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www.managementculturel.com Notions de base de la gestion financière p. 1 À propos de ce séminaire Auteure Objectif du séminaire La gestion financière La planification stratégique La budgétisation Les États financiers (É/F) L’analyse des états financiers Le Plan d’affaires Documents à rassembler dans un PA Références NOTIONS DE BASE DE LA GESTION FINANCIÈRE par Johanne Turbide et al. À propos de ce séminaire AUTEURE Johanne TURBIDE, Ph.D., M.Sc., CA Professeure titulaire, École des Hautes Études Commerciales (HÉC), Montréal. Madame Johanne Turbide est professeure de comptabilité financière et de comptabilité de management depuis 1995. Elle se spécialise dans le secteur des organismes à but non lucratif et plus particulièrement, dans le domaine des arts et de la culture. Elle enseigne depuis plusieurs années aux gestionnaires d’organismes culturels de même qu’à différents groupes peu familiers avec les concepts de base de la comptabilité. Elle occupe le poste de présidente au conseil d’administration du Centre des Métiers du Verre du Québec et elle est membre du comité scientifique de la Revue International Journal of Arts Management. Finalement, elle s’intéresse aux modèles d’évaluation de la performance en analysant les systèmes de contrôles stratégiques mis en place afin d’arrimer stratégie et performance organisationnelle. www.managementculturel.com Notions de base de la gestion financière p. 2 NOTIONS DE BASE DE LA GESTION FINANCIÈRE par Johanne Turbide et al. À propos de ce séminaire OBJECTIF DU SÉMINAIRE Dans ce séminaire, nous présentons les outils de base de la gestion financière dans le contexte des entités à but non lucratif, du secteur culturel. Le budget et les différents types de coûts sont définis. Des techniques du calcul de la marge sur coûts variables et du seuil de rentabilité sont présentées à l'aide de cas pratiques. La présentation et le fonctionnement des états financiers sont ensuite élaborés, suivis des principes de base de l'analyse des états financiers. Finalement, le gestionnaire trouvera un guide sommaire d'élaboration d'un plan d'affaires illustré par un cas pratique. La gestion financière QU'EST-CE QUE LA GESTION FINANCIÈRE ? www.managementculturel.com Notions de base de la gestion financière p. 3 La gestion financière regroupe l’ensemble des activités d’une organisation qui visent à planifier et à contrôler l’utilisation des liquidités (argent) et des avoirs (biens) qui sont possédés par l’entité pour réaliser sa stratégie. La gestion financière regroupe deux grandes familles d’outils: les outils de prévision et les outils de contrôle. Les outils de prévision sont utilisés comme des indicateurs « guides » et permettent aux gestionnaires d’opérationnaliser les objectifs qui découlent de sa stratégie. Les outils de contrôle sont des indicateurs « témoins » qui permettent de rendre compte de la performance de l’organisation pour une période donnée. QUI SONT LES UTILISATEURS ? Les outils de prévision sont davantage des outils qui sont tournés vers l’intérieur de l’entité. Ce sont les utilisateurs internes qui construisent cette information, qui l’utilisent et l’analysent. On pense principalement aux dirigeants, gestionnaires et employés. Spécificité du secteur culturel : dans les OBNL qui ont recours au financement public auprès des gouvernements, le budget est aussi un outil tourné vers l’extérieur car il est presque toujours demandé aux gestionnaires culturels de fournir un budget détaillé avec toute demande de subventions Les outils de contrôle sont davantage tournés vers l’extérieur de l’entité. Ses outils fournissent de l’information plus agrégée et doivent respecter des règles de présentation plus uniformes afin de permettre une analyse comparative d’une période à l’autre ou d’une entité à une autre. On pense principalement aux membres des conseils d’administration, aux bailleurs de fonds (créanciers et organismes subventionnaires), aux donateurs et aux clients. La planification stratégique QU'EST-CE QUE C'EST ? La planification stratégique est un processus formel et systématique qui se concrétise souvent par la préparation d’un plan stratégique. Ce processus requiert que les stratégies et les buts soient explicites et communiqués aux dirigeants. La planification stratégique n’est pas un outil qui semble couramment utilisé dans les OBNL culturels. Pourtant cet outil gagne à être connu car il possède de nombreux avantages :  Le plan stratégique permet à la direction de réfléchir sur un horizon de moyen ou de long terme;  Le plan stratégique permet aux membres du conseil d’administration et à la direction de s’entendre sur la mission et les enjeux de l’organisation;  Le plan stratégique permet aux dirigeants de faire le point sur les aspects positifs et les aspects à améliorer;  Le plan stratégique permet de formaliser les intentions stratégiques dans des programmes. Les dirigeants doivent s’engager: cela devient alors un www.managementculturel.com Notions de base de la gestion financière p. 4 «contrat moral»;  Le plan stratégique permet d’élaborer un plan d’action concret et d’identifier les priorités;  Le plan stratégique permet de réaliser les intentions stratégiques en allouant les ressources de l’entreprise. À QUI CONVIENT-IL? Le plan stratégique représente la suite logique d’un plan d’affaires (voir la section "Le plan d'affaires"). Alors que le premier est souvent utilisé dans la phase démarrage d’une organisation, le plan stratégique est plutôt un outil qui prend tout son sens lorsque l’entité atteint un palier dans sa phase de vie. Il est utile lorsque l’entité doit choisir pour son avenir :  Soit que plusieurs chemins s’offrent et qu’elle ne veut pas éparpiller ses ressources.  Soit qu’elle doive choisir le meilleur chemin pour rester en vie. LES ÉTAPES MENANT À SA PRÉPARATION Le choix des participants et de l’horizon envisagé Les participants sont les décideurs, idéalement le comité exécutif du CA ou l’ensemble des membres pour les plus petits organismes, les membres de la direction, le directeur général et le directeur artistique doivent aussi y participer. L’horizon couvert est d’environ 5 ans plus ou moins 2 ans. L’élaboration du diagnostic organisationnel. Cet exercice permet de déterminer les facteurs internes qui caractérisent l’organisme. C’est l’identification des forces et faiblesses de l’organisme. Cet exercice permet aussi d’analyser les facteurs externes à l’organisme qui peuvent aider ou nuire à son succès. C’est l’identification des opportunités et des menaces de l’organisme. La détermination des enjeux et des choix stratégiques C’est l’étape cruciale qui demande une entente majoritaire des membres en présence pour le choix des objectifs organisationnels et les moyens à entreprendre pour les atteindre. Les plans d’action, les priorités et les ressources C’est l’étape de l’élaboration des actions concrètes à entreprendre pour réaliser le plan stratégique. Souvent, à cette étape, des programmes devront être éliminés ou retardés par manque de ressources financières ou humaines. La budgétisation INTRODUCTION Le budget est le résultat d’un exercice qui consiste à prévoir et à organiser les coûts pour une période donnée en fonction des revenus et des dépenses. La période couverte par le budget peut être mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Le budget peut aussi être conçu par activité, c'est-à-dire par production, par pièce de théâtre, par concert, etc… www.managementculturel.com Notions de base de la gestion financière p. 5 Un budget est défini comme « l’expression quantitative et financière d’un programme d’action envisagé pour une période donnée. Le budget est établi en vue de planifier l’exploitation future et de contrôler a posteriori les résultats obtenus. 1 » Le budget est donc un plan écrit qui doit servir d’outil de planification et de suivi. Dans un premier temps, le budget prévoit les revenus (encaissements ou recettes) et les dépenses (décaissements ou débours) pour une période de temps spécifié à l’avance. Le budget est l’expression monétaire des objectifs de l’organisation. Une fois élaboré, le budget sert dans un deuxième temps, d’outil de suivi afin de s’assurer que les prévisions de revenus et de coûts soient respectées par chacun des utilisateurs. Le budget ainsi utilisé permet une meilleure coordination et un meilleur contrôle des finances de l’entité. Le budget peut aussi servir d’outil de communication et de motivation lorsqu’il est véhiculé dans l’entreprise comme un élément important dans l’opérationnalisation de la stratégie de l’organisation. Le budget concrétise les projets de l’organisation en les exprimant sous forme de ressources financières. Dans les organisations culturelles, le budget est nécessaire pour solliciter des fonds des gouvernements. On l’utilise donc comme outil de planification des activités à venir mais il est souvent négligé pour la fonction du suivi et contrôle. C’est pourtant lors du suivi que le budget prend tout son sens. Il permet d’une part de valider les prévisions et de mieux contrôler les écarts de revenus et de coûts. LE BUDGET : PRÉVISION ET CONTRÔLE Le budget comme outil de prévision sert à :  Faire un diagnostic du futur Le budget permet d’établir de façon structurée les données prévisionnelles pour les activités futures.  Orienter les décisions Le budget permet de répartir les ressources en fonction des activités prioritaires.  Rechercher des fonds Le budget est l’outil privilégié par les bailleurs de fonds lors de l’analyse des demandes de subvention et lors du contrôle des dépenses engagées. Il permet aux organismes subventionnaires de distribuer les fonds en fonction des demandes quantifiées et d’effectuer un contrôle des dépenses en fonction des conditions exigées. Par exemple, lors d’une demande de subvention aux immobilisations, le 1 Ménard Louis, DICTIONNAIRE DE LA COMPTABILITÉ ET DE LA GESTION uploads/Management/ turbide-gestion-finan-01.pdf