Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

Politique et procédures de communication 1 Politique et procédures de communica

Politique et procédures de communication 1 Politique et procédures de communication 2 Politique et procédures de communication Publiée en juin 2016 par la Ville de Drummondville Rédaction et coordination : Service des communications Table des matières Mot du maire 4 1. Mise en contexte 5 2. Orientations stratégiques 6 3. Principes directeurs de communication 7 4. Champs d’application de la Politique 7 5. Objectifs de communication 8 6. Publics cibles 9 7. Communications politiques et administratives 10 8. Structure d’intervention 10 9. Mission du Service des communications 11 10. Rôles du Service des communications 11 11. Demandes de soutien auprès du Service des communications 13 12. Rôles et responsabilités 14 12.1 Membres du conseil municipal 14 12.2 Direction générale 15 12.3 Directions de service 16 12.4 Personnel municipal 17 12.5 Répondant administratif au sein d’un comité 18 13. Normes et procédures 18 13.1 Communication avec les médias 18 13.1.1 Privilège du maire 20 13.1.2 Déclaration des membres du conseil municipal 20 13.1.3 Porte-parole 20 13.2 Demande d’accès à l’information 21 13.3 Demande de commandite 22 13.4 Entente de visibilité 22 13.5 Image de marque 22 13.6 Drapeau 24 13.7 Papeterie 24 13.8 Signature de courriel 24 13.9 Message de boîte vocale et message d’absence 25 13.10 Accueil des nouveaux résidents 26 13.11 Affichage dans les édifices municipaux 27 13.12 Communication en situation d’urgence 28 13.13 Objets promotionnels 28 13.14 Gestion linguistique 28 14. Moyens de communication interne 29 14.1 Note interne 29 14.2 Affichage à l’interne 29 14.3 Réunion de service 29 14.4 Réunion de coordination 29 14.5 Réunion de l’équipe de direction 30 14.6 Réunion de comité 30 14.7 Journée d’étude des cadres 30 14.8 Accueil d’un nouvel employé 30 14.9 Programme de reconnaissance du personnel 30 14.10 Revue de presse 31 14.11 Information liée aux séances du conseil municipal 31 14.12 Envoi des communiqués de presse et du Bulletin municipal 31 14.13 Table des communicateurs municipaux de Drummondville 31 15. Moyens de communication externe 32 15.1 Séance du conseil municipal 32 15.2 Site Web 33 15.3 Médias sociaux 35 15.4 Bulletin municipal 35 15.5 Événements et protocole 36 15.6 Conférences de presse 38 15.7 Communiqués de presse 38 15.8 Oriflammes 39 15.9 Panneaux à affichage numérique 39 15.10 Publications officielles 39 15.11 Autres publications des services municipaux 39 15.12 Émission de télévision 40 15.13 Chronique à la radio 40 15.14 Publicités et placements Web 40 15.15 Capsules vidéo 41 15.16 Information aux citoyens lors de travaux planifiés 42 15.17 Avis publics et appels d’offres publics 43 15.18 Offres d’emploi 43 15.19 Présentation du budget annuel 44 15.20 Rapport de la Direction générale 44 15.21 Référendum, sondage et enquête 45 15.22 Système d’appels automatisés 45 Bibliographie 46 4 La communication joue un rôle vital dans le succès de toute organisation. Cette affirmation est encore plus vraie dans le secteur municipal. Il faut également reconnaître que l’avènement des nouveaux médias a considérablement transformé les règles du jeu. Le conseil municipal démontre son engagement concret en ce sens, en adoptant sa toute première Politique et procédures de communication. Une communication efficace se veut un facteur déterminant dans l’atteinte de l’un de nos principaux objectifs, soit celui d’offrir une prestation de services exemplaire à nos citoyennes et citoyens. Que ce soit dans notre offre de services ou d’activités, nos programmes, nos projets ou nos règlements, l’interaction harmonieuse entre la Ville et ses parties prenantes est capitale. Cette politique confirme une fois de plus notre souci de transmettre une information juste et accessible, en temps opportun, à notre collectivité. Elle réitère l’importance accordée à la transparence des décisions et des actions. Elle renforce notre désir de projeter une image positive de notre administration et de notre ville ainsi que d’en assurer le rayonnement. La communication fait partie intégrante de notre culture organisationnelle. Par ailleurs, cette politique a été développée en fonction des valeurs, des orientations et des priorités du conseil municipal. En conclusion, la Politique et procédures de communication favorisera l’écoute, l’échange et le dialogue avec les publics internes et externes. Elle contribuera assurément à l’amélioration continue de nos pratiques de communication et nous permettra de mieux servir la population drummondvilloise. M. Alexandre Cusson Maire de Drummondville 5 Mise en contexte 1 La Politique et procédures de communication découle des orientations, des valeurs et des priorités du conseil municipal de la Ville de Drummondville. La communication représente une activité de gestion essentielle à l’atteinte des objectifs de toute entreprise privée ou organisation publique. Cette fonction organisationnelle est d’autant plus primordiale lorsque la mission de celle-ci consiste à offrir une prestation de services de qualité à ses citoyens. Par ailleurs, un employé mobilisé, un citoyen satisfait et un public avisé constituent des atouts indispensables à la réalisation de toute action. Cela contribuera ultimement à positionner la Ville de Drummondville comme une organisation de premier plan axée sur le développement d’un milieu de vie favorable à l’épanouissement personnel, social et professionnel de ses parties prenantes. Il est donc impératif de bien définir les attentes quant aux communications municipales et de préciser comment on entend les actualiser. 6 Orientations stratégiques 2 Considérant que la satisfaction du citoyen est au cœur des préoccupations de la Ville de Drummondville et que la mobilisation du personnel envers cette priorité représente un atout indéniable pour y parvenir; Considérant que la communication se révèle être un levier privilégié de gestion à haute valeur ajoutée; Considérant que pour en tirer son plein potentiel, il est nécessaire que la communication repose sur un réseau d’information et d’échange efficace; En conséquence, les membres du conseil municipal de la Ville de Drummondville s’attendent à ce que ses communications internes et externes contribuent à : • Dispenser une information factuelle de qualité sur ses services, activités, programmes, projets, règlements et décisions; • Véhiculer les principes de l’approche client auprès du personnel et l’importance de ceux-ci; • Assurer une compréhension commune des enjeux organisationnels auprès des publics internes et externes; • Encourager la participation citoyenne à la vie municipale; • Promouvoir une image positive de la Ville de Drummondville. Quatre principes d’une communication efficace FAIRE SAVOIR (informer) FAIRE COMPRENDRE (expliquer et échanger) FAIRE ADHÉRER (susciter l’engagement et la fierté) FAIRE PARTICIPER (mettre en action) Politique et procédures de communication Principes directeurs de communication 3 SATISFACTION DU CITOYEN (approche client et services de qualité) Objectivité et exactitude de l’information transmise Sens éthique Professionnalisme et efficience (milieu de travail propice à la performance) Respect des personnes et des engagements Transparence et véracité de l’information (organisation ouverte) Esprit de collaboration (culture participative et de partenariat) Communication interne et externe ascendante, descendante et transversale Champs d’application de la Politique 4 Cette politique constitue le cadre de référence en communication et s’applique au personnel et aux membres du conseil municipal de la Ville de Drummondville. 7 8 Objectifs de communication 5 Internes • Contribuer à faire connaître les services, activités, programmes, projets, règlements de la Ville de Drummondville aux publics internes; • Soutenir le personnel dans le cadre des différents changements qui surviennent dans l’organisation; • Contribuer à mobiliser le personnel en fonction des orientations, valeurs et priorités organisationnelles; • Consulter le personnel au sujet des enjeux et des projets sur lesquels ils ont du pouvoir et de l’influence; • Favoriser un sentiment d’appartenance et de fierté, facteur déterminant à la rétention du personnel; • Contribuer au maintien d’un bon climat de travail; • Encourager les gestionnaires à faire preuve d’écoute et à échanger avec les membres de leur équipe. Externes • Assurer l’accessibilité à une information de qualité, en temps opportun, aux citoyens relativement aux services, activités, programmes, projets et règlements et lors de situations d’urgence; • Contribuer à une compréhension commune des enjeux; • Favoriser la participation citoyenne; • Veiller à connaître les principaux mouvements d’opinion publique et à y répondre, si cela s’avère nécessaire; • Maintenir de saines relations avec la collectivité; • Jouer un rôle central relativement au développement du milieu; • Assurer une présence au sein des différents événements d’envergure; • Faire rayonner la Ville de Drummondville et promouvoir son image de marque. Favorise l’implantation d’une culture organisationnelle où la satisfaction du citoyen représente la raison d’être de l’organisation municipale Positionne la Ville de Drummondville comme un partenaire et un employeur de choix, soucieux de satisfaire les citoyens Politique et procédures de communication 9 Publics cibles 6 Internes Membres du conseil municipal; Directeurs de service; Personnel actif; Personnel retraité; Partenaires syndicaux; Partenaires paramunicipaux. Externes Citoyens; Industries, commerces et institutions; Médias locaux, régionaux et nationaux; Touristes; Fournisseurs; Organismes du milieu; Autres municipalités de la MRC de Drummond; Gouvernements provincial et fédéral; Groupes et associations situés sur le territoire; Ensemble des Québécois. Communications politiques et administratives 7 Aux fins d’une gestion optimale des communications politiques et administratives de la Ville de Drummondville, il est primordial de distinguer et de définir les deux types de communication. Cette section servira de cadre de référence au Service des communications et au Cabinet du maire. On qualifie de communication politique, toute déclaration verbale ou écrite relative aux affaires municipales n’ayant toujours pas fait uploads/Management/ politique-communication-aout-2017-web.pdf