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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES Association d’appui aux Initiatives de Dév

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES Association d’appui aux Initiatives de Développement B.P. 18 Gueckédou, République de Guinée E-mail: AID 2 Janvier 2014 ABREVIATIONS ET ACRONYMES Ad Administrateur AD Assistant de Direction AID Association d’Appui aux Initiatives de Développement AO Administrateur des Opérations BC Bon de commande BL Bon de livraison BR Bon de réception CA Conseil d’administration CD Compact Dick CNSS Caisse Nationale de Sécurité Sociale DA Demande d’achat ONG Organisation Non Gouvernementale PV Procès-verbal RAF Responsable administratif et financier RTS Retenues sur traitement de salaire SE Secrétaire Exécutif SIC Système d’information et de communication SSE Spécialiste Suivi Evaluation TDR SDL SGL Termes de référence Spécialiste Développement Local Spécialiste Gouvernance Locale 3 Table des matières I. PRESENTATION DU MANUEL ......................................................................................... 5 1.1. Origine du manuel des procédures ............................................................................................. 5 1.2. Objectifs du manuel ..................................................................................................................... 5 1.3. Organisation du manuel ............................................................................................................... 5 Le présent manuel de procédures administratives est organisé comme suit : .................................. 5 1.4 Mise à jour du manuel ................................................................................................................... 6 1 4.1 Modification des procédures .................................................................................................. 6 1 4 2. Responsabilités de la tenue et de la mise à jour du manuel ................................................. 6 1 4.3. Méthodologie de mise à jour ................................................................................................ 6 II. DESCRIPTION ET STRUCTURE ORGANISATIONNELLE .............................................. 9 2.1 Vue d’ensemble de l’organisation ................................................................................................ 9 2.2 Structure organisationnel ............................................................................................................ 11 2.2.1 Organigramme structurel ..................................................................................................... 12 III. PROCEDURES DE GESTION ........................................................................................14 3.1 Enoncé des principes ................................................................................................................... 14 3.2 Plan descriptif des procédures .................................................................................................... 14 IV. SYSTEME DE COMMUNICATION .................................................................................16 4.1 Objectif du système de communication...................................................................................... 16 4.2 Organisation et gestion du système de communication ....................................................... 16 V. GESTION DU PERSONNEL ............................................................................................19 5.1 Gestion du personnel .................................................................................................................. 19 VI. GESTION DES COURRIERS .........................................................................................40 6.1 Courrier départ ............................................................................................................................ 40 6.2 Courrier arrivée ..................................................................................................................... 41 VII. GESTION DES ACHATS DE BIENS ET DE SERVICES ...............................................44 7.1 Achats locaux de biens et de services ......................................................................................... 44 7.2 Passation des marché .................................................................................................................. 46 VIII. GESTION DES IMMOBILISATIONS ET DES VEHICULES ..........................................56 8.1 Prise en compte d’une Immobilisation ....................................................................................... 56 8.2 Suivi des Immobilisations ............................................................................................................ 58 8.3 Sortie des Immobilisations .......................................................................................................... 61 IX - ANNEXE ........................................................................................................................63 4 PRESENTATION DU MANUEL 5 I. PRESENTATION DU MANUEL 1.1. Origine du manuel des procédures Le manuel de procédures administratives, est rédigé conformément : - aux lois et règlements en vigueurs en République de Guinée ainsi qu’aux différents textes applicables aux organisations non gouvernementales, et - aux exigences des bailleurs de fonds. Le présent manuel tient compte des usages administratifs généralement admis pour la gestion d’une personne morale de droit public comme les organisations non gouvernementales (ONG). 1.2. Objectifs du manuel Le manuel des procédures formalise les principales procédures de gestion administratives. Il a pour objectifs de : - fournir un cadre formel d’exécution des opérations à caractère administratif, - décrire l’organisation administrative, - décrire les procédures administratives dans les conditions garantissant un contrôle interne efficace, ainsi que les responsabilités du personnel intervenant à chaque étape du circuit des documents et de la mise en œuvre des programmes et projets, - décrire les procédures à mettre en œuvre par l’ensemble du personnelainsi que les tâches qui lui incombent, - utiliser de façon optimale, pour la meilleure efficacité de l’action engagée, l’ensemble des moyens mis en œuvre tels que :  Moyens humains,  Moyens matériels,  Moyens financiers, Vis-à-vis de l’Etat Guinéen, des corps de contrôle de l’administration, des partenaires au développement (bailleurs de fonds, ONG, etc.),la mise en œuvre conforme et complète de ce manuel constitue un moyen de sécuriser les ressources des Acteurs Etatiques et non Etatique, de veiller à l’utilisation effective de ces moyens pour l’atteinte des objectifs qui leur sont assignés et ce, en toute transparence. 1.3. Organisation du manuel Le présent manuel de procédures administratives est organisé comme suit : Partie 1 : Présentation du manuel des procédures Cette partie présente l’organisation du manuel. Celui-ci est structuré de manière à en faciliter son exploitation et sa mise à jour afin de l’adapter à l’évolution tant de l’organisation de l’ONG que des procédures formalisées. 6 Partie 2 : Description et structure organisationnelle Cette partie du manuel présente l’ONG notamment dans son organisation, ses objectifs, sa vision, sa mission, et son cadre institutionnel et organique. Partie 3 : Gestion du système de communication Cette partie présente le système decommunication de l’ONG principalement dans toute sa composante administrative. Partie 4 : Politiques et Procédures Cette partie décrit les politiques et procédures mis en œuvre au sein de notre organisation selon les normes de gestion généralement admissent. 1.4 Mise à jour du manuel 1 4.1 Modification des procédures La mise à jour du présent manuel est aussi importante que sa mise en place. S’il n’est pas mis à jour régulièrement et si chaque exemplaireventilé ne subit pas la mise à jour, il perd son efficacité. Une liste des détenteurs du manuel sera maintenue par le secrétaire exécutif de l’ONG pour permettre la mise à jour de tous les exemplaires chaque fois que cela a été constaté comme une nécessité. La mise à jour du manuel peut être motivée par : - Des changements dans la structure ou les stratégies de l’ONG suivant les décisions du Conseil d’administration et/ou de l’assemblée Générale des membres associés, des autorités de tutelles et/ou des partenaires financiers de l’ONG, - Les changements intervenus Dans les systèmes et procédures ou politiques dans le but d’améliorer les procédures existantes pour faire face à des situations nouvelles, - Les lois et règles en vigueurs en République de Guinée, - Des modifications en ce qui concerne l’affectation du personnel ou des tâches qui lui incombent et ;les aménagements dans l’organisation de l’ONG. 1 4 2. Responsabilités de la tenue et de la mise à jour du manuel La responsabilité de la tenue et la mise à jour du manuel des procédures incombent à la DirectiondeAID. Elle décide en outres des copies à mettre à la disposition du personnel. La décision de modification des procédures existantes est prise sous son initiative et approuvée par le conseil d’administration qui demeure le garant moral des documents juridiques de l’organisation. 1 4.3. Méthodologie de mise à jour Lorsque la décision de modification de procédures existantes est envisagée par la direction del’AID et approuver par le CA, Le Secrétaire Exécutif convoque une réunion à laquelle doivent participer tous les agents susceptibles d’être concernés par ces modifications. 7 Cette réunion doit débattre de l’opportunité de la modification proposée et des solutions à adopter. A l’issu de cette réunion, un procès-verbal est établi indiquant les éléments suivants : - Les procédures devant être modifiées, - Les raisons pour lesquelles les modifications sont demandées, - Les principes des modifications à apporter, - La personne chargée de rédiger les nouvelles procédures à inclure dans le manuel, - La personne chargée de la rédaction des nouvelles procédures les soumet à la Direction de l’AID qui y apporte des éventuels amendements qu’elle juge nécessaire pour arrêter le texte définitif. Après adoption du texte définitif portant sur les modifications apportées au manuel, l’unité de la Direction de l’AID ce charge de distribuer les sections du manuel aux intéressés. Le secrétariat doit tenir un registre permettant de suivi de la mise à jour de chaque copie du manuel. La personne chargée de la distribution des nouvelles sections du manuel note dans le registre la date de transmission de la nouvelle section aux intéressés ainsi que les références correspondantes. Une liste est établie avec émargement des récipiendaires. Ces documents sont classés dans les dossiers des personnels signataires. 8 DESCRIPTION ET STRUCTURE ORGANISATIONNELLE 9 II. DESCRIPTION ET STRUCTURE ORGANISATIONNELLE 2.1 Vue d’ensemble de l’organisation L’Association D’appui aux Initiatives de Développement (AID),est une organisation non gouvernementale créée le 09 Décembre 2004 à Gueckédou (République de Guinée) par des personnes physiques et morales de diverses nationalités. Elle est agréée par le gouvernement guinéen par arrêté numéro A/N : 2147/M.I.S/CAB/SACCO/2007 et actualisé sous le numéro A/N°1042/MATD/CAB/SERPROMA/2012. a) Vision Notre vision est de bâtir «une société dans laquelle les citoyens s’unissent et agissent ensemble afin d’apporter un changement positif à leur vie». b) Mission Offrir des services de formation, d’animation, d’encadrement aux acteurs du développement pour la réalisation de leurs initiatives. c) Objectifs et domaines d’interventions Participer au développement intégré et durable au travers de la mise en œuvre des actions dans les domaines : 1- De l’offre de services en lien avec la formation et l’information en direction des acteurs de la société civile notamment dans les volets de l’alphabétisation, apprentissage de métiers…; 2- De la promotion de la santé préventive dans les communautés de base (Hygiène, IST/VIH/SIDA…) ; 3- De la lutter contre la destruction de l’écosystème ; 4- De la lutter contre insécurité alimentaire dans les communautés de base ; 5- De la facilitation de la participation des communautés à la réalisation des projets d’intérêt général (à travers l’animation, la sensibilisation, la mobilisation…); Ces domaines se résument en six axes stratégiques d’interventions qui sont : Axe 1 : La sécurité alimentaire OG1 : Participer à la lutte contre l’insécurité alimentaire, la malnutrition et le renforcement des capacités pour une agriculture durable exigeant uploads/Management/ manuel-proc.pdf