fois qu’un contact privilégié est établi avec un journaliste, il serait dommage de laisser la relation s’effriter avec le temps. Entretenir votre réseau est indispensable et ne peut se limiter à un e-mail envoyé lorsque vous avez besoin qu’on parle de vous dans les médias. Pour qu’un véritable lien de confiance s’établisse entre votre contact et vous, intéressez- vous aux goûts des journalistes. Il existe forcément des thématiques qu’ils affectionnent davantage, des angles de travail qui leur conviennent plus que d’autre, des formats avec lesquels ils entretiennent plus d’affinités (les tribunes, les interviews, les appels à projets, les publi-reportages. Grâce à ce travail « en amont », vous serez plus à même de proposer à vos contacts des formats adaptés et des angles de travail auxquels ils seront réceptifs. Par ailleurs, lorsque vous estimez qu’une information est digne d’une exclusivité, proposez-la à un professionnel que vous connaissez bien. 9 Ne transmettez que des informations vraiment intéressantes Les boîtes e-mail des journalistes débordent de messages leur promettant des informations de la plus haute importance. Il est donc essentiel de les contacter si et seulement si ce que vous avez à leur dire peut vraiment les intéresser, leur audience et eux. Il n’est pas nécessaire d’indiquer dans le titre du e-mail que votre information est « hyper importante » si votre but est seulement de « forcer » le journaliste à ouvrir votre message. Votre crédibilité est en jeu. Engagez plutôt vos efforts sur un contenu de qualité. Travaillez vos angles. En connaissant bien les journalistes, vous saurez quand et à qui proposer un article sur une action particulière de votre entreprise, un partenariat ou encore le portrait du fondateur. Différenciez-vous des autres entreprises / marques Quand la boîte de récéption du journaliste convoité déborde de demandes, l’idéal est d’essayer de se distinguer de manière positive. Pour montrer toute la créativité dont vous pouvez faire preuve, une bonne pratique pourrait consister en l’envoi d’un teasing. De manière courte, précise, et exhaustive, vous présentez votre projet. Partagez rapidement vos idées avec le journaliste sélectionné. Mettez en lumière les points forts qui vous différencient de vos concurrents. Expliquez votre stratégie et, encore une fois, proposez des angles et des formats susceptibles d’intéresser votre contact. Lorsque cela peut s’appliquer à votre situation, faîtes-lui parvenir un échantillon de votre produit, voire le produit lui-même. L’astuce : intégrer au pied de page de votre site un lien pour le téléchargement d’un kit média disponible. Vous pouvez aussi renvoyer les journalistes vers un emplacement Google Drive ou Dropbox pour partager des visuels, des vidéos et autres éléments. 10 Adaptez-vous aux contraintes temporelles de vos interlocuteurs Selon les médias pour lesquels travaillent vos contacts, vous verrez qu’ils n’ont pas tous les mêmes jours de publication, ni des réunions aux mêmes créneaux horaires. Pour certains, les réunions ont lieu durant deux heures tous les matins, alors que d’autres les verront se concentrer le jeudi après-midi par exemple. Renseignez-vous et prenez compte de ces contraintes temporelles lorsque vous vous adressez aux journalistes. Dans le domaine de l’information, le moment où celle-ci est délivrée à toute son importance. Lorsque votre projet est au stade d’embryon par exemple, il est prématuré de vouloir communiquer à son propos. Et à l’opposé, si votre information a déjà fait le tour des médias, il n’est pas utile de contacter un autre journaliste. Proposez un brand content intéressant De très nombreuses entreprises misent maintenant sur le partage de contenus pour se faire connaître, expliquer leur projet, leur point de vue, partager leurs valeurs. Elles partagent souvent leur expertise sur leur blog, ou via des posts sur les réseaux sociaux ou des médias comme Medium. Pour que cette création de contenus vous rende service et embellisse l’image de votre société, veillez à ce que ceux-ci soient utiles et pertinents pour votre audience. Si celle- ci regroupe des entrepreneurs, des consommateurs et des investisseurs, gardez en tête qu’ils sont souvent très réceptifs aux histoires racontant les débuts d’une société, la naissance d’un produit ou pourquoi vous pensez qu’il est plus raisonnable d’attendre encore 4 ans pour lever des fonds. Mettez en avant votre connaissance de votre secteur et votre capacité à rebondir face à uploads/Management/ le-guide-sur-la-gestion-des-relations-publiques 2 .pdf