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Système d’information 1. 1 : Système d’information Maryse SEGOND 1 Bonjour ! Je

Système d’information 1. 1 : Système d’information Maryse SEGOND 1 Bonjour ! Je vous propose d’ouvrir cette session de formation sur les ERP par une sensibilisation à la notion de système d’information. En effet, avant de se lancer dans l’aventure des progiciels de gestion intégré ou à l’occasion de l’évolution d’un progiciel devenu obsolète, il est indispensable (voire obligatoire) pour toute organisation de bien connaitre l’existant et l’évolution souhaitée de son système d’information. Mais qu’est-ce donc que cette notion de système d’information ? Tout d’abord qu’est-ce qu’un système ? La théorie des systèmes basée sur l’analyse systémique, nous dit que c’est une structure complexe constituée de plusieurs composants qui interagissent dans un environnement, en vue de la réalisation d’un objectif commun. Or toute organisation, que je qualifierai souvent d’entreprise, est composée de nombreux sous-systèmes en interaction. Pour mieux faire comprendre cette notion, cette définition du système, prenons plusieurs exemples en dehors de ceux de l’organisation. Vous savez tous que votre corps est constitué d’un système digestif, d’un système nerveux, d’un système respiratoire composé de plusieurs organes qui ont des fonctions bien définies avec un processus d’interaction pour assurer toutes les fonctions vitales et vous permettre de regarder, d’écouter cette vidéo et bien d’autres choses encore. Vous avez tous appris à compter avec le système décimal, le système métrique. Vous avez aussi entendu parler du système monétaire ou du système solaire. Vous constatez donc que cette notion de système fait partie de notre quotidien et que comme M. Jourdain qui faisait de la prose sans le savoir, vous êtes système et vous utilisez régulièrement plusieurs systèmes sans en être toujours conscient. Revenons à l’entreprise et à son système d’information, comment est-il organisé ? Le système d’information de l’entreprise se compose de 3 sous- systèmes qui correspondent d’ ailleurs à son organisation hiérarchique. Le Système d’information 1. 1 : Système d’information Maryse SEGOND 2 système opérant, le système décisionnel et le système d’information de gestion. C’est un réseau complexe de relations plus ou moins structurées entre des hommes, des machines, des processus et procédures plus ou moins formalisés. Toutes ces interactions engendrent des flux d’informations utiles et pertinentes à l’intérieur de l’entreprise et en interaction avec son environnement. Ces informations servent de base aux prises de décisions. A la base de la pyramide, il y a le système opérant dit aussi système opérationnel. Il comprend l’ensemble des ressources consacrées à la réalisation de l’activité de l’entreprise. En haut de la pyramide il y a le système décisionnel qui commande et contrôle les actions du système opérant afin d’atteindre les objectif fixés. Le Système d’information de gestion quant à lui, fait l’interface entre les 2 sous-systèmes précédents. Ce système d’information a pour mission de stocker, traiter, communiquer les informations utiles au bon fonctionnement du système entreprise. Ce système est plus ou moins structuré et automatisé selon la taille et le degré d’informatisation de l’entreprise. Une autre approche typologique permet de distinguer le système d’information d’exploitation pour les opérations quotidiennes, du système d’information de gestion pour l’aide à la gestion et à la prise de décision. Le système d’information représente la mémoire de l’entreprise aussi bien pour les données, les flux que les traitements. Il répond à qui fait quoi, où, quand, comment ? C’est pourquoi l’information représente un élément essentiel de la cohérence organisationnelle de l’entreprise. Dans un système informatisé on utilise le terme de donnée qui correspond à une information élémentaire, utile et nécessaire à l’activité. La cohérence organisationnelle implique la circulation de l’information pour assurer sa disponibilité à l’endroit et au moment voulus pour la réalisation du traitement concerné. Dans les grandes et moyennes entreprises, le partage des tâches entre les collaborateurs nécessite une bonne coordination de la circulation et du traitement des informations. Système d’information 1. 1 : Système d’information Maryse SEGOND 3 Ce qui fait qu’une analyse des flux d’information est le point de départ de l’analyse du système d’information quand on souhaite l’informatiser. Un flux d’information correspond aux données échangées entre les acteurs internes ou externes du système d’information. C’est le type d’information qui circule et dont le nom fait en général et encore souvent référence au support papier des systèmes d’information manuel même quand le système est fortement informatisé. C’est par exemple une commande client ou encore la facture fournisseur mais aussi le récapitulatif des heures de travail d’un atelier ou bien un dossier de demande de prêt et pourquoi pas un rendez-vous. Les flux d’information sont à l’origine des traitements, comme par exemple la saisie d’une commande, la vérification de la disponibilité en stock, la préparation des produits ou le calcul des coûts de fabrication. Les traitements correspondent à la description des tâches effectuées. Dans l’entreprise cette analyse est plus ou moins formalisée par la rédaction de processus et de procédure selon le degré d’informatisation de cette entreprise. Comme l’organisation du système d’information de l’entreprise reflète en général l’état et le fonctionnement de cette entreprise, il est indispensable de l’analyser avant la mise en place d’un progiciel de gestion intégré. Ce que vous retiendrez de cette présentation, en ce qui concerne la notion de système : complexité, interaction, et pour la notion d’information : donnée utile et pertinente, flux d’information, traitement. Et en conclusion je vous propose un voyage au centre du système d’information en cliquant sur le lien ci-joint : https://www.youtube.com/watch?v=l-hYB5WckQY uploads/Management/ transcription-1-1.pdf