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UTILISATION DU MANUEL 1 Objet : Ce manuel a été élaboré pour fournir les instru

UTILISATION DU MANUEL 1 Objet : Ce manuel a été élaboré pour fournir les instructions et explications nécessaires aux structures de l’entreprise chargées des approvisionnements, de l’expression des besoins jusqu’à la comptabilisation des opérations y afférentes. Structures concernées : Ce manuel s’adresse essentiellement : 1. Au Directeur de l’administration et des finances ; 2. Au responsable des moyens généraux chargé de l’achat des matières et fournitures ainsi que le magasinier de la société ; 3. Au comptable, chargé du traitement financier, fiscal et comptable des achats et des stocks. 4. A la structure d’audit interne chargée du suivi de l’application de cette procédure. Révision : Les changements à opérer sur cette procédure ne peuvent être effectués que sur proposition du directeur de l’administration et des finances ou le chargé de l’audit et après acceptation formelle par le Directeur Général de l’entreprise. Mise en vigueur : Cette procédure est en vigueur au sein de la société Ech-chaab à partir du 01/05/2005. 2 CHAPITRE I PRESENTATION GENERALE 3 1.1. DÉFINITION DES STOCKS Les stocks sont constitués par l'ensemble des marchandises destinées à la revente en l'état ou des matières premières nécessaires à la production de biens ou au fonctionnement des moyens de production ou de prestation de la société. On peut citer, pour la société Ech-chaab, les cas les plus fréquents, à savoir : - les pièces de rechange, le pneumatique et les consommables, - le carburant et les lubrifiants, - les fournitures de bureau, - etc. Ils sont nécessairement consommables dès le premier usage. 1.2. OBJECTIFS DE LA FONCTION APPROVISIONNEMENTS La maîtrise de la fonction « approvisionnements » est réalisée par la prise en compte des conditions suivantes : - La fonction « approvisionnements » ne doit pas être considérée comme une fonction subalterne qui ne fait qu’appliquer la politique des autres, c’est une fonction stratégique dont la maîtrise permet non seulement d’améliorer la rentabilité globale de l’entreprise par la réduction des coûts, mais également pour la réalisation d’importantes économies par la maîtrise des coûts des approvisionnements. - L’activité « approvisionnements » doit être assurée par un responsable et professionnel de l’achat expérimenté, appliquant parfaitement les techniques modernes de gestion et de suivi des approvisionnements. - L’achat en général, ne doit pas être considéré comme un acte improvisé mais plutôt comme un acte de gestion prévu et inscrit dans la politique générale de la société. - Il est important de savoir qui décide des achats et donc de connaître les intervenants faisant parties prenantes de tout achat dans le but d’évaluer leur degré de performance, de qualité et de gestion. 4 - Il est également important de déterminer les surcoûts d’approvisionnements générés par les facteurs externes à la société, tel l’environnement économique national, afin de les différencier des surcoûts internes telles une maîtrise insuffisante et / ou une organisation défaillante en matière d’actions d’approvisionnements. - Enfin le contrôle continu de l’application correcte et rigoureuse des procédures formalisées de gestion des approvisionnements par le responsable habilité constitue une condition nécessaire à la bonne gestion et la maîtrise des coûts liés à cette activité. 1.3. ORGANISATION DE LA FONCTION « APPROVISIONNEMENTS » Les achats et la gestion des stocks sont effectués par le service des moyens généraux (à défaut de son existence, il y a lieu de le prévoir dans l’organigramme) relevant de la direction de l’administration et des finances et qui s’appuie sur un agent ayant comme fonction la tenue du magasin et la gestion des stocks. La présente procédure s’articule donc autour du principe de séparation des taches. Elle a pour fondement l’existence des structures (ou personnes) suivantes séparées l’une de l’autre : - Structure d’achat (moyens généraux) ; - Gestionnaire de stocks et magasinier ; - Comptabilité. S’agissant d’une petite société , la fonction de la gestion des stocks est confondue avec celle du magasinier. 5 CHAPITRE II MODE OPERATOIRE ET SUPPORTS DOCUMENTAIRES 6 2. MODE OPERATOIRE ET SUPPORTS DOCUMENTAIRES Le processus de réalisation d’un approvisionnement au sein de la société Ech-chaab se décompose en quatre étapes : - L’identification du besoin. - L’instruction du dossier approvisionnement. - L’exécution de l’achat. - L’utilisation. 2.1. L’IDENTIFICATION DU BESOIN 2.1.1. La naissance et l’origine du besoin Les achats de matières et fournitures doivent obéir à un besoin réel exprimé dans le cadre de l’exploitation de l’Entreprise ou dans le cadre du budget annuel des approvisionnements. Le besoin doit trouver sa justification dans : - le maintien des stocks à un niveau qui ne peut être inférieur au niveau du stock de sécurité ; - les approvisionnements réguliers des différentes structures compte tenu du rythme de consommation nécessaire à la poursuite de l'activité. 2.1.2. L’expression et la définition précise du besoin L’opération d’achat est déclenchée en établissant et en signant une demande d’achat en trois exemplaires pré numérotés (annexe 1) par le service demandeur à l’attention du Directeur de l’Administration et des Finances. La demande d’achat doit indiquer notamment : - la référence et la désignation de l’article, - les quantités demandées. Cette demande doit nécessairement transiter par le gestionnaire des stocks pour approbation. Ce dernier, à la réception de la demande d’achat, doit s’assurer que le stock théorique indiqué sur sa fiche est conforme au stock réel détenu au magasin. 7 2.1.3. Le contrôle du besoin (vérifier sa pertinence) Le contrôle de la pertinence du besoin relève de deux personnes : - Le Directeur de la structure demandeuse qui doit signer la demande d’achat ; - Le Directeur de l’administration et des finances, par qui transite la demande d’achat, qui apprécie la pertinence de l’achat. L’appréciation de la pertinence de l’achat doit être matérialisée sur la demande d’achat. 2.1.4. Circuit de la demande d’achat La demande d’achat est établie par la direction exprimant le besoin en trois exemplaires et signée par son responsable. - Le premier exemplaire portant accusé de réception de la DAF est gardé au niveau de la structure émettrice. - Le second exemplaire (l’original) portant l’appréciation du DAF et le visa de la gestion des stocks doit être gardé dans le dossier d’achat au niveau de la comptabilité (avec le dossier d’achat). - Le troisième exemplaire est archivé au niveau du service des moyens généraux. 2.2. L’INSTRUCTION DU DOSSIER APPROVISIONNEMENT 2.2.1. Le déclenchement de la commande A la réception de la demande d’achat, le service des moyens généraux procède à certaines vérifications portant sur l’existence du visa de la gestion des stocks. Cette vérification étant effectuée, il procède à l’exploitation du « fichier fournisseurs » afin de consulter les fournisseurs susceptibles de répondre à la demande de la société. a). Pour les opérations dont le montant est inférieur à 50.000,00 DA, le service acheteur établit un bon de commande (modèle en annexe 2) qu’il vise conjointement avec le directeur de l’administration et des finances avant de le remettre au fournisseur. b). Pour les opérations dont le montant se situe entre 50.000,00 DA et 500.000,00 DA, le service acheteur est tenu : - d’engager des consultations en saisissant, par écrit, les fournisseurs habituels tout en élargissant la consultation à d’éventuels nouveaux fournisseurs. Sauf exception qui 8 sera dûment motivée par un P.V. de la part du responsable du service acheteur, approuvé par son directeur, un minimum de trois offres est exigé pour engager la commande ; - de traiter les offres reçues et d’établir un tableau comparatif dont le modèle est présenté en annexe 3. En concertation avec le directeur de l’administration et des finances, il propose le fournisseur qui répond au mieux au cahier des charges (un écrit précisant les besoins et les caractéristiques techniques du produit peut constituer au sens de la présente un cahier des charges) et qui offre les meilleures conditions commerciales et financières. Le dossier soumis à l’approbation du Directeur Général comprend : - la demande d’achat ; - le tableau comparatif des offres assorti de la proposition motivée du Directeur de l’administration et des finances - le bon de commande (ou contrat) visé par le DAF. L’engagement de ces opérations ne peut intervenir qu’après signature du bon de commande (ou contrat) par le Directeur Général. c). Pour les opérations dont le montant est supérieur à 500.000,00 DA, la sélection du fournisseur doit être effectuée par la commission des marchés de la société. Son accord, matérialisé par les visas de ses membres sur le tableau comparatif des offres (annexe 4), est obligatoire avant tout engagement de l’opération par la Direction Générale. 2.2.2. Suivi et Codification des fournisseurs a). Le service acheteur organise le suivi des fournisseurs en constituant un “fichier fournisseurs” obligatoirement codifié. Pour ce faire, il est attribué à chaque fournisseur un code (ce même code sera repris en comptabilité générale afin de coordonner l’identification du même fournisseur au niveau des deux structures). Ce fichier doit contenir toutes les informations nécessaires, sur les fournisseurs de la société, qui pourraient être utiles à l’acheteur, telles que : - leur situation financière, 9 - le descriptif de leurs produits, - le chiffre d’affaires réalisé avec eux, - l’historique des transactions, etc … ; Il doit être uploads/Management/ procedure-approvisionnement-doc.pdf