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Organiser ses tournées logistiques Guide pour choisir la solution adaptée à son

Organiser ses tournées logistiques Guide pour choisir la solution adaptée à son activité et l’implémenter dans son entreprise. LIVRE BLANC Livre blanc : Optimiser ses tournées logistiques GEOCONCEPT – fr.geoconcept.com 2 EDITO Pourquoi ce livre blanc ? Ce livre blanc s’adresse à tous les responsables d’entreprises qui gèrent des flottes de véhicules et des équipes de chauffeurs-livreurs, quelle que soit leur activité : livraison de colis (messageries), portage presse (magazines, journaux), livraison de plateaux-repas, livraison de matériel professionnel (fontaines à eau, distributeurs automatiques, etc.), livraison de produits surgelés, frais ou « prêts à cuire », livraison de produits pharmaceutiques ou de gaz médicaux, approvisionnement des grandes surfaces, transport liés à l’environnement : collecte, traitement et valorisation des déchets, etc. Les entreprises qui gèrent des tournées de transport sont confrontées à une même problématique : garantir le meilleur service possible à leurs clients, augmenter le nombre de livraisons réalisées chaque jour et réduire les coûts des tournées. Dans un environnement économique de plus en plus compétitif, optimiser les tournées de livraison et de collecte est une étape incontournable pour les entreprises qui souhaitent adopter une organisation moderne et prendre une longueur d’avance sur leurs concurrents. Pour autant, la mise en place d’une solution adaptée à l’entreprise ne va pas de soi. Comment déterminer la solution la plus adaptée à ses process et besoins ? Quand et comment lancer le projet de mise en place d’une solution ? L’énergie et l’investissement financier déployés pour ce projet seront-ils amortis ? Autant de questions que l’on doit se poser avant de se lancer dans l’implémentation d’une nouvelle solution de pilotage des équipes mobiles. Ce livre blanc a pour objectif d’éclaircir tous ces points. Livre blanc : Optimiser ses tournées logistiques GEOCONCEPT – fr.geoconcept.com 3 Pourquoi franchir le pas de l’optimisation Il est toujours difficile de remettre en cause une organisation et des processus qui fonctionnent depuis une certaine durée, et qui sont acceptés par l’ensemble des acteurs, quand bien même ses imperfections et ses limites sont identifiées. Un changement organisationnel soulève un certain nombre d’inquiétudes légitimes. Dans quelle mesure et en combien de temps les investissements en temps et en argent dans le déploiement d’un outil de planification de tournées seront-ils amortis ? Quels seront les bénéfices et dans quels délais seront-ils obtenus ? Les changements seront-ils facilement acceptés par les chauffeurs et par les planificateurs ? Les clients seront-ils impactés de façon positive par cette nouvelle organisation ? Un certain nombre d’indicateurs peuvent pointer la nécessité de mettre en place une solution de gestion des plans de tournées : 1) Vos chauffeurs-livreurs consacrent beaucoup de temps de travail à organiser les tournées et à gérer les modifications d’ordonnancement de leurs livraisons ; 2) Vos chauffeurs ont du mal à respecter les horaires de livraisons convenus avec les clients. Ces derniers sont parfois absents lors de leur arrivée, ou ils essuient des plaintes une fois sur place : vous recevez un certain nombre de retours de clients insatisfaits ; 3) Les tournées vous paraissent parfois déséquilibrées : certaines journées sont trop chargées, d’autres pas assez. De ce fait, vous observez des conflits entre vos livreurs et des insatisfactions qui génèrent un taux élevé de turn-over ; 4) Les connaissances concernant les clients et les tournées à réaliser sont entièrement détenues par vos livreurs. En cas de départ de l’un d’entre eux, ces informations précieuses sont perdues, et la montée en compétence des nouveaux salariés est longue ; 5) Vous constatez que vos véhicules ne sont pas utilisés de façon optimale. Ils quittent l’entrepôt en étant trop ou pas assez chargés, ou ne sont pas utilisés durant toute la journée de travail ; 6) Vous avez le sentiment de ne pas avoir une vision claire du coût des missions de transport que vous réalisez, et ne pouvez pas évaluer avec précision leur rentabilité. Si vous êtes donneur d'ordre : vous n’avez pas les moyens de contrôler le coût de vos sous-traitants. Livre blanc : Optimiser ses tournées logistiques GEOCONCEPT – fr.geoconcept.com 4 Enfin, vous subissez une concurrence marquée et souhaitez renforcer votre compétitivité en jouant sur différents leviers : amélioration du service clients (proposition de rendez-vous précis et respectés), réduction des coûts (carburant, ressources), mise en valeur d’une dimension environnementale (réduction des kilomètres parcourus et des émissions de CO2…). Quel est le meilleur moment pour franchir le pas et se lancer dans le choix d’un outil de planification d’équipes mobiles ? Le besoin peut se faire sentir dans une période de forte croissance de l’activité : la planification des tournées qui jusque-là pouvait être facilement réalisée à la main, ou avec un fichier Excel, demande de plus en plus de temps, et devient trop complexe. Il peut également être opportun de profiter d’un changement significatif dans le fonctionnement de l’entreprise : changement du système d’information, mise en place d’équipements de géolocalisation dans les véhicules, etc. Le choix simultané de ces outils permettra de gérer en amont les problématiques de compatibilité qui pourront se présenter. Si les solutions sont déjà intégrées, cela permettra d’éviter de devoir financer des jours de développements d’intégration supplémentaires. Livre blanc : Optimiser ses tournées logistiques GEOCONCEPT – fr.geoconcept.com 5 L’analyse des besoins et du potentiel de progression Afin d’évaluer l’intérêt de la mise en place d’une solution d’optimisation de tournées dans votre entreprise, vous devez évaluer votre système existant, pour mesurer son efficacité et les marges d’amélioration possibles. L’objectif sera de voir dans quelle mesure vous pouvez améliorer l’organisation et la réalisation des tournées, le niveau de satisfaction des salariés et des clients, les possibilités de réductions des coûts, et le niveau de visibilité sur votre activité. Vos équipes sont vos meilleurs auditeurs ! Analyser les difficultés rencontrées par vos équipes concernées par la planification La première phase de l’analyse de vos besoins consiste à échanger avec vos équipes, chauffeurs/livreurs, et autres personnes concernées par l’organisation des tournées, logisticiens, planificateurs, centre d’appel… Cette étape permet de faire l’inventaire des besoins et des difficultés rencontrées. Cela vous aidera à bien connaître vos problématiques et vos objectifs prioritaires. De plus, sur le plan des relations humaines, le fait de consulter les équipes en amont facilitera l’acceptation de la nouvelle organisation. Les équipes terrain Difficultés rencontrées avant de commencer les tournées :  Liste et ordre des clients non disponibles ou incomplets, temps perdu à préparer les itinéraires à suivre avant de démarrer la tournée en prenant en compte les PTAC, les volumes, la pénibilité, les annulations et ajouts de dernière minute… ;  Véhicules non disponibles ou non chargés à l’entrepôt, temps de chargement du véhicule difficile à prévoir. Si les équipes mobiles quittent régulièrement l’agence ou du dépôt avec du retard, cela peut avoir un impact négatif sur l’ensemble de la tournée. Difficultés rencontrées sur la route :  Difficulté à s’orienter sur le terrain (zones urbaines complexes, sens interdits et interdictions à la circulation de poids lourds inconnues) ;  Prise de risque au volant car ils contactent leurs clients par téléphone pour prévenir de leur retard ou demander des précisions sur leurs adresses. Livre blanc : Optimiser ses tournées logistiques GEOCONCEPT – fr.geoconcept.com 6 Difficultés rencontrées une fois chez le client :  Stationnement et temps d’accès ;  Les livreurs ne sont pas en nombre suffisant pour livrer un produit volumineux, ou en étage élevé sans ascenseur, ce qui nécessite des ré-interventions ;  Les équipes arrivent souvent en dehors du créneau prévu chez les clients, qui se plaignent ou ne sont plus chez eux. Revendications sur l’organisation du travail :  Les plannings ne sont pas connus à l’avance, ou évoluent de façon trop importante ;  Les journées de travail sont trop longues ou mal réparties, le moment et la durée de la pause déjeuner ne sont pas adaptés, les tournées sont en décalage avec une journée de travail standard, commencent et finissent trop tard… ;  Certains manques de logique dans l’organisation des tournées peuvent être critiqués : dernière visite de la journée éloignée de l’agence, et première visite de la journée suivante dans le même quartier, nuitée à l’extérieur pour quelques heures de tournées le lendemain matin alors qu’il aurait été possible de réaliser toute la tournée le même jour et de rentrer chez soi, etc. Toutes ces difficultés peuvent peser sur le quotidien de vos équipes terrains, et sur leur motivation générale. Le fait de consulter vos équipes vous permettra d’identifier tous les points à améliorer et ceux qui sont prioritaires. Les équipes de planification Les personnes chargées de créer les plannings peuvent rencontrer des difficultés à concevoir des tournées équilibrées entre les équipes terrains, et être la cible de mécontentements. Elles perdent beaucoup de temps à re-planifier les tournées à cause des absences du personnel (maladie, retard, congés non anticipés). Elles peuvent aussi gérer un nombre important de modifications liées aux clients : absences, demandes de dernière minute, urgences… L’absence ou le départ d’un planificateur pose des difficultés, car leur remplacement rapide est difficile : ce poste nécessite une bonne connaissance des hommes uploads/Management/ wp-optimisation-tournees-logistique.pdf