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Cahier des Charges GMAO Table des matières 1. Introduction ....................

Cahier des Charges GMAO Table des matières 1. Introduction ................................................................................................................ 2 2. Description de notre besoin de GMAO ....................................................................... 2 3. Fonctionnalités recherchées ....................................................................................... 3 3.1. La gestion du patrimoine, des équipements et des actifs ..................................... 3 3.2. La gestion des interventions ................................................................................ 4 3.3. La gestion des contrats de maintenance ............................................................. 5 3.4. La gestion de la facturation ................................................................................. 6 3.5. La gestion des devis ............................................................................................ 7 3.6. La gestion du matériel et des stocks .................................................................... 7 3.7. La gestion des utilisateurs ................................................................................... 8 3.8. KPI & Statistiques ................................................................................................ 8 4. Prérequis techniques .................................................................................................. 9 5. Méthodologie du projet ............................................................................................. 10 6. Définition de l’offre financière ................................................................................... 10 1. Introduction Dans votre introduction, insérez un rapide rappel concernant l’entreprise, son organisation, l’étendue de la fonction maintenance, ses objectifs généraux, et bien sûr, présentez votre projet de GMAO [Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur]. Quelques pistes : Analyse de l’existant : décrivez votre mode de fonctionnement actuel ? S’agit-il du remplacement d’une GMAO existante et qui ne vous apporte pas satisfaction ou d’un nouveau projet de digitalisation de votre service technique ? Attentes : quels sont les principaux objectifs de votre projet de GMAO ? Territoire : quel est le périmètre géographique couvert par votre entreprise Taille : quelle est la taille de votre lorganisation : nombre de managers, de techniciens, départements concernés ? Cas d’usage : vous pouvez par exemple décrire un ou plusieurs workflows que vous souhaitez faire évoluer 2. Description de notre besoin de GMAO Cette partie permet de définir vos besoins et les principaux bénéfices attendus du nouveau système de GMAO. Ce cahier des charges a pour objet la sélection d’une solution de GMAO / gestion des interventions de maintenance, sa mise en œuvre et sa maintenance. Le besoin d’une GMAO au sein de notre structure s’articule autour de deux axes principaux : un meilleur suivi des actions de nos techniciens en mobilité et une gestion facilitée du patrimoine et des équipements dont nous avons la charge. Actuellement, l’information en provenance des techniciens est extrêmement dispersée : remise d’un rapport à leur manager, des feuilles de temps au service RH, manque d’informations concernant le suivi des stocks, sans compter les nombreux emails et appels chaque jour pour transmettre des informations complémentaires sur les interventions prévues pour la journée. Beaucoup de re-saisies chronophages sont également nécessaires afin de construire le rapport à envoyer au client, la facture et pouvoir sauvegarder ces documents de manière sécurisée. Concernant la gestion des équipements, il devient indispensable pour nos techniciens sur le terrain d’avoir accès à l’historique de l’équipement, les réparations précédemment effectuées aidant grandement à la pose du diagnostic. Pour assurer leur sécurité et le respect des normes en vigueur, nous devons également pouvoir leur fournir notices techniques, plans, consignes de sécurité au format digital. Enfin, il y a un enjeu fort à parvenir à optimiser nos interventions de maintenance préventive. Premièrement, afin d’optimiser le cycle de vie des installations dont nous sommes responsables mais également pour garantir une meilleure qualité de service à nos clients, en anticipant les futures échéances et récurrence des interventions de maintenance. L’entreprise souhaite donc se doter d’un outil capable de moderniser sa gestion des demandes d’interventions de l’ensemble des clients présents sur les différents sites, afin de gagner en efficience. La solution de GMAO [Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur] devra faciliter : ● La gestion du patrimoine, des équipements et des actifs ● La gestion des interventions (planification, compte-rendu, clôture) ● La gestion des contrats associés à chaque site (contrôles périodiques, entretiens) ● La gestion des devis et des factures ● La gestion du matériel et des stocks ● La gestion des profils (administrateur, manager et utilisateur terrain) ● Un module statistiques et tableaux de bords, extraction de données. L’objectif est donc de trouver un outil intégré, ergonomique, évolutif et collaboratif. Les principales attentes vis-à-vis de cette GMAO sont : ● Un gain de temps ● L’accès facilité aux informations collectées sur le terrain ● Le suivi « live » des interventions ● La réduction des temps de saisie (suppression des re-saisies) ● Plus d’autonomie pour les techniciens sur le terrain ● Plus d’outils d’analyse pour les managers 3. Fonctionnalités recherchées Dresser la liste des fonctionnalités recherchées à un double intérêt : cela facilite la lecture du projet par l’éditeur de logiciel mais cela permet également de trier et de prioriser les fonctionnalités indispensables, importantes et optionnelles. 3.1. La gestion du patrimoine, des équipements et des actifs Gestion des clients La GMAO devra permettre de mémoriser les principales informations relatives aux clients : nom , N° TVA, adresse, téléphone, adresses mail, site internet, sites concernés, effectifs, etc. Les différents contacts d’un client seront définis dans le système avec leur rôle (contact technique, facturation, etc). Gestion des équipements Il sera nécessaire de pouvoir rattacher à un site / bâtiment un ou plusieurs équipements nécessitant une opération de maintenance spécifique (Chaudière, ascenseur, porte automatique, contrôle d'accès, VMC, Chauffe-eau, Désenfumage, BAES, Extincteur, Système de Sécurité Incendie, Colonne Sèche, Plans techniques...). Cet équipement pourra être référencé directement dans l'outil GMAO et mis à jour régulièrement : rattachement de documents tels que plans, fiches d'entretien, photos, nomenclatures, etc. Le but étant de faciliter la construction du carnet d’entretien digital des équipements. 3.2. La gestion des interventions La GMAO disposera d’un module de planification pour visualiser l’ensemble des interventions, contrôles et chantiers gérés par l’entreprise. Module planification de la GMAO (au bureau) Le planning doit afficher sur un même écran toutes les interventions des techniciens sur une période d’au moins une semaine. Les congés et les absences doivent y figurer. Il doit disposer de fonction drag & drop permettant de passer directement une intervention d’un technicien à un autre, il doit se rafraichir automatiquement. ● Planification (interventions multi-passages et multi-techniciens) ● Affectation des techniciens en fonction de leurs disponibilités, de la durée prévue de l’intervention avec prise en compte des absences ● Regroupements géographiques souhaités afin d'optimiser les déplacements ● Enregistrement du matériel à prévoir pour l’intervention ● Possibilité d’envoyer des SMS et emails aux clients pour confirmer la planification Données à transmettre au technicien (en mobilité) ● Coordonnées du demandeur (nom, téléphone) ● Navigation GPS directe vers le lieu d’intervention ● Descriptif détaillé de l'intervention à réaliser ● Possibilité d’ajouter des documents techniques (notices, fiches d’instruction, etc) ● Les techniciens doivent pouvoir consulter leurs plannings quotidiens et hebdomadaires depuis leur smartphone ● Possibilité pour les techniciens de se créer eux-mêmes des interventions ● Alertes en temps réel de nouvelles informations/interventions pour tous les techniciens ● Accès en mode « off-line », l’application fonctionne de manière autonome, la connexion n’étant requise que pour l’échange de données ● Synchronisation en background sans blocage de l’utilisation de l’application Déroulement d’une intervention sur le terrain ● Démarrage de l’intervention, avec calcul du temps de trajet ● Fin d’intervention, avec calcul du temps passé ● Plusieurs intervenants possible sur un même chantier et sur plusieurs jours ● Lecture des fiches et pièces jointes rattachées ● Accès à l’historique des interventions réalisées sur un équipement ● Saisie (vocale ou texte) du compte rendu d'intervention ● Ajout de photos ● Ajout des articles / matériels utilisés ● Ajout d’un formulaire réglementaire (CERFA, attestation d’entretien, de TVA …) ● Signature du client ● Validation de la fin de l’intervention, planification éventuelle d’un nouveau passage ● Après validation, envoi du compte rendu d’intervention au client par email Traitement des interventions terminées ● Analyse et vérification des interventions réalisées par le manager ● Envoi du rapport d’intervention au client ● Réaffectation si besoin (nouveau passage, attente de pièces) ● Vérification des temps de travail ● Contrôle et consolidation des stocks ● Archivage de la fiche d’intervention ● Génération de la facture pour envoi au client 3.3. La gestion des contrats de maintenance La GMAO devra permettre la gestion des contrats de maintenance et d’entretien, ainsi que la réalisation des audits et contrôles réglementaires. Ces maintenances préventives devront être intégrées au planning avec la création de rappels automatiques afin d’avertir des échéances de réalisation des maintenances. Plans de maintenance Des gammes de maintenance sont définies pour décrire les principales interventions à réaliser durant la vie de l’équipement à une fréquence donnée. Elles intègrent les tâches et opérations à réaliser, l’estimation du temps nécessaire, ainsi que le matériel nécessaire. La GMAO permettra le déclenchement des actions de maintenance préventive en fonction du temps ou du nombre d’heure d’utilisation de l’équipement. La réalisation de la gamme de maintenance donnera lieu à une fiche d’intervention complétée, qui pourra être archivée et reliée à l’équipement concerné. 3.4. La gestion de la facturation 4 flux de facturation doivent être possibles : ● Facturation des interventions ● Facturation des contrats ● Facturation des devis/commandes ● Facturation ponctuelle Facturation des interventions La GMAO doit permettre l’automatisation de la facturation des interventions avec notamment les fonctionnalités suivantes : ● Indication si l’intervention est à facturer ou non : ceci peut être défini soit à la création de l’intervention, à sa clôture ou encore a posteriori de l’intervention uploads/Management/ modele-de-cps-gmao.pdf