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Management du temps 4 REMERCIEMENT : C’est avec un réel plaisir que nous exprim

Management du temps 4 REMERCIEMENT : C’est avec un réel plaisir que nous exprimons notre reconnaissance auprès de vous, Madame Alami et Monsieur Eddakir, pour le soin dont vous avez fait preuve. Effectuer un travail collectif dans de telles circonstances est une expérience des plus enrichissantes, et sans votre encouragement, nous n’y serons jamais parvenues. Vos explications, consignes, conseils nous ont permis de réaliser ce dont nous sommes fières, et c’est avec l’espoir qu’il en soit d’autant pour vous que nous soumettons la présente composition. 4 SOMMAIRE : - Introduction générale……………………………………...... - Chapitre I : Notion de la gestion du temps Introduction I……………………………………………………. 1. Définition...…………………………………………………... 2. Les buts de la gestion du temps………………………….. 3. Les principes de la gestion du temps…………………….. 4. Les méthodes de la gestion du temps……………………. Conclusion I…………………………………………………..... - Chapitre II : La gestion du temps au sein de l’entreprise Introduction II…………………………………………………… 1. Le management du temps : un gage de réussite………. 2. La formation en management du temps………………… Conclusion II……………………………………………………. - Chapitre III : Cas pratiques Introduction III………………………………………………….. 1. Exemple d’entreprise leader en management de temps 2. 5 exemples de bons managers du temps……………. 3. Leçons à tirer de ces exemples…………………………… 4. 12 astuces pratiquées par des gestionnaires………........ Conclusion III……………………………………...…………… - Conclusion générale………………………………………… 3 4 4 4 5 6 8 9 9 10 11 12 12 13 15 16 19 20 4 INTRODUCTION GENERALE : Le temps c’est de l’argent. Avoir le temps, prendre le temps, passer le temps, temps fort, temps mort… sont des expressions de la vie courante qui reflètent l’importance du temps dans la vie des Hommes. Que ce soit dans la vie personnelle ou professionnelle, le quotidien est basé sur la gestion du temps. En effet, chacun s'impose consciemment ou inconsciemment, un planning bien établi dans le but d'effectuer tous les travaux et obligations. Un emploi du temps mal élaboré est généralement source de stress et de crise de panique. Les retards accumulés peuvent ainsi freiner certaines activités journalières. Pour éviter cela, il est nécessaire de suivre une démarche structurée et de la respecter afin de pouvoir remplir sereinement toutes ses obligations dans un court délai pour permettre un travail efficient et efficace. Souvent, les personnes n’arrivent pas à mieux gérer leur temps, respecter leur planning ou encore gratifier la notion du temps dont la valeur est inestimable dans notre vie quotidienne. La gestion du temps a pour objectif d'apprendre à bien investir le temps dont on dispose : comment planifier, placer les priorités, déléguer et organiser ses activités au quotidien. Dans le cadre professionnel, le temps définit plusieurs notions qui permettent de savoir : ce qui se passe, la localisation du temps pour un but donné (date de relance, date de rendez-vous), les délais à prévoir pour la réalisation d'une tâche ou d'un projet, comme le volume de temps nécessaire (durée d'une réunion, délai de livraison, rédaction d'un compte- rendu), les ordres et priorités dans le temps, c'est-à-dire les contraintes dans l'enchaînement successif des tâches selon un ordre de priorité, comme : la prise de note, la relecture, la signature, l'envoi, etc.  Quels sont les principes et les méthodes d'une bonne gestion du temps?  Et comment on peut l'introduire au sein de l'entreprise ? Telles sont les questions auxquelles nous allons tenter de répondre à la suite de ce document. 4 Chapitre I : Notion de la gestion du temps Introduction I : Devenir un bon manager du temps ne se fait pas du jour au lendemain. Cela nécessite un travail laborieux sur soi. Il faut donc procéder par étapes et commencer par le commencement : connaitre les notions de base. 1. Définition : La gestion du temps est définie comme étant la méthode ou la stratégie employée qui utilise des outils et des techniques pour planifier et utiliser le temps de la manière la plus efficace possible, de façon à générer de la création de valeur maximale pour chaque seconde passée. La gestion du temps, pour le dire simplement, a pour objectif l'optimisation de son emploi du temps et de son planning de façon à bien équilibrer toutes ses responsabilités. 2. Les buts de la gestion du temps : Dans nos vies bien remplies et ultra connectées, chaque jour, chaque heure, chaque minute est désormais comptée, décortiquée, comptabilisée, facturée… Mieux vaut donc passer maître dans l’art de la gestion du temps si l’on ne veut pas perdre le contrôle. Les avantages à savoir maîtriser son temps ont de multiples impacts et sont nombreux : - gagner en efficacité et en productivité : un travail mieux structuré, des temps de pause, une vision plus éclairée des tâches et échéances, etc. - se dégager du temps libre : que ce soit pour être mieux à l'écoute de ses collaborateurs, se former ou bien simplement pour souffler et prendre l'air. - se libérer d'une dose de stress : un esprit libéré du poids des incertitudes, une charge mentale diminuée. 3. Les principes de base de gestion du temps : a) Prévoir, hiérarchiser et planifier : C'est une règle de base : chaque semaine, une liste de ce qui est à faire. La fameuse "to do list", doit être établie. Ensuite, ces tâches doivent être triées selon la matrice d'Eisenhower :  ce qui est important et urgent  urgent et non important  non urgent et important  non urgent et non important 4 Cette dernière catégorie de tâches doit être déléguée. "Pour déterminer l'importance et l'urgence d'un élément, explique Patrice Joulia, il faut toujours le relier à sa fonction, au périmètre de son poste et à ses obligations." Au final, l'agenda doit refléter ces priorités, "ainsi que deux grands principes, poursuit Patrice Joulia, qui sont commencé par faire ce qu'on apprécie le moins et regrouper les activités". En clair, ouvrir tous les jours pendant une heure un dossier prend plus de temps que de travailler sur ce même dossier d'une seule traite. "Il faut également se garder une marge, précise Jean-Louis Muller, et toujours prévoir environ 30 % d'imprévu dans une semaine." b) Chasser les "voleurs de temps": Les "parasites du temps" viennent aussi bien de l'extérieur que de l'intérieur de l'entreprise. Pour être maître du temps, mieux vaut donc trier, voire éviter, ces parasites. "Ce qui dérange le plus, explique Patrice Joulia, c'est la visite d'un collaborateur qui vient avec un nouveau problème, et donc des tâches supplémentaires." Pour éviter cet écueil, mettez en place des horaires de visite et communiquez-les à vos collaborateurs, tout en restant accessible en cas d'urgence. Bref, le manager ne doit pas avoir peur de s'isoler pour traiter les dossiers délicats. Autre grand voleur de temps : le téléphone. "Le téléphone portable doit être considéré comme une boîte vocale, et rien de plus, estime Jean-Louis Muller. Pour filtrer les appels du fixe, comptez sur votre assistante, ou sur un collègue si c'est temporaire." c) Bien gérer ses e-mails: Rien de pire que la messagerie pour s'installer dans une situation de passivité. Répondre aux e-mails au fil de leur arrivée peut donner l'impression de travailler et d'être très disponible. Mais, in fine, cette stratégie s'avère être une perte de temps qui, en outre, limite le recul et la réflexion. Jean-Louis Muller pratique une méthode bien précise pour limiter ce phénomène : "J'utilise des couleurs qui me permettent de distinguer les messages en interne qui me sont adressés à moi seulement, les messages où plusieurs personnes sont en copie et enfin les e-mails de clients que je connais. Je gère en priorité ces derniers, puis les e-mails internes qui me sont destinés. Si j'ai le temps, je consulte les copies. De plus, j'ouvre ma messagerie uniquement le matin en arrivant au bureau, après le déjeuner et le soir. Le reste du temps, elle est fermée. Enfin, je réponds toujours en mode déconnecté. Cela m'évite de répondre du tac au tac, ou d'envoyer plusieurs mails au lieu d'un." d) Etre un "stratège du temps": Il ne faut pas croire que le temps est uniforme. Pour Jean-Louis Muller, le temps se décompose en "calories" : la charge physique, la charge mentale, le stress, le risque relationnel, la capitalisation des expériences, l'efficience probable et le plaisir. « Pour bien gérer son temps, il faut chercher à réduire au maximum les quatre premiers ingrédients et à maximiser les derniers », explique-t-il. Ces variables dépendent des individus et du moment. Certaines 4 personnes sont plus en forme le soir et profitent du calme pour avancer sur des dossiers délicats. Etre un bon stratège, c'est savoir trouver le moment opportun, c'est-à-dire le bon moment pour soi, mais aussi pour les autres. e) Prendre du recul: Patrice Joulia compare le manager à un pompier contraint d'éteindre les feux qui se présentent. "Tout le monde a l'impression d'être complètement aspiré par des tâches, sans avoir de temps pour la réflexion", estime-t-il. Pour résister à l'urgence, il faut donc cultiver le recul. "Les managers doivent se mettre en situation de lenteur interne, préconise Jean-Louis Muller, en régulant notamment leur respiration ou encore le débit de uploads/Management/ td-management-g-2-1-theme-8.pdf