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MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE, FINANCIERE, ET COMPTABLE Manuel

MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE, FINANCIERE, ET COMPTABLE Manuel de procédures de gestion révisé LE 29/7/2029 REDIGE PAR HARAGIRIMANA CLAVER ORGANISATION POUR LA PROMOTION DE DRROITS DES MALADES MENTAUX AU RWANDA/OPROMAMER TABLE DES MATIERES TABLE DES MATIERES ................................................................................................................................................... 1 PARTIE I – GENERALITES ............................................................................................................................................... 4 CHAPITRE I: CADRE REGLEMENTAIRE .............................................................................................................................. 5 I.1.Règles générales en vigueur ....................................................................................................................................... 5 I.1.1.Règles générales relatives aux niveaux de responsabilité ........................................................................................................... 5 I.1.2.Règle générale relative aux paiements ..................................................................................................................................... 6 PARTIE II – PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE & COMPTABLE .............................................................................. 7 CHAPITRE II : PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRE ................................................................................................... 7 II.1. Généralités .............................................................................................................................................................. 7 II.2. Principes généraux ................................................................................................................................................... 7 II.3. Présentation du budget ............................................................................................................................................. 8 II.4. Elaboration du programme de travail et du budget annuel ............................................................................................ 9 II.4.1. Règles de gestion ................................................................................................................................................................. 9 II.4.2. La procedure......................................................................................................................... Error! Bookmark not defined. II.5. Exécution budgétaire .............................................................................................................................................. 10 II.5.1. Règles de gestion ............................................................................................................................................................... 10 II.6. Contrôle budgétaire ................................................................................................................................................ 10 II.6.1. Suivi quotidien .................................................................................................................................................................... 10 II.6.2. Suivi mensuel .................................................................................................................................................................... 11 II.6.4. Rédaction des rapports ....................................................................................................................................................... 12 CHAPITRE III : PROCEDURES DE GESTION COMPTABLE ................................................................................................. 13 III.1. Cadre Comptable .................................................................................................................................................. 13 III.1.1. Cadre général du système d’information comptable............................................................................................................... 13 III.1.1.1. Présentation générale ..................................................................................................................................................... 13 III.1.1.2. Les principes comptables spécifiques ............................................................................................................................... 13 III.2. Plan Comptable .................................................................................................................................................... 13 III.2.1. Cadre comptable analytique et budgétaire ............................................................................................................................ 14 III.2.2. Spécificité des projets : Principe d’équilibre entre les emplois et les ressources,....................................................................... 14 III.2.3. Amortisement des immobilisations ....................................................................................................................................... 15 III.3. Organisation Comptable......................................................................................................................................... 16 III.3.1. Organisation du système comptable .................................................................................................................................... 16 III.3.2. Travaux comptables ........................................................................................................................................................... 17 III.3.3. Analyse et Contrôles comptables ........................................................................................................................................ 20 III.3.4. Travaux de clôture comptable ............................................................................................................................................. 22 III.3.5. Travaux d’audit .................................................................................................................................................................. 23 III.4. Guide d’imputation comptable ................................................................................................................................. 23 III.4.1. Comptabilisation des dépôts des bailleurs de fonds sur les comptes de l’orgainsation ............................................................... 24 III.4.2. Subvention d’équipement et ‘exploitation .............................................................................................................................. 26 CHAPITRE IV : PROCEDURES DE GESTION DE LA TRESORERIE ..................................................................................... 30 IV.1. Gestion des comptes bancaires .............................................................................................................................. 30 IV.2. Signataires légaux ................................................................................................................................................ 30 IV.3. Traitement des dépenses par règlement bancaire .................................................................................................... 31 IV.4. Traitement comptable des pièces de banque ........................................................................................................... 32 IV.5. Gestion de la Caisse ............................................................................................................................................. 32 IV.6. Gestion de la Caisse –approvisionnement de la Caisse ............................................................................................ 33 IV.7. Traitement des règlements des dépenses par Caisse .............................................................................................. 34 IV.8. Gestion de la Caisse recette .................................................................................................................................. 34 IV.9. Avance de fonds ................................................................................................................................................... 35 IV.10. Traitement comptable des pièces de Caisse ......................................................................................................... 36 IV.11. Classement et archivage ...................................................................................................................................... 40 IV.12. Types de rapports ............................................................................................................................................... 41 CHAPITRE V : PROCEDURES DE GESTION DES ACHATS/APPROVISIONNEMENTS .......................................................... 44 V.1. Mode réglementaire ............................................................................................................................................... 44 V.2. Les Principes ......................................................................................................................................................... 44 V.3. Procédure simplifiée ou entente directe ................................................................................................................... 46 V.4. Procédure restreinte ............................................................................................................................................... 48 V.5. Appel d’offres ouvert (National ou International) ....................................................................................................... 49 V.6. Procédure des formations ....................................................................................................................................... 49 V.7. La Commande ...................................................................................................................................................... 52 V.8. Réception des commandes de fournitures, de services ou des travaux ....................................................................... 53 V.9. Traitement des factures d’achats ............................................................................................................................. 54 CHAPITRE VI : PROCEDURES DE GESTION DES STOCKS ................................................................................................ 56 VI.1. Règles et principes essentiels ................................................................................................................................ 56 VI.2. La gestion quotidienne des stocks ......................................................................................................................................... 56 VI.5. Gestion administrative des fournitures de bureau et des produits d’entretien ............................................................... 57 VI.6. Distribution des fournitures .................................................................................................................................................... 58 VI.7. Inventaires Physiques ........................................................................................................................................... 60 VI.8.1.Etapes à suivre .................................................................................................................................................................. 62 VI.8. 2. La préparation de l’inventaire ............................................................................................................................................. 62 VI.9. L’inventaire physique ............................................................................................................................................................ 65 VI.9. 4. Transmission des inventaires à la Coordination Nationale ..................................................................................................... 68 CHAPITRE VII : PROCEDURES DE GESTION DU PATRIMOINE .......................................................................................... 71 VII.1. Gestion des Immobilisations .................................................................................................................................. 71 VII.1. 1. Réception des équipements immobiliers. ........................................................................................................................... 71 VII.1.2. Prise en compte d’une immobilisation. ................................................................................................................................ 71 VII.1.3. Affectation et detention: .................................................................................................................................................... 73 VII.1.4. Sortie d’une immobilisation: ............................................................................................................................................... 73 VII.2. Gestion des véhicules et motos ............................................................................................................................. 75 VII.2.1. Règles de gestion ............................................................................................................................................................. 75 VII.3. Gestion du carburant ............................................................................................................................................ 80 VII.3.1. Règles de gestion ............................................................................................................................................................. 80 VII.3.2. Approvisionnement en Carburant par le système de Bons de carburant ................................................................................. 82 CHAPITRE VIII : PROCEDURES DE GESTION DES VOYAGES ET ...................................................................................... 83 MISSIONS .............................................................................................................................................. ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. VIII.1. Missions locales .................................................................................................................................................. 83 VIII.1.1. Règles de gestion ............................................................................................................................................................ 83 VIII.1.2. Description de la procédure .............................................................................................................................................. 85 VIII.1.3. Elaboration et soumission des termes de référence de la mission ........................................................................................ 85 VIII.1.4. Préparation de l’ordre de mission ...................................................................................................................................... 85 VIII.1.5. Etablissement de la fiche per diem .................................................................................................................................... 87 VIII.1.6. Paiement des frais de mission .......................................................................................................................................... 87 VIII.1.7. Rédaction du rapport de mission ....................................................................................................................................... 87 VIII.1.8. Enregistrement du rapport de mission ................................................................................................................................ 88 VIII.1.9. Lecture du rapport de mission ........................................................................................................................................... 89 VIII.1.10. Frais des formateurs ...................................................................................................................................................... 89 VIII.1.11. Frais de participants ....................................................................................................................................................... 89 VIII.1.12. Frais des consultants ..................................................................................................................................................... 89 VIII.2. Missions internationales ....................................................................................................................................... 89 VIII.2.1. Règles de gestion ............................................................................................................................................................ 89 CHAPITRE IX : PROCEDURES GESTION DES FRAIS GENERAUX ...................................................................................... 92 IX.1. La gestion des moyens de communication .............................................................................................................. 92 CHAPITRE X : PROCEDURES DE REPORTING ................................................................................................................. 93 X.1. Obligation de reporting de la Coordination ................................................................................................................ 93 X.1.1. Principes généraux ............................................................................................................................................................. 93 X.1.2. Rapports et périodicités ...................................................................................................................................................... 95 X.2. Obligation de reporting des antennes et sous-bénéficiaires ........................................................................................ 96 X.2.1. Synthèse des rapports et leur périodicité. ............................................................................................................................. 98 PARTIE I – GENERALITES Introduction et Contexte SHORT DESCRIPTION OF THE ORGANIZATION Organisation pour la Promotion et la solidarité des Malades et Handicapés Mentaux au Rwanda, OPROMAMER in French acronyme Word, Is a Partner of CARAES RWANDA ASBL. It works in countrywide and its office is located in Kigali City, Gasabo District, Ndera sector. JUSTIFICATION OF OPROMAMER After recognizing the misconception about mental health illness followed by the difficulties that the mentally ill and mentally challenged people face in the Rwandan community, (including but not limited to), the rape, undesired pregnancies, to be seriously beaten, stigmatization done by people surrounding them, and the stigmatization from their own families members, the rejection during succession with parents’ legacy, serious poverty among the mentally ill and mentally challenged people, Also taking consideration the increase of mentally patients number in the National Neuropsychiatric Hospital of Ndera that shift from a little number of patients before Genocide to the estimation of big number of patients in Nowadays; the mentally patients/disabled with technical support of CARAES Ndera Hospital, have made an initiative of creating a National Organization named OPROMAMER as a +250 782 783 870 promorwanda@yahoo.com opromamer.blogspot.com , sustainable solution to different rights-violence to the mentally ill and mentally disabled patients. Vie de ce manuel Ce manuel est bien entendu destiné à être mis à jour au fur et à mesure de l'évolution du cadre structurel et des changements intervenant dans le processus de traitement des opérations au sein de l’organisation La mise à jour du manuel de procédures incombe en premier lieu au Comité Exécutif et à la Coordination del’OPROMAMER, qui sont les témoins privilégiés de l'impact de l'évolution de l'environnement sur les méthodes de travail de l’Organisation CHAPITRE I: CADRE REGLEMENTAIRE I.1.Règles générales en vigueur I.1.1.Règles générales relatives aux niveaux de responsabilité Par définition, trois niveaux de responsabilité sont appliqués pour toutes les opérations administratives, financières et comptables, dans le cadre du principe général de la séparation des fonctions : - L’assemblée Générale : c’est l’organe supérieur composé des membres fondateurs, tous étant personnes catégoriquement vécu une expérience d’être malades ou handicapes mentaux, parmi cette assemblée peut y avoir une personne qui sa qualité et expériences n’a jamais été malades et handicapes mentaux mais selon sa connaissance peut assumer la responsabilité de conseiller - Le conseil d’administration :il est composée de 5 personnes, président, vice président, trésorier, secrétaire et un conseiller, cet organe est la pour la supervision des opérations ;il réunit et convoquer par son président et son secrétaire est Directeur Exécutif - Le Représentant Légal : C’est lui qui est la plus haute personnalité de l’organisation il est aussi le Directeur exécutif ainsi que le chef et coordinateur des opérations ; - Responsable Administratif et Financier : assume la responsabilité de la conformité de toutes les transactions financières et d’une bonne gestion administrative et comptable. - Le Chargé du Suivi-Evaluation et Contrôle Interne : est garant du suivi des procédures administratives et financières à tous les niveaux de l’Organisation. I.1.2.Règle générale relative aux paiements Par application des bonnes pratiques permettant le renforcement de la gouvernance, de la transparence et de la sécurisation des flux financiers, tous les paiements effectués par l’OPROMAMER nécessitent au moins deux signataires légaux. Les signataires légaux sont désignés par application de la réglementation des pouvoirs fixée par le Comité Exécutif de lOPROMAMER. Ce dernier conférant la responsabilité de gestion à la Coordination Nationale tout en gardant son œil de Superviseur et son pouvoir de contrôle. PARTIE II – PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE & COMPTABLE CHAPITRE II : PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRE II.1. Généralités La rareté des ressources ainsi que la nécessité de mise en place d’une gestion rigoureuse et transparente impose des règles et procédures adaptées permettant une saine maîtrise des coûts. Par conséquent, l’OPROMAMER doit se doter d’outils budgétaires. Ces outils de gestion budgétaire renferment notamment :  des procédures budgétaires ;  des dispositions d’exécution budgétaire. La première étape du cycle de préparation du budget consiste à définir au niveau de chaque rubrique budgétaire les orientations stratégiques qui doivent s’inscrire uploads/Management/ manuel-de-procedures-de-gestion-administrative-financiere-et-comptable.pdf