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Formatrices et formateurs internes : caractéristiques et contribution à l’ingén

Formatrices et formateurs internes : caractéristiques et contribution à l’ingénierie de formation en entreprise Claudie Solar, Université de Montréal Laurence Solar-Pelletier, Université du Québec à Montréal Marie Thériault, Université de Montréal Sommaire Janvier 2015 SOMMAIRE Les formatrices et formateurs internes en entreprise contribuent quotidiennement au développement des compétences et des connaissances dans leur milieu de travail. Les activités formatrices internes, parfois planifiées, parfois informelles ou spontanées, répondent aux besoins de l’entreprise et des travailleurs. Dans tous les cas, elles permettent de maintenir et de développer la compétitivité de l’entreprise et sa pérennité. Or, la formation interne ainsi que les femmes et les hommes qui sont impliqués dans ce type de formation sont relativement méconnus. Leurs caractéristiques, rôles et responsabilités sont peu étudiés alors qu’ils contribuent au foisonnement et à la qualité de la formation interne en entreprise. La présente recherche vise à pallier ce manque de connaissances. Elle permet de relever la diversité de la formation interne et, surtout, à mieux comprendre les personnes qui sont au cœur du processus. Plus précisément, l’étude décrit qui sont les formatrices et formateurs internes et quelle est leur contribution à chacune des trois étapes de l’ingénierie de formation, soit la planification, l’activité de formation et l’évaluation de la formation. Deux secteurs distincts ont été retenus : les technologies de l’information et des communications et la transformation alimentaire des produits laitiers. Ces deux industries contrastées sont essentielles au dynamisme économique québécois et connaissent des enjeux importants de main- d’œuvre et de formation. Des entreprises de toutes les tailles ont été visitées, pour un total de 15 entreprises dans le secteur des technologies de l’information et des communications et de 13 dans le secteur de la transformation alimentaire des produits laitiers. Deux catégories de personnel ayant des liens avec la formation ont été interrogées : les responsables de formation et les formatrices et formateurs internes. Selon les entreprises, la division des tâches est plus ou moins précise entre les responsables de formation et les formatrices et formateurs internes. Au total, 50 personnes ont été rencontrées, dont une qui occupait un emploi sans lien avec la formation et qui n’est pas comptabilisée dans le tableau ci-dessous. Deux entreprises étaient syndiquées. Tableau A – Répartition des entreprises visitées Taille Nombre Formatrices et formateurs Responsables formation Activités 0-19 (TPE) 5 5 Fabrication fromage, produits laitiers, produits glacés Édition de logiciels, conception multimédia, consultation, édition de jeux 20-49 (PE) 9 2 11 50-199 (ME) 10 10 10 200 et + (GE) 4 5 6 Total 28 17 32 Peu importe le secteur d’activité économique, la formation constitue un enjeu crucial. Il s’agit d’un outil essentiel pour assurer la pérennité de l’entreprise, que ce soit par la mise à jour des connaissances ou le maintien de niveaux de qualité requis. Pour cette raison, les entreprises orchestrent des stratégies de formation ou d’organisation du travail favorisant la formation interne et le transfert des savoirs. Cette formation interne a comme principal intérêt d’être adaptée aux procédures de l’entreprise, mais aussi de former une main-d’œuvre dans un contexte où elle est difficile à trouver sur le marché du travail. Soulignons toutefois que pour beaucoup d’entreprises visitées, la formation rime essentiellement avec la formation externe : elles ont de la difficulté à reconnaître que leurs activités internes constituent de la formation. 4 FORMATION INTERNE Toutes les entreprises rencontrées orchestrent des activités de formation interne, que ce soit auprès des nouveaux employés ou d’employés déjà en poste. Certaines forment également leur clientèle et des stagiaires. L’organisation de la formation varie selon le secteur, mais une approche dominante est la formation par jumelage avec un compagnon, un mentor ou un coach. Le secteur économique vient influencer la structuration de la formation : la transformation alimentaire des produits laitiers est généralement plus structurée. Dans tous les cas, le principal but est d’avoir une main-d’œuvre en mesure de répondre aux exigences de production de l’entreprise. En transformation alimentaire des produits laitiers, la responsabilité d’organiser la formation interne échoit au département de qualité ou de production, et dans les plus petites, au propriétaire. La formation est dominée par les normes et certifications du gouvernement ou de la clientèle qui imposent des formations initiales et continues régulières sur les règles d’hygiène, de salubrité et de traitement des produits. Les entreprises sont tenues de démontrer que les formations ont été fournies et suivies. La complexification du suivi des dossiers des employés est croissante avec la taille de l’entreprise, ce qui amène les gestionnaires à voir assez rapidement à l’organisation et à la structuration de la formation interne. En plus de ces formations, l’industrie alimentaire forme son personnel à ses propres processus de production, ce qui se fait par compagnonnage. Le formateur peut s’appuyer sur une documentation minimale, ne serait-ce que les fiches de production, pour s’aider dans son transfert de connaissances. Les fromageries artisanales signalent qu’elles utilisent la recherche et développement de nouveaux produits comme outil de formation. Tableau B – Formation interne dans les deux secteurs d’activité économique Technologies de l’information et des communications Transformation alimentaire des produits laitiers Taille • Pas d’influence : le responsable de formation fait la différence • Structuration croissante avec taille Responsabilité formation • Département ressources humaines • Si petite entreprise, propriétaire-‐ dirigeant • Département qualité / production • Si petite entreprise, propriétaire-‐ dirigeant Moteurs de la formation • Innovation et compétitivité • Normes/certifications : atout sur un marché concurrentiel en consultation • Normes et certifications • Exigences gouvernements et clientèle Outils • Pas systématiquement outils développés • Suivi des formations obligatoires principal outil • Peu importe la taille, un minimum d’outil (ex. fiche de production) La formation interne en technologies de l’information et des communications est généralement moins structurée. Quelques entreprises ont développé des référentiels de compétences et d’autres, productrices de logiciels, vont utiliser leur matériel de formation de la clientèle auprès des employés. Ce sont généralement les gestionnaires des ressources humaines qui s’occupent de l’organisation de la formation. La taille de l’entreprise n’influence pas la structure de la formation. Le personnel a plus facilement accès à des formations externes que dans l’alimentaire, 5 mais il est clairement attendu qu’il continue à se former et s’autoformer. Tout en ayant un rôle moins structurant que dans l’alimentaire, l’employeur va encourager les employés à organiser des midis-conférences, à développer un Wiki ou à utiliser des réseaux. Le jumelage, souvent nommé coaching ou parrainage, est laissé à la discrétion des employés en ce qui a trait au moment, au contenu et aux modalités de transmission des connaissances. En somme, les formateurs en technologies jouissent d’une grande flexibilité et n’ont généralement pas d’outils pouvant les aider dans leurs démarches formatrices. CARACTÉRISTIQUES DES RESPONSABLES DE FORMATION ET DES FORMATRICES ET FORMATEURS INTERNES Deux types de personnel sont importants dans la formation interne : la ou le responsable de formation et les formatrices et formateurs internes. Le responsable de formation s’occupe davantage de l’organisation de la formation, alors que les formatrices et formateurs internes sont plutôt des employés formant leurs collègues. Leurs caractéristiques varient en fonction du secteur économique, avec des responsables de formation globalement plus scolarisés que les formateurs et formatrices internes. Responsables de formation Les responsables de formation organisent la formation dans leur entreprise et certains forment également, surtout dans les plus petites entreprises. Il existe tout de même des différences entre les responsables de formation de la transformation alimentaire des produits laitiers et des technologies de l’information et des communications, notamment à ce qui a trait à leur expertise, à leur formation initiale et à leurs responsabilités. Par ailleurs, il est très rare que le responsable de formation porte un titre en lien avec la formation. Les responsables de formation de la transformation alimentaire des produits laitiers possèdent une forte expertise dans ce secteur d’activité. Ils peuvent être directeur de production ou de la qualité, propriétaire, gérant. Une majorité travaille depuis plus de 10 ans dans l’entreprise. La formation et son organisation font partie intégrante de leurs tâches. En tant que formateurs, ils dispensent des formations sur les règles de salubrité et d’hygiène notamment. Dans les plus petites entreprises, ils sont propriétaires et forment leurs employés à la production. Les responsables de formation ont pour la plupart une formation technique (47%) ou universitaire (35%). Elle est la plupart du temps en lien avec l’alimentaire, mais il y a également des diplômes en économie ou en gestion. Tous ont suivi des formations continues dans l’alimentaire. Les propriétaires de fromageries artisanales sont par ailleurs presque tous à leur seconde carrière. Dans les technologies de l’information et des communications, les responsables de formation sont rarement des experts en informatique, sauf les propriétaires-fondateurs. Les responsables sont plutôt spécialisés en gestion des ressources humaines ou en gestion d’entreprise. Ils sont surtout directeur des ressources humaines ou président-directeur. Ils travaillent pour la plupart depuis environ 5 ans dans leur entreprise et ont moins d’expérience de travail que leurs pairs de l’alimentaire. La formation constitue l’un des nombreux dossiers à gérer parmi les nombreuses occupations quotidiennes. Les responsables de formation ont des parcours relativement uploads/Management/ sommaire-formatrices-et-formateurs-internes.pdf