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P18.02- Procédure d’évaluation à distance / Remote assessment procedure_04/21 P

P18.02- Procédure d’évaluation à distance / Remote assessment procedure_04/21 Page 1 sur 10 Procédure Code : P18 Version: 02 Procédure d’évaluation à distance Remote assessment procedure Sommaire 1 Objet et domaine d’application ...................................................................................... 2 2 Références ....................................................................................................................... 3 3 Liste de diffusion ............................................................................................................. 3 4 Prise d’effet et réexamen ................................................................................................ 3 5 Synthèse des modifications ........................................................................................... 3 6 Termes et définitions ...................................................................................................... 3 7 Description du processus .............................................................................................. 4 7.1 Objectif et portée ........................................................................................................ 4 7.2 Préparation de l’évaluation ......................................................................................... 4 7.3 Revue des informations documentées ........................................................................ 4 7.4 Evaluation à distance .................................................................................................. 5 7.4.1 Critères d’acceptation d’une évaluation à distance .............................................. 5 7.4.2 Préalable à la réalisation d’une évaluation à distance .......................................... 5 7.4.3 Evaluation documentaire ...................................................................................... 6 7.4.4 Description de la technique d’évaluation à distance ............................................. 8 a) Réunion d’ouverture ................................................................................................. 8 b) Évaluation .................................................................................................................. 8 c) Réunion de clôture ................................................................................................... 9 8 Documents associés ....................................................................................................... 9 9 Table des modifications ................................................................................................ 10 Écrit par : Paterson KOUAKOU Written by: Paterson KOUAKOU Date : 07/04/2021 Vérifié par : Esaïe AMANI Verify by: Esaïe AMANI Date : 12/04/2021 Approuvé par : Marcel GBAGUIDI Approved by: Marcel GBAGUIDI Date : 12/04/2021 P18.02- Procédure d’évaluation à distance / Remote assessment procedure_04/21 Page 2 sur 10 1. OBJET ET DOMAINE D’APPLICATION Le but de cette procédure est de définir les exigences pour effectuer des évaluations à distance et concerne tous les programmes d'accréditation du SOAC. Certaines circonstances imprévues peuvent rendre difficile, voire impossible, la réalisation des évaluations sur site. Dans de telles circonstances, les évaluations peuvent être effectuées à distance, sans compromettre l'intégrité de l'accréditation accordée par le SOAC. Une évaluation à distance s’applique notamment dans le cas où : a. Des événements ou circonstances extraordinaires interviennent ; b. Les déplacements vers un OEC ou un lieu spécifique ne sont pas autorisés ou possibles (c'est-à-dire des restrictions de voyage, des raisons de sécurité, etc.). Elle couvre les portées : ▪ Évaluation consécutive ou réévaluations ; ▪ Extensions dans une portée existante ; ▪ Extensions ne nécessitant pas un ensemble de compétences distinct ; ▪ Extensions à une portée non critique ; ▪ Évaluations de suivi où seul le système de gestion doit être vérifié ; ▪ Évaluation extraordinaire ne nécessitant pas la vérification de compétence technique nouvelle. Dans les autres cas, le choix est fait en fonction de la situation particulière de l’OEC et peut impliquer des modalités spécifiques telles que : • Évaluation à distance couplée à une évaluation sur site ; • Visite sur site par des experts avec un encadrement par un Responsable d’équipe /évaluateurs à distance ; • Évaluation à distance suivie d’une évaluation consécutive (moins de 12 mois) ; Etc. 1. PURPOSE AND SCOPE The purpose of this procedure is to define the requirements for conducting remote assessments and applies to all SOAC accreditation schemes. Unforeseen circumstances may make it difficult or impossible to conduct on-site assessments. In such circumstances, assessments can be conducted remotely without compromising the integrity of the SOAC accreditation. A remote assessment applies in particular in the case where: a. extraordinary events or circumstances occur; b. travel to a CAB or a specific location is not permitted or possible (i.e. travel restrictions, safety reasons, etc.). It covers the scopes: ▪ Consecutive assessment or reassessment; ▪ Extensions in an existing scope; ▪ Extensions not requiring a separate set of competencies; ▪ Extensions to non-critical scope; ▪ Follow-up assessments where only the management system needs to be verified; ▪ Extraordinary assessment not requiring verification of new technical competence. In other cases, the choice is made according to the particular situation of the CAB and may involve specific arrangements such as: • Remote assessment coupled with on-site assessment; • On-site visit by experts with supervision by a team leader / remote assessor; • The remote assessment followed by a consecutive assessment (less than 12 months); Etc. P18.02- Procédure d’évaluation à distance / Remote assessment procedure_04/21 Page 3 sur 10 2. REFERENCES • ISO/IEC 17011, Évaluation de la conformité — Exigences générales pour les organismes d’accréditation procédant à l’accréditation des organismes d’évaluation de la conformité • IAF ID 3: Management of extraordinary events or circumstances affecting ABs, CABs • IAF MD 4: IAF Mandatory Document for the Use of Information and Communication Technology (ICT) for Auditing/Assessment Purposes • IAF ID 12: Principles on Remote Assessment • C01- Règlement d’accréditation • C04-Confidentialité-Impartialité • C07- Récusations plaintes et appels • P06- Gestion du processus d’accréditation • P07- Organisation des évaluations • G01P07- Guide relatif à la réalisation des évaluations 3. LISTE DE DIFFUSION Tous services concernés 4. PRISE D’EFFET ET REEXAMEN Ce document est applicable à compter de la date mentionnée sur la page de garde. Il sera mis à jour autant que nécessaire. 5. SYNTHESE DES MODIFICATIONS Version 00 : Création. Version 01 : Révision technique et mise à jour de certaines sections. Version 02 : Réunion des versions anglaise et française 6. TERMES ET DEFINITIONS • SOAC : Système Ouest Africain d’Accréditation • OEC : Organisme d’évaluation de la conformité accrédité ou candidat à l’accréditation 2. REFERENCES • ISO/IEC 17011, Conformity assessment — Requirements for accreditation bodies accrediting conformity assessment bodies • IAF ID 12: Principles on Remote Assessment • IAF ID 3: Management of extraordinary events or circumstances affecting ABs, CABs • IAF MD 4: IAF Mandatory Document for the Use of Information and Communication Technology (ICT) for Auditing/Assessment Purposes • C01-Accreditation rules • C04-Confidentiality-Impartiality • C07-Recusals, complaints and appeals • P06-Accreditation process management • P07-Assessment process procedure • G01P07- Guide for conducting Assessments 3. DISTRIBUTION LIST All services concerned. 4. EFFECTIVE DATE AND REVIEW This document is applicable from the date mentioned on the cover page. It will be updated as necessary. 5. SUMMARY OF CHANGES Version 00: creation. Version 01: Technical revision and update of some sections. Version 02 : Combining the English and French versions 6. TERMS AND DEFINITIONS • SOAC-WAAS: West African Accreditation System • CAB: Conformity assessment body accredited or applicant for accreditation P18.02- Procédure d’évaluation à distance / Remote assessment procedure_04/21 Page 4 sur 10 • Technique d'évaluation : selon ISO/IEC 17011, méthode utilisée par un organisme d'accréditation pour réaliser une évaluation • Évaluation à distance : selon ISO/IEC 17011, évaluation du site géographique ou du site virtuel d’un organisme d’évaluation de la conformité, par le biais de moyens électroniques. • Un site virtuel : selon ISO/IEC 17011 est un environnement en ligne permettant à des personnes d’exécuter des processus, par exemple dans un environnement de type cloud. • Événement ou circonstance extraordinaire : Selon IAF ID 3, une circonstance indépendante de la volonté de l'organisme, communément appelée "Force majeure" ou "Acte de Dieu". Les exemples sont la guerre, la grève, l'émeute, l'instabilité politique, les tensions géopolitiques, le terrorisme, la criminalité, les pandémies, les inondations, les tremblements de terre, le piratage informatique malveillant, autres catastrophes naturelles ou d'origine humaine. 7. DESCRIPTION DU PROCESSUS Objectif et portée Le processus d'évaluation est essentiel pour garantir l'intégrité de l'accréditation, ce qui est généralement réalisé par une activité d'évaluation sur site de l'OEC accrédité. Toutefois, la norme ISO/IEC 17011 :2017 (§7.9.3) recommande aux organismes d’accréditation, un remplacement de l’évaluation sur site par une autre technique d’évaluation telle que l’évaluation à distance lorsque celle sur site n’est pas applicable en raison de circonstances particulières que l’organisme d’accréditation jugera pertinentes. Le SOAC dispose de compétences et de capacités techniques pour la réalisation d’évaluation à distance dans le respect des exigences générales d’accréditation. Préparation de l’évaluation cf. Procédure P06 et Guide G01P07 Revue des informations documentées cf. Procédure P06 et Guide G01P07 • Assessment technique: According to ISO/IEC 17011, method used by an accreditation body to perform an assessment. • Remote assessment: According to ISO/IEC 17011, assessment of the physical location or virtual site of a conformity assessment body, using electronic means. • A virtual site: According to ISO/IEC 17011, a virtual site is an online environment allowing persons to execute processes, e.g. in a cloud environment. • Extraordinary event or circumstance: According to IAF ID 3, a circumstance beyond the control of the organization, commonly referred to as “Force Majeure” or “act of God”. Examples are war, strike, riot, political instability, geopolitical tension, terrorism, crime, pandemic, flooding, earthquake, malicious computer hacking, other natural or man-made disasters. 7. PROCESS DESCRIPTION 7.1 Objective and Scope The assessment process is essential to ensure the integrity of the accreditation, which is usually achieved through an on-site assessment activity of the accredited CAB. However, ISO/IEC 17011:2017 (§7.9.3) recommends that accreditation bodies replace the on-site assessment with a remote assessment when the on-site assessment is not applicable due to special circumstances that the accreditation body deems relevant. SOAC has the technical competences and capabilities to perform a remote assessment following general accreditation requirements. 7.2 Preparing for the evaluation Refer to Procedure P06 and Guide G01P07 7.3 Review of documented information Refer to Procedure P06 and Guide G01P07 P18.02- Procédure d’évaluation à distance / Remote assessment procedure_04/21 Page 5 sur 10 Évaluation à distance 7.4.1 Critères d’acceptation d’une évaluation à distance Le recours uploads/Management/ p18-02-procedure-d-x27-evaluation-a-distance-remote-assessment-procedure-04-21-page-1-sur-10 1 .pdf