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Patrick M. Georges Le Management Cockpit Des tableaux de bord qui vont à l’esse

Patrick M. Georges Le Management Cockpit Des tableaux de bord qui vont à l’essentiel © Éditions d’Organisation, 2002 ISBN : 2-7081-2783-7 Alliance des consultants industriels francophones - http://www.acifr.org Qu’est-ce qu’un Management Cockpit ? Ce chapitre vous donne une idée de ce qu’est un Manage- ment Cockpit. Il vous fait faire une visite virtuelle. Il vous raconte l’histoire vécue d’un manager, qui vous ressemble et qui découvre son premier Management Cockpit. UN POSTE DE PILOTAGE POUR MANAGER Beaucoup d’entreprises sont équipées de salles de réunion appelées Manage- ment Cockpit. Ce sont des postes de pilotage utilisés par les managers pour gérer leur équipe, leur département, leur division, leur usine ou leur entreprise. Le Management Cockpit offre aux managers un environnement informatif idéal pour travailler en équipe, pour prendre des décisions et les faire appliquer. D’après une enquête économique récente, 55 % des sociétés dans le monde plani- ﬁent d’utiliser un ou plusieurs Management Cockpit dans les 5 prochaines années. Une salle Management Cockpit présente l’information au manager comme un cockpit d’avion présente l’information au pilote. Comme dans un cockpit d’avion, les instruments d’action et de contrôle du manager se trouvent dans sa salle de pilotage. Tous les indicateurs nécessaires pour décider et pour suivre les actions sont afﬁchés clairement. La salle montre les liens de cause à effet entre les indicateurs et propose des programmes pour le traitement des problèmes fréquents et simples. Le Management Cockpit est géré par un logiciel simple de collecte et de pré- sentation des informations. Les Management Cockpit des comités de direction des grandes entreprises sont installés par des experts dont c’est le métier. L’équipement électronique Alliance des consultants industriels francophones - http://www.acifr.org 2 L E M ANAGEMENT C OCKPIT © Éditions d’Organisation sur mesure est produit par quelques sociétés spécialisées. Mais la plupart des Management Cockpit sont réalisés par les managers eux-mêmes après une formation spécialisée et avec quelques conseils. " Les managers donnent à leur Management Cockpit des missions très diverses La mission de base est de servir de lieu à toutes les réunions importantes de l’équipe. Il est aussi utilisé pour des missions spéciales : obtenir des rensei- gnements sur les clients et sur les compétiteurs, mener des opérations de réduction de coûts, piloter une fusion ou une acquisition ou encore atteindre certaines normes de qualité et de rapidité. Les Management Cockpit apportent des bénéﬁces considérables par rapport aux anciens systèmes d’information tels que les Management Information Systems et Executive Information Systems. L’organisation et la présentation des informations y sont nettement supérieures. Les données informatisées et non-informatisées y sont présentées avec la même interface. " Comment un Management Cockpit augmente-t-il l’effica- cité d’une équipe ou d’une entreprise ? Prenons un exemple. Si la mission donnée au Management Cockpit est d’augmenter les activités de vente, les activités de vente ont de fortes chances d’augmenter. Ceci pour deux raisons simples : – La première est que les activités de vente vont être mieux mesurées, plus pré- cisément, plus fréquemment et, comme l’on sait, « ce qui est mesuré est fait ». – La seconde est que les chiffres et les messages relatifs aux activités de vente vont être afﬁchés par des visuels très parlants, en grand, en clair, avec com- paraisons, avec objectifs, avec limites, dans tous les Management Cockpit de l’entreprise, aux yeux de tous. On ne peut pas imaginer plus motivant pour les forces de vente. Un Management Cockpit est une place de travail, une salle de réunion spéciale conçue pour améliorer les performances d’une équipe de management qui s’y réunit. Cette salle peut être physique, une vraie salle de réunion informatisée et réorganisée ou virtuelle, un poste de pilotage sur l’Intranet de l’entreprise. Dans un Management Cockpit, en un seul lieu et au même moment, sont réunis les trois principaux moteurs de l’entreprise : son savoir, ses déci- deurs et ses moyens d’action. Dans la situation économique actuelle, diriger ses affaires avec un Mana- gement Cockpit est indispensable. Alliance des consultants industriels francophones - http://www.acifr.org Qu’est-ce qu’un Management Cockpit ? 3 © Éditions d’Organisation LA VISITE DE PAUL La meilleure façon de savoir ce qu’est un Management Cockpit c’est d’en visiter un. Il y a plus de 5 000 Management Cockpit dans le monde que les propriétaires seront ﬁers de vous montrer, si vous n’êtes pas un concurrent bien entendu. Mais ne vous attendez pas à tout voir. Plus de la moitié des informations sont souvent conﬁdentielles et cachées lors des visites. Demandez à vos connaissances dans le monde du management. Vous trouve- rez certainement une personne pour vous ouvrir les portes de sa salle de management. Cela vaut la peine de visiter un Management Cockpit moderne. Certains sont de véritables salles de guerre à usage civil, d’autres sont des salles virtuelles, quasi invisibles et indétectables en dehors de leurs heures d’opérations. Mais en attendant, voici une visite sur papier d’un Management Cockpit très moderne et très complet. 1 er Juin 2001, à l’aube La première visite – Monsieur, nous avons une situation, pouvez-vous descendre … Paul ne comprend pas immédiatement. Sa secrétaire précise. – Dans le Management Cockpit monsieur, au sous-sol. Paul vient de prendre le poste de patron de Delphi. Il avait entendu parler du Management Cockpit il y a deux jours, mais sans savoir à quoi servait cette salle de réunion un peu spéciale. En poussant sur le bouton – 1 de l’ascen- seur, Paul se demande ce qu’ils entendent par « … nous avons une situation… » mais il ne demande rien. La salle n’est pas difﬁcile à trouver. Un grand panneau sur la porte double précise : La signiﬁcation « PIC » à côté de son nom ne voulait rien dire pour lui. Pas plus que Chief Cockpit Ofﬁcer à côté du nom d’un de ses collaborateurs et Cockpit Ofﬁcer à côté du nom de quelqu’un qu’il ne connaissait pas. Sa secrétaire lui remet son badge d’accès aux zones sensibles de l’entreprise. La porte s’ouvre. C’est une histoire vraie. Nous avons juste changé les noms. Suivez Paul. À la ﬁn de cette histoire, vous saurez ce qu’est un Management Cockpit, le poste de pilotage d’affaires le plus utilisé dans le monde. Management Cockpit, Accès Contrôlé. Alliance des consultants industriels francophones - http://www.acifr.org 4 L E M ANAGEMENT C OCKPIT © Éditions d’Organisation Sa première impression est celle d’entrer dans une salle de guerre, en mieux. – Bonjour Monsieur. Nous avons une situa- tion. Nous avons pensé que vous devriez savoir et que vous aimeriez participer aux décisions. Le Management Cockpit – Madame, je préférerais d’abord comprendre où je suis et comment fonc- tionne cette salle. – Certainement , dit K. Cette pièce est une salle de réunion informatisée, équipée d’un logiciel d’aide à la décision. Beau- coup de nos salles de réunions ont été informatisées et il existe une salle comme celle-ci dans la plupart de nos unités. En fait, c’est un outil de gestion beaucoup plus simple qu’il n’y paraît. Un simple poste de pilotage pour entreprise, dit K. Il vous présente toutes les informations dont vous avez besoin pour gérer cette entreprise. Nous l’utilisons depuis trois ans. Il est maintenant bien rodé. Nous avons juste- ment une situation… – Attendez, j’ai besoin de quelques expli- cations. Quels sont les bénéﬁces à travailler dans cette pièce plutôt que face à mon ordinateur ? » K. ne peut s’empêcher de sourire. – Ce n’est pas vraiment la même chose dit- elle en se reprenant. Comme vous le savez, nous avons à faire à une forte compétition sur ce marché. Notre Mana- gement Cockpit nous donne toutes les informations que vous devez connaître, tous les indicateurs de performance et les indicateurs d’actions, les messages impor- tants, les renseignements conﬁdentiels, etc. Avec cet outil, la performance est devenue une religion et nous mesurons donc beau- coup. “Ce qui est mesuré est fait”, la productivité augmente. Cette salle, nous l’utilisons aussi comme outil de communication. Notre stratégie à été clariﬁée et tous les employés savent où nous allons et savent qu’il y a un pilote dans l’avion. – Et vous-même quel est votre rôle ? – Je suis la Chief Cockpit Ofﬁcer. Je travaille pour le département de contrôle de gestion. Je m’occupe de cette salle avec mon assistant, le Cockpit Ofﬁcer qui est assis là-bas au Flight Deck. – Je suppose que les réunions tenues dans cette salle doivent être efﬁcaces ! K se détendit un peu. – Oui, avec ce projet, nous avons vraiment soudé l’équipe. Cela a été un exercice passionnant de se mettre d’accord sur ce qui est important, sur ce qu’il faut mesurer et sur la façon de calculer les indicateurs. Avec votre prédécesseur, nous avions fait un exercice intéressant. Nous avons noté sur un papier ses douze indicateurs clés de performance. Nous avons ensuite essayé de deviner sa liste, ses priorités. Quand nous avons constaté notre incapacité à deviner exactement son tableau de bord, nous avons compris pourquoi il y avait tant de malentendus dans l’équipe. On ne volait pas en escadrille. Le Management uploads/Management/ management-cockpit-extraits-pdf.pdf