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Procédure gestion des ressources humaines AA 07/05/14 Préparé par MB PROCEDURE

Procédure gestion des ressources humaines AA 07/05/14 Préparé par MB PROCEDURE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES Sommaire 1. Domaine 2. Phases détaillées (objectif, responsables, règle de gestion, tâches effectuées) 3. Contrôles clé Procédure gestion des ressources humaines AA 07/05/14 Préparé par MB 1. Domaine Cette procédure a pour objet de définir les missions relatives aux ressources humaines, notamment les procédures ayant trait au • Module 1- Recrutement • Module 2- Traitement de la paie • Module 3- Traitement des absences et congés • Module 4- Traitement des avances accordées au personnel Procédure gestion des ressources humaines AA 07/05/14 Préparé par MB 2. Phases détaillées Module 1 : RECRUTEMENT (traitement des candidats, recrutement, intégration) Objectif a) Constitution d’une base de données de demandes d‘emploi. b) Assurer le recrutement dans de bonnes conditions. c) Veiller à la bonne intégration du candidat recruté. Responsable La DG et la RAF. Règle de gestion a) Les décisions de recrutement doivent émaner en définitive de la DG. b) La société doit disposer d’un dossier administratif relatant toutes les informations concernant chaque employé. Déroulement Recrutement : Le DG sélectionne les meilleures candidatures reçues et les convoque. Le DG procède aux tests et entretiens des candidats. Le DG procède au choix final et informe le candidat retenu. Un dossier administratif est ouvert pour le nouveau collaborateur. Le DG présente le nouveau collaborateur aux différents membres de la société et s’assure que tous les moyens matériels lui seront fournis pour travailler de manière correcte. La RAF s’assure que l’employé a pris connaissance de toutes les conditions de travail au sein de la société. Procédure gestion des ressources humaines AA 07/05/14 Préparé par MB Module 2 : TRAITEMENT DE LA PAIE (paie, déclarations, enregistrement comptable et paiement, Paie des occasionnels, Suivi et analyse des comptes) Etape 1 : Etablissement de la paye Objectif S’assurer que la paie est correctement établie. Responsable La RAF. Règle de gestion L’établissement de la paie ne doit se faire qu’après contrôle de tous les éléments variables. Traitement du fixe Traitement des éléments variables Commercial VN : salaire fixe + variable en fonction d’une grille SAV : salaire fixe + variable Administration : salaire fixe Déroulement 1. Les états de suivi de présence faits au niveau du SAV sont centralisés au niveau du service financier pour saisie et contrôle. 2. La RAF établit les relevés de présence mensuels du personnel sur la base des états de présence. Le relevé remonte tous les éléments variables de la paie : heures normales, heures supplémentaires, indemnités, nombre de jours de congés ou d’absence. 3. La RAF est responsable du suivi de la paie de tout le personnel. 4. La RAF contrôle et saisit les variables de la paie et les avances. 5. La RAF édite les états de contrôle des éléments variables saisis et les valide, puis édite les bulletins de paie en 2 exemplaires. 6. La RAF contrôle la concordance des différents documents et ordonne l’édition des états de virement, journal de la paie, état des cotisations CNSS, AMO, état des cotisations des retraites (CIMR), état des salaires bruts par employé. 7. La RAF contrôle la concordance des états avec le journal de paie et présente les différents documents au DG pour signature. 8. La RAF envoie à la banque les ordres d’opérations sur la base des états signés par le DG. Procédure gestion des ressources humaines AA 07/05/14 Préparé par MB Etape 2 : Etablissement des déclarations sociales et fiscales Objectif Permettre le respect des différentes obligations déclaratives vis-à-vis des partenaires sociaux. Responsable La RAF Règle de gestion L’établissement des déclarations sociales et fiscales doit se faire en conformité avec la réglementation en vigueur. Déroulement 1. La RAF établit les déclarations sociales conformément aux règlements et contrats en vigueur sur la base des états des cotisations éditées et assure le paiement dans les délais. 2. La RAF établit la déclaration d’IR et liquide l’impôt dû au vu du journal de paie. 3. La RAF, à la fin de l’année, prépare l’état 9421 au titre du personnel titulaire, vérifie la cohérence de l’état 9421 avec les données comptables et le dépose ensuite à l’administration fiscale avant fin février de chaque année. Etape 3 : Enregistrement comptable et paiement Objectif S’assurer que toutes les opérations relatives à la paie sont correctement comptabilisées. S’assurer de la validité des salaires payés. Responsable La RAF. Règle de gestion Les opérations de la paie doivent être exhaustivement comptabilisées et correctement évaluées. Déroulement La RAF, suite à l’établissement du journal de paie, comptabilise : - le journal de paie sur la base des fiches d’imputation. - les cotisations CNSS après règlement sur la base de l’avis de débit bancaire - les autres charges sociales à partir des talons de chèque. Etape 4 : Suivi et analyse des comptes Objectif S’assurer que les comptes relatifs au personnel sont correctement suivis et analysés. Responsable La RAF. Règle de gestion Les comptes « personnel et organismes sociaux » doivent être toujours justifiés et analysés. Déroulement La RAF établit à la fin de chaque mois un état détaillé sur les mouvements des comptes du personnel ainsi qu’une analyse des soldes des comptes de bilan. Procédure gestion des ressources humaines AA 07/05/14 Préparé par MB Module 3 : ABSENCES ET CONGES Cette procédure a pour objet de décrire le mode de suivi des absences autorisées et le processus administratif de la gestion des congés annuels Etape 1 : Suivi des absences Objectif Gestion et suivi des absences. Responsable La RAF Règle de gestion Cas des absences justifiées (prévues par le Code du Travail) Autres cas • Les absences demandées doivent être obligatoirement visées par le responsable immédiat du demandeur. • La RAF doit s ‘assurer que toutes les absences sont autorisées et justifiées par un document. • Les absences constatées doivent faire l’objet a posteriori d’un enregistrement administratif. • Ces absences ne doivent pas dépasser une journée, sauf accord du DG. • Ces absences peuvent selon la décision du DG être imputées sur le droit aux congés ou être autorisées sans déduction. • Le DG doit périodiquement s’assurer de la bonne tenue des registres d’absences et contrôler les absences cumulées par collaborateurs afin d’en maîtriser le volume annuel. Déroulement 1. Les salariés désireux de s’absenter pour diverses raisons doivent formuler leur demande par un bulletin d’absence. 2. La demande doit être visée par le responsable hiérarchique du demandeur avant d’être transmise à la RAF pour enregistrement et suivi. 3. Le service concerné doit être informé de la décision prise avant l’exécution de l’absence. 4. Les demandes autorisées sont inscrites par la RAF sur un registre d’absence. 5. Le RAF transmet périodiquement les demandes d’absences au DG pour décision d’imputation ou non sur les congés annuels. 6. Les services concernés doivent être régulièrement tenus informés de la synthèse des absences et des droits aux congés consommés et restants. Procédure gestion des ressources humaines AA 07/05/14 Préparé par MB Etape 2 : Suivi des congés Objectif Gestion et suivi des congés annuels. Responsable La RAF La DG Règle de gestion • Les demandes de congés annuels doivent être obligatoirement être autorisées par le DG. • Les congés accordés doivent être planifiés en fonction de l’activité générale. • La RAF doit s’assurer que tous les congés sont autorisés et suivis administrativement. • La RAF doit s’assurer que l’intérim est assuré pour les fonctions importantes en période de congés annuels. • Les services doivent donner leur accord sur le planning des congés de leur personnel. Déroulement 1. Les demandes de congés annuels doivent être établies par le personnel au moins un mois avant la date demandée. 2. Ces demandes doivent être visées par le responsable hiérarchique en fonction des besoins opérationnels et des autres demandes. 3. Les demandes visées favorablement ou défavorablement sont transmises à la RAF. 4. La RAF s’assure que les congés demandés correspondent à un droit acquis. A la réception de l’ensemble des demandes d’une période, la RAF prépare un planning général pour l’ensemble des périodes sollicitées. 5. Cet état est transmis au DG pour étude et validation en vue de veiller sur la bonne continuité de l’activité et dans l’esprit de respecter l’intérêt général de la société. 6. Les services demandeurs sont en mesure de reconsidérer certaines demandes et de proposer des périodes d’échange. 7. La validation finale revient au DG. 8. La demande autorisée et visée est transmise à la RAF pour enregistrement dans les livres des congés et suivi administratif. 9. La RAF informe et transmet alors les décisions aux différents salariés. 10. Elle transmet à la comptabilité une copie. 11. La RAF constate le retour effectif du salarié au terme de ses congés. Procédure gestion des ressources humaines AA 07/05/14 Préparé par MB Module 4 : TRAITEMENT DES DEMANDES AVANCES Cette procédure a pour objet de décrire le mode d’octroi et de suivi des avances accordés par la société à son personnel et de définir le dispositif comptable correspondant. Etape 1 : Demandes de prêts et avances Objectif Permettre de classer les besoins par ordre de priorité. uploads/Management/ mprh.pdf