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Cahier des charges conception d’une Application ou Logiciel de gestion : Achats

Cahier des charges conception d’une Application ou Logiciel de gestion : Achats & Stock Niger, Burkina Faso, Sénégal, Mali Dossier Technique Conception (Application ou Logiciel de gestion des achats et stock) - 9 - I. Présentation de Marie Stopes International - Sahel Marie Stopes International - Sahel est une organisation non gouvernementale, intervenant dans les services de planification familiale et de santé de la reproduction. Nous sommes engagés à maintenir le droit fondamental des couples et individus, de décider librement de l’espacement des naissances. Nos services sont orientés vers les femmes, les jeunes, les communautés fragiles. Notre mission : Des enfants par choix et non par Hasard. Dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités, Marie Stopes International - Sahel souhaiterait disposer d’un logiciel ou une application qui lui permettra de gérer efficacement les achats et le stock du Magasin Central et ceux des points de stockage (stock régional ou stock des canaux d’offre de services) répartis dans les 4 pays du Sahel (Niger, Burkina, Mali, Sénégal). II. Enjeux et Vision du Projet De nos jours de nombreuses organisations sont confrontées à beaucoup de contraintes liées à la gestion des achats et du stock (création de la demande d’achat, système de validation, traitement logistique, flux d’informations « demandeur/logistique/fournisseur », disponibilité des produits en stock, suivi des commandes, traçabilité des produits, accessibilité de l’information, réconciliation/triangulation des données, statistiques, rapportage, qualité des données, performance acheteurs/fournisseurs etc…). Pour Marie Stopes International – Sahel la gestion optimale des achats/stock de produits pharmaceutiques, consommables et équipements médicaux constitue un maillon essentiel pour le bon fonctionnement des activités de l’organisation. En effet, la gestion des achats a pour but de mettre à disposition le bon produit, au bon moment, au bon endroit et le stock, de maintenir à un seuil acceptable l’offre de service destiné aux populations vulnérables. D’où l’importance de disposer d’un outil de gestion moderne et répondant aux attentes de MSI - Sahel. Cet outil de gestion ou logiciel doit permettre de superviser, d’exploiter et d’extraire les données permettant d’assoir une meilleure lecture depuis la création de la demande d’achat jusqu’à la réception au demandeur ou au magasin de stockage, le flux de produits entre les différents points de stockage, également de gérer les alertes de stock maximum/minimum/sécurité, de visualiser les niveaux de stocks de gérer les inventaires, de valoriser le stock entrant, sortant et restant à travers les méthodes classiques de types Coût Unitaire Moyen Pondéré (CUMP)… - 10 - C’est la raison pour laquelle Marie International Sahel souhaite mettre en place un logiciel permettant de gérer, dans les conditions optimales, les achats, le stock central, régional et celui des canaux d’offres de services existants dans les 4 pays du Sahel. Une phase pilote sera lancée dans un des pays du Sahel pour observer le logiciel avec nos besoins d’informations de qualité et des modifications répétées si résultat positif, et ensuite mise à l’échelle dans les autres pays. L’Application ou Logiciel devra comporter : Indispensable Apprécié 1. Logiciel en version française ; 2. Possibilité de saisie des données (consommations et services) pour le rapportage mensuel des canaux d’offre de services ; 3. Faire une réconciliation/triangulation entre les données des stocks/services/revenus et générer les écarts ; 4. Calculer systématiquement le coût unitaire moyen pondéré lors du rapport de consommation mensuelle et/ou inventaire ; 5. Pouvoir se connecter/synchroniser avec d’autres logiciels : gestion de la comptabilité, les données suivi & évaluation et des canaux ou avoir un système pour exporter les données de consommation vers un fichier journal pour le rapport de clôture comptable par exemple – NB : Le modelé du fichier journal sera partagé. o En particulier, un API (interface de programmation d’application) disponible pour faire un lien avec autres logiciels o Possibilité d’importer des données dans un csv ou Excel o Possibilité d’exporter des données dans un csv ou Excel 6. Automatisation du système de validation électronique des demandes d’achats/stock ; 7. La possibilité d’avoir une hiérarchie d’autorisation claire et rediriger vers le niveau supérieur en cas d’absence d’un autorisateur et conserver la traçabilité pour les audits ; 8. Doit intégrer les numéros de lot des produits – vérifier les contraintes de conformité des donations venant de UNFPA ; 9. Paramétrage de l’accès aux données etc. facile à allouer par utilisateur, l’allocation peut être faite par pays, module, équipe, niveau d’hiérarchie… ; 10. Maintien d’une liste des fournisseurs approuvés qui peuvent être sélectionnés pour achats ; 11. Possibilité d’intégrer un prévisionnel d’achat de produits pharmaceutiques ; 18. Pouvoir saisir des données en offline (hors connexion internet) et faire systématiquement les mises à jour une fois dans un réseau internet ; 19. Optimisation du délai de traitement des demandes d’achat et de stock (à chaque niveau de la chaîne) ; 20. Flux d’informations sur l'évolution du traitement de la demande dans le circuit (possibilité de savoir à quel niveau se trouve la demande « service achats – demandeurs ») ; 21. Possibilité de savoir quelles sont les demandes traitées et celles non traitées (système de filtre) ; 22. Possibilité de faire un feedback direct et immédiat à celui qui a soumis la demande ; 23. Possibilité de joindre une pièce (justificative), la gestion des supports papiers (réduction du processus de gestion et d'archivage) etc. ; 24. Intégrer avec une caméra de smartphone afin de ‘lire’ les codes- barres de produits de stock (y compris les QR codes) ; 25. Intégrer avec une caméra de smartphone afin de prendre des photos des biens et les télécharger facilement ; 26. L’interface ressemble autant que - 11 - 12. Possibilité de tracer le stock par bailleur ; 13. Un minimum de validation de données doit être intégré dans le système, c’est à dire standard unité par produits définis et des alertes quand le prix moyen est hors norme ; 14. Capacité à capturer les donations de stock, transfert entre équipes, stocks endommagés, en quarantaine détruits ; 15. Capacite du système à produire des tableaux de bord, rapport d’exception par exemple, volume de stock par date d’expiration et comparaison de consommation mensuelles avec stock disponible, tendance… 16. Le système doit être intuitif, interactif et facile à utiliser ; 17. Support continu du consultant pour paramétrage en cas de besoin ; possible aux systèmes actuels en place ; 27. Flexibilité d’ajouter des ‘champs’ afin d’être conforme avec le coding spécifique à Marie Stopes International o Ces champs doivent avoir la possibilité de ‘saisie libre’, ‘menu déroulant’ qui puise dans une liste stockée quelque part dans le logiciel, dates, chiffres III. Cartographie des canaux de Marie Stopes International – Sahel - Mai 2019 PAYS Équipes mobiles MS LADIES/ MEN/SISTER STOCK CENTRAL CENTRES Franchises sociales/PSS SOMME/CANAUX/PAYS MALI 8 20 4 3 317 352 BURKINA 9 62 8 4 60 143 SÉNÉGAL 11 19 1 2 66 99 NIGER 8 11 2 29 50 SOMME TOTALE SAHEL 36 112 15 9 472 644 IV. Fonctionnalité 1/ Paramétrage Le module d’administration ne sera pas ouvert à tous les utilisateurs. Un système d’authentification avec une saisie d’un login et d’un mot de passe sera demandé. 2/ Menu Le menu affichera une liste des options : Achats Stock Paiement Catalogue des prix Répertoire fournisseurs/canaux Liste standard des produits/LPS Mot de passe Déconnexion Login : Mot de Passe : - 9 - 3/ Détails par pôle logistique – Achats/Stock Outils manuels : 28. Demande d’achat ; 29. Demande de cotation ; 30. Grille d’analyse ; 31. Bon de commande ; 32. Demande de paiement ; 33. Stratégie d’archivage ; 34. Suivi des achats. Menu Achats Création demande d’achat Circuit validation demande d’achat (codification budget holder) Demande de cotation fournisseurs Grille d’analyse des devis/offres Bon de commande & Conditions générales d’achats Demande de paiement finance Archivage numérique dossier d’achat Suivi des achats Rapport performance acheteur/fourniss eurs/bailleurs : code assets - 10 - Outils manuels : - Demande de stock ; - Bordereau de livraison/réception ; - Rapport conso mensuel ; - Prévision stock/forecast pharmacie ; - Fiche d’inventaire ; - Fiche d’élimination de stock ; - Outils de suivi de stock ; - Triangulation ; - Liste des informations nécessaires : produits, marque, numéros de lots, date d’expiration, bailleur, centre de cout, code project, DRLs numéro de compte SUN. NB : Les fichiers en version Excel seront annexés à ce cahier des charges. V/ Résultats attendus/ Livrables Menu Stock Demande de stock Circuit validation Demande de stock Bordereau de Livraison/réc eption Mouvements (Saisies entrées / Sorties) Stock actuel/balan ce Prevision de stock/fore cast pharmaci e Inventaire (stock théorique) Coût unitaire moyen pondéré (CUMP) Rapport : consommatio n mensuelle des canaux/résum é des mouvements de stock Triangulat ion des données (stock/ser vices/reve nus Réajustem ent/transfe rt de stock/reto ur de stock Quarantai ne/élimin ation de stock stock/reto ur de stock - 11 - Le consultant fournira une démo de l’application/logiciel en parfaite symbiose avec nos besoins, un manuel/guide d’utilisation, proposer un module de formation en power point sur le contenu et exploitation du logiciel à l’endroit des utilisateurs, appuyer à la formation des IT uploads/Management/ cahier-des-charges-achat-logiciel-chaine-d-x27-approvisionnement.pdf