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GUIDE TABLEAU DE BORD GUIDE DE MISE EN PLACE D’UN TABLEAU DE BORD DE GESTION CO

GUIDE TABLEAU DE BORD GUIDE DE MISE EN PLACE D’UN TABLEAU DE BORD DE GESTION CONTRÔLE BUDGÉTAIRE www.rca.fr SUIVI D’ACTIVITÉ SUPPORTS DE RESTITUTION INDICATEURS ET UNITÉS D’OEUVRES Prévoir pour mieux décider, mesurer pour mieux piloter RCA Tableau de Bord est un outil complet de suivi d’activité. Il s’adapte à tous les types de tableau de bord, des plus simples aux plus complets. Son utilisation est donc à géométrie variable en fonction de vos besoins. Sa structuration par onglet permet de bien suivre le cycle de l’information. Au final, RCA Tableau de Bord se présente sous la forme de 3 grandes parties : l’exploitation, la trésorerie et des indicateurs qui peuvent être utilisés indépendamment en fonction des spécificités de votre activité. Tableau de Bord rime avec contrôle budgétaire. RCA Tableau de Bord est totalement interfacé avec RCA Prévisionnel pour établir vos budgets. Toutefois, un module de budget simple intégré à RCA Tableau de Bord permet des projections sur la base d’une balance N-1. Suivre le réalisé par rapport à son budget, c’est constater des écarts pour mettre en place des mesures correctrices : toute l’interface du logiciel a été pensée pour fiabiliser l’information dès la saisie. Son ergonomie de saisie vous présente immédiatement les écarts pour les justifier. Tous les calculs de résultat et d’écarts budgétaires sont présentés depuis l’interface de saisie. Pas besoin d’attendre la restitution pour valider. Enfin, RCA Tableau de Bord, c’est deux modes de restitution. Un diaporama adapté à la présentation synthétique de vos indicateurs et un rapport, au format traitement de texte, qui offre toutes les possibilités de détail de votre suivi d’activité. Ce guide de mise en place a vocation de vous aider dans la mise en place du logiciel. Il vous donnera la démarche à suivre pour l’adapter à votre entreprise et à vos besoins. PRÉAMBULE I - INTRODUCTION 4 II - LES ÉTAPES DE LA MISE EN PLACE DU TABLEAU DE BORD 5 1. La méthodologie générale de mise en oeuvre de votre tableau de bord 5 III - LE BUDGET 6 1. Un comparatif : budget ou N-1 ? 6 2. Etablir un budget dans RCA Prévisionnel 6 3. Récupération du budget dans RCA Tableau de Bord 9 4. Etablir un budget dans RCA Tableau de Bord 9 IV - RCA TABLEAU DE BORD FLASH 11 1. Structure générale 11 2. Décomposition de sa structure de saisie 11 V - PARAMÉTRAGE DE LA STRUCTURE FINANCIÈRE DU TABLEAU DE BORD 12 1. Gestion des immobilisations et des emprunts 12 2. Analyse de l’activité 12 3. Analyse des charges et autres postes comptables 13 4. Structure de saisie 13 VI - DÉFINITION ET PARAMÉTRAGE DE LA TRÉSORERIE 15 1. Le niveau des disponibilités 15 2. Le BFR Simplifié 15 VII - DÉFINITION ET PARAMÉTRAGE DES INDICATEURS 16 1. Les indicateurs 16 2. Les unités d’oeuvre 17 VIII - LE SUIVI MENSUEL 18 1. Quelles sont les données à importer ? 18 2. L’import des données mensuelles 18 3. Une interface de contrôles immédiats 18 4. La consultation des résultats 19 IX - UNE RESTITUTION ADAPTÉE 21 1. Le diaporama 21 2. Le rapport 22 SOMMAIRE Un tableau de bord de gestion est un échantillon d’indicateurs qui permet de suivre l’évolution des résultats, les écarts par rapport aux objectifs fixés, le plus possible en temps réel, en se concentrant sur ceux qui seront considérés comme les plus significatifs. Le tableau de bord est un outil de gestion incontournable. Chaque entreprise a son ou ses tableaux de bord qui s’adaptent à tous les services de l’entreprise. Il y a le tableau de bord : - Commercial : chiffre d’affaires, nombre de nouveaux clients, - De production : quantités produites, niveau de stock - Des ressources humaines : absentéisme, formation, - Comptable : résultat mensuel, - Financier : Niveau de trésorerie, volume des en-cours, Le tableau de bord, au sens large, regroupe les indicateurs de chaque service. A partir des données comptables et financières, il extrait l’information pertinente et utile à la mesure des objectifs de ces services. La mise en place d’un tableau de bord réduit l’incertitude qui reste l’handicap majeur de la prise de décisions. Il stabilise l’information changeante par nature. Il contribue à une prise de risque réfléchie, car toute décision est une prise de risque. Il facilite la communication car il devient un référentiel commun pour des échanges constructifs. Enfin, il dynamise la réflexion car, s’il est bien conçu, il incite le décideur à pousser sa prospection. Un tableau de bord adapté à son entreprise se caractérisera par sept critères : - Sa rapidité d’établissement : la rapidité doit primer sur la précision (sous réserve que l’imprécision ne fausse pas l’interprétation), - Son caractère synthétique : le nombre d’indicateurs à suivre doit être limité aux points clés de décision, - Son adaptation à l’entreprise et à chaque utilisateur : il doit être conçu sur mesure en fonction des spécificités de son entreprise et des besoins de ses utilisateurs, - Sa facilité d’utilisation : il doit être simple et concis et ne mettre en relief que les informations essentielles, - Sa cohérence : l’information transmise aux différents niveaux de responsabilité doit être cohérente et complémentaire, - Sa pertinence : il doit éclairer les utilisateurs sur l’évolution des données fondamentales à l’évolution de l’entreprise, - Son caractère évolutif : il doit s’adapter aux évolutions de l’entreprise ou de son activité en minimum de temps pour favoriser la réactivité sur des événements anormaux ou exceptionnels. Ce guide est basé sur l’utilisation de deux logiciels spécialement adaptés à la mise en place d’un tableau de bord de gestion complet. Le logiciel RCA Prévisionnel est un outil de gestion prévisionnelle, qu’il s’agisse d’une création, d’un développement ou d’une reprise d’activité. Il permettra de réaliser un budget précis sur la base des données de votre exercice précédent. Le logiciel RCA Tableau de Bord est un outil complet de suivi d’activité qui s’adapte à tous les types de tableau de bord, du plus simple au plus complet. A vos tableaux de bord ! Jean-François OILLIC Responsable Métier RCA Jf.oillic@rca.fr I - INTRODUCTION II - LES ÉTAPES DE LA MISE EN PLACE DU TABLEAU DE BORD 1. UN COMPARATIF BUDGET OU N-1 ? La mise en place d’un tableau de bord est différente en fonction de la maturité de l’entreprise. Il existe trois situations : - L’entreprise en création - L’entreprise en développement d’activité - L’entreprise en rythme de croisière Comme le présente le schéma ci-dessous, l’approche peut être différente en fonction de chaque situation… … mais le fil conducteur de la démarche, sauf en cas de création ex-nihilo, c’est N-1. De plus et d’une façon générale, nous comparons toujours les données à celles du dernier exercice. N-1 devient donc inéluctablement un objectif : il sera toujours la base du budget ou le budget lui même. Toutefois, ne nous limitons pas à N-1 car comme le disait Sun Tzu: « Celui qui n’a pas d’objectifs ne risque pas de les atteindre. » Mettre en place un budget, c’est se fixer des objectifs, et les atteindre est plus valorisant que faire mieux que l’an dernier… alors voyons comment établir un budget dans RCA Prévisionnel. 2. ETABLIR UN BUDGET DANS RCA PRÉVISIONNEL Le logiciel RCA Prévisionnel réalise un dossier financier sur une période de 1 à 5 ans, dans le cadre d’un business plan de création, de développement ou de reprise d’entreprise. Il traite tous les types de prévisionnels, des plus simples aux plus complexes. Sa puissance de calcul vous donne instantanément vos états financiers annuels, votre trésorerie mensuelle, et bien sûr le budget d’exploitation mensuel. a) Récupération des données N-1 III - LE BUDGET Le logiciel reconstitue automatiquement votre bilan et votre compte de résultat N-1 à partir de votre balance comptable. RCA Prévisionnel peut récupérer la balance de tous les outils de production comptable. b) Les investissements et leurs financements C’est la deuxième étape de votre budget : matérialiser les investissements de votre prochain exercice et adapter, en parallèle vos besoins de financement. Pour vous assurer que les financements couvrent les investissements, vous disposez d’une boîte de contrôle visible en activant le bouton « synthèse ». c) L’activité : le chiffre d’affaires A partir du détail de N-1, vous pouvez facilement élaborer le budget de votre nouvel exercice soit : - Par simple pourcentage d’évolution du chiffre d’affaires N-1. - En détail sur la base des quantités et des prix de vente prévisionnel tout en paramétrant la saisonnalité de votre activité si nécessaire. d) Les charges externes Lorsque vous importez les données N-1 à partir de la balance, vous récupérez tous les comptes de la balance et le solde N-1. L’affectation d’un pourcentage d’évolution suffit pour établir le budget des charges. III - LE BUDGET e) Le personnel Au même titre que pour l’activité, vous gérez le budget des frais de personnel : - Simplement par pourcentage d’évolution de la masse salariale N-1, - Ou dans le détail à partir de l’effectif, du brut individuel, des commissions, des primes… f) Contrôler uploads/Management/ tbf-guide-tableau-de-bord.pdf