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MANAGEZ VOS EQUIPES PROJET A DISTANCE L’EXEMPLE DU SCRUMBOARD DIGITAL SAP SOUS

MANAGEZ VOS EQUIPES PROJET A DISTANCE L’EXEMPLE DU SCRUMBOARD DIGITAL SAP SOUS L’OUTIL MIRO Vous souhaitez animer votre projet SAP en mode Scrum pour créer une vraie dynamique d’équipe. Mais voilà, il y a le confinement et le télétravail. Le contexte ne permet donc plus de réunir physiquement les équipes pour échanger devant le Scrumboard. Pas d’inquiétude. De nombreux outils sont désormais à votre disposition pour pallier cette situation et retrouver l’efficacité du travail collectif en distanciel. Voici comment l’outil Miro va vous permettre de réaliser un Scrumboard de projet SAP et d’animer vos équipes, même à distance. Denis CERISIER 25 ans de Direction Administrative et Financière et de direction de projets Directeur Corporate Europe Intégration SAP du groupe PERRIGO 06 21 12 19 69 cerisierdcc@yahoo.fr https://www.linkedin.com/in/denis cerisier/ Objectif traduire ce scrumboard présentiel … … en Scrumboard virtuel partagé en digital avec une équipe en confinement / télétravail … Je commencerai par vous redonner des éléments de méthodologie du Scrum adapté au projet SAP ainsi que les critères attendus pour pouvoir utiliser un outil en distanciel puis suivra une partie très « pratico-pratique » où je vous livre la construction clé en main, pas à pas, de votre Scrumboard SAP digital, avant de passer à l’action avec votre équipe. Attention, il ne s’agit là que d’un outil, qui ne se suffit pas à lui-même. La réussite de l’animation de vos réunions Scrum à distance va avant tout reposer sur l’agilité du Scrummaster dans la maitrise de l’outil mais surtout dans l’animation dynamique et en gagée au service de toute l’équipe. Je vous recommande de commencer par vous familiariser avec les principes du Scrum pour la gestion agile d’un projet SAP, en lisant ou relisant mon article dédié à ce sujet. https://www.linkedin.com/pulse/le-scrum-pour- animer-vos-projets-strat%C3%A9giques-ou-votre- denis-cerisier/ A. LE SCRUMBOARD EN PROJET SAP METHODOLOGIE : LIEN AVEC LA METHODE AGILE POURQUOI ? QUAND ? AVEC QUI ? QUELS CRITERES D’ERGONOMIE ? 1. Une démarche issue de la méthode AGILE Contrairement à certaines idées reçues, il est tout à fait possible de gérer un projet SAP en mode AGILE, au moins pour la partie de conception et développement de la solution. Pour d’autres stades du projet, on préfèrera d’autres méthodologies : les tests par échantillonnage (tests de cohérence et d’exactitude) classiques pour la phase de migration de données ou les process de type GANTT pour la phase de cut-over. Attention à ne pas faire de dogmatisme ni dans un sens, ni dans un autre. Ni dogmatisme pour enfermer SAP dans un cadre rigide qui serait imperméable aux modes AGILE de gestion de projet, ni dogmatisme inverse qui risquerait de mettre en danger notamment les phases finales de test et de cut-over. A chaque phase sa méthodologie. En analysant les principes du manifeste AGILE, on constatera que pour la conception et le développement de la solution, la plupart des règles éditées dans le manifeste sont pour la plupart (pas toutes) tout à fait adaptables à un projet de type SAP. 2. Pourquoi mettre les équipes SAP en mode SCRUM ? Pour les besoins de l’analyse ici, on se concentrera ici parmi toutes les règles, sur 3 principes très pertinents qui guident la mise en place du SCRUM. Règle n° 4 : les utilisateurs et les développeurs doivent travailler ensemble quotidiennement tout au long du projet. C’est parfois le fossé le plus difficile à franchir entre l’IT et les opérationnels : dialogue de sourd, combats d’experts, difficultés à trancher le « nice » du « must » opérationnel, compenser par la technique des défaillances de process opérationnelles, etc… Le SCRUM va nous aider à faire communiquer ces équipes. Règle n° 5 : Réaliser des projets avec des personnes motivées en leur fournissant l’environnement dont ils ont besoin. Le SCRUM est aussi et d’abord un lieu d’échange très fort lorsqu’il est organisé en présentiel. L’organiser en confinement est un enjeu majeur : il faut reconstituer le cadre d’échange en simulant au maximum le présentiel. L’outil doit donc être très intuitif et permette une animation rapide. A défaut, l’environnement technique du Scrumboard prend le dessus sur la discussion. L’outil doit être au service du groupe et c’est encore plus vrai à distance. L’environnement doit rester convivial. Un projet SAP se joue sur la durée. Le SCRUM permet ces échanges dans la convivialité et la bienveillance, nécessaires au moral de l’équipe et à sa cohésion. Il est important que la gestion en distanciel ne « déshumanise » pas la dynamique du SCRUM. Un SCRUM en présentiel peut se réaliser dans une salle customisée à cet effet en mode brainstorming : couleur, confort, canapés, repas d’équipe… En distanciel, il va falloir utiliser toutes les techniques d’animation pour perdre le moins possible de cette énergie collaborative. Règle n° 6 : La méthode la plus simple et la plus efficace pour transmettre l’information est le dialogue en face à face. Ces courbes présentent l’efficacité de la communication suivant le choix du canal de communication, selon les modes asynchrones (papier, audio, mail, vidéo) et les modes synchrones (call, conversation téléphonique, conversation vidéo, face à face et face à face devant un tableau blanc). Le SCRUM appartient à cette dernière catégorie, de loin la plus efficace. De fait, le SCRUM est d’abord un échange en face-face entre tous les membres de l’équipe. Cette dimension est particulièrement importante pour la gestion des « blockers ». Celui qui est à même de résoudre le sujet est souvent dans la salle. Il y a parfois la pression « palpable » du groupe physiquement réuni pour obliger l’un ou l’autre à exprimer la solution et proposer un soutien. Mais comment faire à distance ? Sur le diagramme efficacité de la communication par rapport au canal de communication, il y a un risque de régression voire, dans le pire des cas, de retour à la qualité de l’échange d’une simple conversation vidéo. C’est ici que les qualités personnelles du Scrum Master et les techniques d’animation inhérentes au SCRUM compensent les effets du passage en distanciel. Pour éviter que la gestion à distance ne gomme l’impact de l’animation et les bénéfices du dialogue si efficace en présentiel, il va falloir utiliser des astuces tout au long de la réunion SCRUM : exiger les caméras ouvertes, faire participer les Key-Users en leur « donnant la main » sur le renseignement du Scrumboard, répartir les rôles entre le Scrummaster (qui peut servir de « scribe », formaliser les post- it) et le Key-User qui va placer ou déplacer le post-it, organiser des votes, bien rebondir sur le chatboard, et enfin garder un peu de fun autour de thématiques : célébrer un succès, un anniversaire, apéro de clôture du SCRUM, des thématiques conviviales non SAP, etc… 3. A quel moment du projet ? Le SCRUM peut démarrer dès le Kick-Off et devenir le rituel du Groupe. On distingue en général les phases suivantes dans un projet : - La préparation (dimension administrative, préparation des backfills, structuration de l’équipe et parfois arrêté des options majeures du projet, relevé des attentes du COMEX) qui débouche sur le Kick-Off - La prise de connaissance du Core-Model (Corporate) s’il y en a un par les consultants puis la présentation du Core Model aux Key-Users et le début d’implémentation de la solution cible qui débouche sur la Gap analysis - L’implémentation itérative - Les tests (intégration, validation, UAT (tests unitaires d’acceptance pour valider les gaps) - Les Masterdata (migration / sanity check) - Le Cutover technique qui débouche sur le Go-Live et la phase d’Hypercare post Go-Live Le SCRUM n’est pas adapté aux phases de préparation ou de prise de connaissance du Core model. Il n’est pas non plus adapté aux phases de tests d’acceptance, de sanity-check des masterdata, de training, de cut-over ou d’Hypercare. Ces phases sont dans une logique de compte-à-rebours pré Go- Live où la logique du SCRUM n’est plus de mise voire risquerait d’être dangereuse. A la fin de l’étape de prise de connaissance du Core-Model et de début d’implémentation, le groupe projet doit présenter la Gap analysis qui doit être validée par la Direction de projet. Cette liste des gaps entre la solution fonctionnelle souhaitée et le Core Model n’est pas propice au SCRUM. Il est nécessaire de figer les choix majeurs de design. Ces exceptions fixées, le SCRUM en mode AGILE s’intercale parfaitement dans les phases de début d’implémentation puis de construction de la solution. La pleine puissance de la méthode se fait au moment de la phase d’implémentation itérative. Elle décroit au fur et à mesure que la solution prend forme. Il est cependant nécessaire de garder une certaine itération dans le design de la solution jusqu’aux tests unitaires d’acceptance (UAT). On pourrait par exemple penser que la détermination des niveaux de hiérarchie produit souhaitée doit être figée et ne plus varier à partir des premières migrations de Masterdata dans les systèmes de qualité. C’est en partie vrai, mais bien théorique. Le business continue et évolue. On peut avoir besoin de nouvelles strates pour traiter de nouvelles gammes, on peut aussi se uploads/Management/ le-scrum-sap-a-l-x27-ere-du-management-a-distance.pdf