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Manuel de prise en main Ce manuel vous permet de découvrir OptiMaint au travers

Manuel de prise en main Ce manuel vous permet de découvrir OptiMaint au travers de votre propre exemple. Vous n’allez aborder qu’une partie des fonctionnalités pour avoir une vue globale du logiciel. Toutes les données que vous allez renseigner peuvent être conservées après le choix définitif de notre solution de GMAO. Ainsi, vous pouvez commencer à travailler avec OptiMaint dès aujourd’hui ! Important : OptiMaint peut gérer n'importe quel type d'équipement ; des moyens de production, des bâtiments, du matériel informatique, des véhicules ... C'est pourquoi, le logiciel est adapté aux besoins des différents secteurs de l'industrie, du tertiaire, des services, des collectivités, des hôpitaux etc ... N’oubliez pas … à tout moment vous pouvez avoir une aide contextuelle à l’aide de la touche : Bonne découverte … L’informatique au service la maintenance ATTENTION : La mise en application de ce manuel nécessite une connexion sous un profil administrateur (ex : JYM) avec un affichage complet des menus (menu : Fichier | Masquer menus utilisateurs : décoché) Manuel de prise en main OptiMaint 2 / 68 QUELQUES CONSEILS D’UTILISATION....................................................................................................................5 Les utilisateurs et la confidentialité...........................................................................................................................6 Les menus................................................................................................................................................................7 Les langues..............................................................................................................................................................8 La barre d'outils........................................................................................................................................................8 Validation des données utilisateurs..........................................................................................................................8 Les listes déroulantes...............................................................................................................................................9 Les recherches.......................................................................................................................................................10 Les dates................................................................................................................................................................11 Les états.................................................................................................................................................................11 L’Aide......................................................................................................................................................................12 NOMENCLATURE ET CODIFICATION.....................................................................................................................13 Nomenclature – Arborescences.............................................................................................................................14 CREER VOTRE SOCIETE.........................................................................................................................................19 Créer votre société.................................................................................................................................................20 Créer une division...................................................................................................................................................21 Créer un centre de frais..........................................................................................................................................21 GERER VOS EQUIPEMENTS...................................................................................................................................23 Créer un équipement..............................................................................................................................................24 Créer un planning équipement...............................................................................................................................26 Personnaliser un équipement.................................................................................................................................27 Recherche d'un équipement...................................................................................................................................29 Créer un organe.....................................................................................................................................................31 Créer un lien équipement / organe.........................................................................................................................31 Exploration arborescente........................................................................................................................................32 GERER VOS INTERVENTIONS................................................................................................................................33 Définir des intervenants..........................................................................................................................................37 Saisir des exceptions..............................................................................................................................................38 Créer une Demande d'Intervention........................................................................................................................39 Créer un bon de travail (B.T.).................................................................................................................................40 Créer une maintenance préventive........................................................................................................................41 Générer les B.T. préventifs.....................................................................................................................................43 La synthèse des charges et des ressources..........................................................................................................43 Affecter les B.T.......................................................................................................................................................45 Créer une fiche activité sur B.T..............................................................................................................................46 Créer un B.T. mono activité....................................................................................................................................47 Créer une fiche activité hors B.T............................................................................................................................48 GERER VOS STOCKS..............................................................................................................................................49 Créer un magasin...................................................................................................................................................51 Créer un fournisseur...............................................................................................................................................51 Créer un article.......................................................................................................................................................52 Sortir un article du stock.........................................................................................................................................53 GERER VOS ACHATS...............................................................................................................................................55 Suggestion de réapprovisionnement......................................................................................................................57 Validation d'une suggestion de réapprovisionnement............................................................................................57 Rechercher une commande...................................................................................................................................58 Etablir une commande............................................................................................................................................59 Réceptionner un article...........................................................................................................................................60 Enregistrer une facture suite à une commande.....................................................................................................60 Enregistrer une facture sans commande auparavant............................................................................................61 GERER VOS BUDGETS............................................................................................................................................63 Gérer vos budgets..................................................................................................................................................64 Définir un budget pour un centre de frais...............................................................................................................64 GERER VOS PROJETS D’INVESTISSEMENT.........................................................................................................65 Créer un projet d'investissement............................................................................................................................67 QUELQUES CONSEILS D’UTILISATION … Les utilisateurs et la confidentialité Authentification des utilisateurs Lors de la connexion dans OptiMaint, tout utilisateur doit obligatoirement s'identifier par son nom d’utilisateur (initiales, matricule...). Au premier lancement d’OptiMaint, il vous est proposé de vous connecter avec les initiales du responsable de maintenance (Jean-Yves Martin) dans la société fictive OptiCar : JYM – Il n’y a aucun mot de passe Il est possible de sécuriser l’accès avec des mots de passe (cryptés dans la base de données). A noter que la gestion globale des mots de passe correspond à la norme FDA (Food and Drug Administration - 21 CFR Part 11) qui est imposée dans certains secteurs d’activités (industries agroalimentaires, pharmaceutiques). Droits d'accès Afin d’adapter OptiMaint aux besoins de votre société et au sein de votre société à tous les utilisateurs, il est possible de définir des droits d’accès (lecture/écriture) pour toutes les fonctionnalités proposées dans OptiMaint. Ainsi le responsable maintenance aura, sans doute, accès à toutes les fonctionnalités alors qu’un technicien de maintenance pourra être limité à certaines. La confidentialité se gère à partir de profils d’utilisateur (exemples de profils : techniciens de maintenance, acheteur, magasinier …). A chaque profil, est associé des droits d’accès en lecture/écriture pour les différentes fonctionnalités proposées. (Voir les menus : Fichier | Sécurité | Profil et Confidentialité). Vous pouvez créer autant de profils que vous souhaitez. Pour avoir des exemples concrets, lors du lancement d’OptiMaint, connectez dans la société OptiCar sous ces différents noms d’utilisateurs (sans aucun mot de passe) : - JYM (le responsable maintenance) - BLANDIN (un intervenant de la maintenance) - KALFON (un intervenant extérieur) - MAHE (une personne aux achats) - MORO (le magasinier) Dans cet exemple, Jean-Yves MARTIN (JYM) responsable de maintenance a accès à tous les menus et toutes les fonctionnalités. Dans cet autre exemple, Jules KALFON est un intervenant extérieur qui est restreint à quelques fonctionnalités liées aux interventions. Il est également possible de définir une confidentialité par utilisateur pour chaque centre de frais et magasin en lecture / écriture. Les menus Pour bien comprendre les menus standards, il est possible de faire le découpage suivant : 1ère partie : | Fichier | Accès au paramétrage, à la sécurité et la confidentialité d'OptiMaint 2ème partie : | Bases | Préventif | Accès à toutes les définitions des données 3ème partie : | Interventions | Achats | Stocks | Accès à tous les mouvements 4ème partie : | Traitements | Accès à tous les traitements 5ème partie : | Editions | Accès aux éditions 6ème partie : | Fenêtre | ? | Accès aux fenêtres déjà ouvertes ou spécifiques et à l’aide En fonction des droits d’accès définit pour chaque profil, les utilisateurs ont des menus plus ou moins limités. Simplification des menus : Dans une utilisation quotidienne, il est évident que ce sont toujours les mêmes fonctionnalités utilisées. C’est pourquoi, il est possible de supprimer de l’affichage les fonctionnalités rarement utilisées avec la possibilité de les réafficher à tout moment très facilement et rapidement. Menus complets Menus restreints Pour afficher ou non les menus complets, il suffit de sélectionner (coché) ou désélectionner (décocher) le menu : « Masquer menus utilisateurs ». Pour définir les menus à masquer ou non, aller dans le menu : Fichier | Préférences - onglet : Menus. Cette personnalisation se fait au niveau de l’utilisateur. ATTENTION : Pour la suite de ce didacticiel, il faut travailler sous le nom d’un utilisateur avec un profil administrateur (exemple : JYM) et avec les menus au complet pour avoir toutes les fonctionnalités qu’offre OptiMaint. Les langues Un code langue permet d'adapter le progiciel à la langue parlée par l'utilisateur. La langue est totalement indépendante de la version installée sur le PC. (Ainsi sur le même PC : Paul aura la version française d'OptiMaint et John aura la version anglaise !). La barre d'outils Chaque icône sur la barre d'outils est un raccourci vers une fenêtre généralement très souvent utilisée. Il suffit de cliquer sur l'icône pour accéder directement à la fenêtre désirée. Si vous cliquez avec le bouton droit de la souris, vous passez directement en fonction de recherche. Pour personnaliser votre barre d’outils, allez dans le menu : Fichier | Préférences (onglet Barre d’outils). Validation des données utilisateurs A chaque fois que vous enregistrez des informations en cliquant sur la touche validation d'une fenêtre, les données s'effacent de l'écran. OptiMaint vous indique ainsi qu'il a bien pris en compte vos données. Vous pouvez rappeler à l'écran vos données en cliquant simplement sur le bouton Rappel ou avec la touche F5 De plus, OptiMaint affiche dans la barre d'état le statut de la dernière action validée par l'utilisateur. La barre d'état ci-dessus indique que le B.T. n°154 a été créé correctement Les champs en couleur signifient qu’ils doivent être obligatoirement renseignés (les couleurs sont paramétrables). Sauf cas exceptionnels, les champs en blanc sont facultatifs. A noter qu’OptiMaint vous permet de rendre obligatoire les champs qui ne le sont pas en standards. Saisie du code suivi des touches : Entrée ou Tabulation Les listes déroulantes Le champ de saisie des listes déroulantes vous permet de réaliser deux types de recherche : Recherche sur un code précis Dans le champ de saisie vous tapez le code suivi de la touche « Entrée » ou « Tabulation » et vous obtenez directement l'élément recherché. Exemple : sur la fiche équipement, tapez le code CH-01 suivi de la touche Entrée, vous obtenez alors les renseignements concernant le chariot élévateur CH-01. Recherche partielle ou globale Prenons en exemple la fiche Equipement, ouvrez la liste déroulante pour cela : - soit cliquer sur la flèche vers le bas - soit taper sur la touche « flèche vers le bas » de votre clavier Si vous souhaitez : - une recherche globale : Taper sur la touche Entrée. S’affiche alors la liste complète des éléments (il est possible de fixer une limite d’affichage afin d’éviter une liste trop longue) - une recherche partielle : Taper une partie de l’élément recherché en utilisant le caractère de remplacement. Le caractère de remplacement c'est : - dans le cas où vous travaillez avec une base de données Access c'est le caractère : * (multiplier) - pour toutes les autres bases c'est : % (pourcentage) Exemple : sur la fiche équipement, ouvrir la liste première liste déroulante, sur le premier champ de saisie qui correspond au code de l’équipement, taper : « 2R* » et taper sur la touche Entrée. Cela permet d’obtenir la liste de tous les équipements ayant un code commençant par 2R. Pour sélectionner l’élément correspondant à votre recherche, il suffit - cliquer sur l'élément - ou une fois l'élément mis en sur brillance (avec les touches : flèche vers le uploads/Management/ manuel-de-prise-en-main 2 .pdf