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Les outils satellites du SIRH Grégory FOULON & Olivier MARCOU Sommaire Introduc

Les outils satellites du SIRH Grégory FOULON & Olivier MARCOU Sommaire Introduction I. Cartographie des principaux outils satellites 1. Organisation et administration 2. Santé, hygiène et sécurité 3. Dialogue social et Diversité 4. Développement RH 5. Paie, GA et GTA 6. Administration du SIRH II. Urbanisation du SIRH pour les satellites Conclusion Introduction La notion de SIRH peut prendre plusieurs définitions. La plus simple, et encore la plus répondue, considère que le SIRH correspond à l’outil qui gère les dossiers du personnels et les processus historiques que sont la gestion administrative et la paie (le « socle »). La plus large consiste à considérer le SIRH comme un écosystème complet dans lequel cohabitent différents outils spécialisés sur des processus dédiés. « Les outils satellites du SIRH sont tous les outils qui sont utilisés dans la gestion de processus annexes ou connexes à la RH ; dans certaines entreprises, ces processus sont intégrés au SIRH, dans d’autres, ils sont gérés par d’autres services et avec des outils spécifiques. Beaucoup d'entreprises utilisent leur outil de GA pour une bonne partie des activités satellites. Pour cela, un développement spécifique en interne est souvent nécessaire. Le projet de développement interne est alors plus long et requiert des équipes compétentes. D’autres entreprises font le choix d’adopter des suites RH prenant en charge un processus complet, ou encore des pure players pour les activités satellites mais cela implique une gestion des interfaces plus compliquée. » (blog du cercle SIRH)  Des problématiques organisationnelles  À quel moment et pour quelles raisons le SIRH doit-il considérer le processus à couvrir comme faisant partie de son périmètre ?  Qui porte le processus à couvrir ? Une direction RH ? (gouvernance des applications et des interfaces)  Des problématiques techniques  Faut-il utiliser le même outil (ERP ou outil de G.A.) pour le processus principal et les tâches qui gravitent autour de ce processus ?  Au contraire n’est-il pas préférable de garder certaines tâches gérées avec des outils bureautiques ? Comment arbitrer entre les avantages procurés par un outil dédié clé en main et les difficultés d’intégration au SI de l’entreprise  Des problématiques économiques  Rentabilité d’un outil supplémentaire à intégrer et maintenir par rapport au service rendu (ce ne sont pas forcément les processus principaux et stratégiques de la fonction RH) Le SaaS, en plein développement, pose des problématiques complémentaires. Ce n’est pas parce que l’outil n’est pas physiquement dans le SI de l’entreprise qu’il ne fait pas partie du SIRH Problématiques rencontrées Qu’est-ce qu’un satellite SIRH ? Cartographie des principaux domaines d’application des outils satellites Partie I I.1 Organisation et administration Intérimaires Outil de gestion et d’administration interne du personnel intérim Gestion des demandes Gestion des temps, planification Gestion des absences et suivi des activités Contrôle des relevés d’heures Gestion centralisée des factures CVtèque Tableaux de bords… Source : DANAE - Benchmark SIRH Édition 2013 - 101 entreprises participantes Outils de GA Outils satellites Divers Cartographie des emplois de l’organisation Organigramme dynamique (simulations) Organigramme de remplacement Annuaires de recherche (personnes et services) Fiche d’information Source : DANAE - Benchmark SIRH Edition 2013 - 101 entreprises participantes Organigrammes Outils de GA Outils satellites Divers Création Options de mise en page Édition/Impression Diffusion Trombinoscopes Source : DANAE - Benchmark SIRH Edition 2013 - 101 entreprises participantes Outils de GA Outils satellites Divers Annuaires Source : DANAE - Benchmark SIRH Edition 2013 - 101 entreprises participantes Outils de GA Outils satellites Divers Utilisation des réseaux sociaux Source : DANAE - Benchmark SIRH Edition 2013 - 101 entreprises participantes 83% 83% 70% 48% 65% Groupes de discussion Partage de contenu Groupes de travail Fiche personnalisée par salarié Fil d'information / mur de suivi d'activité Fonctionnalités déployées 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 3 3 3 3 Sametime Lotus Connection Drupal Outil interne Success factors SocialEngine Jalios (JCMS) Chatter BlueKiwi Intranet Autres Sharepoint Yammer Jive I.2 Santé, hygiène et sécurité Gestion des visites médicales (plannings et convocations) Suivi des examens complémentaires et vaccinations Constitution et suivi du dossier médical santé-travail Édition du rapport annuel conforme à la législation Aide à la décision (matrices de prescription des examens) Visites médicales Source : DANAE - Benchmark SIRH Edition 2013 - 101 entreprises participantes Outils de GA Outils satellites Divers Hygiène et santé Source : DANAE - Benchmark SIRH Edition 2013 - 101 entreprises participantes Outils de GA Outils satellites Divers Sécurité au travail Source : DANAE - Benchmark SIRH Edition 2013 - 101 entreprises participantes Outils satellites Outils de GA Divers I.3 Dialogue social et diversité Organisation et gestion des élections professionnelles Externalisation des votes Élections DP/CE Élections CA Élections CHSCT Élections CAP/CTP Référendum Élections professionnelles Source : DANAE - Benchmark SIRH Edition 2013 - 101 entreprises participantes Outils satellites Outils de GA Divers Gestion des dossiers médicaux des personnes souffrant d’un handicap Création de la DOETH, édition et simulations Gestion des budgets (suivi des actions engagées, traçabilité des dépenses et gestion des justificatifs) Handicap Source : DANAE - Benchmark SIRH Edition 2013 - 101 entreprises participantes Outils de GA Outils satellites Divers I.4 Développement RH Le recrutement Les solutions utilisées Le recrutement Le recrutement : les satellites Gestion des concours Organisation et suivi des concours avec un contrôle permanent des procédures Exemple acteur : Escort Informatique Tests psychologiques Permettent de « prédire » le comportement professionnel d'une personne et son adaptation dans l'entreprise. Evaluation de la personnalité pour le recrutement, la cohésion d’équipe ou la mobilité. Exemples acteurs : ProfilScan, Sosie On boarding Process d’intégration des nouveaux entrants dans l’entreprise. Exemples acteurs : Silk Road « red carpet » La formation La formation : les outils utilisés E-learning Facilite la formation professionnelle par l’accès à distance aux ressources et l’autonomie dans l’organisation du processus d’apprentissage. Exemples acteurs : Certpoint VLS, Cornerstone, Crossknowledge, Dokeos, E-doceo, Mos Chorus (Demos), Online Formapro, Syfadis, Xper Team Evaluation des formations Accès directement depuis son poste de travail et possibilité de consultation immédiate par les animateurs. Offre des possibilité de comparaison avec d’autres indicateurs sans double saisie. Exemples acteurs : Formaeva, Scoreval Formation interne Gestion du catalogue formations, gestion de plannings et réservation de salles, envoi des convocations… Exemples acteurs : Gescof, Training Orchestra La gestion de la formation : les satellites La gestion des rémunérations La gestion des rémunérations I.5 Paie, GA et GTA Notes de frais Source : DANAE - Benchmark SIRH Edition 2013 - 101 entreprises participantes Outils de GA Outils satellites Divers Paie, GA et GTA Tickets restaurant Permet de gagner du temps sur le comptage et le remboursement des titres restaurants à la CRT. Exemples acteur : Tickedit Badgeuse (Pointeuse horaire et/ou Gestion des accès physiques) Permet l'identification et l'enregistrement du temps de travail et de présence des salariés. Les logiciels de contrôle d'accès enregistrent les identifications, historisent les autorisations et refus d'accès, permettent le paramétrage des droits d'accès, la modélisation des bâtiments à sécuriser ainsi que des restitutions de traçabilité. Exemples acteurs : Bodet, Captor, Kaba, Horoquartz, GFI, Equitime Planification Simulation des meilleures formes d’aménagement du temps de travail (ARTT, annualisation) et éditions de graphiques, statistiques, comparaison prévu/ réalisé. Consultation des plannings via l’Intranet, email, sms... o Exemples acteurs : Cosytec, Planexa, Bodet I.6 L’administration du SIRH Gestion des demandes Permet un suivi quantitatif et qualitatif de l’activité et mais aussi de partager et capitaliser toutes les demandes parvenant au CSP ainsi que les réponses apportées. La Gestion Electronique des Documents Procédé informatisé et systèmes d'acquisition, de classement, de stockage, d'indexation, de consultation permettant la gestion des documents. La Gestion Electronique des Documents : outils Synthèse de la partie I Gestion administrative Source : DANAE - Benchmark SIRH Edition 2013 - 101 entreprises participantes Synthèse des outils satellites Source : DANAE - Benchmark SIRH Edition 2013 - 101 entreprises participantes Taux d’utilisation des outils Source : DANAE - Benchmark SIRH Edition 2013 - 101 entreprises participantes Urbanisation du SIRH pour les satellites Partie II L’urbanisation du SIRH Le travail d’urbanisation est nécessaire si le SIRH est amené à intégrer de nombreux outils satellites (cartographie) Le responsable SIRH doit être garant de l’architecture fonctionnelle et technique du SIRH (cohérence des périmètres fonctionnels et des flux inter-applicatifs) Il est le seul à avoir la vision globale Les applications en mode SaaS doivent faire l’objet d’une attention particulière La facilité à les mettre en œuvre ne doit pas faire penser qu’ils ne font pas partie du SIRH Des outils spécialisés permettent de simplifier ou optimiser les échanges entre applications Ex : mise en place d’un SAS avec les autres SI de l’entreprises Les satellites sont généralement couverts par : L’utilisation d’ERP , de pure players ou best of breed des principaux processus du SIRH Ou d’outils de niche spécialisés sur la fonction du satellite Pour éviter la multiplication des outils, la tendance est : d’utiliser une suite par domaine, par exemple : Ingentis pour l’Organisation ou Chimed pour la Santé Ou d’élargir le périmètre de l’ERP L’urbanisation du SIRH Les avantages des outils spécialisés • meilleure adéquation aux besoins uploads/Management/ outil-satelite.pdf