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Améliorez vos écrits professionnels ! Michelle Fayet Aline Nishimata SAVOIR RÉD

Améliorez vos écrits professionnels ! Michelle Fayet Aline Nishimata SAVOIR RÉDIGER LE COURRIER D’ENTREPRISE ISBN : 978-2-212-55886-9 © Groupe Eyrolles, 1998, 2014 © Groupe Eyrolles Allégez vos phrases Plus une phrase est courte, fluide, mieux elle est perçue par son lecteur. Nous l’avons vu, les phrases les plus fréquemment employées dans les écrits professionnels dépassent rarement deux ou trois lignes. Or, il n’est pas toujours aisé de construire spontanément des phrases courtes, les « qui » et les « que » s’enchaînant malgré nous. L’impression de lourdeur provient surtout de l’emploi abusif des pronoms relatifs et des conjonctions. Quelques subordonnées, introduites par des pronoms ou des conjonctions particulièrement lourds, seront donc à éviter. Afin de vous faciliter cette tâche, une partie de ce chapitre traitera de la suppression des subordonnées relatives tandis que, dans la seconde partie, seront envisagés les différents moyens susceptibles de supprimer ou d’alléger les autres subordonnées. Les lourdeurs liées à l’emploi des pronoms relatifs Quels sont les pronoms relatifs ? Formes simples Formes composées Qui Que Quoi Dont Où Singulier Pluriel Masculin Féminin Masculin Féminin lequel laquelle lesquels lesquelles duquel de laquelle desquels desquelles auquel à laquelle auxquels auxquelles SAVOIR RÉDIGER LE COURRIER D’ENTREPRISE 30 © Groupe Eyrolles Un pronom relatif représente toujours un nom ou un pronom : l’antécédent. La personne dont je vous parle vous communiquera ces informations. Il s’agit d’une lettre qu’il a reçue ce matin. Cependant, vous remarquerez que tous les pronoms du tableau précédent ne sont pas phonétiquement lourds. Nous ne chercherons pas, pour cette raison, à supprimer « dont » et « où ». Comment éliminer les pronoms relatifs ? Évitez le pronom quand un adjectif suffit Ces modalités de paiement présentent des avantages qui sont reconnus par l’ensemble de nos clients. Ces modalités de paiement présentent des avantages reconnus par l’ensemble de nos clients. Évitez le pronom relatif à l’aide d’une apposition (phrase entre virgules) Cet employé qui est un ancien élève d’une école de commerce a demandé à participer à la réorganisation du service commercial. Cet employé, ancien élève d’une école de commerce, a demandé à participer à la réorganisation du service commercial. Évitez le pronom relatif à l’aide d’un adjectif possessif Les démarches qu’il a effectuées n’ont pas eu un rôle déterminant lors de l’instruction de l’affaire. Ses démarches n’ont pas eu un rôle déterminant lors de l’instruction de l’affaire. Attention Ce remplacement modifie parfois le sens de la phrase. Toutefois, ne cherchez pas à éliminer les pronoms relatifs trop systémati quement. En effet, dans de nombreux cas, le pronom relatif ne peut être supprimé : Vous nous renverrez, à nos frais, toutes les machines que vous voudrez bien nous confier pour cette révision. Allégez vos phrases 31 © Groupe Eyrolles Le pronom relatif permet de rendre même la phrase beaucoup plus précise : Il s’agit de sommes qu’il a perçues illégalement. Le pronom relatif désigne le responsable de l’action. Grâce au pronom rela tif le coupable est, dans ce cas, nettement désigné. La phrase serait moins forte si nous écrivions : Il s’agit de sommes perçues illégalement. (Le coupable n’est ici pas désigné). Le pronom relatif éloigné de son antécédent amène une ambiguïté. Quand vous souhaitez tout de même le conserver, l’éloignement du pronom relatif et de l’antécédent peut obscurcir le sens de votre phrase. En effet, si le pronom relatif, habituellement placé directement à côté de son antécédent, est écarté de celui-ci, la phrase peut devenir obscure, confuse, voire absurde : Je vous envoie ces articles de la part de M. Durand que vous ne connaissez pas. La phrase n’est pas claire : est-ce les articles ou M. Durand que vous ne connaissez pas ? Il aurait mieux valu écrire : Je vous envoie, de la part de M. Durand, ces articles que vous ne connaissez pas. Dans certains cas, il est possible de remplacer les pronoms « qui » ou « que » par le pronom « lequel » qui offre l’avantage de marquer le genre (masculin ou féminin) et le nombre (singulier ou pluriel) et permet d’éviter l’équivoque : Il rencontra la fille du directeur qui avait participé au projet. Est-ce la fille ou le père qui a participé au projet ? L’équivoque est évitée en écrivant : Il rencontra la fille du directeur, laquelle avait participé au projet. Cependant, il existe, bien sûr, des cas où le pronom relatif peut être éloigné de son antécédent car le sens du texte est sans ambiguïté : Nous vous confirmons les termes de notre accord du 18 septembre dernier qui marquera, nous l’espérons, le début d’une longue collaboration. SAVOIR RÉDIGER LE COURRIER D’ENTREPRISE 32 © Groupe Eyrolles La confusion due à l’écart excessif entre le pronom relatif et son antécédent tient à une tendance fréquente à suivre son idée, sans tenir compte du lecteur. Les lourdeurs liées à la répétition des conjonctions Principales conjonctions Les conjonctions sont très nombreuses, en voici quelques-unes : Quoique Parce que Bien que Lorsque Pendant que De manière que Malgré que Dès que Alors que Afin que Étant donné que Puisque Attendu que Tandis que Pour que, etc. Remarque Bien que l’on trouve « malgré que » sous la plume d’écrivains, cette locution suscite nombre de discussions opposant grammairiens et auteurs. Il vaut donc mieux l’éviter. On ne peut l’employer qu’avec le verbe avoir et dans les expressions malgré que j’en aie, malgré qu’il en ait… Que, précédé d’un antécédent est un pronom relatif ; sans antécédent, c’est une conjonction. Comment éliminer les conjonctions ? 1. Transformez la proposition subordonnée en proposition juxtaposée à l’aide de deux points (vous exprimez alors un rapport de cause) Il ne peut vous rendre visite à cette date parce qu’il sera en mission. Il ne peut vous rendre visite à cette date : il sera en mission. 2. Remplacez la proposition subordonnée par un nom Nous ne pouvons admettre qu’il ait échoué à cet examen. Nous ne pouvons admettre son échec à cet examen. Allégez vos phrases 33 © Groupe Eyrolles 3. Remplacez la proposition subordonnée par un verbe à l’infinitif Nous réussirons à mener à bien cette entreprise sans que nous vous empruntions de l’argent. Nous réussirons à mener à bien cette entreprise sans vous emprunter de l’argent. À retenir Pensez à ces moyens chaque fois que les conjonctions s’accumulent dans la même phrase ou lorsque vous en rencontrez un trop grand nombre dans l’ensemble du texte. Cependant, comme pour les subordonnées relatives, dans certains cas, vous ne pourrez pas supprimer la conjonction. Cette suppression changerait le sens de la phrase ou introduirait une maladresse d’expression. 1. Impossible de supprimer le « que » car la subordonnée complète le sens de la principale Nous pensons que les marchandises ont été brisées au cours du transport. 2. Sens altéré Nous désirons que vous vous munissiez de vos papiers d’identité. ➝ Nous désirons vous munir de papiers d’identité. 3. Bizarre (charabia) Nous vous signalons qu’il est gênant de vous fixer un délai de livraison si court. Nous vous signalons la gêne de vous fixer un délai de livraison si court. Quelques cas faciles d’allégement de la phrase Évitez les participes présents ou les gérondifs (participes présents précédés de « en ») en trop grand nombre, surtout en tête de phrase. Les participes présents, surtout multipliés, donnent au style une lourdeur d’ensemble. Évitez- les donc le plus souvent possible. SAVOIR RÉDIGER LE COURRIER D’ENTREPRISE 34 © Groupe Eyrolles 1. Employez à la place du participe présent le même verbe mais conjugué Un malentendu s’étant produit au sujet de ce règlement, nous vous accordons, en conséquence, un délai supplémentaire. Un malentendu s’est produit au sujet de ce règlement. Nous vous accordons, en conséquence, un délai supplémentaire. 2. Employez à la place du participe présent l’infinitif du même verbe Il le contredit ne comprenant pas vraiment ses arguments. Il le contredit sans comprendre ses arguments 3. Employez à la place du participe présent le participe passé d’un verbe de signification voisine Nous désirons que vous vous munissiez d’un document portant votre signature. Nous désirons que vous vous munissiez d’un document revêtu de votre signature. 4. Employez à la place du participe présent une expression de même sens Son avocat, présentant des preuves, a prouvé la fausseté des accusations portées contre lui. Son avocat, preuves en main, a prouvé la fausseté des accusations portées contre lui. 5. Substituez ayant + participe passé (ayant accepté) par un participe passé de sens voisin Ayant appris vos difficultés actuelles, nous acceptons de vous accorder un délai de paiement. Informés de vos difficultés actuelles, nous acceptons de vous accorder un délai de paiement. 6. Mettez le complément en tête de phrase Ayant atteint son objectif, il a accepté de nous parler de son nouveau projet. Son objectif atteint, il a accepté de nous parler de son nouveau projet. 7. Évitez « ce qui » très employés à l’oral. Remplacez- les par un nom Ce qui nous semble intéressant dans ce marché est la possibilité, enfin offerte, de nous diversifier. L’aspect intéressant de uploads/Management/ savoir-rediger-le-courrier-d-x27-entreprise-pdf.pdf