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SEXTAN SYSTEM - FRANCE FRA (+33) 6 21 57 66 68 ag@sextansystem.com sales@sextansystem.com info@sextansystem.com www.sextansystem.com 2017 Programme de Gestion pour Traiteur et Organisateur de Receptions Comprendre, accompagner, et simplifier le métier de traiteur. 2 SEXTAN FOR CATERING | ERP 2.0 www.sextansystem.com +33 (0) 6 21 57 66 68 info@sextansystem.com Le métier de Traiteur et Organisateur de Réceptions demande une exigence du quotidien. Votre entreprise travaille tous les jours pour obtenir une qualité de service sur l’ensemble de votre chaine de création de l’offre et de réalisation de l’offre Être créateur gastronomique, faire d’un événement une réussite, répondre de façon efficiente à vos demandes clients, acheter au meilleur prix à qualité équivalente, améliorer vos procédures pour simplifier votre quotidien et enfin dégager du bénéfice sont les maximes de votre quotidien. A partir de ce constat, nous avons décidé de mettre nos qualités d’ingénieurs, de logisticiens, d’informaticiens, et de manager de la performance au service de votre secteur d’activité. Avec la collaboration de plusieurs traiteurs de réceptions, nous avons réalisés la base du système de gestion que vous allez découvrir par la suite. Notre choix est de réaliser un système spécifique et unique. un ERP qui s’adapte à l’ensemble de vos process. L’objectif sera aussi de structurer et pérenniser votre entreprise ainsi que d’accompagner le développement de votre entreprise des années à venir. En espérant pouvoir être votre partenaire dans votre transformation digitale, bonne lecture et découverte de notre savoir faire. Faire le bon choix pour le futur de votre entreprise 3 SEXTAN FOR CATERING | ERP 2.0 www.sextansystem.com +33 (0) 6 21 57 66 68 info@sextansystem.com PROBLEMATIQUES +1,5% De marge nette en moyenne pour le métier de traiteur organisateur de réceptions SOURCE : Etude de marché France 2015. Sextan SOLUTIONS UNE INFINITE DE POSIBILITES PERSONNALISABLES Pour intégrer toutes vos spécificités d’activités et process + • CRM Clients - appels, mails, relances commerciales et paiements. • Gestion Stock - stock de sécurité, inventaire. • Gestion fiches techniques - Ingrédients, recette, allergènes, coûts. • Ordre de fabrication - Plannification de la production. • Ordre de préparation - Préparation logistique / check list, calcul volume. • Gestion du personnel - Permanent et Intérimaire. • Commandes fournisseurs - Propositions / dernier ou meilleur prix. • Suivi Commercial - Relances automatiques, proposition commercial. • Planning / Chat / Alertes paramétrables - Et autres outils. • Reporting simplifié par service - Animation du service via KPI. • Accès Web - Travaillez où vous voulez en toute sécurité. ∞ De modules et de KPI disponibles afin de garantir une performance durable sur l’ensemble de vos services 5 à 10 % de gain direct sur le temps de main d’oeuvre non réceptif économisé. Perte de temps dans les commandes fournisseurs Mes outils ne communiquent pas entre eux Peu d’autonomie dans ma société Trop de documents papiers Suivi des dossiers clients Besoin d’aide pour prendre mes décisions Gestion des fiches techniques complexes Une gestion du personnel trop complexe Modifications de dernières minutes Problèmes de communication entre les services Des procédures non respectées 65% Des informations sont perdues sans un système IT adapté SOURCE : MIT - CISL# 2013-07 Difficulté dans l’intégration d’un nouvel employé 4 5 SEXTAN FOR CATERING | ERP 2.0 SEXTAN FOR CATERING | ERP 2.0 www.sextansystem.com www.sextansystem.com +33 (0) 6 21 57 66 68 +33 (0) 6 21 57 66 68 info@sextansystem.com info@sextansystem.com Fiche Client Projet Personnel CRM Données facturations Historique des échanges Historique business Statistiques clients Catalogue Nomenclature de propositions commerciales Fiche personnel Type de contrat Historique Emploi du temps Gestion CP/RTT/MAL/AT Gestion Compteurs Besoins horaire par service Plannification et Commande de personnel Nomenclature de propositions commerciales Prospects / Brochures / Menus / Formules / Création de l’Offre FORMULES PROSPECTS BROCHURES MENUS Devis, Documents Commerciaux et Relances Facturation et relances comptables Fournisseurs Données fournisseurs / Contacts Références et statistiques Outil d’aide à la décision d’achat Société Intérims Accès ERP société intérim Récupération des besoins Contrats de mission Réalisation de l’Offre FLUX D’INFORMATION Autres Magasins / Articles Réception Production Logistique Prestation / Livraison Fiches Techniques Matériel Spécificités Client Nappage / Décoration Menus et Options Configurateur de menus Lien possible avec proposition Flexibilité demandes clients Déroulé évènement Variabilité nb de personnes Informations Détails Installation, Service Déroulé réception Personnel et Transport Besoins Personnel et transport (production/Logistique) Facturation Spécificités (Client / Salle ) Formules Enfant/Techniciens Indicateurs Comptabilité Commerciaux Opérationnels Marketing Financiers Ordre de fabrication Ordonnancement / Alertes modif Besoins & Bons de commande Stock Min. / Proposition / Génération Auto / Prix négocié / Fournisseur préféré Ordre de préparation Ordonnancement / Alertes modif Fiche de fonction Fiche de présence Fiche de retour Liste ingrédients Grammage Coût / Tps Main d’oeuvre Recette Alergènes Véhicules Salles Boutiques .... Rayonnage Stock de sécurité Pack d’articles liés Gestion inventaires Contenant et équivalence Acompte Paiements Retards Rentabilité Dépenses Factures 6 SEXTAN FOR CATERING | ERP 2.0 www.sextansystem.com +33 (0) 6 21 57 66 68 info@sextansystem.com Toute votre entreprise dans un ERP paramétrable selon vos souhaits Connection Web sécurisé par utilisateur Tableau de bord adapté en fonction de l’utilisateur VUE D’ENSEMBLE 7 SEXTAN FOR CATERING | ERP 2.0 www.sextansystem.com +33 (0) 6 21 57 66 68 info@sextansystem.com Gestion commerciale & comptable : relances, Devis / Bon réservation / Acompte / Facture / Avoir Catalogue Pré-Configuré : Books / Brochures / Menus / Formules Nom / Tél / Mail / Adresse / Données Personnels / Facturation Historique des échanges / Type de contact /Préférences et Statisques du client (ex : CA client) Fiche Client « Avoir un temps d’avance dans l’échange avec le client, c’est le premier pas vers la satisfaction » « Assister le chef de projet dans la construction de l’ensemble du projet et dans la relation client » Commercial Dans le but d’être efficient commercialement, il est possible de créer sa nomenclature de proposition commerciale en amont • Book / Prospects • Brochures • Menus • Formules Fiche Client - Ensemble des informations regroupées Communications enregistrées via CRM Relance automatique des étapes du projet Relance projets paramétrables Projet Création de proposition commerciale personnalisée 8 SEXTAN FOR CATERING | ERP 2.0 www.sextansystem.com +33 (0) 6 21 57 66 68 info@sextansystem.com Configurateur de réception assisité - Gestion des modifications de dernières minutes Dossier Réception : Infos, Menus, Options, Matériel, Personnel, Transport, Facturation « La réception est le coeur du système. Les demandes clients y sont renseignées et tous les services obtiennent les informations nécessaires ainsi que les actions à réaliser » « Tout renseigner en amont pour être le plus efficace dans l’opérationnel » « Configuration du menu avec une grande flexibilité, à partir de la proposition commerciale ou en fonction des demandes clients (étapes et nombre de personnes variable) » « Contacts et caractéristiques seront disponibles tout au long du projet » Une multitude d’informations possibles et paramètrables selon le type de réception • Spécificité réception • Contacts / Plan de la salle • Déroulé de la récéption • Techniciens / Animations Choix du type de fiche fonction Informations générales Dossier Réception & Tableau récapitulatif Configurateur du menu - Incluant une multitude d’options Réception 9 SEXTAN FOR CATERING | ERP 2.0 www.sextansystem.com +33 (0) 6 21 57 66 68 info@sextansystem.com « Le chef de projet et le service logistique viennent complèter le matériel du afin de finaliser les commandes, locations ou fiches de préparation » « Réservation du personnel titulaire, saisonnier et extra pour chacune des réceptions » « Validation des horaires de départ camion ou de l’horaire de mise en place réception en fonction de l’organisation souhaitée » Une multitude de choix pour le client • Proposition quantitative • Génération d’un catalogue de choix Choix du client générés automatiquement à partir des besoins Un système de facturation dynamique : • Flexible en cas de négociation commerciale • TVA adaptable selon spécificités de la réception • Mise à jour automatique des quantités et prix. Fiche Fonction Ordre Préparation Ordre Fabrication Listing Besoins Détails Réceptions Location Matériels Liste Ingrédients Liste Matériels Pour Actualiser Pour Sauvegarder Listing du Personnel pour la réception Génération de la facture d’acompte / Génération de la facture finale MENU ET RACCOURCIS DU DOSSIER RECEPTION 10 SEXTAN FOR CATERING | ERP 2.0 www.sextansystem.com +33 (0) 6 21 57 66 68 info@sextansystem.com « Simplifier les intéractions entre les chefs de projets et la cellule production (chaud, froid, pâtisserie) » « La gestion des allergènes n’est plus un problème et est totalement maitrisée. » « La création de sous-produits permet de créer tout type de produit. » • Ordres de fabrication par période ou réception • Alerte en cas de modification de réception • Gestion du stock paramétrable selon besoin Exemple de Fiche technique Allergènes Configuration de la platerie depuis le produit Exemple d’ordre de fabrication en cusine Bon de commande fournisseur Production Fiche Produit Fiche technique : Compositions, détails, coûts, allergènes, platerie Création de sous-produits (avec choix et/ou variété) Ordre de Fabrication Ordonnancement de la production Division : Pièces du jour, Cuisine & Pâtisserie Le calcul des besoins se fait sur le consommable, le matériel & les locations. Commandes Commandes fournisseurs (Bon de commande uploads/Management/ sextan-catering-fr.pdf