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Ce document est une contribution personnelle Procédures de gestion Paie/Personn

Ce document est une contribution personnelle Procédures de gestion Paie/Personnel/Social A/ Présentation du manuel des procédures de gestion Paie /Personnel/Social A 1. Objectifs du manuel A 2. Documents et supports utilisés A 3. Interfaces A 4. Destinataires A 5. Révision B/ Modes opératoires de la Gestion de la paie B 1. Tâches avant paie B 2. Tâches après paie C/ Modes opératoires de la Gestion du personnel C 1. Suivi du personnel (présence, absence) C 2. Mouvement du personnel (entrée sortie) C2.1 Recrutement C2.2 Démission C2.3 Reconduction ou fin de contrat C2.4 Mise en disponibilité C2.5 Licenciement C3. Gestion et suivi des dossiers du personnel C4. Gestion et suivi de carrière des agents D/ Modes opératoires de la Gestion du social. D 1. Remboursement des frais D 2. Accidents de travail D 3. Retraite D 4. Divers A/1. Objectifs du manuel. Le présent manuel traite des procédures de gestion concernant les activités déployées par la direction du personnel de l’entreprise. Les objectifs de la gestion du personnel visent essentiellement à : - assurer la cohésion et la coordination des différents actes en matière de gestion du personnel, - définir les principales données de cette gestion - définir les missions des différents intervenants dans le cycle d’élaboration de la paie, en assurant le suivi et le contrôle des traitements. La réalisation de ces objectifs est conditionnée par une gestion rigoureuse en matière : - d’établissement de la paie, - du suivi du personnel (assiduité et notation), - du mouvement du personnel (entrées-sorties) - de la gestion des dossiers administratifs, - de la gestion du social. A/2. Documents et supports utilisés Les documents et supports utilisés, par la Direction du personnel dans les différentes structures, sont au niveau de la : A/2.1 Structure Paie - fiche de mouvement paie, - déclarations fiscales PRESENTATION DU MANUEL A/2.2. Structure Gestion du Personnel - engagement ou contrat ; - décisions (sanction, promotion, affectation…) ; - titre de congé ; - mise en demeure ; - solde de tout compte, quitus de départ ; - registres, fichiers, etc… A/2.3 Structure Sociale - état de remboursement CNAS et mutuelle - état d’allocations familiales ; - registres, fichiers. A/3. Interfaces Les relations entre les fonctions paie, personnel et social impliquent automatiquement des interfaces qui sont : A/3.1 Le service Gestion du Personnel - remet les décisions et l’ensemble des documents variables : (Fiches de pointage, état de frais de missions, état de remboursement des frais médicaux) à l’agent paie ; - a une relation directe et hiérarchique avec le directeur du personnel ; - entretient des relations avec les médias pour les insertions et les annonces ; A/3.2 Le service Finance - reçoit les états des avances sur salaires, les documents du service paie, les documents de l’après paie et les engagements de dépenses. A/3.3. Le service social - reçoit du personnel les documents relatifs à, l’arrêt de travail, accident de travail, frais médicaux ; - entretient des relations avec les organismes sociaux CNAS et mutuelle ; - transmet au service paie, les états de remboursement des organismes sociaux ; - remet au service finances les chèques ; A/4 Destinataires Le présent manuel des procédures de gestion de paie, personnel et social est destiné à la : - Direction Générale - Direction du personnel - Direction Finances et comptabilité Pour information, suivi et application. A/5. REVISION Afin d’éviter toute incidence ou perte de maîtrise dans la gestion du personnel, toute révision ou actualisation du présent manuel ne doit pas être laissé à l’initiative de l’utilisateur. Une telle démarche relève de la Direction Générale B/1. Exécution des tâches avant la paie Le service paie : - établit pour chaque agent une fiche individuelle comprenant les éléments fixes : - établit sur la base des états de pointage, une fiche de mouvement comprenant les éléments variables ; - établit les avances sur salaires ; - établit le remboursement des frais de mission ; - établit le remboursement des frais médicaux, mutuelle ; La fiche individuelle et la fiche de mouvement seront actualisées pour tout changement de situation. Le service informatique établit le tirage de la paie et les documents y afférents :  Fiche de paie de l’ensemble du personnel en deux exemplaires L’original remis à l’intéressé, l’exemplaire classé dans le dossier paie ;  Les journaux de paie (par structure) en deux exemplaires ; L’original remis à la DFC Direction Finance et Comptabilité, l’autre exemplaire classé au niveau du service paie ;  Etats de virements (banques, C.C.P) en quatre (O4) exemplaires dont trois (03) sont remis à la Direction Financière et Comptable, le quatrième pour le classement ;  Etats de mandatement en deux (02) exemplaires destinés à la D.F.C ;  Etat mensuel du personnel en deux (O2) exemplaires. Un (O1) exemplaires pour la D.F.C, le deuxième exemplaire visé par le Directeur du personnel servira de classement. PROCEDURE DE LA GESTION PAIE  Etats des retenues par nature en deux exemplaires, de la sécurité sociale, des avances sur salaires, de l’assurance groupe de la mutuelle.  Les exemplaires transmis à la D.F.C permettront l’établissement de chèques et les exemplaires restants seront classés ;  Récapitulation générale de la paie ; Le dossier paie contrôlé et signé par le Directeur du personnel sera remis à la D.F.C pour contrôle et virement. Les fiches de paie remises aux différentes structures seront destinées aux intéressés. B/2. Exécution des tâches de l’après paie Déclarations mensuelles Les déclarations IRG et les déclarations des cotisations CNAS établies et signées par la Direction du personnel seront remises pour contrôle et virement à la D.F.C qui transmettra un accusé de réception au service personnel. Déclarations annuelles Le document IRG (imprimé 301 Bis) paraphé et signé par le Directeur du personnel sera remis à l’administration des impôts. L’accusé de réception sera classé. Deux bordereaux nominatifs annuels paraphés et signés par le Directeur du personnel seront remis à la CNAS. Le troisième exemplaire sera classé comme accusé de réception. Etablissement du solde de tout compte (S.T.C) L’établissement du S.T.C en trois exemplaires signés par le concerné et le Directeur seront destinés à : - l’intéressé ; - à la DFC pour établissement du chèque ou virement ; - pour classement dans le dossier de l’intéressé ; Le S.T.C. servira pour la mise à jour du registre (livre) paie coté et paraphé. Le service du personnel est chargé du suivi de la carrière et du mouvement du personnel. C/1. Suivi du personnel (présences absences) Le service du personnel collecte ou reçoit les états et/ou fiches individuelles de pointages des structures. Sur la base de ces fiches comptables, un état de pointage du personnel sera présenté à la signature au Directeur du personnel. Un état reprenant les mouvements par nature sera établi mensuellement et annuellement. Les absences pour accidents de travail ou maladies seront visées par le Directeur du personnel et enregistrées sur le registre du personnel ainsi que la fiche comptable. Les congés annuels feront l’objet d’un titre de congé signé par le Directeur du personnel et enregistrés sur le registre (coté et paraphé) des congés annuels ainsi que sur les fiches comptables de pointage. L’abandon de poste fera l’objet d’une mise en demeure établie et envoyée à l’intéressé. Une deuxième mise en demeure sera établie et transmise 48 heures après la première. Le service paie est chargé de procéder à la résiliation du contrat. PROCEDURE DE LA GESTION du personnel C/2. Mouvement du personnel Les mouvements du personnel concernent : - le recrutement ; - les démissions ; retraites ; - la reconduction et fin de contrat ; - la mise en disponibilité ; - le licenciement ; C/2.1 Recrutement Le recrutement est exprimé par les besoins de l’Entreprise dans un plan de recrutement annuel ou étalé sur le long terme. Les demandes, C.V et les dossiers des candidats sont transmis à la Direction du personnel pour études et sélection des candidats à convoquer pour subir un test ou un entretien. Le choix du candidat à recruter est décidé par le responsable concerné et le Directeur du personnel. Le recrutement à durée déterminée est finalisé par l’établissement d’un contrat. C/2.2. Les démissions Le service du personnel reçoit la demande de démission de l’intéressé, comportant l’avis et les signatures de la structure concernée. Cette demande est contrôlée, par rapport au contrat de travail, et par rapport à la situation administrative et financière de l’intéressé. Un quitus du départ est établi et permet l’établissement de la décision de résiliation du contrat en trois exemplaires : - une décision est remise à l’intéressé ; - une copie est remise à l’agent chargé de la paie pour l’établissement d’un solde de tout compte ; - une copie sera classée dans le dossier de l’intéressé ; Le Service du personnel établit un certificat de travail pour l’intéressé qui est radié de l’effectif. La démission est inscrite sur le registre du personnel et le dossier de l’intéressé est archivé. C/2.3 Reconduction et fin de contrat La reconduction doit faire l’objet d’un renouvellement de uploads/Management/ procedure-de-gestion-paie-personnel-et-social.pdf