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AIESEC FRANCE | 14 RUE ROUEN | 75019 PARIS | FRANCE PHONE: +33 1 40 36 22 55 | WWW.AIESEC.ORG/FRANCE | FRANCE@AIESEC.NET GUIDE DES ECHANGES AIESEC France – 2011/2012 « AIESEC est un organisme irrationnel où son improbable réussite ne peut être attribuée qu’à une seule chose : la passion fougueuse de ses membres. » Un ancien membre d’AIESEC AIESEC FRANCE | 14 RUE ROUEN | 75019 PARIS | FRANCE PHONE: +33 1 40 36 22 55 | WWW.AIESEC.ORG/FRANCE | FRANCE@AIESEC.NET Un peu de vocabulaire : X (= eXchange) : échanges de stagiaires EP (= Exchange Participant) : stagiaire AIESEC TN (= Traineeship Nominee) : stage AIESEC JD (= Job Description) : description de poste ou de fonction, aussi appelée fiche de poste OGX (= Outgoing Exchange) : pôle qui envoie les étudiants en stage à l’étranger ICX (= Incoming Exchange) : pôle qui reçoit les stagiaires étrangers OPS (= Outgoing Preparation Seminar) : séminaire de préparation des stagiaires EPO ou EP Online (= Exchange Participant Online) : la plateforme pour l’enregistrement et le suivi des candidats stagiaires accessible via stages-aiesec.fr AF (= Application Form) : formulaire de candidature rempli par les candidats sur EP Online RB (= Review Board) : entretiens avec les candidats aux programmes d’échange pour cerner leurs attentes et déterminer leur aptitude à partir en stage MyAiesec.net : plateforme Web dʼAIESEC : permet la communication entre les bureaux AIESEC dans le monde et la gestion des comités locaux au quotidien, contient les offres de stages, les annonces de conférences, les documents officiels, etc. EP Form : profil de l’EP créé sur MyAiesec.net qui est transmis au TN Manager puis à l’entreprise quand l’EP candidate pour une offre TN Manager : représentant d’AIESEC en charge du recrutement pour une entreprise New : statut d’un nouveau profil complet dans MyAiesec.net mais pas encore approuvé par l’équipe nationale Raised : se dit d’un contrat quand le profil a un statut disponible dans la base de données de MyAiesec.net Available : statut d’un profil disponible dans MyAiesec.net, un EP disponible peut candidater pour une offre également disponible Matched : le statut passe en ‘matched’ quand l’EP a trouvé un stage, le stage est pourvu, les lettres d’engagement et d’acceptation ont été transmises Realized : le statut passe en réalisé (‘realized’) quand l’EP arrive dans le pays d’accueil AN (=Acceptance Note) : lettre d’engagement ou d’acceptation, l’échange de ces lettres entre l’EP et l’entreprise a valeur de contrat GCDP (= Global Community Development Programme) : programme de stages en développement humanitaire DT (= Developmental Traineeship) : ancienne dénomination des stages en développement humanitaire (voir maintenant GCDP) ET (= Educational Traineeship) : ancienne dénomination des stages en développement humanitaire orientés éducation (voir maintenant GCDP) GIP (= Global Internship Programme) : programme de stages en entreprise MT (= Management Traineeship) : ancienne dénomination des stages en entreprise orientés management (voir maintenant GIP) TT (= Technical Traineeship) : ancienne dénomination des stages en entreprise orientés technique (voir maintenant GIP) XPP (=Exchange Program Policies) : politiques internationales d’AIESEC réglementant la qualité des échanges et les procédures de recours AIESEC FRANCE | 14 RUE ROUEN | 75019 PARIS | FRANCE PHONE: +33 1 40 36 22 55 | WWW.AIESEC.ORG/FRANCE | FRANCE@AIESEC.NET La procédure d’échange : SEGMENTATION, PLANNING, PROMOTION : Déterminer les cibles : segmentation des écoles, segmentation des stages (GIP, GCDP, JD spécifiques), partenariats écoles, partenariats nationaux ou entre LC; sur quoi va-t-on concentrer nos efforts ? Planifier toutes les dates des activités OGX : il est important de caler des dates, en commençant par la session d’information et quand les étudiants peuvent-ils candidater. Préparer une campagne de promotion : en collaboration avec les équipes COM et TM, la campagne peut inclure par exemple des e-mails, des posters, des vidéos, des stands, des goodies, divers évènements… Rappel :  Un stage en entreprise : dure entre 6 mois et un an, expérience nécessaire, convient à un étudiant qui recherche un second stage ou une césure ou un jeune diplômé (attention aux conditions d’attribution du visa pour certains pays comme le Japon).  Un stage en développement humanitaire : dure entre 6 semaines et 4 mois, pas d’expérience requise, convient à tout étudiant, en particulier pour un premier stage. SESSION D’INFORMATION : Toute campagne de promotion doit se terminer par au moins une session d’information au cours de laquelle les étudiants reçoivent une information complète sur les programmes de stages, illustrée par des témoignages et récits. À la fin de la session, il ne faut pas oublier de donner aux étudiants l’adresse du site Web stages-aiesec.fr pour qu’ils puissent candidater. Segmentation, Planning, Promotion Session d'information Candidature (EP Online) Entretiens (RB) Disponible (myaiesec.net) Séminaire de préparation (OPS) 'Matching' Réalisation Réintégration AIESEC FRANCE | 14 RUE ROUEN | 75019 PARIS | FRANCE PHONE: +33 1 40 36 22 55 | WWW.AIESEC.ORG/FRANCE | FRANCE@AIESEC.NET CANDIDATURE (EP ONLINE) : Les étudiants intéressés doivent candidater via le site stages-aiesec.fr, site également dénommé EP Online ou EPO dans le jargon AIESEC. Je peux vérifier leur candidature en ligne et les approuver ou les rejeter. Si j’approuve une candidature, je dois planifier un rendez-vous pour un entretien (RB). Si je la rejette, un e-mail est automatiquement envoyé au candidat pour l’en informer. ENTRETIENS (RB) : Les entretiens ‘Review Board’ permettent de cerner les attentes du candidat et d’évaluer son aptitude pour un stage. Il est recommandé d’inclure dans le jury au moins deux professeurs, anciens membres d’AIESEC ou partenaires extérieurs et le VP OGX. Les points importants : • le candidat doit bien parler anglais • il doit être flexible et persistant dans sa recherche de stage (ex. : pas concentré sur un seul pays) • il doit avoir l’expérience et la formation appropriée en adéquation avec le type de stage qu’il recherche • un étudiant peut partir en stage via AIESEC jusqu’à 2 ans après avoir été diplômé (il peut donc être diplômé, selon le pays d’accueil) DISPONIBLE (MYAIESEC.NET) : Après avoir passé les entretiens, les candidats doivent encore être approuvés via EP Online. Ensuite, ils doivent payer les frais d’inscription en ligne. Seulement, après qu’un candidat ait payé, je peux l’aider à créer son compte sur myaiesec.net ainsi qu’un EP Form dans le système. Une fois que l’EP Form est complet, il passe en statut « nouveau » (‘new’). Il faudra alors entrer l’EP ID dans EP Online pour que l’équipe nationale reçoivent une notification et passe l’EP Form en statut « disponible » (‘available’). En résumé : 1. Un étudiant candidate via stages-aiesec.fr 2. Je l’approuve via stages-aiesec.fr et lui fixe un entretien RB (ou le rejette) 3. Le candidat passe l’entretien 4. Je l’approuve via stages-aiesec.fr (ou le rejette) 5. Le candidat paie les frais d’inscription via stages-aiesec.fr 6. Je l’aide à créer son compte sur myaiesec.net 7. Je l’aide à créer un EP Form sur myaiesec.net 8. Quand l’EP Form est complet, en statut ‘new’, je renseigne l’EP ID dans stages-aiesec.fr 9. L’équipe nationale le passe en statut ‘available’ sur myaiesec.net AIESEC FRANCE | 14 RUE ROUEN | 75019 PARIS | FRANCE PHONE: +33 1 40 36 22 55 | WWW.AIESEC.ORG/FRANCE | FRANCE@AIESEC.NET SEMINAIRE DE PREPARATION (OPS) : Un séminaire de préparation d’une journée est organisé pour les EP. Ce séminaire porte sur : Les programmes et opportunités d’AIESEC, myaiesec.net, la recherche de stage et le ‘matching’, le CV international & les entretiens virtuels, l’efficacité interculturelle, la logistique & la sécurité ainsi que les politiques du programme d’échange. Ce séminaire devrait être fait en même temps pour tous les étudiants et planifié comme une mini-conférence. ‘MATCHING’ : Le pôle OGX a la responsabilité d’aider chaque EP à trouver un stage dans un délai raisonnable, par le biais de coopérations internationales, de publicité, de recherche en ligne ou hors ligne… L’EP va candidater pour des offres, avoir des entretiens et finalement envoyer une lettre d’engagement (‘EP acceptance note’) et recevoir une lettre d’acceptation (‘TN acceptance note’) faisant office de contrat. La période de recherche inclut minimum 20 e-mails par mois envoyés par l’EP et la candidature à différentes offres. Une fois que l’EP est accepté dans une entreprise, il faut mettre sur le serveur les lettres d’engagement et d’acceptation et renseigner les dates de début et de fin de stage ainsi que le pays dans EP Online. REALISATION : L’EP arrive dans le pays d’accueil et commence à travailler. Le comité AIESEC du pays d’accueil est chargé de l’aider à trouver un logement, à ouvrir un compte bancaire, à trouver son chemin pour aller travailler le premier jour, l’intégrer dans le comité local, etc. Le pôle OGX doit rester en contact avec l’EP tout au long de son stage et traiter les problèmes qui pourraient survenir. REINTEGRATION : Quand l’EP revient, il est important de le réintégrer dans le comité local. Cela peut impliquer une réunion ou une fête de retour, de lui donner des opportunités de prendre part à des projets et de partager son expérience au travers de témoignages (photos, vidéo, poster, article, etc.). Il faut s’assurer d’utiliser uploads/Management/ ogx-guide 1 .pdf