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1 Termes de Référence pour l’élaboration du Cahier des Charges en vue du dévelo

1 Termes de Référence pour l’élaboration du Cahier des Charges en vue du développement d’un Système Intégré de gestion des ressources humaines du MENAPLN au Burkina Faso 2 Dans le cadre d’un partenariat avec l’AFD et le Ministère de l’Education nationale, de l’Alphabétisation et de la Promotion des Langues nationales (MENAPLN), l’IIPE souhaite recruter un(e) consultant(e) afin de rédiger un cahier de charges pour la mise en place d’un système de gestion des ressources humaines intégré selon les trois aspects fondamentaux : programmation financière, gestion des carrières, gestion des mouvements au MENAPLN. Le/la consultant(e) souhaitant réaliser cette mission devra soumettre un dossier de proposition de prestation par mail à l’adresse suivante : consultancytc@iiep.unesco.org. Délai : 30/08/2020, minuit (heure de Paris). Contexte L’IIEP a été sélectionnée par l’AFD pour appuyer le Ministère Burkinabè de l’Education Nationale, de l’Alphabétisation et de la Promotion des Langues Nationales (MENAPLN) dans la conduite d’un projet de renforcement de la gestion de ses ressources humaines. Une composante de ce projet consiste en la conception d’un système de GRH intégré. En effet, les principales missions de la Direction des ressources humaines (DRH) du MENAPLN, que sont la maitrise des effectifs, les prévisions de la masse salariale, la gestion des carrières et la mobilité du personnel, sont rendues difficiles suite à l’absence d’outils de GRH appropriés et d’un système de gestion des ressources humaines intégré, sécurisé et fiable. Actuellement, le système informatisé de gestion des enseignants et des autres personnels connaît de fortes lacunes. Les deux logiciels disponibles à la DRH – le logiciel d’affectation et celui d’évaluation des dépenses du personnel – ne sont pas liés entre eux, et n’entretiennent aucun lien avec le système intégré de gestion administrative et salariale du personnel de l’Etat (SIGASPE) de la Fonction publique, et le SIGE (Système d’information et de Gestion de l’Education) du MENAPLN. De plus, le stockage des informations n’est pas sécurisé et les possibilités d’évolution des logiciels sont limitées. Ainsi, l’absence d’outils de gestion adaptés empêche le MENAPLN de produire, en temps réel, un état précis de ses effectifs et de leur mobilité. Dès lors, il devient difficile de planifier et de gérer efficacement les besoins en recrutement, la mobilité des agents, l’évolution de leur carrière et de budgétiser les dépenses du personnel. Ces problématiques sont d’une acuité particulière au regard du contexte actuel du MENAPLN, marqué par la mutation institutionnelle qui lui confère, outre les missions d’éducation de base et d’alphabétisation, celles d’enseignement secondaire général et d’enseignement et la formation techniques et professionnels. Ainsi, le MENAPLN a vu ses effectifs multipliés pour atteindre près de 110,000 agents en 2019, soit environ les 2/3 des agents de la fonction publique d’Etat, dont environ 43 000 femmes. Cet important effectif, malgré la forte déconcentration du ministère, pose des difficultés en matière de gestion des ressources humaines et commande que des outils de gestion des ressources humaines plus efficaces soient développés. Dans un tel contexte, il devient impératif pour le MENAPLN de se doter d’outils de GRH performants et transparents en vue notamment de rationaliser de manière optimale l’utilisation de ses ressources humaines (i.e. affectation équitable, utilisation optimale des agents en poste, lien compétences/poste accru, création de postes optimisée) et d’en garder la maîtrise. Dans ce sens, la première étape du projet Renforcement de l’efficacité dans la gestion des ressources humaines a permis de développer les deux outils clés de GRH suivants : - Le Manuel des Processus et Procédures de Gestion des Ressources Humaines du MENAPLN. Celui-ci détaille tous les niveaux et nature d’intervention des différents acteurs impliqués dans la GRH et inclut un recueil de textes régissant la GRH (en version électronique) et un recueil des modèles d’actes administratifs ; 3 - Le Guide sur les Critères et Normes d’Affectation et de Mutation des Agents du MENAPLN. C’est un document qui définit les normes, les procédures, les critères, le chronogramme, les périodes, les rôles et les responsabilités des différents intervenants, ainsi que les structures impliquées dans la chaine de gestion des dossiers d’affectation et de mutation des personnels enseignants et non-enseignants du MENAPLN. Il reste entendu que ces deux outils servent de référence de base au développement de la nouvelle application informatisée qui viendra renforcer les outils actuels, notamment le Système intégré de Gestion administrative et salariale du Personnel de l’Etat (SIGASPE). En effet, cette nouvelle application devra intégrer la programmation financière, la gestion des carrières et celle des mouvements en assurant la communication et l’interopérabilité entre les bases de données de la DRH et du SIGASPE. En outre, l’application en construction permettra d’améliorer la sécurité et la transparence des opérations effectuées par les structures centrales et déconcentrées ainsi que par le personnel du MENAPLN. A cet égard, les difficultés d’accès à Internet doivent être prises en compte par l’adoption de solutions techniques adaptées au contexte du pays. Objectifs L’objectif de la présente consultance est de rédiger le cahier des charges qui sous-tendra le développement de l’application intégrée. Il est attendu que le cahier des charges offre une présentation détaillée et claire des forces et faiblesses du système actuel, du dispositif qui sera mis en place, ainsi que les fonctions couvertes et leur degré d’intégration. Aux fonctions traditionnelles de la GRH (prévision des dépenses de personnel, gestion des carrières, gestion des mouvements) système intégré devra être suffisamment modulaire et flexible pour faciliter l’intégration de nouvelles fonctionnalités telle que la gestion prévisionnelle des besoins à moyen terme. En effet, il est important de sélectionner le système de façon méthodique et rigoureuse en fonction des besoins immédiats, mais également selon une vision à moyen terme. De fait, il convient de s’assurer que les fonctionnalités du nouveau système prennent en compte les évolutions probables des besoins de l’organisation dans le temps. Il est également attendu que le cahier des charges spécifie les contraintes, les besoins, les objectifs et les intervenants qui y sont liés. Le cahier des charges a pour objet de fixer les conditions générales devant faciliter dans une seconde étape le choix d’une société de services informatiques ou d’un consultant en informatique pour la conception, le développement, la mise en œuvre du système et la formation des techniciens du MENAPLN à son utilisation, à sa maintenance et à sa mise à jour. Processus de travail L’intervention sera menée à travers des réunions et ateliers de travail avec des acteurs clés de la GRH au niveau central et des échelons déconcentrés, préalablement identifiés par le MENAPLN. Il impliquera également la Direction des services informatiques du MENAPLN qui auront en charge la maintenance du système et de ses éventuelles extensions. Par ailleurs, ces réunions et ateliers impliqueront des représentants des institutions et ministères partenaires suivants : Ministère en charge des Finances (solde), Ministère en charge de la Fonction Publique (SIGASPE), Ministère chargé des TIC, et la Commission de l'Informatique et des Libertés (CIL). Les outils et documents qui serviront de base au développement du nouveau système intégré sont : - Le Guide sur les Critères et Normes d’Affectation et de Mutation des Agents du MENAPLN ; - Le Manuel des Processus et Procédures de Gestion des Ressources Humaines du MENAPLN, 4 - Tout autre document de gestion administrative et financière des agents de la fonction publique burkinabè. Toutefois, les missions de terrain ne seront envisagées que si les conditions sanitaires et sécuritaires sont favorables. Autrement, il faudrait prévoir des modalités d’échange à distance (Skype, Whatapp, email, etc.). Livrables attendus Le consultant assurera, en étroite collaboration avec l’équipe technique burkinabé mise en place dans le cadre de l’activité, la rédaction du cahier des charges du système intégré de GRH, décrivant de manière détaillée : - la structure complète du dispositif de collecte, traitement, stockage, archivage, production, et diffusion des informations ; - les rôles dévolus à chaque échelon de l’administration centrale et déconcentrée, concernant la collecte, le traitement, le stockage, l’archivage, la production et la mise à disposition des données ; - les caractéristiques techniques de la base de données unique ; - les besoins en termes de documentation et de procédures d’accès nécessaires au bon fonctionnement et à la sécurisation du dispositif ; - les spécificités technologiques de la chaine de production de l’information et de son traitement, relatives aux capacités techniques (accès au réseau, électrification, disposition de terminal) ; - les besoins en termes de ressources humaines et de renforcement des compétences des ressources humaines déjà existantes pour la mise en œuvre du système complet. Il est également attendu que le cahier des charges spécifie : - l’environnement technique de développement ; - les langages et outils à utiliser, ainsi que leurs versions respectives ; - les contraintes liées à la sécurité avant, pendant et après le développement de l’application ; - toutes les modalités techniques sur le développement, les procédures, la recette informatique, la surveillance, les backups, etc. ; - la liste précise des fonctionnalités à développer, avec le détail complet les concernant (se référer aux documents MPP-GRH et Guide de mutation) ; - la liste des intervenants et leurs rôles respectifs ; - une planification du développement uploads/Management/ tdr-cahier-des-charges-application-web-pdf-0.pdf