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Manuel de politiques, normes et procédures de Gestion des Ressources Humaines –

Manuel de politiques, normes et procédures de Gestion des Ressources Humaines – OMRH 3 SOMMAIRE SOMMAIRE ................................................................................................................................................. 3 INTRODUCTION ........................................................................................................................................ 6 PARTIE I : PLANIFICATION STRATEGIQUE DES RESSOURCES HUMAINES .......................... 9 I.1 : LE PILOTAGE RH .............................................................................................................................. 9 PARTIE II - POLITIQUE DE RECRUTEMENT ET D’INTEGRATION DU PERSONNEL ......... 18 PARTIE III : GESTION DES DOSSIERS DES EMPLOYES, REMUNERATION ET avantages sociaux ...................................................................................................................................................... 88 PARTIE IV : LA GESTION DES RELATIONS SOCIALES .............................................................. 141 PARTIE V : EVALUATION ET DEVELOPPEMENT DES RESSOURCES HUMAINES ............ 157 V.1 POLITIQUE DE L’ÉVALUATION DES PERFORMANCES..................................................... 157 V.II - POLITIQUE DE FORMATION ................................................................................................ 205 V.III - POLITIQUE DE GESTION DE CARRIÈRE ........................................................................... 246 PARTIE V : LA MOBILISATION ET LE DEVELOPPEMENT DES RH ....................................... 272 VI - ANNEXES ........................................................................................................................................ 283 ANNEXES I – Arrêté fixant les procédures et les modalités d’organisation des concours de recrutement donnant accès aux emplois de la Fonction publique. ............................ 283 ANNEXES II – Arrêté fixant le système d’évaluation de la performance des agents de la fonction publique. .............................................................................................................................. 292 ANNEXES III – Arrêté fixant la procédure d’octroi et de gestion des bourses d’études au bénéfice des fonctionnaires. ..................................................................................................... 299 Manuel de politiques, normes et procédures de Gestion des Ressources Humaines – OMRH 4 AVANT PROPOS Dans sa déclaration de politique générale par devant le Parlement, le Premier Ministre a pris l’engagement de procéder à la réingénierie institutionnelle des services publics, de renforcer toutes les institutions afin d’offrir de meilleurs services à la population. Dans ce contexte, un accent particulier a été mis sur la rénovation de la Fonction Publique pour la rendre plus attrayante. La rénovation de la fonction publique passe par la mise en branle, dans tous les ministères et organismes, de mécanismes opérationnels favorisant la gestion prévisionnelle des ressources humaines du secteur public, point de départ de toute gestion efficace, surtout axée sur les résultats. Cette gestion concerne tous les agents publics. En ce sens, conformément aux articles 55 et 56 du Décret du 17 mai 2005 portant révision du Statut Général de la Fonction publique, il vous sera plus aisé d’établir la liste de vos besoins en personnels, soit à titre d’augmentation de l’effectif, soit pour cause de remplacement de fonctionnaires démissionnaires, décédés, révoqués, mis en disponibilité ou à la retraite, soit pour cause d’abandon de poste, etc. Responsable de la gestion globale des effectifs de la fonction publique et de la carrière des fonctionnaires conformément à l’article 27 du décret, l’OMRH se fait un devoir d’accompagner les directions générales des ministères et organismes visés dans la réalisation de cette activité opérationnelle de la gestion des ressources humaines, essentielle à la mise en œuvre et à la réussite de la réforme de l’État. Cela devrait aider à mettre en synergie l’ensemble des structures de l’État, s’assurant ainsi que toutes les administrations chacune de leur coté atteignent leurs objectifs dans le respect de leurs propres besoins en personnels et moyens. Il nous faut déboucher progressivement sur l’institutionnalisation de la Gestion prévisionnelle des effectifs dans la Fonction Publique. En effet, la planification prévisionnelle des ressources humaines vise à assurer à l’organisation la disponibilité de ressources humaines compétentes au bon moment. Cette démarche est exigeante parce qu’elle impose des analyses rigoureuses. Il est important de savoir que les activités qui nourrissent la planification stratégique sont aussi celles qui guident la planification prévisionnelle des ressources humaines. Dans sa perspective prévisionnelle, elle porte un regard sur le futur et exige une analyse rigoureuse de l’environnement. Elle se traduit par le besoin de procéder à des analyses prévisionnelles et par conséquent d’être proactif afin d’anticiper les évènements plutôt que de les subir. Le gestionnaire doit prendre des initiatives pour agir sur le cours des choses. De la sorte, il portera attention prioritairement à l’atteinte de résultats plutôt qu’aux activités. Cette planification permettra aux ministères et organismes visés de :  Faire des choix éclairés ;  S’adapter aux changements ;  Contribuer à l’amélioration du service au citoyen ;  Éviter les surplus et pénuries de main-d’œuvre ; Manuel de politiques, normes et procédures de Gestion des Ressources Humaines – OMRH 5 Il importe donc de faire participer l’ensemble de la structure (de haut en bas de l’échelle hiérarchique) à la détermination du plan d’action des activités et des ressources de l’institution visée) afin de déterminer l’ensemble des activités et des besoins tout en diminuant, de manière significative, les risques de résistance au changement. Ainsi lors de cette planification, les besoins identifiés par une direction et qui relèvent de la responsabilité d’une autre seront communiqués aux directions, services ou sections concernées pour les suites nécessaires en vue de leur permettre d’apporter les ajustements nécessaires à leur propre programme de travail et de les intégrer dans leur propre planification. Elle permet d’établir les activités opérationnelles, de déterminer les ressources financières, humaines, matérielles ainsi que les moyens administratifs et informationnels nécessaires à l’atteinte des résultats. Elle est également un instrument de suivi et de contrôle car le plan d’action des activités et des ressources préparé par chaque unité administrative constitue leur propre plan de suivi et de contrôle en ce qui leur concerne dans la gestion des activités proposées et approuvées par leur supérieur hiérarchique. Enfin cette activité de planification prévisionnelle des ressources humaines débouche sur les produits suivants : a. Calendrier d’exécution des activités identifiées pour chaque niveau hiérarchique ; b. Plan des besoins en RH (mouvements de personnel, promotion, nouveaux postes, etc.) y compris un organigramme prévisionnel des ressources humaines. c. Plan de formation ; d. Plan de suivi et de contrôle pour tous les niveaux hiérarchiques ; e. Plan de ressources financières pour réaliser les activités opérationnelles ; f. Identification des besoins en ressources matérielles, de biens et d’équipements ; g. Identification de besoins en ressources informationnelles ; h. Détermination des attentes à fournir par chaque supérieur hiérarchique immédiat aux titulaires des postes relevant de son autorité en prévision de l’évaluation annuelle. Au vu de tels avantages, nous ne pouvons que vous encourager à vous y consacrer résolument. Nous sommes sûrs qu’un tel instrument de gestion trouvera un écho favorable chez vous. Manuel de politiques, normes et procédures de Gestion des Ressources Humaines – OMRH 6 INTRODUCTION Pour avancer dans la réforme administrative de l’État, un seul mot d’ordre : viser la professionnalisation de la fonction RH ! Les activités et les compétences des acteurs de la fonction ressources humaines se déclinent autour des cinq pratiques clés qui sont décrites dans le présent manuel de politiques, normes et procédures RH (pilotage des RH, gestion administrative, gestion des carrières, gestion des relations sociales, développement des RH). Ces grands domaines de la fonction RH doivent être développés au sein de l’administration haïtienne, à des degrés divers selon le positionnement de la fonction RH au sein de l’administration et de la mission qui lui est reconnue en interne. Selon les Termes de Référence de la composante 1 du « Projet d’appui à la gestion des ressources humaines du secteur public en Haïti », un diagnostic de la fonction RH haïtienne a été réalisé dans le but d’évaluer les pratiques et les procédures de gestion des ressources humaines dans la fonction publique haïtienne, afin de permettre ensuite une réflexion concertée quant aux politiques, normes et procédures de gestion des ressources humaines indispensables pour faire avancer le processus de la réforme administrative de l’État Haïtien. Le présent document présente, sous la forme d’un manuel, les étapes essentielles au développement et à la mise en œuvre de politiques, normes et procédures de GRH relatives à la « planification, la rémunération, la dotation des ressources humaines, aux relations de travail, la mobilisation et au développement des ressources humaines ainsi qu’à la formation et à l’accompagnement du processus de la réforme ». RAPPEL DU CONTEXTE DE LA MISSION L’État haïtien, dans le but de renforcer la capacité d’intervention des services publics, a adopté le Programme Cadre de la Réforme de l’État 2007 - 2012 dont le pilotage a été confié à l’Office de Management et des Ressources Humaines (OMRH), organe de coordination stratégique de la Primature. Ce programme est un effort de réingénierie institutionnelle dont les axes principaux consistent à dynamiser l’appareil administratif central de l’État, à moderniser la gestion des Ressources Humaines et à faire émerger un nouveau leadership dans la gestion publique. Les dysfonctionnements observés dans l’appareil administratif haïtien ont porté à des interrogations sur le cadre de gestion des Ressources Humaines au sein de l’administration haïtienne qui est une fonction publique affichant un déficit d’organisation, fonctionnant dans une certaine ignorance des techniques modernes de gestion et de motivation des Ressources Humaines. Il en est résulté que la performance s’en trouve substantiellement affectée. Les conditions dans lesquelles évoluent actuellement les Ressources Humaines de l’État méritent d’être renforcées afin de mettre l’administration en mesure d’offrir de meilleurs services à la population. Dans l’état actuel du fonctionnement de ses structures, il y a lieu de questionner les systèmes de gestion des Ressources Humaines mis en place dans les ministères et organismes à caractère administratif, culturel et scientifique vu les difficultés uploads/Management/ manuel-procedures-de-gestions-des-rh.pdf