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1 Université Hassan II Casablanca Ecole Supérieure de Technologie Département T

1 Université Hassan II Casablanca Ecole Supérieure de Technologie Département Techniques de Management Rapport du stage de fin d’études . Filière Techniques de Commercialisation (TC) NOM & PRÉNOM :ASSALA BAHIM NOM & Prénom : MME ALAMI TOURIA . ANNÉE UNIVERSITAIRE 2021-2022 La gestion du courrier départ et arrivé au sein du bureau d’ordre (assurance Allianz) . 2 Dédicace : À ma très chère mère Quoi que je fasse ou que je dise , je ne saurai point te remercier comme il se doit. Ton affection me couvre, ta bienveillance me guide et ta présence à mes cotes a toujours été ma source de force pour affronter les différents obstacles À mon très cher père Tu as toujours été à mes cotes pour me soutenir et m’encourager. Que ce travail traduit ma gratitude et mon affection. À mon encadrante de stage :Mme Arbaoui Meryem. À mon encadrante académique : Mme Alami Touria. 3 Remerciements Je tiens avant tout à exprimer ma reconnaissance à MME TOURIA ALAMI pour avoir accepté de m’encadrer dans cette étude . Je la remercie pour son implication son soutien et ses encouragements tout au long de ce travail. Ce rapport est le fruit du mois de stage que j’ai eu le plaisir de passer au sein de l’assurance ALLIANZ. Aussi je remercie tout le personnel administratif de l’entreprise ALLIANZ pour leur accueil chaleureux et les conseils qu’ils ont pu me prodiguer pendant ces deux mois. Un remerciement particulier à mes parents pour leur amour sacrifices , et leur soutien moral et financier . Je profite aussi de cette occasion pour remercier le corps professoral administratif de l’école supérieur de technologie de Casablanca pour leurs efforts qu’ils consacrent à notre formation. Résumé Mon stage s’est déroulé dans le service du bureau d’ordre de l’assurance ALLIANZ MAROC . Mon sujet consistait à l’envoi et le reçoit quotidiennement une grande quantité de courrier dans le cadre des échanges avec ses clients, ses intermédiaires et ses partenaires . L’ensemble des opérations liées à la gestion de ces documents sont prises en charge par le bureau d’ordre qui assure essentiellement l’acheminement des courriers tant en interne qu’à l’externe. Cette procédure a donc pour objectif de définir les modes de traitement et de circulation de chaque type de courrier. Lors des deux premières semaines avec l’aide de ma tutrice j’ai pris le temps de comprendre le fonctionnement le processus de la gestion du courrier départ et courrier arrivé. Le temps m’étant trop juste pour mener à terme ce projet jusqu’à sa réalisation. 4 Sommaire Dédicaces…………………………………………………1 Remerciements……………………………………………………………..2 Résumé…………………………………………………………………………3 Introduction………………………………………………….5 1er chapitre………………………………………………..7 I. Présentation et historique de l’assurance ALLIANZ………………………………………………………………………….7 II. L’organigramme d’assurance ALLIANZ…………………………..8 III. Le secteur d’activité ALLIANZ MAROC……………………………9 IV. Les branches d’assurance d’ALLIANZ MAROC………………………………………………………………………10 2ème chapitre……………………………………………..10 I. Présentation de la problématique………………………………10 II. Quelles sont les étapes et la procédure du gestion du courrier départ et arrivé ?...........................................................11 III. Les tâches effectuées pendant le stage sont……………………………………………………………………………18 IV. Les difficultés rencontrés lors de stage sont………………………………………………………………………………19 V. Les solutions proposées pour résoudre les problèmes……………………………………………………………………20 VI. Les apports du stage………………………………………………………21 VII. Mon apport au sein de l’entreprise ………………………………21 CONCLUSION…………………………………………………………………22 ANNEXES………………………………………………………………………23 5 Introduction Le stage est le moment d’opportunité pour confronter les connaissances théoriques à la réalité pratique . C’est une porte ouverte pour l’apprentissage ,le perfectionnement et l’amélioration des capacités professionnelles. Autrement dit, c’est l’occasion de s’intégrer dans le monde de travail tout en acquérant des nouvelles connaissances dans le domaine des activités de l’entreprise. Dans le cadre de la formation en 2émme année ESTC .Chaque étudiant est tenu d’effectuer un stage de deux mois afin d’appliquer les enseignements qui lui ont été prodigués .Les principaux objectifs de stage se résument comme suit : Découvrir le monde de travail, Evaluer les compétences théoriques acquises durant toute formation. Développer le savoir faire et le savoir être . Renforcer la capacité d’analyse et d’organisation .Et enfin saisir la valeur en équipe , le respect de la hiérarchie et des lois internes de la société . Le présent rapport vous retranscrira mon vécu professionnel lors de ce stage réalisé du Mois Avril au mois juin au sein d 'ALLIANZ MAROC . Comme plan , j’ai décidé mon rapport en 2 parties : la première relatera les information et l’historique concernant la société ALLIANZ Puis dans un second temps il vous présentera les taches effectuées pendant le stage ainsi que la problématique traitée ,et les apports du stage …. 1er chapitre 6 I .Présentation et historique de l’assurance ALLIANZ. ALLIANZ crée en 1980 à Berlin est un groupe d’assurances , le premier assureur européen , et le quatrième gestionnaire d’actifs au monde. La compagnie est installée au MAROC depuis plus de 65 ans . Elle est l’un des principaux assureurs des multinationales et est devenue le partenaire de prédilection de nombreuses entreprises nationales ainsi que d’une clientèle de particuliers exigeante et attentive aux services qu’on lui apporte. A effet du 03 novembre 2016, ALLIANZ SE finalise l’acquisition de 98,9 de pourcentage de Zurich Assurances Maroc suite à l’obtention des autorisations réglementaires d’usage. La compagnie est maintenant une partie ALLIANZ intégrante du groupe. II. L’organigramme d’assurance ALLIANZ.(service bureau d’ordre) 7 III. Le secteur d’activité ALLIANZ MAROC. ALLIANZ SE est une société d’assurance qui propose des contrats d’assurances vie ,d’assurances immobilière d’assurances dommages et de réassurance , pour lesquelles aucune de ces activités n’est prédominante .Pour rappel la société ALLIANZ SE est spécialisé dans la fourniture de services associés à l’assurance. 8 Son domaine d’activité est orienté autour des services suivants : commercialisation de contrats d’assurances vie ,d’assurance maladie , d’assurance immobilière d’assurance dommages et de réassurance. La société ALLIANZ figure parmi les principales compagnies de services dans le secteur de l’assurance -services complets . Ses deux principaux pôles d’activité sont : la protection financière et notamment l’assurance et la gestion d’actifs. IV .Les branches d’assurance ALLIANZ MAROC sont : -Automobile Responsabilité (civile obligatoire). -Accident de travail. -Incendie. -Santé. -Assurance. -Maritime. 2éme chapitre : Présentation de la problématique : La mise en place en application d’un système de gestion de courrier offre l’avantage de raccourcir les délais de réponse ,réduire les couts de traitement et supprimer les étapes intermédiaires et chronophages .Cela nous mène à poser une question : II. Quels sont les étapes et la procédure du gestion du courrier départ et arrivé ?. La gestion du « courrier départ » le courrier départ provient de toutes les entités de la compagnie ». Ramassage et tri du courrier par type d’envoi : le ramassage du courrier s’effectue de façon régulière auprès des différents services de la compagnie suivant les tournées 9 programmées par le bureau d’ordre une fois le courrier rassemblé au niveau du bureau d’ordre , l’agent du bureau d’ordre se charge de trier le courrier collecté suivant le type d’envoi choisi : a) Envoi par message rapide (national) :l’envoi par messagerie est réservé aux intermédiaires hors casa . Le courrier est classé par intermédiaire puis remis dans son casier réservé en attente de la préparation des colis. b) Envoi par la poste Maroc :le courrier est classé par type d’envoi : voie normale, voie recommandée, voie recommandée contre accusé de réception. c) Courrier remis directement par le bureau d’ordre : les destinataires concernés se présentent directement au bureau d’ordre pour récupérer leur courrier contre accusé de réception au besoin et selon les demandes ponctuelles des services. Le courrier appartenant au reste des partenaires est classé dans des casiers dédiés et nominatifs ou à défaut des bacs posés sur les bureaux du BO. Le courrier est remis dans les casiers notamment pour les intermédiaires implantés sur Casablanca. Envoi par messagerie rapide à l’international : le courrier est remis directement au responsable bureau d’ordre ou à défaut à son back up désigné pour assurer son intérim. Le responsable d) BO saisi les informations sur des plateformes dédiées en ligne et imprime le bordereau d’envoi. Ensuite , il appelle le prestataire pour dépêcher un agent de ramassage sur place dans les meilleurs délais possibles, le prestataire est soit UPS ou DHL. « « -Envoi du courrier par messagerie » » :l’horaire d’enlèvement des colis est convenu au préalable avec les sociétés de messagerie vers 17h du jour de l’enlèvement. Les jours des enlèvements sont comme suit : -les attestations RC AUTO ET CARRTES VERTES :tous les jours -Autres courriers : Tous les mardis et vendredis et exceptionnellement les autres jours en cas d’extrêmes en urgence ou des envois spéciaux. La date limite de la réception du courrier destiné à la messagerie est la veille du jour de ramassage. Le courrier ramassé le jour même de l’envoi sera remis dans les casier jusqu’au prochain jour d’envoi. Le courrier départ émanant des services de la production est remis au bureau d’ordre moyennant un accusé de réception. Aucun enregistrement électronique n’est 10 prévu à cet effet. Seuls les bordereaux physiques sont classés au niveau du bureau d’ordre. « Récupération du courrier auprès du bureau d’ordre : la récupération du courrier directement auprès du bureau d’ordre concerne » » : le réseau des intermédiaires sur Casablanca /les autres uploads/Management/ rapport-du-stage-de-fin-d-x27-etudes.pdf